⭐ عمليات تدقيق التجزئة – الدليل النهائي

يعد هذا الدليل الشامل لعمليات تدقيق التجزئة كل ما تحتاجه لتخطيط وبناء وإطلاق برنامج تدقيق التجزئة عبر شبكة البيع بالتجزئة الخاصة بك.

من هو هذا الدليل؟

هذا الدليل لعمليات تدقيق التجزئة مخصص لتجار التجزئة متعددي الوحدات في الصناعات مثل خدمات الأغذية، ومتاجر التجزئة، والصيدليات، والمنتجعات الصحية والعيادات، والاتصالات، وتجار التجزئة للكحول. يساعد هذا الدليل أيضًا مشغلي مواقف السيارات ومصنعي أو موزعي السلع الاستهلاكية المعبأة.

إذا كنت بحاجة إلى تدقيق المتاجر والمواقع عبر شبكة البيع بالتجزئة أو الضيافة، فهذا الدليل النهائي لعمليات تدقيق البيع بالتجزئة هو المناسب لك!

محتويات

ما هو تدقيق التجزئة؟

لماذا إجراء عمليات تدقيق التجزئة؟

من الذي يستفيد من تدقيقات التجزئة وبرامج تدقيق التجزئة؟

- المكتب الرئيسي

- نواب الرئيس والمديرون

- المديرين الإقليميين / الإقليميين والممثلين الميدانيين لـ CPG

- الامتياز والمديرون

- عملاء

كيفية تنفيذ برنامج تدقيق التجزئة

كيفية بناء قائمة مراجعة تدقيق التجزئة

أنواع تدقيقات التجزئة

- تدقيق التجارة

- تدقيق منع الخسارة

- تدقيق الصحة والسلامة

- تدقيق التحليل التنافسي

قوائم مراجعة تدقيق التجزئة الخاصة بالصناعة

كيفية إجراء تدقيق التجزئة

خطة عمل تدقيق التجزئة

كيفية معايرة برنامج تدقيق التجزئة

- معايرة النموذج

- معايرة الفريق

كيفية إدارة توقعات تدقيق التجزئة

كيفية مساعدة المتاجر في معالجة نقاط منخفضة

برنامج Excel مقابل برامج تدقيق التجزئة

عائد الاستثمار لبرامج تدقيق التجزئة

برامج تدقيق البيع بالتجزئة - الشراء مقابل الإنشاء

ما هو تدقيق التجزئة؟

يسمح تدقيق البيع بالتجزئة للعلامات التجارية للبيع بالتجزئة والضيافة بتنفيذ معايير وبرامج وسياسات العلامة التجارية في مجالات مثل العمليات والترويج ومنع الخسائر والصحة والسلامة والأمن في جميع المتاجر، في الوقت المحدد وبالكامل. يُطلق على التدقيق أحيانًا اسم التقييم أو مجرد زيارة.

يستخدم التدقيق برامج تدقيق التجزئة، نموذج قابل للتنفيذ يحتوي على أفضل الممارسات والصور ومقاطع الفيديو والملفات الداعمة والتوقيعات والمنطق الشرطي والعناصر المهمة وتوصيات خطة العمل

عادةً ما يقوم تجار التجزئة وشبكات الضيافة بإجراء عمليات تدقيق للعمليات، والترويج، والوقاية من الخسائر، والصحة والسلامة على مدار العام. يتم إجراء عمليات التدقيق هذه للحفاظ على معايير العلامة التجارية والتحضير لمبادرات المتجر ودعمها البرامج الموسمية.

يمكن الإعلان عن عمليات تدقيق التجزئة أو عدم الإعلان عنها. يمكن إجراء عمليات التدقيق على أنها "تدقيق ذاتي" من قبل صاحب الامتياز أو مدير المتجر / الموظف أو مدير المنطقة / الممثل الميداني الذي يزور المتجر.

لماذا إجراء عمليات تدقيق التجزئة؟

1. التأكد من تنفيذ البرامج والمعايير

الغرض الأساسي من التدقيق أو التفتيش هو ضمان تنفيذ البرامج والمعايير في كل موقع، بالكامل وفي الوقت المحدد. تقوم العلامات التجارية بنشر مديري المناطق التابعين لها في مواقع مثل متاجر البيع بالتجزئة أو الفنادق، والذين يقومون بعد ذلك بتقييم الموقع وتحديد ما إذا كان كل شيء مطابقًا للعلامة التجارية أم لا. 

على سبيل المثال، إذا كانت إحدى العلامات التجارية للبيع بالتجزئة تجري عرضًا ترويجيًا عبر مواقعها، فقد ترسل الشركة مديري المناطق لزيارة المتاجر المشاركة حتى يتمكنوا من التحقق مما إذا كان كل متجر قد اتبع إرشادات الترويج أم لا، واستخدم المواد المناسبة في الوقت المناسب. 

ينطبق هذا أيضًا على اللافتات والمكونات التي تعكس صورة العلامة التجارية على العملاء والضيوف. هل يتم استخدام اللافتات الصحيحة من البائع المناسب؟ هل هي حديثة، ومرتبة بشكل صحيح وتعمل بشكل جيد؟

وعلى هذا النحو، يحتاج المفتشون إلى التنظيم والتنظيم منهجي مع تقييماتهم. تحتوي متاجر البيع بالتجزئة والفنادق على الكثير من الأجزاء المتحركة، لذلك لا يمكنك ببساطة أن تتحمل تكاليف التواجد "في كل مكان" أثناء عمليات التدقيق الخاصة بك.

للبقاء على ما يرام ، تحتاج أولاً إلى توضيح أهدافك ، لأن القيام بذلك سيخبرك أنت وفريقك بما يجب تحديده حسب الأولوية والتركيز عليه أثناء المراجعة. 

يجب أن توضح العلامات التجارية أهدافها ، فيما يتعلق بالهدف من إجراء التفتيش على متاجرها. يجب أيضًا نقل هذه الأهداف إلى موظفيها لضمان الجودة العالية ، "كما يقول كال لوكن الرئيس التنفيذي في 301 ماديسون للاستشارات.

من هناك، قم برسم خريطة أ قائمة مرجعية بالمكونات المحددة التي يجب فحصها. تقول جيسيكا كاتس، خبيرة التجارة الإلكترونية والبيع بالتجزئة في شركة أمازون: "يجب أن تحتوي قائمة المراجعة هذه على "جميع الجوانب المهمة التي ترغب في أن تظل متسقة في جميع المتاجر". سوكسي.

العناصر على قائمة تدقيق قد تشمل أشياء مثل:

• اللافتات المناسبة في المتجر
• التسعير الصحيح 
• مواضع المنتج الصحيحة
• معرفة الموظفين وسلوكهم

يضيف كاتس: "بمجرد إنشاء قائمة مرجعية بهذه العناصر ، يصبح من السهل إجراء عمليات تفتيش على المتجر". يمكنك زيارة عدة فروع لمتجرك والتحقق من كل جانب واحدًا تلو الآخر. سيساعدك هذا أيضًا على تحديد ما إذا كان أي شيء في غير محله ولا يتماشى مع الفروع الأخرى بسرعة. في الأساس ، ستصبح عملية الفحص بأكملها أكثر بساطة. "

نصيحة محترف

هل تحتاج إلى مساعدة في إنشاء قوائم مرجعية لعمليات التفتيش الخاصة بك؟ بيندي منشئ النموذج يتيح لك إعداد قوائم تحقق متعددة اللغات مباشرة من هاتفك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يمكنك أيضًا تحميل قوائم المراجعة من Excel ، بالإضافة إلى استنساخ قوائم المراجعة الحالية لعمليات التفتيش المتعددة.  

2. تقليل المخاطر والمسؤوليات

لا يتطلب الأمر سوى فضيحة أو دعوى قضائية واحدة لتدمير علامة تجارية. لهذا السبب ، من الضروري أن تحدد معاييرك وتراقبها عندما يتعلق الأمر بالصحة والسلامة والأمن.

يمكن إجراء عمليات تفتيش منتظمة حماية علامتك التجارية من المخاطر والالتزامات من خلال مساعدة فريقك على اكتشاف المشكلات ومعالجتها قبل أن يهبطوا بك في الماء الساخن القانوني. 

على سبيل المثال ، قد تؤدي زيارة في الموقع إلى ظهور مشكلات مثل طفايات الحريق منتهية الصلاحية أو أجهزة إنذار الحريق المعطلة. إذا تُركت هذه الأشياء دون رادع ، فقد تؤدي إلى حوادث تتعلق بالسلامة ، ودعاوى قضائية ، ورد فعل عنيف للعلامة التجارية. 

لذلك، تأكد من أن عمليات التفتيش على موقعك تغطي السلامة والأمن. قد لا تكون هذه الجوانب مبهرجة مثل المكونات التي تواجه العملاء مثل العلامات التجارية واللافتات والعروض الترويجية، ولكنها لا تقل أهمية.

نصيحة محترف

استخدم بيندي ل جمع شهادات التأمين والتفاصيل من مواقعك وأصحاب الامتيازات. وهذا من شأنه أن يضمن حصولهم على تغطية كافية وأن يكون لديك المعلومات والمستندات في الملف في حالة وقوع حادث أو مطالبة.  

3. خفض الخسائر

إن منع الخسائر يشكل تحديًا حقيقيًا بالنسبة لتجار التجزئة. ومع ذلك، فإن الأسباب يمكن منعها إلى حد كبير.

