Hur man förhindrar mänskliga fel i detaljhandeln

Den klassiska frasen "djävulen är i detaljerna" är mycket sann i detaljhandeln. En butik kan se enkel och lätt att hantera på utsidan. Men butikschefer och medarbetare jonglerar ständigt med flera rörliga delar. Från att övervaka lagernivåer till att lägga in kunddata, det finns många detaljer att hantera och många möjligheter för mänskliga fel att smyga sig in. 

Även om det kommer att räcka långt med att anställa kompetenta teammedlemmar, behöver även de bästa medarbetarna hjälp med att säkerställa att allt är felfritt. Alla gör misstag, och i detaljhandeln kan dessa fel bli kostsamma.

Enligt NRF, kontrollfel och fel står för 27% av de totala krympförlusterna i USA. Eftersom shrink kostar återförsäljarna miljarder per år, leder fel till betydande förluster. 

Av denna anledning måste du göra allt du kan för att förebygga och fånga mänskliga misstag. Den goda nyheten är att det finns verktyg och steg du kan ta för att göra just det.

Ta en titt nedan. 

Vet vilka områden som är benägna att göra misstag

Du kan inte förhindra mänskliga misstag om du inte vet vilka misstag som händer och var. Så ta dig tid att komma till grundorsaken till problem som plågar ditt företag.

Inom detaljhandeln visar sig mänskliga fel ofta i form av krympning och saknade varor. I vissa fall kan kundupplevelsen få en törn. Till exempel, om shoppare inte kan hitta produkter på rätt ställe eller om de alltid får fel varor, kan det vara ett tecken på att något fel pågår bakom kulisserna. 

Det bästa sättet att hålla koll på dessa frågor är att regelbundet utvärdera din verksamhet. På lagerhanteringssidan, se till att göra regelbundna fysiska lagerräkningar för att verifiera att lagernivåerna du har i ditt system matchar antalet produkter som du faktiskt har i butik. Om du alltid stöter på mystiska avvikelser och du har uteslutit stöld och bedrägeri, kan du behöva skärpa dina rutiner för att förhindra admin misstag. 

Det är också viktigt att fokusera på butiksutförande av program och standarder. Till exempel en solid arbetsflöde för detaljhandelsrevision är otroligt användbar för att säkerställa efterlevnad och fånga upp misstag. De ger dig möjlighet att utvärdera din butik för efterlevnad. På så sätt kan du vara lugn och veta att dina program och initiativ genomförs korrekt. 

Revisioner i detaljhandeln kan också avslöja misstag i utförande - inte nödvändigtvis för att "fånga" teammedlemmar, utan för att utbilda dem. Revisioner gör att du kan korrigera kursen och förhindra att fel inträffar i framtiden. 

Skapa en miljö för framgång

Ett av de bästa sätten att förhindra mänskliga misstag är att skapa en miljö som odlar effektivitet. Oorganiserade arbetsytor och butiker är grogrund för misstag. Genom att helt enkelt skapa en snygg och välordnad miljö kommer du långt i att främja felfritt arbete. 

För detta ändamål, utrusta dig själv och dina anställda med nödvändiga organisatoriska verktyg och utrustning. Även små saker som att sätta upp hyllor, märka material och ha rätt förnödenheter kan bana väg för smidigt och produktivt arbete. 

Att till exempel ha rätt märkta arkivskåp eller hyllor gör det inte bara lättare för människor att hitta det de behöver, det uppmuntrar dem också att hålla ordning. En ordentligt ordnad arbetsyta innebär också att teammedlemmarna kan hitta den information och det material de behöver mycket snabbare.

Sammantaget minskar dessa saker avsevärt misstag, och du och dina anställda kan fokusera på att få saker gjorda på rätt sätt. 

Förenkla dina procedurer

Oavsett om det handlar om att beställa varor, frakta produkter eller organisera en detaljhandelsvisning, varje butik har en uppsättning rutiner för hur saker och ting ska göras. Processer är ett måste, men saker och ting blir grumliga när dina procedurer är föråldrade eller onödigt komplicerade. 

Om ditt företag är fyllt av mänskliga misstag, kanske du vill utvärdera de rutiner du har på plats. Tänk först på längden och komplexiteten i dina processer. Är det för många steg eller personer inblandade? Behöver en process verkligen vara så komplicerad?

