11 wskazówek, jak zmniejszyć ryzyko w Twoim biznesie detalicznym

Prawie każdy rodzaj działalności wiąże się z ryzykiem i odpowiedzialnością, a sprzedawcy detaliczni nie są wyjątkiem. W handlu detalicznym takie ryzyko może przybierać formę problemów z bezpieczeństwem (np. zagrożenia w sklepie, które mogą powodować poślizgnięcia i upadki), kradzieży i strat (np. kradzież sklepowa) lub wyzwań operacyjnych (np. błędy pracowników prowadzące do rozbieżności w zapasach). 

Chociaż nie jest możliwe, aby być wolnym od ryzyka 100%, możesz podjąć działania w celu zmniejszenia ryzyka i zobowiązań. Poprzez proaktywne rozwiązywanie potencjalnych problemów i wdrażanie strategii zapobiegawczych możesz chronić swoją firmę, swoich pracowników i swoich klientów.

Oto jak.

Bądź na bieżąco z konserwacją

Dane z EU OSHA pokazuje, że od 10 do 15% wypadków śmiertelnych wiąże się z pracami konserwacyjnymi. 

Niedotrzymanie rutynowych zadań konserwacyjnych może zwiększyć prawdopodobieństwo wypadków i odpowiedzialności, dlatego tak ważne jest priorytetowe traktowanie regularnej konserwacji i kontroli bezpieczeństwa. W zależności od sklepu może to oznaczać:

• Regularne sprawdzanie podłóg pod kątem wycieków, pęknięć lub nierównych powierzchni
• Zapewnienie solidności i bezpieczeństwa półek i ekspozycji
• Testowanie opraw oświetleniowych w celu upewnienia się, że wszystkie obszary sklepu są dobrze oświetlone
• Sprawdzanie wejść i wyjść pod kątem ewentualnych przeszkód lub zagrożeń
• Utrzymywanie czystości i bezpieczeństwa miejsc magazynowych dla zapasów i materiałów eksploatacyjnych
• Obsługa urządzeń takich jak systemy POS, wózki sklepowe i schody ruchome
• Utrzymywanie wyjść ewakuacyjnych w stanie oznaczonym i wolnym od przeszkód

Udokumentuj wszystkie kroki i procedury dotyczące powyższych zadań — i wszelkich innych prac konserwacyjnych w sklepie — i określ odpowiednią częstotliwość inspekcji i konserwacji. Następnie upewnij się, że Twój zespół przeprowadza konserwację zgodnie z planem, korzystając z list kontrolnych i oprogramowanie do audytu detalicznego który śledzi realizację zadań, ustawia przypomnienia i zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w zgodność sklepu z przepisami.

Ustanowić programy szkoleń z zakresu bezpieczeństwa

Bezpieczeństwo jest kluczowym elementem zapobiegania odpowiedzialności cywilnej, gdyż znacznie zmniejsza ryzyko wypadków i obrażeń w miejscu pracy. 

Posiadanie formalnego programu bezpieczeństwa gwarantuje, że wszyscy członkowie zespołu są świadomi potencjalnych zagrożeń i wiedzą, jak odpowiednio reagować, aby zminimalizować ryzyko. 

Jako Haley Bass pisze na Concentra„Największym narzędziem, w jakie możesz wyposażyć swoich pracowników, jest wiedza. Nie możesz oczekiwać, że pracownicy będą przestrzegać bezpiecznych praktyk, jeśli nigdy ich tego nie nauczyłeś. Szkolenie z zakresu bezpieczeństwa powinno być uwzględnione w procesie wdrażania nowych pracowników, a dla doświadczonych pracowników należy okresowo organizować szkolenia przypominające”.

Dobry program bezpieczeństwa obejmuje:

• Rozpoznawanie zagrożeń specyficznych dla danego sklepu i sposoby radzenia sobie z nimi
• Pokazy bezpiecznego korzystania ze sprzętu sklepowego
• Prawidłowe obchodzenie się z zapasami i innymi materiałami w sklepie
• Zachęcanie personelu do zgłaszania zagrożeń lub niebezpiecznych zachowań

Oprócz poprawy bezpieczeństwa udowodniono, że takie programy zwiększają produktywność pracowników, podnoszą morale i obniżają koszty. Według administratora świadczeń GMS, pracownicy, którzy przestrzegają programów bezpieczeństwa są o 45% bardziej produktywni i odczuwają o 6% większą satysfakcję z pracy. Programy bezpieczeństwa mogą również obniżyć koszty działalności o 28%.

Możesz wdrożyć program bezpieczeństwa wewnętrznie, opracowując materiały szkoleniowe, prowadząc regularne warsztaty i tworząc podręczniki bezpieczeństwa dostosowane do potrzeb Twojego sklepu. Alternatywnie istnieje szereg zewnętrznych dostawców, którzy mogą zaoferować kompleksowe pakiety szkoleniowe, moduły branżowe i stałe wsparcie, aby Twój zespół był na bieżąco z najnowszymi protokołami bezpieczeństwa.