4. تحديد فرص تدريب الموظفين 

العلامة التجارية القوية لا تتعلق فقط بالعناصر المرئية. في حين أن عوامل مثل اللافتات والتغليف مهمة بالتأكيد ، فإن الأشخاص الذين يمثلون علامتك التجارية يلعبون أيضًا دورًا رئيسيًا في تشكيل تصور عملائك.

هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان تقييم المعرفة بالعلامة التجارية لموظفيك وسلوكهم عند إجراء عمليات تدقيق الموقع. انتبه على:

كيف يعرفون جيدا علامتك التجارية. يتضمن ذلك معرفة منتجاتك وخصائصها ، بالإضافة إلى إلمام الفرق بالرسائل الرئيسية ونقاط الحوار التي تريد الترويج لها. 

كيف يجسدون العلامة التجارية. قم بتقييم سلوك موظفيك وتأكد من أن سلوكياتهم تتماشى مع الصورة التي ترغب في نقلها. على سبيل المثال ، إذا كانوا يمثلون علامة تجارية ودية وصادرة ، فيجب على الزملاء التصرف وفقًا لذلك. 

من خلال تدوين هذه الأشياء أثناء عمليات التفتيش على البيع بالتجزئة ، ستتمكن من تحديد فرص التدريب لفريقك. إذا كان هناك شركاء لا يستوفون معايير علامتك التجارية ، فستتمكن من رؤيتهم مباشرة والتوصية بإجراءات تصحيحية. 

5. الحصول على التغذية الراجعة

تمنحك عمليات تدقيق الموقع الفرصة للحصول على تعليقات من موظفيك. يمكن لأعضاء فريقك نقل معلومات حول كيفية أداء العلامة التجارية ، بالإضافة إلى ما شاهدوه من عملاء التجزئة. 

خذ الوقت الكافي لجمع التعليقات النوعية من الفرق داخل المتجر. ما التعليقات التي يسمعونها عادةً عندما يتحدث العملاء عن علامتك التجارية؟ ما هو شعورك حيال هذا العرض أو الترقية الأخيرة؟ هل لديهم أي اقتراحات للتحسين؟

يمكن أن تمنحك إجابات هذه الأسئلة المعلومات التي تحتاجها لتحسين جهود علامتك التجارية. 

6. تعزيز المساءلة وتحسين المخرجات

إنها حقيقة معروفة أن أداء البشر أفضل عندما يعرفون أن شخصًا ما يشاهد. مثل هارفارد بيزنس ريفيو يشير إلى ذلك، "عندما يتم ملاحظتهم ، يركض الأشخاص بشكل أسرع ، ويكونون أكثر إبداعًا ، ويفكرون بجدية أكبر في المشكلات."

يمكن تطبيق هذا المبدأ نفسه على عمليات تدقيق التجزئة. قد لا تتمكن من مراقبة الموظفين 100% في ذلك الوقت ، ولكن إجراء زيارات شخصية يشير إلى أن الشركة تولي اهتمامًا.

عندما يعلم الموظفون أنه سيتم تقييم عملهم ، فمن المرجح أن يحضروا لعبة A والبقاء على العلامة التجارية.  

من الذي يستفيد من تدقيقات التجزئة وبرامج تدقيق التجزئة؟

فيما يلي بعض الفوائد التي يمكنك توقعها من زيارة مواقعك ومرافقك ومراجعتها بشكل منتظم.

مزايا الإدارة التنفيذية

• زيادة في مبيعات نفس المتجر.
• زيادة في فعالية الترويج في المتجرلا يلزم إجراء المزيد من الاستثمارات. فالتدقيقات تضمن ببساطة تنفيذ البرامج الموسمية والتسويقية التي تدفع مقابلها بالفعل بشكل متسق، في كل موقع، وفي كل مرة.
• تقليل مخاطر ومسؤوليات الأعمال.
• تخفيض أقساط التأمين التجاري لأصحاب الامتياز.
• انخفاض في السرقة والاحتيال عبر الشبكة.

مزايا الإدارة العليا

• تتبع وقياس أفضل موقع تنفيذ البرامج ومعايير العلامة التجارية... في الوقت الحقيقي!
• تتبع أكثر تفصيلاً لأداء البرامج والمناطق والمتاجر والأفراد. تحديد سهل للقيم المتطرفة وفرص التدريب الإضافي أو المساعدة أو المتابعة.
• الإشراف الكامل و سير العمل التعاوني تتضمن مدير المنطقة وصاحب الامتياز. تقليل تكاليف الاتصالات والتكاليف المرتفعة للتبادل. إنها طريقة فعالة.

فوائد إدارة المنطقة والمقاطعة

• جمع بيانات مبسطة وقابلة للتنفيذ لتوفير الوقت على أي جهاز، سواء متصل وغير متصل.
• إمكانية الوصول على مدار الساعة إلى بيانات المتاجر التاريخية، بما في ذلك الملاحظات والتوقيعات والصور ومقاطع الفيديو في أي من متاجرك، في أي مكان، وعلى أي جهاز. عرض المخالفات المتكررة والاتجاهات والمقارنات بين المتاجر والمناطق.
• استخدام بيانات الأداء لإعلام أصحاب الامتياز وإشراكهم وتقديم المشورة لهم حول كيفية دفع أعمالهم والعلامة التجارية إلى الأمام.
• لا مزيد من إكسل، رسائل بريد إلكتروني أقل، ومكالمات هاتفية أقل للمتابعة! حرر وقتك للقيام بما تتقنه: ساعد المتاجر على تحقيق نتائج أفضل!

فوائد الامتياز

• إمكانية الوصول على مدار الساعة إلى بيانات الموقع التاريخية من أي مكان وعلى أي جهاز. يمكنك عرض ملاحظات مدير المنطقة وتوصياته وصوره ومقاطع الفيديو الخاصة به.
• إغلاق القضايا المتعلقة بالصور ومقاطع الفيديو والتوقيعات التحققية.
• تقارير سهلة الاستخدام توضح المجالات التاريخية الأفضل والأسوأ أداءً والاتجاهات والملاحظات من جميع الزيارات السابقة.

فوائد العملاء

• يؤدي التنفيذ المتسق للخدمة والترويج ومعايير الصحة والسلامة إلى تحسين تجربة العملاء وتقليلها شكاوى الزبون وتحسين مبيعات المتجر نفسه.
• لدى العملاء طريقة لشكر المتاجر والفنادق والمرافق التي يتم إدارتها بشكل جيد... فهم يعودون مرة أخرى!

كيفية تنفيذ برنامج تدقيق التجزئة

إن تنفيذ برنامج تدقيق التجزئة ليس بالأمر الصعب ولا يستغرق وقتًا طويلاً. ربما يكون أحد أسهل الأشياء التي يمكن لفريق العمليات/المبيعات القيام بها لتعزيز التنفيذ داخل المتجر ورضا العملاء والمبيعات. فيما يلي كيفية تنفيذ برنامج تدقيق التجزئة في خمس خطوات:

الخطوة 1: دعنا نتوقف قليلاً. هل تحتاج إلى برنامج تدقيق البيع بالتجزئة؟

إن سؤال بائع برامج تدقيق التجزئة عما إذا كنت بحاجة إلى برنامج التشغيل الآلي قد يكون مثل سؤال مندوب مبيعات الأحذية عما إذا كنت تحتاج حقًا إلى أحذية. إذا كانت سلسلة البيع بالتجزئة الخاصة بك صغيرة، ولا يوجد بها متاجر مشكلة و/أو لا يوجد أصحاب امتياز، فقد لا تحتاج إليها.

إذا كنت تستخدم بالفعل الورق أو عمليات تدقيق التفوق فكر بانتظام في كيفية استثمار الوقت الذي توفره مع التشغيل الآلي في مجالات أخرى من العمل!

الخطوة 2: إنشاء نموذج تدقيق أو قائمة مراجعة

هناك علم وفن بناء النموذج لعمليات التدقيق والتفتيش على البيع بالتجزئة. يجب أن يشتمل هذا النموذج على معايير الخدمة والترويج والسلامة ومنع الخسائر التي تحتاج إلى أن تلتزم بها متاجرك. هذه هي المعايير التي تحدد حماية العلامة التجارية، التي تدفع البيع وتخفض التكاليف وتتقلص.

نظرة عامة كاملة على الاعتبارات وأفضل الممارسات لبناء قائمة مراجعة تدقيق البيع بالتجزئة متاحة على الموقع كيفية بناء قائمة مراجعة تدقيق التجزئة.

الخطوة 3: إطلاق النموذج على نطاق صغير مع مجموعة صغيرة و"معايرة" النموذج والفريق

الغرض من معايرة هو فحص النموذج (النماذج) وتعديله مع مجموعة عينة من المستخدمين والمتاجر قبل الإطلاق العام.

تتوفر مناقشة كاملة للغرض والفوائد وبعض أفضل الممارسات لمعايرة النماذج على معايرة تدقيق التجزئة - الغرض وأفضل الممارسات.

الخطوة 4: حدد ما إذا كنت بحاجة لشراء أو إنشاء برنامج تدقيق البيع بالتجزئة الخاص بك

الآن بعد أن رأيت مدى فعالية التدقيق المنتظم للمتجر، قد ترغب في التفكير في شكلك الخاص من الأتمتة.