Ta en ärlig titt på hur du gör saker i ditt företag och hitta sätt att effektivisera dina rutiner. Om det är möjligt att kondensera vissa steg eller att begränsa antalet inblandade personer, prova det och se hur det fungerar.  

Det är också klokt att få feedback från dina medarbetare. Har en nyligen genomförd kampanj misslyckats med att ge det försäljningslyft du hoppades på? Uppförande a obduktion för att se var anställda fastnade eller var förvirrade över utförandet. Ta den feedbacken och använd den i ditt nästa projekt för att minska antalet fel.

Automatisera när du kan

På tal om det, en av de saker du kan göra för att förenkla processer och ta bort människor från ekvationen är att anta lösningar som kan automatisera tråkiga och tidskrävande uppgifter. 

Tim Koster, grundare på CleverCreations, förklarar, "en nyckelfaktor för att minska mänskliga fel i detaljhandeln är att använda automatiserade datorsystem så mycket som möjligt."

Datorer och deras algoritmer, till skillnad från människor, tröttnar inte med tiden och är betydligt mindre benägna att fel. Systemen för detta har en initial installationskostnad, men efter det är de relativt billiga att underhålla. Människor kan tränas i att minska fel men kan bara så mycket. 

I detaljhandeln är några exempel på uppgifter du kan automatisera:

Överföra information från en plats till en annan

Många människor gör misstag med datainmatning, så det borde vara en av de första sakerna du bör automatisera. Skriver du till exempel in pappers- eller excel-inspektionsdata till ett datalager eller business intelligence-system? Använd istället molnrevisionsprogramvara med realtidsrapportering och gör mer på kortare tid.

Samma sak gäller för din bokföringsprogramvara eller betalningsprocessor. Istället för att köra två lösningar separat, koppla ihop dina tekniker så att information sömlöst flödar över dina system. 

Räkna produkter

Även om fysiska lagerräkningar alltid kommer att innebära någon form av manuellt arbete. Du kan effektivisera delar av jobbet genom att lämna urklipp eller papper och penna. Avvikelser uppstår när anställda manuellt uppdaterar lagernivåer efter räkningen. Ett mycket mer effektivt alternativ är att använda en streckkodsskanningsapp. Prova en lösning som automatiskt kan uppdatera dina lagernivåer när du och ditt team är klara med att räkna varorna. 

Manuell uppföljning eller skicka påminnelser

Oavsett om det handlar om att påminna teammedlemmar om att göra något eller att kontakta en leverantör om statusen för din beställning, är uppföljning ett viktigt steg i kommunikationen. Men det är också utsatt för mänskliga missöden. Människor kan glömma att följa upp eller göra det vid fel tidpunkt. Förhindra allt det genom att ha ett system som kan programmeras för att skicka uppföljningar vid vissa perioder. 

Bindy effektiviserar till exempel uppföljningsfasen av detaljhandelsrevisioner genom att automatisera uppgifter och korrigerande åtgärder, så chefer behöver inte göra det själva.

Kommunicera med grupper av kunder

Det finns mycket värde i en-till-en-kommunikation, men det betyder inte att du måste skriva samma meddelanden upprepade gånger. Det finns gott om kundkommunikationslösningar på marknaden som kan hjälpa dig att skicka personliga meddelanden utan behov av manuellt arbete. 

Utrusta ditt företag med ett robust CRM- och marknadskommunikationsverktyg så att du enkelt kan köra skräddarsydda kampanjer. 

Uppmuntra människor att vara öppna om misstag

Det bästa sättet att rätta till misstag är att lära av dem. Du kan inte göra det om dina teammedlemmar alltid döljer sina fel. 

Överväg att ändra hur misstag ses i din organisation. Istället för att avskräcka eller slå ner på mänskliga fel, uppmuntra dina teammedlemmar att vara öppna om eventuella problem eller missöden. Få dem att känna sig bekväma med att ställa frågor eller ropa saker som inte verkar rätt. 

Och när en fråga dyker upp, se den som en möjlighet att lära sig snarare än en chans att tillrättavisa ditt team. Att göra det kommer att resultera i öppen kommunikation, harmoniska relationer och i slutändan färre fel. 

Kom ihåg att att lösa problem, särskilt när det kommer till mänskliga fel, är en laginsats - varför det är så viktigt att få människors input. Som Stewart Dunlop, VD på PPCGenius, säger, "det bästa sättet att förhindra mänskliga fel i detaljhandeln är att göra dina anställda till en del av lösningen."

