Er komen voortdurend nieuwe technologieën bij om parkeertransacties beter te verwerken en realtime beschikbaarheid te bieden. Het echte succes van een parkeerfaciliteit moet nog steeds een aantal zeer elementaire werkingsprincipes volgen. Realtime voertuigbewegingen, omzettransacties en gegevensbeheer zijn allemaal geweldige operationele middelen voor eigenaren, maar als er geen best practices in de branche zijn, zullen het jaarlijkse succes van de faciliteit en de klanttevredenheid op zijn best marginaal zijn.

Parkeerexploitanten concurreren in een RFP-aanbestedingsproces om de mogelijkheid om een faciliteit te beheren of te leasen. Een goed gestructureerd en gedetailleerd RFP-document helpt bij het vergelijken van de belangrijkste operationele doelen en locatievereisten, maar de voorstellen van de operator variëren sterk tussen geprojecteerde inkomsten, voorgestelde parkeerapparatuur en bedrijfskosten. Parkeerexploitanten moeten hun verdiensten, sterke punten van het bedrijf en prestaties in een voorstel uiteenzetten. Hieronder drie operationele strategieën die moeten worden overwogen voordat een parkeerexploitant wordt gekozen.

Maandelijkse Parker-audits

Hoe controleert de parkeerbeheerder de toegangskaarten/transponders voor de faciliteit? Hoe vaak vindt monitoring plaats? Laat parkeerexploitanten een uitgebreid maandelijks inkomstenrapport aan de eigenaar verstrekken, inclusief een "auditie” van maandelijkse parkeerkaarten/transponders.

Door de lijst met betaalde parkeerders uit het factureringssysteem van de parkeerexploitant te vergelijken met de actieve parkeerderslijst van de parkeerapparatuur, kan de parkeerexploitant verantwoordelijk worden gehouden als de maandelijkse parkeerbetalingen niet worden geïnd.

Vergoedingen en kosten

Beheerovereenkomsten moeten duidelijk de betaling van kosten voor zowel de parkeerexploitant als de eigenaar van het onroerend goed vastleggen. Kosten die door de klant aan de exploitant moeten worden vergoed, moeten worden beperkt tot alleen locatiespecifieke bedrijfskosten. Zorg ervoor dat een gedetailleerde uitsplitsing of factuur voor elk product of elke dienst wordt opgenomen in een maandelijks inkomstenrapport. Kosten omvatten zaken als creditcardkosten, toezicht op de locatie, benodigdheden of parkeerhandhaving.

Hoewel deze kosten worden verdeeld over de hele portefeuille van een parkeerexploitant, worden veel producten of diensten volledig gefactureerd voor elke specifieke locatie en niet op basis van een gedeelde verhouding. Zo worden veel sites gefactureerd voor 30 uur parkeertoezicht per maand, maar komt er echt elke dag een handhaver opdagen voor een uur? Als er 30 uur handhaving wordt gefactureerd op twintig verschillende locaties, is het fysiek onmogelijk voor een handhaver om zoveel locaties per dag te bezoeken. Vraag de parkeerexploitant om een gedetailleerd handhavingsschema om te controleren hoe vaak locaties zullen worden gehandhaafd.

Andere vergoedingen, zoals de verwerkingstarieven voor creditcards, zijn erg laag voor operators (1.7%-2%), maar worden voor klanten altijd verhoogd met maar liefst 5% extra. Sommige faciliteiten verwerken meer dan $1M/jaar aan creditcardtransacties, dus het is gemakkelijk voor te stellen wat een verhoging van 5% in creditcardkosten zou kunnen betekenen voor het resultaat van een faciliteit. Onderhandel altijd over de creditcardverwerkingskosten/tarieven van de faciliteit.

Realistische opbrengstprognoses

Vraag bij het beoordelen van RFP-inkomstenprognoses de parkeerexploitanten precies hoe ze van plan zijn hun voorgestelde inkomsten te genereren en te behouden. Bevat het voorstel nieuwe zakelijke initiatieven of marketingcampagnes? Soms dienen operators 'shot in the dark'-opbrengstprognoses in in de hoop het contract te winnen door het hoogste bod op de opbrengst te bieden. Zorg ervoor dat het niet zomaar wat verzonnen getallen in een Excel-blad zijn.

Ook is het van belang om elke drie jaar een RFP Tender uit te geven voor parkeeroperaties. Het lijkt misschien overbodig gezien de relatie met de huidige parkeerexploitant, maar het is het enige proces dat zorgt voor de hoogste opbrengst voor de parkeerfaciliteit en tegelijkertijd de beste klantenservice biedt. Concurrenten in de branche moeten zich aanpassen aan de behoeften en verwachtingen van hun klant of gewoon worden uitgesloten van het selectieproces. Als een zittende parkeerexploitant echt de juiste keuze is, dan zal een RFP-aanbestedingsproces alleen hun sterke punten en prestaties benadrukken en opnieuw bevestigen en uw beslissing op de lange termijn ondersteunen.

ANDERE AUTO- EN PARKEERMIDDELEN

Verwijs naar de Auto- en parkeercategorie voor checklists, how-to's en best practices voor de auto- en parkeerindustrie.

Over de auteur:
Ross Frangos is de voorzitter en oprichter van AuditPark Services Inc., een parkeeradviesbureau gevestigd in Toronto ON. Hij is gespecialiseerd in offerteaanvragen, parkeerdocumenten en het assisteren van zijn klanten bij de aanschaf van parkeerbeheerdiensten.

Topmerken in de detailhandel en horeca in de Verenigde Staten gebruiken Bindy om siteprogramma's en -standaarden uit te voeren.