العوامل التي يجب أن تدفع قرارك هي تكاليفك، وعائدك على الاستثمار، والوقت الذي تستغرقه للوصول إلى السوق، والقيمة والفوائد التي ستجنيها من البرنامج الذي اخترته. مناقشة كاملة عن الاقتصاد الشراء مقابل بناء أداة التدقيق الخاصة بك متاح في برامج تدقيق البيع بالتجزئة: Buy vs Build.

مهما فعلت، لا نوصي باستخدام Excel والبريد الإلكتروني. عند استخدامه لمعايير العلامة التجارية وتنفيذها، يكون برنامج Excel بطيئًا ومكثفًا للعمالة وعرضة للأخطاء.

الخطوة 5: نشر وتتبع النتائج

انشر البرنامج في متاجرك، وسجل النتائج، وتتبع الاتجاهات واستخدم التقارير والرسوم البيانية المتاحة لملاحظة التأثير الإيجابي على مبيعاتك ورضا العملاء. إن عمليات تدقيق التجزئة لها فوائد معروفة وموثقة تتجاوز تكاليفها بشكل كبير.

كيفية بناء قائمة مراجعة تدقيق التجزئة

ما الذي يجب أن يدرج في قائمة مراجعة تدقيق التجزئة؟ الجواب يعتمد على ماذا تريد أن تعرف عن مواقعك. هل أنت بائع تجزئة تبدأ برنامج التدقيق الخاص بك من البداية؟ هل أنت علامة تجارية CPG مهتمة بمساحة الرفوف ودقة التسعير وتتبع منافسيك؟ بغض النظر عن الظروف المحددة ، إليك قائمة بأفضل الممارسات لمساعدتك في بناء تدقيق التجزئة أو قائمة تدقيق التجارة CPG.

الخطوة 1: فكر في "البيانات الوصفية" لقائمة المراجعة

البيانات الوصفية هي بيانات حول زيارة المتجر. العملاء الذين يستخدمون النماذج المبنية على برنامج Excel تتوقع عادةً الحقول التي يُدخلها المستخدم مثل رقم المتجر، وتاريخ الانتهاء، وما إلى ذلك...

البيانات الوصفية مؤتمتة إلى حد كبير / يتم ملؤها مسبقًا بـ برامج تدقيق التجزئة. باستخدام برنامج تدقيق البيع بالتجزئة، يتم استخلاص معلومات المدقق من تسجيل الدخول، ويتم إنشاء قائمة اختيار المتجر خصيصًا لكل مستخدم واستنادًا إلى موقع GPS الحالي للمستخدم والتاريخ المحدد. 

الخطوة 2: قم بتجميع العناصر في أقسام. قم بترتيب الأقسام وفقًا "للتدفق الطبيعي" للزيارة.

كلما كان ذلك ممكنًا، يجب تصميم الأقسام لتتناسب مع التدفق الطبيعي للزيارة (مدير المنطقة/المنطقة يقوم بالتجول فعليًا في المتجر).

ابدأ بالجزء الخارجي (موقف السيارات إن أمكن، والنافذة في موقع المركز التجاري) ثم شق طريقك إلى داخل المتجر وحول الممرات وإلى الجزء الخلفي من المتجر.

بينما يمكنك التنقل بين الأقسام أثناء الزيارة أو بعدها ، فإن إعداد قائمة مراجعة تدقيق التجزئة وفقًا للتدفق الطبيعي للزيارة يوفر الوقت ويكون أكثر سهولة.

الخطوة 3: فكر في العناصر والأقسام "غير القابلة للتطبيق"

قد لا تنطبق بعض الأقسام أو العناصر الموجودة في قائمة مراجعة البيع بالتجزئة على جميع المواقع. على سبيل المثال، ربما لا ينطبق قسم "الحمامات" على متجر يقع في مركز تسوق. وبالمثل، لن ينطبق قسم "خدمة توصيل الطلبات" على مطعم لا يحتوي على حمام.

القيام بذلك يوفر الوقت ويكون أكثر سهولة. برنامج تدقيق التجزئة يسمح لك بتعطيل أقسام وعناصر كاملة في متاجر معينة حسب نوع المتجر. 

الخطوة 4: تأكد من أن قائمة التحقق الخاصة بك تحتوي على تغطية كافية

على الرغم من اختلاف المواقف الفردية ، إلا أنه يجب عليك معالجة بعض أو كل المجالات التالية ، ويتم تمثيل كل منها كقسم:

1. المخزن الخارجي (عينة من القائمة المرجعية للمنطقة الخارجية)
2. العرض والترويج (عينة قائمة مرجعية للتسويق)
3. المنتجات والتحضير (عينة من قائمة التحقق من سلامة الأغذية)
4. الموظفين وسرعة الخدمة
5. الموظفين والتدريب
6. معدات (عينة من قائمة مراجعة معدات المطابخ التجارية)
7. الأمن والتعامل مع النقد ومنع الخسائر (عينة قائمة مرجعية لمنع فقدان الخسارة)
8. الطلب من المركبة (عينة من قائمة التحقق من القيادة)
9. العروض الترويجية (عينة قائمة مرجعية للتسويق)
10. ظهر المتجر والمخزون
11. دورات المياه (عينة من قائمة مراجعة تنظيف الحمامات التجارية)
12. أمان (عينة قائمة مراجعة الحماية من الحرائق)
13. سياسة (عينة من قائمة التحقق من التحرش الجنسي)

الخطوة 5: تجنب الأقسام الكبيرة

بدلاً من إنشاء عدد صغير من الأقسام الكبيرة ، فكر في إنشاء عدد أكبر من الأقسام الصغيرة. يساعد هذا في إدخال البيانات ، خاصةً على الهواتف الذكية ، كما يجعل التقارير أكثر دقة وذات مغزى.

الخطوة 6: قم بتعيين النقاط للعناصر وفقًا لأهميتها النسبية

قم بتعيين نقاط وفقًا للأهمية النسبية لكل معيار. في حين أنه من السهل التفكير في كل شيء على أنه مهم (وإذا لم يكن المعيار مهمًا ، فلا ينبغي أن يكون في قائمة مراجعة تدقيق التجزئة الخاصة بك) ، فإن بعض العناصر أكثر أهمية من غيرها ، وأحيانًا تكون بالغة الأهمية لاستمرارية الأعمال. قضايا الصحة والسلامة تتبادر إلى الذهن.

قم بتعيين النقاط واستخدم علامة "الحرجة" وفقًا لذلك. يعيّن عنصر مهم قيمة القسم بأكمله على صفر ، بغض النظر عن العناصر الأخرى ، إذا وجد غير متوافق أثناء الزيارة.

الخطوة 7: كن محددًا ووصفيًا ومرئيًا

يجب أن تكون المعايير واضحة وصريحة. لا تستخدم كلمات غامضة مثل "حديث" أو "جيد". على سبيل المثال ، بدلاً من قول "عقد اجتماع فريق العمل الأخير" ، ضع في اعتبارك استخدام "اجتماع فريق العمل الذي عقد قبل أقل من 5 أيام تقويمية". إذا كنت تشير إلى درجات الحرارة أو الأوقات المنقضية ، فاذكر الأرقام الفعلية. وضح بوضوح ما هو المعيار.

إذا استغرق الأمر فقرة واحدة لتعريف المعيار ، فاستخدم فقرة واحدة. إذا كان لديك واحدة ، فقم بإرفاق صورة لأفضل الممارسات بأحد العناصر لتوضيح المعيار ؛ غالبًا ما تساوي الصورة 1000 كلمة ومن المرجح أن تترك انطباعًا أكثر من الكلمات وحدها.

برنامج تدقيق التجزئة غالبًا ما يسمح لك بإرفاق الصور والمستندات الداعمة لأي عنصر في النموذج وقسم بالإضافة إلى المهام.

الخطوة 8: فكر في تكرار الزيارة

يمكن أن يختلف تواتر زيارات مدير المنطقة (على الأقل الزيارات التي تتضمن قائمة مراجعة تدقيق التجزئة) اختلافًا كبيرًا من مؤسسة إلى أخرى.

على أحد طرفي الطيف، تميل بعض المؤسسات (بما في ذلك المؤسسات الكبيرة في مجال الخدمات الغذائية والضيافة) إلى إجراء ما يصل إلى زيارة واحدة كل أسبوعين. يجوز للمنظمات الأخرى إجراء زيارة واحدة فقط كل ثلاثة أشهر. تستخدم بعض المنظمات نموذجًا هجينًا. ويستخدمون نموذجًا قياسيًا لالتقاط معاييرهم الأساسية (على سبيل المثال مرتين سنويًا) وإنشاء عدد من النماذج الأصغر للزيارات على مدار العام، وفي بعض الأحيان يربطون هذه الزيارات بالبرامج الموسمية.

من المعتاد إنشاء نموذج واحد لكل منطقة مخاطر رئيسية أو وحدة عمل: عمليات, تجارة, الصحة و السلامة, حماية، أمام المنزل وخلف المنزل.

برنامج تدقيق التجزئة يسمح للمؤسسة بإنشاء أي عدد من النماذج ، ولكل منها تاريخ البدء والانتهاء الخاصين به. برنامج تدقيق التجزئة كما يدعم عمليات التدقيق الذاتي التي يمكن استخدامها كإجراء مؤقت حتى يمكن إجراء زيارة مدير المنطقة.