"Att lösa felet tyst på egen hand är bara en kortsiktig lösning på hindret i din butik", fortsätter Dunlop. "Detta gäller särskilt för fel som sker ihållande. För att göra färre misstag på jobbet och ta itu med underliggande oro förknippade med problemet måste du involvera dina anställda när du försöker och utför lösningen.”

Satsa på personalutbildning

Kunniga och skickliga medarbetare är mindre benägna att göra misstag. Det är därför det är viktigt att investera i att träna ditt lag. Korrekt träning förbättrar också ditt teams kunskaper och färdigheter när du navigerar i svåra situationer.

Som Tal Shelef, medgrundare av CondoWizard noterar, att regelbundet utbilda din personal "stärker dina anställdas problemlösningsförmåga och hjälper dem att vara bättre förberedda på att hantera oväntade problem som plötsligt kan dyka upp."

Se till att människor förstår hur uppgifter ska utföras i ditt företag. Om du använder verktyg och appar, se till att dina teammedlemmar har kunskapen så att de kan använda dessa tekniker. 

Oavsett vad du utbildar människor i, hjälper det alltid att använda en mängd olika inlärningstekniker – inklusive träning ansikte mot ansikte, praktiska program, videor, text och mer. Kom ihåg att anställda har olika inlärningsstilar, så välj den undervisningsmetod som fungerar bäst för dem. 

Det kräver mer ansträngning, men ju mer effektivt du kan träna ditt team, desto mindre sannolikt är det att de begår mänskliga fel. 

Koppla ihop dina anställda

Två huvuden är bättre än ett när det kommer till felförebyggande, säger Baron Christopher Hanson, huvudkonsult och ägare till RedBaronUSA.

"Det allra bästa sättet att förebygga mänskliga fel i all detaljhandelsverksamhet och administrativa procedurer är att använda kompissystemet för två eller flera personer, hela tiden eller under varje kritiskt steg på arbetsplatsen", säger han. Denna strategi inkluderar korsutbildning av detaljhandelsanställda i grupper om två eller fler, helst efter butikens öppettider eller till och med på distans eller online. 

Hanson fortsätter, "Navy SEALs (och de flesta militära team) använder mantrat *två är en, och en är ingen* i alla operativa uppdrag och träningssessioner för att alltid ha en back-up. Inom detaljhandeln kommer en andra uppsättning ögonglober att förbättra de operativa och administrativa resultaten avsevärt. Närhelst detaljhandelsanställda arbetar helt ensamma ökar risken för mänskliga fel dramatiskt.

Ethan Taub, VD på Målsättning, ger liknande råd. "Om du kämpar med mänskliga fel i dina lager, skulle jag alltid föreslå att mer än en person arbetar i ett område åt gången. När du ger en person möjligheten att lagerkolla allt kan det vara mycket att hantera. Räkna ut avsnitt och låt ett par personer arbeta med det, på så sätt kan de kolla varandra. Processen kommer att bli snabbare med tiden och kommer att lämna mycket lite utrymme för fel igen."

Undvik att använda för många olika kommunikationsplattformar

Felkommunikation leda till fel, så att du kan minimera misstag i din verksamhet genom att effektivisera hur dina teammedlemmar kommunicerar med varandra. 

Ett av de bästa sätten att göra detta är att håll dig till ett pålitligt (och säkert) kommunikationssystem. Istället för att jonglera med flera kanaler och metoder (t.ex. e-post, SMS, webbchatt, etc.) välj en enda plattform att kommunicera på. Detta säkerställer att dina anställda kan ha all information de behöver på ett ställe, så att de kan utföra sina jobb mer effektivt. 

Slutord

Om det inte är markerat kan fel i detaljhandeln leda till krympning, minska kundupplevelsen och minska din vinst. Den goda nyheten är att de flesta misstag kan förebyggas. Med rätt verktyg och processer kan du ge ditt team möjlighet att arbeta med förtroende och hålla ditt företag igång som en klockrent.

Om författaren:

Francesca Nicasio är detaljhandelsexpert, B2B-innehållsstrateg och LinkedIn TopVoice. Hon skriver om trender, tips och bästa praxis som gör det möjligt för återförsäljare att öka försäljningen och betjäna kunderna bättre. Hon är också författare till Retail Survival of the Fittest, en gratis e-bok för att hjälpa återförsäljare att framtidssäkra sina butiker.

Kategorier