Middelgrote tot grote vastgoedbeleggingstrusts zijn kwetsbaarder voor fraude bij hun parkeeractiviteiten dan kleinere vastgoedbedrijven en de effecten kunnen verwoestend zijn voor het uiteindelijke resultaat.
De soorten fraude waarvan eigenaren en beheerders van onroerend goed op de hoogte moeten zijn, vallen over het algemeen in vier categorieën: diefstal van contant geld, validatiediefstal (kortingsbonnen), fraude met financiële overzichten en misbruik van maandelijkse parkeertoegang. Diefstal van contant geld of verduistering van de verzamelde contanten vormen de meerderheid van frauduleuze activiteiten, maar fraude met financiële overzichten groeit op de markt.
Deze illegale activiteiten, ofwel door rechtstreeks contant geld te stelen, kortingsbonnen voor contant geld te verkopen of maandelijkse toegangskaarten voor parkeerders verkeerd te beheren, worden meestal rechtstreeks uitgevoerd door parkeerwachters. Dit is een harde realiteit voor veel commerciële REIT's, die vaak gedurende vele jaren een langdurige vertrouwensrelatie opbouwen met hun parkeerexploitanten.
De andere primaire vorm van fraude is het rapporteren van financiële overzichten, zoals smeergeld/uitbetalingen van parkeerschakelaars (bijv. voor het wassen, schoonmaken enz.) of het opdrijven van operationele kosten. In dit geval profiteert het senior management van een parkeerbedrijf persoonlijk, hoewel het hun ethische en wettelijke verantwoordelijkheden jegens hun REIT-klant schendt.
De reden dat middelgrote en grote commerciële REIT's een groter risico lopen, is te wijten aan verschillende factoren. Een gebrek aan training, direct toezicht door vastgoedpersoneel of beheerders die meerdere taken uitvoeren in grote portefeuilles binnen strikte tijdlijnen. Daarnaast worden er vaak hechte relaties opgebouwd tussen bedienend personeel en vaste klanten, wat kan leiden tot diefstal in de vorm van gratis maandelijks parkeren.
Er kan ook een tekortkoming zijn in de formele toezichtsprocedures door REIT's als het gaat om parkeren, samen met een gebrek aan expertise in het begrijpen van rapporten over parkeeropbrengsten. Al deze factoren spelen een belangrijke rol in de algehele fiscale gezondheid van een REIT-actief.
Dat gezegd hebbende, is het van vitaal belang dat commerciële REIT's de nodige stappen ondernemen om alle soorten fraude in hun parkeerfaciliteiten te identificeren en zo snel mogelijk af te schrikken. Hier zijn 7 stappen om je te helpen.
1. Benoem een toegewijde beheerder
Als u gebruikmaakt van Actiekaart, GoAudits, GoSpotCheck, Antwoorden, Veiligheidscultuur, VisitBasis, WerkJam, Zenput of Zipline, het is tijd om ⚡ Bespaar tijd, verlaag de kosten en werk snel aan de slag met Bindy., het #1-gecertificeerde platform voor audits/inspecties, taken en communicatie in de detailhandel en horeca.
Vanwege hun enorme omvang hebben veel commerciële REIT's meerdere personen die boekhoudfuncties zoals vorderingen, betalingsverwerking, factuurbetaling enz. Afhandelen en deze functies opnemen in een boekhoudsysteem. Dit kan het veel gemakkelijker maken om gevallen van parkeerexploitantfraude onopgemerkt te laten blijven. REIT's moeten ten minste één persoon hebben die is opgeleid om toezicht te houden op alle parkeergerelateerde functies en om betrokken te zijn bij de maandelijkse vergaderingen over inkomstenrapporten met de parkeerexploitant.
2. Ken uw parkeeroperator
Hoewel elk bedrijf ernaar streeft eerlijke verkopers in te huren, is het belangrijk om een gedetailleerde RFP/RFQ parkeerproces kan fraude helpen voorkomen. Achtergrondcontroles, referentiebrieven en de evaluatie van andere sites die door een potentiële parkeerexploitant worden beheerd, zullen details opleveren die niet gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd tijdens een persoonlijke ontmoeting.
De RFP/RFQ evaluatieproces biedt REIT's de mogelijkheid om details op te vragen met betrekking tot de methodologie voor financiële rapportage, transparantie en interne auditcontroles.
Hoewel het misschien tegenstrijdig lijkt, worden parkeerexploitanten die fraude plegen vaak door hun klanten als het meest betrouwbaar beschouwd, omdat ze er alles aan doen om te helpen en vertrouwen te winnen. Een parkeerverkoper die bijna volledig autonoom opereert en geen direct toezicht heeft van de REIT, kan de kans op fraude in de loop van de tijd exponentieel vergroten.