الخطوة 9: قم بمعايرة قائمة المراجعة مع فريقك الميداني

ناقش قائمة المراجعة مع مديري منطقتك وأصحاب الامتياز والمديرين. اطلب منهم تقديم آرائهم وتعليقاتهم. نطلق على هذه المرحلة "معايرة".

تعد قائمة مراجعة تدقيق البيع بالتجزئة أداة فحص بقدر ما هي وسيلة تدريب. تحديد المعيار والتواصل وقياسه. حقق المعايير، وحقق أهدافك.

الخطوة 10: هل تقوم بإنشاء تطبيق خاص بك أم تستخدم تطبيقًا جاهزًا؟

العوامل التي يجب أن تدفع قرارك هي التكاليف، والعائد على الاستثمار، ووقت الوصول إلى السوق، والقيمة والفوائد التي ستجنيها من البرنامج الذي تختاره. اقرأ المزيد عن الشراء مقابل البناء: برامج تدقيق البيع بالتجزئة: Buy vs Build 

نصيحة احترافية: لا تستخدم Excel والبريد الإلكتروني

مهما فعلت، لا نوصي باستخدام Excel والبريد الإلكتروني لهذا الغرض. لا يعد Excel محركًا لسير العمل ويفتقر إلى الميزات الأساسية اللازمة لعمليات التدقيقعندما يتعلق الأمر بالبرامج ومعايير العلامة التجارية، فإن Excel والبريد الإلكتروني لن يساعدا عملك، بل سيعيقانه.

أنواع تدقيقات التجزئة

يمكن لبائعي التجزئة والعلامات التجارية CPG إجراء أنواع عديدة من عمليات التدقيق: العمليات ، والترويج ، ومنع الخسائر ، والصحة والسلامة ، والتدريب ، والمرافق ، وما إلى ذلك. أدناه نحدد أربعة من أكثر أنواع تدقيقات التجزئة شيوعًا.

تدقيقات التجارة

يستثمر كل من تجار التجزئة متعددي الوحدات والعلامات التجارية CPG قدرًا كبيرًا من الموارد في العلامات التجارية واللافتات والشاشات. استخدام العلامات التجارية تدقيقات التجارة لتتبع تنفيذ البرامج داخل المتجر.

عدم التنفيذ داخل المتجر يمكن أن يكون مكلفًا ، حيث تؤدي التجارة دون المستوى إلى خسارة 1% من إجمالي المبيعات. عبر المجلس، يمكن أن يكون توافق العرض منخفضًا مثل 40%.

يمكن تقسيم عمليات تدقيق التجارة إلى فئتين شاملتين:

1. عمليات تدقيق الرف (امتثال المخطط ، عدم وجود ثغرات في المنتج ، واجهات ، والتسعير ، و SKUs الصحيحة)
2. عمليات التدقيق الترويجية (البرامج الموسمية ، واللافتات الداعمة ، والعروض / الإعلانات الخاصة ، والأسعار الخاصة ، وتوعية الموظفين ومعرفتهم بالعرض الترويجي)

من أفضل ممارسات البيع بالتجزئة لتجار التجزئة متعددي الوحدات الجمع بين عمليات تدقيق التجارة مع عمليات التدقيق لعرض المتجر العام والنظافة لضمان حصول العملاء على تجربة مثالية.

تدقيقات منع الخسارة

تم تصميم عمليات تدقيق منع الخسائر لتقليل النفايات والتخريب والسرقة والمخاطر. يأخذ الوقاية مقابل رد الفعل يقلل النهج من الاضطرابات المكلفة ويحمي العلامة التجارية ويساعد في بناء العلاقة بين المكتب الرئيسي والمتجر. تضع عمليات تدقيق منع الخسائر سياستك في مقدمة أولوياتها وتجعل العملية شفافة بالنسبة إلى المتاجر.

وفقًا لخبراء البيع بالتجزئة ، الموظفون هم أفضل خط دفاع. تدقيقات منع الخسائر تعزيز تدريب الموظفين السابق ، وإثبات أن منع الخسائر هو أولوية الشركة ، وإتاحة الفرصة للموظفين لطرح الأسئلة.

تدقيقات الصحة والسلامة

عمليات تدقيق الصحة والسلامة ضمان الامتثال للوائح الحكومية والتعامل الصحيح مع المنتج لحماية الشركات من الدعاوى القضائية والمطالبات وأحداث تلطيخ العلامة التجارية وغيرها من الاضطرابات المكلفة.

لا تقتصر عمليات التدقيق هذه على مجالات الخدمات الغذائية. يجب أن تضمن الصيدليات تخزين الأدوية وتأمينها وصرفها بشكل صحيح. تحتاج مواقع البناء إلى مراقبة المعدات المناسبة واللافتات والحواجز مع تقدم العمل للحفاظ على سلامة كل من العمال والجمهور.

يجب على تجار التجزئة للأثاث الحفاظ على الحبال والسلالم للأسرة ذات الطابقين والديكور بشكل آمن. يجب على الموزعين مراقبة سلامة العمال والتأكد من أن موظفي التسليم والمستودعات يرفعون وينقلون المنتجات بشكل صحيح لتجنب الإصابة.

يجب إجراء عمليات تدقيق الصحة والسلامة بشكل روتيني ، مع وجود المشكلات الحرجة دائمًا كجزء من كل عملية تدقيق. سيؤدي القيام بذلك إلى دعم أفضل الممارسات التشغيلية وتدريب الموظفين.

يمكن أن يكون حجم المبيعات في البيع بالتجزئة مرتفعًا ، لذا فإن التركيز المنتظم على الصحة والسلامة يبقي الجميع مشاركين ومطلعين.

تدقيقات التحليل التنافسي

يتم إجراء عمليات تدقيق التحليل التنافسي بشكل شائع بواسطة مصنعي CPG لتتبع نشاط المنافسين في قطاع معين. لتحقيق أقصى استفادة من تدقيق التحليل التنافسي ، من الأهمية بمكان أن تفكر بعناية في النطاق والبيانات التي تريد جمعها قبل إرسال ممثليك إلى الميدان.

• اختر منتجك. غالبًا ما تقوم CPGs بتصنيع أكثر من نوع واحد من المنتجات. أولاً ، فكر في المنتج المحدد الذي تريد أن تعرف عنه. بعد ذلك ، حدد أفضل 2-4 منافسين مباشرين لهذا المنتج. إذا كنت مهتمًا بجمع البيانات حول العديد من المنتجات ، فتأكد من أن لكل منتج قسم خاص به في النموذج الخاص بك.
• ضع في اعتبارك ما تريد أن تعرفه. هل أنت مهتم باستراتيجية تسعير منافسيك؟ الترقيات والعروض الخاصة؟ كيف يعرّفون ويتحدثون عن المنتج؟ عدد التبليط؟ موقع المنتج وشاشات POP؟
• فكر في المكان الذي ستزوره. قد يكون لدى العلامات التجارية CPG بضائعها في آلاف المواقع. هل ستزور كل المواقع أم عينة انتقائية؟
• استشر شركاء التجزئة الخاصين بك. قبل مغادرة المتجر ، استشر شركاء البيع بالتجزئة والموظفين الموجودين على الأرض. هل من المرجح أن يوصي الموظفون بمنافس على منتجك؟ موظفين على دراية بمنتجك؟ هل هم على دراية بمنتج منافسك؟ تذكر أن التعاون الناجح والعلاقة الإيجابية مع شركائك في البيع بالتجزئة يمكن أن تزيد معدلات مخزون الرف بنسبة 5-8% وتقليل تكاليف التصنيع بمقدار 5-15%!

للحصول على نصائح لتعزيز تعاون أفضل مع شركاء البيع بالتجزئة ، انظر: 5 نصائح لتحسين التعاون بين بائعي التجزئة والبائعين و العروض التوضيحية في المتجر تعمل على تحسين التعاون بين بائعي التجزئة والبائعين.

قوائم مراجعة تدقيق التجزئة الخاصة بالصناعة

تقدم مدونة Bindy عددًا من قوائم مراجعة تدقيق التجزئة الخاصة بالصناعة:

• قائمة مراجعة التجارة
• قائمة التحقق من منع الخسارة
• قائمة مراجعة الحمام
• قائمة مراجعة الحماية من الحرائق
• قائمة مراجعة منع التحرش الجنسي
• قائمة مراجعة تجارة CPG
• قائمة مراجعة بيع الكحول بالتجزئة
• قائمة مراجعة محطة الوقود
• قائمة مراجعة الصيدلة
• قائمة مراجعة تجار التجزئة للاتصالات السلكية واللاسلكية
• قائمة التحقق من سلامة الفندق وأمنه
• قائمة مراجعة بائع اليانصيب بالتجزئة
• محرك من خلال قائمة التحقق
• قائمة مراجعة مطبخ المطعم

كيفية إجراء تدقيق التجزئة

الخطوة 1: بناء النماذج

بناء نماذج مخصصة قابلة للتنفيذ باستخدام منشئ النموذج أو البناء نماذج في Excel وتحميلها. يمكنك إنشاء نماذجك الخاصة أو الحصول عليها من مكتبة النماذج الخاصة بالنظام.

يمثل كل نموذج برنامجًا معينًا. يمكن أن يكون برنامج عمليات أو مبادرة تجارية/موسمية. يمكن أن يكون برنامجًا لمنع الخسارة أو الأمان.

يمثل النموذج أي معلومات أو بيانات أو صور أو مقاطع فيديو أو ملفات ترغب في جمعها في مواقعك.

قم بتعيين الأذونات والقيود الخاصة بك. اختر الأشخاص في فريقك الذين يمكنهم استخدام النموذج، ومتى يمكنهم استخدامه، وأين يمكنهم استخدامه.

قد يكون أحد النماذج عبارة عن تقييم ذاتي يتم تعبئته بواسطة مدير المتجر أو المدير العام للفندق مرة واحدة في الأسبوع. وقد يتم تعبئته بواسطة مدير المنطقة أو المجموعة مرة واحدة كل ربع سنة. يمكنك التحكم في الوصول والتكرار وتواريخ السريان على أساس كل نموذج على حدة.

باستخدام وحدة وضع علامات الموقع المضمنة، استهدف مواقع و/أو تنسيقات و/أو مستخدمين محددين باستخدام نماذج وأقسام وعناصر محددة (إذا لزم الأمر). قد لا تنطبق جميع النماذج على جميع المواقع. أنت تتحكم في هذا.

قم بتوضيح العناصر باستخدام صور لأفضل الممارسات وتضمين المرفقات. الصورة تساوي ألف كلمة. وهذا مفيد بشكل خاص للتسويق المرئي. لا تكتف بإخبار العاملين في المجال بما هو المعيار، بل أظهر لهم ذلك.

استخدم المنطق الشرطي للوصول إلى الأسباب الجذرية. إذا كانت الإجابة بنعم على السؤال "آخر فحص للحريق مضى عليه أكثر من 6 أشهر"، فقم بتشغيل عنصر لجمع آخر تقرير فحص للحريق في الملف على سبيل المثال.

حدد ما إذا كانت الصور ومقاطع الفيديو إلزامية.

لأفضل النتائج، معايرة النموذج مع فريقك.

الخطوة 2: جدولة التدقيق

استخدم التقويم لجدولة عمليات التفتيش لمرة واحدة أو المتكررة. اختيار الموقع والنموذج المناسب وما إذا كان يجب تكرار الفحص أم لا.

إرسال الإشعارات (بحسب ما إذا كانت الزيارة معلنة للموقع أو زيارة "مفاجئة"). تصدير الزيارة المجدولة إلى Outlook إذا لزم الأمر.

أعلن

هذا هو الحال عادةً مع عمليات تدقيق التجارة، خاصة تلك التي تسبق حملة الترويج داخل المتجر أو البرنامج الموسمي. الهدف هو الاستعداد للتواريخ القادمة الهامة وتنفيذ جوانب البرنامج الموسمي على النحو المنصوص عليه من قبل المكتب الرئيسي.

غير معلن

يظهر مدير المنطقة دون سابق إنذار لإجراء تدقيق على الفور. وهذا هو الحال غالبًا فيما يتعلق بالامتثال للخدمة والصحة والسلامة. تقيس عمليات التدقيق غير المعلنة مدى امتثال المتجر للمعايير في يوم عادي دون أي إعداد أو تدريب إضافي قبل التدقيق.

الخطوة 3: إجراء التدقيق

يتميز Bindy بإمكانيات متقدمة لجمع البيانات. يمكن إجراء زيارات الموقع في في الوقت الحقيقي أو غير متصل على أي جهاز محمول أو كمبيوتر محمول أو جهاز لوحي. يتم دعم زيارات الموقع من خلال الموقع الجغرافي والسياج الجغرافي وأوصاف العناصر وصور أفضل الممارسات والمرفقات.

يمكنك التقاط الصور و تحميل مقاطع الفيديو أثناء الزيارةعلى عكس "صور أفضل الممارسات" التي تمت إضافتها إلى العناصر عند إنشاء النموذج، فهذه صور ميدانية توضح كيف كان شكل هذا العنصر، في هذا الموقع، في هذا اليوم.

يمكنك أيضًا جمع الملفات والمرفقات كجزء من الزيارة. يمكن أن يكون هذا أ إثبات التأمين على سبيل المثالأو شهادة أمان بصيغة PDF أو بيانات مبيعات أولية بصيغة Excel.

النظام على دراية بقائمة المتاجر والتسلسل الهرمي، لذلك إذا كان مدير المنطقة تابعًا لـ 30 موقعًا، فيمكن لمدير المنطقة هذا فقط زيارة هذه المواقع الثلاثين وتشغيل التقارير عنها.

لاحظ أن الشخص أو الدور المعين لإجراء الزيارة (كما يمكنك مشاهدتها والتوقيع عليها والحصول على إشعارات وما إلى ذلك...) ليس ثابتًا. فهو يختلف من نموذج إلى آخر وفقًا للأهداف التجارية لكل نموذج. على سبيل المثال، قد يكون لديك "مراجعة ربع سنوية للعمليات" يجريها مدير المنطقة ويوقع عليها مدير المتجر. قد يكون لديك أيضًا "قائمة مراجعة افتتاحية يومية" يجريها مدير المتجر المساعد، كتقييم ذاتي فعال، ويمكن لمدير المتجر ومدير المنطقة الاطلاع عليها. يمثل كل نموذج سير عمل قابلاً للتخصيص يتم إنشاؤه عند إنشاء النموذج.

الخطوة 4: ضع خطة عمل

ال خطة عمل يتم إنشاؤه تلقائيًا عن طريق استخراج كافة العناصر غير المتوافقة من الزيارة.

تسمح خطة العمل للمستخدم الذي يقوم بالزيارة بتعيين الإجراءات التصحيحية والشخص المسؤول والتاريخ المستهدف لكل منطقة مشكلة.

يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني والإشعارات تلقائيًا إلى الأشخاص الذين يتحملون مسؤوليات خطة العمل. ويظهر هذا أيضًا على لوحات المعلومات الخاصة بهم وعلى تقارير العناصر المعلقة، بما في ذلك وقت الاكتمال.

يمكن لمديري المناطق والمالكين/أصحاب الامتياز/المديرين إدخال ملاحظاتهم الخاصة وعرض ملاحظات بعضهم البعض، مما يجعل حل المشكلات تعاونيًا وشفافًا.

يمكن إضافة صور التحقق إلى كل عنصر.

الخطوة 5: التوقيع على التدقيق

يتيح النظام للعلامة التجارية تحديد عدة مستخدمين يُسمح لهم بالتوقيع على الزيارة و"الخروج منها" على أساس كل نموذج على حدة. وهذا يوفر سجلاً للنزاهة ويمنع إجراء المزيد من التعديلات على الزيارة. يمكنك التوقيع على الزيارة إلكترونيًا باستخدام أي جهاز بشاشة تعمل باللمس (أو حتى باستخدام الماوس!).

الخطوة 6: التتبع والمتابعة

يحتوي Bindy على مراقبة مدمجة للمهام والمسؤوليات "المعلقة". في أي وقت، يمكن لأي شخص تسجيل الدخول (قد يرسل النظام أيضًا إشعارات عبر البريد الإلكتروني) للتحقق مما تم إنجازه وما لم يتم إنجازه. يؤدي هذا إلى توفير كبير للمؤسسة. مراجعة التجزئة Bindy يحفظ المنظمة أكثر من ساعتين و $84.

يسمح Bindy أيضًا للمؤسسات بذلك إدارة العمليات عن بعد ونشر "التقييمات الذاتية" من المتاجر وأصحاب الامتيازات حيث يتم تحقيق وفورات إضافية.

الخطوة 7: تقرير ، صقل ، كرر

لا ينتهي العائد على الاستثمار عند جمع بيانات التفتيش، أو حتى تطبيق الإجراءات التصحيحية، فهذا هو المكان الذي يبدأ فيه.

تمتلك Bindy تحليلات رائدة في الصناعة وأدوات ورسوم بيانية موجهة لمساعدتك في العثور على أفضل وأسوأ العناصر والمشغلين والمناطق والأشياء غير المقبولة المتكررة وغير ذلك الكثير. تقوم Bindy بتحويل البيانات إلى معلومات حتى تتمكن من اتخاذ قرارات عمل مستنيرة.

الاتجاهات الفورية، ومتوسط الدرجات، والأسوأ والأفضل أداء، وأكثر من ذلك بكثير. باستخدام هذه المعلومات، يمكن للمؤسسة ضبط النموذج (النماذج) بشكل أكبر وتكرار دورة الامتثال لمعايير وبرامج العلامة التجارية.

خطة عمل تدقيق التجزئة

المساءلة

وتعزز خطة العمل الملكية والمساءلة في كل موقع. كما يسمح لمديري المناطق وأصحاب الامتياز/المديرين بالعمل معًا لتحقيق هدف مشترك: جعل كل موقع أكثر أداءً وربحية. تتعلق الإجراءات التصحيحية باغتنام الفرصة للقيام بعمل أفضل. يتذكر، لا تقلق بشأن النتيجة، اغتنم الفرصة.

كفاءة

إن خطة العمل تولد الكفاءة. فهي تسمح بإجراء التصحيحات دون إهدار الوقت من خلال التواصل المتبادل بين صاحب الامتياز/مدير المتجر ومدير المنطقة أو المكتب الرئيسي. ولن يُسألك مرة أخرى "هل تم الانتهاء من الأمر بعد؟". وسوف تحدد الإجراء التصحيحي الذي تم إصلاحه (يمكنك تحميل صورة للتحقق بشكل اختياري)، وسوف تعرف، وسوف يعرف الآخرون. ماذا ستفعل بوقت فراغك؟

ابحث عن النقص، ثم حدده كإجراء تصحيحي، ثم أصلحه... تم!