3. Implementeer interne controles
Commerciële REIT's moeten interne controles creëren en onderhouden om fraude in hun portefeuille te voorkomen en op te sporen. Deze omvatten het beoordelen van financiële rekeninggegevens versus parkeerapparatuurrapporten, bankrekeningactiviteit, het opzetten van een aftekensysteem voor meerdere personen voor terugbetalingen van leveranciers en andere boekhoudfuncties. Door een regelmatige audit van de financiële activiteiten van de parkeerexploitanten uit te voeren, kunnen REIT's de kans op fraude aanzienlijk verminderen.
4. Directe stortingen
Met de beschikbaarheid van online bankieren is het gemakkelijk om snel rekeningactiviteit en afschriften te bekijken. Door de parkeerexploitant te verzoeken beide inkomstenstromen (tijdelijk parkeergeld/tegoed en maandelijks parkeerkrediet) rechtstreeks op de bankrekening van de REIT te storten, wordt het risico van onjuiste betaling of korte betaling door de exploitant aanzienlijk verminderd.
Dit geeft de REIT meer inzicht in de financiële situatie van de parkeerfaciliteit, en neemt de controle over en elimineert elke vertraging van betaling door de parkeerexploitant. Directe storting geeft de REIT ook een extra mogelijkheid om een check-and-balance-beoordeling van de geïnde inkomsten uit te voeren om de rechtmatigheid te verifiëren van de operationele kosten die aan de parkeerexploitant moeten worden vergoed.
5. Controleer de boeken regelmatig
REIT's moeten hun parkeerfaciliteiten routinematig controleren op het gebied van contante betalingen en het gebruik van validatietickets. Daarnaast kunnen incidentele onaangekondigde "spot-audits" op dagelijkse inkomstenverzamelingen en maandelijkse Pay on Foot float-aanvullingen helpen bij het detecteren van fraude in scenario's met een hoog risico.
Door transactierapporten van parkeerapparatuur te vergelijken met de verzamelde inkomsten, wordt de kans op niet-geïdentificeerde fraude kleiner. Externe bedrijven zoals: Auditpark auditdiensten aanbieden, evenals een checklist voor fraudepreventie om REIT's te helpen risico's te identificeren en interne controles te ontwikkelen om verliezen te voorkomen.6. Nultolerantie
Als u uw REIT heeft ingesteld met maatregelen voor fraudepreventie en rapportageprocedures, moet u dit nog steeds doen door regelmatig de inkomstenrapporten en uitgaven van uw parkeerexploitant te controleren. Om de eliminatie van fraude te versterken, moet er: nultolerantie voor gevallen van diefstal door terreinpersoneel of onethische meldingen door de parkeerbeheerder.
Aan het eind van de dag betaalt de REIT de parkeerexploitant voor hun beheerdiensten. Als het personeel van de locatie niet kan worden vertrouwd met contant geld of validatietickets, hoeveel moeite heeft de parkeerexploitant dan echt geïnvesteerd in de veiligheid en nauwkeurigheid van de inkomsten van klanten?
Geen "three strikes-regel" op deze. Parkeerexploitanten moeten weten dat het "one and out" is als het om diefstal gaat. Door deze regel te implementeren, zullen parkeerexploitanten een meer gezamenlijke inspanning leveren om ervoor te zorgen dat zowel de parkeeropbrengsten als het gebruik van validatietickets veilig en nauwkeurig zijn.
7. Vraag de mening van een expert
Als een REIT maatregelen heeft genomen om fraude te voorkomen en de cijfers nog steeds niet kloppen, of als er juridische implicaties zijn, kan het verstandig zijn om een parkeerconsulent en een professionele accountant in te huren om binnen te komen en een uitgebreidere beoordeling van de parkeerplaats uit te voeren. gerapporteerde inkomsten van de exploitant. AuditPark Services Inc. werkt samen met accountants en erkende fraude-examinatoren en kan uitgebreide hulp bieden bij het voorkomen, detecteren en, indien nodig, vervolgen van fraude met parkeerinkomsten.
Over de auteur:
Ross Frangos is de voorzitter en oprichter van AuditPark Services Inc., een parkeeradviesbureau gevestigd in Toronto ON. Hij is gespecialiseerd in offerteaanvragen, parkeerdocumenten en het assisteren van zijn klanten bij de aanschaf van parkeerbeheerdiensten.
NL 
EN 
AR 
FR 
DE 
EL 
HE 
HI 
IT 
JA 
KO 
PL 
PT 
ES 
SV 
TR