لا تكتفِ بالبحث عن المشاكل... بل قم بإصلاحها!

لا تهدر الوقت والموارد في البحث عن المشكلات إلا إذا كنت ملتزمًا بتصحيحها.

الهدف من منتج مثل بيندي ليس لمساعدتك في العثور على المشاكل. الهدف هو التحسين المستمر، والحل، والإغلاق. البحث عن المشاكل أمر جيد. إصلاحهم أفضل.

أغلق الحلقة عند تنفيذ الموقع

إن خطة العمل، في جوهرها، هي وسيلة للتحسين. يعتمد النجاح في مجال البيع بالتجزئة والضيافة إلى حد كبير على التنفيذ. خطة العمل هي إعدام.

خطة العمل هي استمرار الزيارة، مفتاح الحصول على الحل والإغلاق.

إذا كنت تعتقد أن المشاكل هي أمراض، فإن خطة العمل هي العلاج. لا تترك الموقع دون خطة عمل!

كيفية معايرة برنامج تدقيق التجزئة

كلما أمكن، توصي Bindy بالبدء التدريجي حيث يتم تدريب بعض المستخدمين/المناطق، ويتم جمع التعليقات، وتعديل النماذج/سير العمل، وتوسيع البرنامج بشكل متكرر من خلال تدريب مجموعة أخرى من المستخدمين/المناطق. نحن نسمي هذه الخطوة "المعايرة".

في بيئة البيع بالتجزئة والضيافة ، تكون القائمة المرجعية عبارة عن مجموعة من معايير العلامة التجارية وأفضل الممارسات.

يعكس ما يدرج في القائمة المرجعية ما يهم العلامة التجارية (المبادرات الإستراتيجية ، البرامج الموسمية ، إلخ ...) ، وما الذي يجب أن تفعله العلامة التجارية (القوانين واللوائح ، الصحة والسلامة ، إلخ ...) وما تطمح إليه من الناحية التشغيلية و في نظر عملائها.

يجب أن تكون قائمة المراجعة ممثلة لبرامج وأهداف العمل، ولكن يجب أن تكون واضحة ومفهومة جيدًا من قبل فريق العمل الميداني المسؤول عن تنفيذ معايير العلامة التجارية هذه. وهنا يأتي دور "المعايرة".

لا تراهن بالمزرعة على معايير العلامة التجارية غير المؤكدة والفجوات في الفهم. معايرة ومن بعد مقياس.

هناك جانبان للمعايرة نحتاج إلى مراعاتهما: معايرة قائمة المراجعة ومعايرة الفريق. فلنبدأ.

معايرة قائمة التحقق

تستلزم معايرة قائمة التحقق تحديد وتجميع وترتيب ما يتم وضعه في قائمة التحقق. هذا غالبًا ما يكون مدفوعًا بفريق العمليات مع مدخلات من الإدارات الأخرى (التسويق ، التسويق ، الموارد البشرية ، منع الخسائر ، إلخ ...).

يجب أن تكون عناصر قائمة التحقق واضحة ومفصلة بما فيه الكفاية مع تجنب التكرار. يجب أن توفر قائمة المراجعة تغطية جيدة لجميع المجالات التي تهم الشركة وأن يتم وضعها بطريقة تؤدي إلى تحسين وقت قيام مدير المنطقة بالزيارة.

على الرغم من أنه يمكن القيام بالكثير في المكتب الرئيسي ، إلا أنه لا يوجد بديل لوقت "التدريب العملي" في الميدان. إن منح مجموعة مختارة من مديري المنطقة حق الوصول إلى قائمة المراجعة ، حتى لو كانت مجرد مسودة ، يسمح للمكتب الرئيسي بضبط ومعايرة قائمة المراجعة مع ملاحظات العالم الحقيقي. غالبًا ما يتم في هذه المرحلة ملاحظة ومعالجة نسخة غير واضحة أو معايير متكررة أو طلب غير ملائم.

معايرة الفريق

معايرة الفريق هي شكل من أشكال التدريب التطبيقي الذي يضمن تقييم المعايير باستخدام مقياس ثابت وعادل. في حين أن حكم مدير المنطقة مهم للغاية لنجاح برنامج التدقيق ، فإن الاتساق في التصنيف والدرجات لهما نفس القدر من الأهمية.

تتطلب معايرة الفريق تدريب موظفي العمليات على فهم مشترك لمعايير التشغيل وكيفية تقييم ومعالجة الانحراف عن المعايير.

تعني معايرة الفريق أيضًا توضيح أين ينتهي تعريف المعيار وأين تبدأ حاجة مدير المنطقة لإجراء استدعاء للحكم.

التعامل مع الناس ليس دائمًا بالأبيض والأسود مثل التحقق من مربع في نموذج إلكتروني. يحتاج فريق العمليات إلى معرفة كيفية التعامل مع قضايا الموظفين الحساسة والسرية في بعض الأحيان على سبيل المثال.

لماذا المعايرة؟

تعمل قائمة المراجعة المُعايرة على تقليل الارتباك والأسئلة ذهابًا وإيابًا وتسهل أيضًا نشر معايير التشغيل بالإضافة إلى اعتمادها.

تضمن المعايرة أيضًا تصنيف المعايير بشكل عادل ومتسق. يولد الاتساق الثقة مع النتيجة الإجمالية ويفسح المجال لتجميع التقارير والمقارنات عبر المستخدمين والمناطق والأطر الزمنية.

لتحقيق أهداف عملك، تحتاج إلى فحص قوائم المراجعة و"معايرتها" مع مجموعة عينة من المستخدمين والمتاجر قبل الإطلاق العام. لا تراهن بكل قوتك على عمليات غير مثبتة. قم بمعايرة القوائم ثم توسيع نطاقها.

 أفضل ممارسات المعايرة

استخدم المتاجر التجريبية للحصول على النتائج الأولية. لا تراهن بالمزرعة على قائمة مراجعة غير مثبتة ، قم بتشغيل طيار صغير وقم بمعايرته حتى تشعر بالرضا عن النتيجة.

ابدأ بمجموعة صغيرة من المستخدمين والمتاجر. تكمن الفكرة في الحصول على التعليقات مبكرًا وغالبًا قبل النشر إلى مجموعة أكبر.

قم باختبار القائمة المرجعية في الميدان! قد تبدو القائمة المرجعية جيدة في المكتب الرئيسي، ولكنها قد تكون بها عيوب خطيرة عندما تقوم بالفعل بزيارة المتجر. قد تؤدي قائمة المراجعة غير الفعالة إلى اضطرار مدير المنطقة إلى التراجع أو التنقل بشكل متكرر حول المتجر لإكمال الزيارة.

لا تقلق بشأن النتيجة، اغتنم الفرصة

تعيين قيم النقاط لعناصر الاستقصاء تعتبر عملية تقييم الموقع من الممارسات الشائعة في عمليات تدقيق التجزئة والضيافة. والفكرة هي الحصول على درجة إجمالية للموقع ومؤشر على امتثال الموقع لبرنامج أو مجموعة من المعايير. ومع ذلك، قد يؤدي تقييم الموقع إلى ردود فعل غير متوقعة من صاحب الامتياز أو مدير المتجر.

يفخر معظم المشغلين وأصحاب الامتياز بعملهم وقد يواجهون صعوبة في الحصول على نتيجة زيارة مخيبة للآمال وإرشادات مدير المنطقة.

هل كان مدير المنطقة قاسياً أو غير عادل؟ هل يفتقر متجري حقاً إلى بعض المجالات كما تشير نتيجة الزيارة والملاحظات وخطة العمل؟ قد يكون التعامل مع مثل هذه الأمور صعباً على المستوى المهني ولكن أيضاً على المستوى الشخصي.

في حين أننا نتفهم فخر المشغل والتزامه بالتميز، إلا أن لدينا النصيحة التالية لأي شخص يشعر بخيبة أمل من نتيجة زيارته الأخيرة لمدير المنطقة: لا تقلق بشأن النتيجة، ولا تضيع الفرصة.

لا تقلق بشأن النتيجة

لا يوجد شيء اسمه زيارة مثالية في مجال البيع بالتجزئة. يحدث دوران. يحدث الطقس. تحدث أخطاء بشرية. حتى أفضل المشغلين يتركون شيئًا أو اثنين يسقطون من خلال الشقوق، أحيانًا.

إن الحصول على نتيجة أقل من المثالية ليس في حد ذاته مصدر قلق خطير ولا غير متوقع على وجه الخصوص. إن أفضل لاعبي الكرة في العالم لا يرمون الكرة المثالية في ذلك الوقت، كما لا يفعل أفضل مشغلي التجزئة ذلك أيضًا.

معايرة الفريق تلعب عملية التدقيق دورًا معينًا في هذا الأمر، وكذلك إدارة التوقعات. تذكر أن الغرض من التدقيق في البيع بالتجزئة ليس تسجيل النقاط، بل تحسين مبيعات المتجر ونتائجه النهائية.

لم تحصل على الدرجة المثالية؟ هل كانت معايير العرض والترويج والخدمة في المتجر مثالية من جميع النواحي؟ الكمال هو رحلة، وليس وجهة.

اغتنام الفرصة

فما هي الفرصة إذن؟  

بالنسبة لمدير المنطقة، تتمثل الفرصة في إبقاء متاجره على أعلى المعايير. أي شيء أقل من ذلك يعد غير عادل للعلامة التجارية وصاحب الامتياز والعملاء.

بالنسبة لصاحب الامتياز، الفرصة هي التمسك بهذه المعايير وتنفيذها.

لذا لا تقلق بشأن النتيجة المنخفضة. فقد تحدث النتيجة المنخفضة في أي رحلة نحو العظمة. ركز على الفرصة والهدف النهائي وفرصة القيام بعمل أفضل في المرة القادمة.

برنامج Excel مقابل برامج تدقيق التجزئة

يواصل العديد من تجار التجزئة الذين يراقبون امتثال المتجر لمعايير الشركة الاعتماد على الورق والبريد الإلكتروني والدعم عبر الهاتف. في حين أن الهاتف والبريد الإلكتروني هما طريقتان في كل مكان للاتصال ، لم يتم تصميم أي منهما ليكون ثنائي الاتجاه أو يمكن تتبعه أو يمكن الإبلاغ عنه.

استخدام يمكن أن يكون Excel أو الورق الخاص بالنماذج بطيئًا ويتطلب عمالة كثيفة. يجب تسجيل النتائج وجمع البيانات وإدخالها ومشاركتها ، ويجب إرسال رسائل بريد إلكتروني متعددة للإبلاغ عن أوجه القصور. لا يعد التدقيق المكتمل الموجود على مكتب شخص ما مفيدًا للشركة التي تتطلب بيانات محدثة لاتخاذ قرارات عمل مستنيرة.

عائد الاستثمار لبرامج تدقيق التجزئة

تتمتع عمليات تدقيق التجزئة بفوائد قابلة للقياس داخل الشركة وخارجها. للشركات التي تستمر في الاعتماد عليها ورقة / اكسل، توضح أتمتة برامج تدقيق البيع بالتجزئة باستخدام البرامج عائد الاستثمار على تحسين العملية وحدها و يعطي جميع مستويات الشركة الوصول إلى البيانات على الفور.

يحفظ برنامج تدقيق التجزئة 145 دقيقة لكل مراجعة لكل متجر.

• جدولة التدقيق وإخطار المخازن مؤتمتة.
• قم بمراجعة عمليات التدقيق السابقة بسرعة باستخدام التقارير بدلاً من غربلة الورق / البريد الإلكتروني وإنشاء ملخص.
• النماذج بديهية: تظهر فقط العناصر (الأسئلة) التي تنطبق على الموقع والمستخدم.
• بعد ذلك ، يكون التسجيل تلقائيًا.
• لا تحتاج البيانات إلى ملخص ولكنها متاحة لجميع المستويات في الوقت الفعلي.
• بنقرة واحدة ، يتم إنشاء خطط العمل تلقائيًا لجميع العناصر غير المتوافقة التي تم تحديدها أثناء التدقيق.
• تعيين خطط العمل والمهام. يتابع البرنامج تلقائيًا المسؤوليات المتأخرة.
• تتبع الإنجاز من أي مكان وفي أي وقت بتقارير بسيطة

بالنسبة للشركة ، يلغي برنامج تدقيق التجزئة تكلفة إدخال البيانات وإرسال النماذج الورقية بالبريد وتخزين البيانات المادية. يمنح البرنامج العلامات التجارية القدرة على ضبط النماذج بسرعة وإلغاء تكاليف التوزيع.

يمكن لمنشئي النماذج العمل بشكل تعاوني مع فريقهم على نظام أساسي واحد لمعايرة النموذج بدلاً من المشاركة عبر البريد الإلكتروني وانتظار الرد.

يمكن للمكتب الرئيسي التعامل مع حالات الطوارئ والتغييرات غير المتوقعة (استدعاء المنتج ، تغييرات اللوائح ، انهيار المعدات ، مراجعة العملاء السلبية الفيروسية) لأي مستوى من الموظفين على الفور مع إدارة المهام.

يوفر برنامج تدقيق التجزئة الأموال المفقودة عند التنفيذ السيئ.

السعر ل تبلغ التجارة دون المستوى الأمثل حوالي 1% من إجمالي مبيعات المنتج. النجاح يأتي إلى التنفيذ السليم.

• فقط 40% من العروض الترويجية المتعاقد عليها يتم تنفيذها بشكل صحيح.
• التعاون الناجح CPG مع شركاء التجزئة لتنفيذ التجارة يمكن أن يولد ما يصل إلى 10% في تحسينات هامش التشغيل وتقليل المخزونات بمعدل 10%.
• يسهل الوصول في الوقت الفعلي إلى المعلومات بين المكتب الرئيسي والفرق والمتاجر تحديد مشكلات الحملة في وقت مبكر وتعيين المشكلات لحلها تصحيح الحملات الباهتة.

يقلل برنامج تدقيق التجزئة من الخسارة المرتبطة بالسرقة والاحتيال والتخريب والإهدار.

وجدت دراسة حديثة أجراها الاتحاد الوطني للبيع بالتجزئة (NRF) متوسط معدل الانكماش 1.44%، بتكلفة "إجمالي اقتصاد التجزئة في الولايات المتحدة $48.9 مليار."

• يمكن للشركات التي تنشر عمليات فعالة أن تفعل المزيد بموارد أقل. ما يقرب من 8% من أقسام منع الخسائر يرون تنخفض الميزانيات بمقدار 20%.
• استخدم برنامج تدقيق البيع بالتجزئة لتوزيع سياسات منع الخسارة ومراجعة الاختبارات لضمان فهم المعايير على مستوى المتجر.
• تمكّن وحدات إدارة المهام العلامات التجارية من تعيين وتتبع مراجعة سياسة LP.
• بسرعة توزيع التحديثات على سياسة منع الخسارة.
• يوفر برنامج تدقيق البيع بالتجزئة تاريخًا من العناية الواجبة في حالة وقوع حادث خطير.

برنامج تدقيق التجزئة يحمي الشركة

عمليات التدقيق تحمي الشركات من المطالبات والغرامات والدعاوى القضائية بسبب انتهاكات الصحة والسلامة.

• 70% من شركات البيع بالتجزئة الصغيرة تشعر بالإرهاق من خلال اللوائح الحكومية بما في ذلك إرشادات السلامة وأنظمة العمل.
• تغيير سلوك الموظف من خلال توصيل معايير الصحة والسلامة بوضوح.
• استخدم إدارة المهام لتعيين صيانة المعدات الأساسية.
• قم بإرفاق تحديثات السياسة والتنظيم بالنموذج بحيث يسهل الوصول إلى المعلومات.
• إظهار العناية الواجبة للتأهب للكوارث والطوارئ من خلال سجل تدقيق إلكتروني يسهل الوصول إليه لكل موقع.

برامج تدقيق البيع بالتجزئة - الشراء مقابل الإنشاء

يكافح تجار التجزئة والمصنعون والموزعون والمشغلون جميعًا لتحقيق المزيد بموارد أقل. موارد أقل، ميزانية أصغر، وقت أقل.

تحتاج إلى التواصل و تنفيذ البرامج والمعايير، أنت بحاجه إلى حماية العلامة التجاريةوجمع المعلومات من الميدان وإرسال التوجيهات إلى المتاجر. عليك أن تفعل ذلك بموارد محدودة. هل تشتري أم تبني؟

دعونا نتعمق في الأمر ونأخذ في الاعتبار أربعة عوامل رئيسية.

أنت لا تقصد Excel، أليس كذلك؟

قبل أن نبدأ، دعنا نوضح شيئًا ما. لغرض هذه المقارنة، يشير "البناء" إلى بناء البرامج بمساعدة مطوري البرامج المحترفين وقسم تكنولوجيا المعلومات لديك.

إذا كنت تريد مقارنة منصة برمجية يمكنك شراؤها ونشرها على الفور (Bindy) بسير عمل مخصص مبني على Excel والبريد الإلكتروني (أو أدوات مشابهة)، فارجع بدلاً من ذلك إلى Excel والبريد الإلكتروني مقابل Bindy.

الآن دعونا نتعمق في مزايا الشراء مقابل البناء.

العامل #1: التطوير والصيانة التكاليف

من الشائع أن تطلب من قسم تكنولوجيا المعلومات تقديرًا لتكاليف تطوير حل داخلي. عند طلب تقدير ، تذكر أن تستفسر عن تكاليف الدعم والصيانة المستمرة المرتبطة بدورة الحياة الكاملة للبرنامج والاستخدام المستمر.

هذا مهم بشكل خاص لتجار التجزئة الصغار ومتوسطي الحجم. قد لا يكون لدى الشركات الصغيرة والمتوسطة دورات تكنولوجيا المعلومات لتطوير البرامج التي تقدم الدعم المستمر.

بغض النظر عن حجمك ، من المهم أن تدرك أن عددًا كبيرًا من مشاريع تكنولوجيا المعلومات يتجاوز الميزانية. وجدت دراسة أجراها معهد إدارة المشاريع (PMI) ذلك 43% من المشاريع تجاوزت ميزانيتها الأولية.

تذكر ذلك 70% من تكاليف البرنامج تحدث بعد التنفيذ! 

"إن التحليل الدقيق لدورة الحياة والذي يقدر بشكل واقعي الصيانة المستمرة من قبل المطورين الداخليين غالبًا ما يميل الميزان لصالح الشراء." - مارك لوتشين ، رئيس قسم المعلومات العالمي السابق لشركة PriceWaterhouseCoopers

العامل #2: العائد على الاستثمار

بمجرد أن يكون لديك تقدير لتكلفة الإنشاء والنشر والدعم ، يمكنك البدء في مقارنة حل جاهز.

إن استخدام برنامج تدقيق التجزئة له تأثير ملموس في جميع مجالات الشركة. بالنسبة لأولئك الذين كانوا يعتمدون عليها سابقًا ورقة / اكسل، توضح أتمتة برامج التدقيق باستخدام البرامج عائد الاستثمار على تحسين العملية وحدها و يعطي جميع مستويات الشركة الوصول الفوري إلى البيانات على الفور.

ينقذ بيندي المتوسط 145 دقيقة لكل مراجعة لكل متجر:

• جدولة التدقيق وإخطار المخازن مؤتمتة.
• قم بمراجعة عمليات التدقيق السابقة بسرعة باستخدام التقارير بدلاً من البحث في البيانات الورقية / البريد الإلكتروني.
• النماذج بديهية: تظهر فقط العناصر (الأسئلة) التي تنطبق على الموقع والمستخدم.
• التهديف تلقائي.
• البيانات متوفرة في الوقت الحقيقي.
• بنقرة واحدة ، يتم إنشاء خطط العمل تلقائيًا لجميع العناصر غير المتوافقة التي تم تحديدها أثناء التدقيق.
• يتم أتمتة خطط العمل المخصصة وتذكيرات المهام بدلاً من ملاحقة الموظفين باستخدام رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية وسلاسل المحادثة.
• تتبع الإنجاز والاتجاهات على أي جهاز وفي أي وقت بتقارير بسيطة.

سيوفر لك الحل الجاهز تكلفة إدخال البيانات والطوابع البريدية وتخزين البيانات المادية. إنه يمنح العلامات التجارية القدرة على إنشاء النماذج وتحريرها بسرعة ويزيل تكاليف التوزيع المرتبطة بإرسال و / أو طباعة عمليات تدقيق النسخ المطبوعة التي لا نهاية لها.

يمكن لمنشئ النماذج المعين العمل بشكل تعاوني مع فريقه على منصة واحدة معايرة النماذج/قوائم المراجعة الخاصة بهم بدلاً من المشاركة عبر البريد الإلكتروني وانتظار الرد.

يمكن للمكتب الرئيسي التعامل مع حالات الطوارئ والتغييرات غير المتوقعة (استدعاء المنتج ، تغييرات اللوائح ، انهيار المعدات ، مراجعة العملاء السلبية الفيروسية) لأي مستوى من الموظفين على الفور مع إدارة المهام.

توفير الأموال المفقودة عند التنفيذ دون المستوى المطلوب

السعر ل تبلغ التجارة دون المستوى الأمثل حوالي 1% من إجمالي مبيعات المنتج. النجاح يأتي في النهاية إلى التنفيذ السليم.

• يتم تنفيذ 40% فقط من العروض الترويجية المتعاقد عليها بشكل صحيح.
• التعاون الناجح CPG مع شركاء التجزئة لتنفيذ التجارة يمكن أن يولد ما يصل إلى 10% في تحسينات هامش التشغيل وتقليل المخزونات بمعدل 10%.
• يسهل الوصول في الوقت الفعلي إلى المعلومات بين المكتب الرئيسي والفرق والمتاجر التواصل الذي يمكن أن يسمح للفرق بمعالجة المشكلات على الفور. بالنسبة للحملات الحساسة للوقت ، يساعد هذا في تحسين أسرع لـ حملات ضعيفة الأداء.

تقليل الخسائر المرتبطة بالسرقة والاحتيال والتخريب والتبديد

وجدت دراسة حديثة أجراها الاتحاد الوطني للبيع بالتجزئة (NRF) متوسط معدل الانكماش 1.44%، بتكلفة "إجمالي اقتصاد التجزئة في الولايات المتحدة $48.9 مليار."

• الشركات ذات العمليات الفعالة توفر الوقت والمال. ما يقرب من 8% من أقسام منع الخسائر يرون تنخفض الميزانيات بمقدار 20%.
• استخدم برنامج تدقيق البيع بالتجزئة لتوزيع سياسات منع الخسارة ومراجعة الاختبارات لضمان فهم المعايير على مستوى المتجر.
• تمكّن وحدات إدارة المهام العلامات التجارية من تعيين وتتبع مراجعة سياسة LP.
• قم بتوزيع التحديثات بسرعة على سياسة منع الخسارة. تأكد من قيام المستخدمين بالمراجعة في الوقت الفعلي والمتابعة مع أولئك الذين لديهم المهمة المعلقة.
• يوفر برنامج تدقيق البيع بالتجزئة تاريخًا من العناية الواجبة في حالة وقوع حادث خطير.

حماية الشركة من المطالبات والغرامات والدعاوى القضائية بسبب انتهاكات الصحة والسلامة

• 70% من شركات البيع بالتجزئة الصغيرة تشعر بالإرهاق من خلال اللوائح الحكومية بما في ذلك إرشادات السلامة وأنظمة العمل.
• تغيير سلوك الموظف من خلال توصيل معايير الصحة والسلامة بوضوح.
• استخدم إدارة المهام لتعيين صيانة المعدات الأساسية.
• قم بإرفاق تحديثات السياسة والتنظيم بالنموذج بحيث يسهل الوصول إلى المعلومات.
• إظهار العناية الواجبة للتأهب للكوارث والطوارئ من خلال سجل تدقيق إلكتروني يسهل الوصول إليه لكل موقع.

العامل #3: وقت التسويق

تقارير PIM أن 49% من مشاريع تكنولوجيا المعلومات انتهت في وقت متأخر. لذلك عند الاختيار بين شراء حل برمجي وبناء حل ، هناك أسئلة مهمة يجب أن تطرحها على نفسك.

متى تحتاج إلى حل؟ إذا كان فريق التطوير الداخلي لديك يفتقر إلى مجموعة المهارات المطلوبة لمناطق معينة من المشروع ، فهل لديك الوقت للانتظار والموارد اللازمة لجلب خبير إضافي؟ كيف "الحل الصحيح من المرة الأولى" هل يجب أن يكون؟ هل لديك الموارد اللازمة لانتظار مشاكل التصحيح؟

تقارير PIM أن 49% من مشروع تكنولوجيا المعلومات انتهى في وقت متأخر.

يتطلب إنشاء حل داخلي التزامًا مقدميًا كبيرًا، وقد تستغرق عملية التطوير من التصور إلى الاختبار والتصحيح والنشر شهورًا أو أطول اعتمادًا على تعقيد الحل.

ضع في اعتبارك نوع عملك. فوربس يلاحظ أنه بالنسبة لمعظم شركات البيع بالتجزئة (QSRs ، و c-Stores ، وتجار التجزئة للأثاث ، وما إلى ذلك) من المحتمل أن يكون حل البرنامج الرائع متاحًا بسهولة وقد أثبت بالفعل فعاليته في مجال عملك.

قبل أن تقرر الإنشاء ، استكشف حلول برامج تدقيق البيع بالتجزئة التي تقدم إصدارًا تجريبيًا مجانيًا. بخلاف بضع دقائق من الاستكشاف ، فإن استثمارك مقدمًا هو في الأساس لا شيء. تسمح لك بعض التطبيقات أن تكون كذلك وتشغيلها في يوم واحد حتى تتمكن من "اختبار" الحل في متاجرك باستخدام النماذج أو قوائم المراجعة الموجودة لديك.

العامل #4: الدعم المستمر

كما هو مذكور أعلاه ، يعد إنشاء البرامج جزءًا واحدًا فقط من العملية. مع استمرار تغير حجم الشركة والتكنولوجيا ، من المهم مراعاة ذلك الموارد المطلوبة لتقديم الدعم والتحديثات المستمرة.

الأمن والتعافي

كيف يتم نسخ البيانات احتياطيًا واستعادتها في حالة فشل النظام وتأمينها من القرصنة؟

توثيق والصيانة

من الذي سيؤلف وثائق أفضل الممارسات ، ويوفر التدريب ، ويحافظ على تحديث الموارد؟

سهولة الاستخدام

كيف ستستجيب الشركة للتغييرات التكنولوجية (الأجهزة المحمولة ، والأجهزة اللوحية ، والتطبيقات ، وترقيات المتصفح) ، وطلبات الميزات الجديدة وتضمن الجهوزية للمستخدمين النهائيين؟

في الماضي، عدم وجود برامج معبأة مسبقًا كان سببًا رئيسيًا لاختيار تطوير حل داخليًا. اليوم ، تتطلب الطبيعة التنافسية للصناعة أن يتحلى بائعي البرامج بالشفافية بشأن العروض والتكاليف.

هذا يعني أنه يمكنك اختيار بائع تتضمن الحزمة الخاصة به كل ما سبق بالإضافة إلى التسعير المسبق للوحدات والميزات الإضافية. إحدى الفوائد الرئيسية لشراء حل تدقيق التجزئة هي القدرة على التنبؤ بالميزانية.

فئات