Dbaj o swoich pracowników

Twój zespół odgrywa kluczową rolę w minimalizowaniu ryzyka i zapobieganiu odpowiedzialności. Od dbania o bezpieczeństwo i dobrą konserwację sklepu po zabieranie głosu, gdy widzą coś nie tak, Twoi pracownicy są Twoją pierwszą linią obrony. 

Szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i inne programy dają pracownikom wiedzę niezbędną do proaktywnego rozwiązywania problemów, ale warto pójść o krok dalej, tworząc wspierające środowisko pracy i zachęcając do otwartej komunikacji. 

Zadbaj o to, aby Twój zespół czuł się zaopiekowany i miał możliwość zgłaszania wszelkich potencjalnych zagrożeń lub obaw bez wahania. Zadowoleni pracownicy są znacznie bardziej skłonni do zaangażowania i proaktywności, co prowadzi do lepiej zarządzanych sklepów, mniejszej liczby ryzyk i mniejszego prawdopodobieństwa odpowiedzialności.

Bądź jasny, podaj kontekst i zilustruj swoje standardy

Jak w przypadku każdego programu, musisz upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie, aby skutecznie wdrożyć Twoje inicjatywy. Jeśli chodzi o redukcję ryzyka i odpowiedzialności, Twoi pracownicy muszą rozumieć, czego się od nich oczekuje i dlaczego te standardy są stosowane. 

Dlatego ustalając zasady i procedury, należy być tak jasnym i konkretnym, jak to możliwe — niejasne instrukcje mogą prowadzić do nieporozumień i błędów.

Należy również pamiętać, że podanie kontekstu pomaga podkreślić ważność każdego zadania. 

Na przykład zamiast po prostu powiedzieć: „Utrzymuj podłogę w czystości”, wyjaśnij, że utrzymanie czystej podłogi zapobiega poślizgnięciom, upadkom i potencjalnym procesom sądowym. 

Porada: korzystaj z pomocy wizualnych, takich jak diagramy, zdjęcia i filmy, aby przedstawić najlepsze praktyki i oczekiwania. 

Dzięki temu możesz jasno komunikować standardy, przedstawiać kontekst dla każdego zadania i ostatecznie umożliwić swojemu zespołowi działanie w sposób odpowiedzialny i proaktywny. 

Przeprowadzaj regularne kontrole i audyty

Regularne kontrole i audyty są koniecznością, jeśli chodzi o utrzymanie Twojej firmy wolną od zobowiązań i prawnych problemów. Pomagają zapewnić, że standardy bezpieczeństwa są przestrzegane, a kwestie zgodności są rozwiązywane — więc nie oszczędzaj na kontrolach i audytach w sklepie. 

Dobra wiadomość? Narzędzia takie jak Bindy może usprawnić te zadania.

Bindy'ego platforma umożliwia efektywne wykonywanie programów i egzekwowanie standardów. Zapewnia konfigurowalne formularze do audytów i inspekcji, w komplecie z elementami do wykonania, zdjęciami, filmami i zamkniętym cyklem korygującym. 

Dzięki Bindy Twój zespół może tworzyć niestandardowe formularze, aby sprawdzać standardy marki, inspekcjonować operacje sklepowe i oceniać zgodność. A jeśli coś nie jest zgodne z oczekiwaniami, możesz użyć platformy, aby przypisać działania naprawcze w czasie rzeczywistym i zweryfikować, czy problemy zostały rozwiązane.

Wykorzystaj technologię do wsparcia realizacji programu

Zamiast polegać na ręcznych listach kontrolnych, papierowych formularzach lub arkuszach kalkulacyjnych, rozważ użycie rozwiązań programowych, które automatyzują i usprawniają procesy. Digitalizacja przepływów pracy może pomóc Tobie i Twoim zespołom szybciej wykonywać zadania, jednocześnie zmniejszając znaczący czynnik ryzyka: błąd ludzki. 

Ponadto technologia umożliwia komunikację w czasie rzeczywistym i zarządzanie zadaniami, dzięki czemu możesz szybciej współpracować z członkami zespołu i rozwiązywać problemy wcześniej, niż później. 

Rozwiązania cyfrowe ułatwiają również podejmowanie bardziej świadomych decyzji dzięki danym i raportom. Umożliwiają one analizowanie wydajności i wykrywanie potencjalnych problemów, aby zapobiegać im w zarodku.

Monitoruj swój sklep zdalnie

Jedna z najlepszych rzeczy w życiu w epoce technologii? Bycie na bieżąco z operacjami i programami sklepu nie zawsze wymaga fizycznej obecności przez cały czas. Systemy oparte na chmurze otwierają drogę do zdalnego monitorowania, dzięki czemu możesz śledzić bezpieczeństwo, konserwację i zgodność swojego sklepu z dowolnego miejsca. 

Rozwiązania takie jak nagrania wideo z miejsca zdarzenia, czujniki IoT i oprogramowanie do zarządzania sprzedażą detaliczną umożliwiają monitorowanie działań w czasie rzeczywistym, otrzymywanie natychmiastowych alertów o problemach i szybki dostęp do danych w celu podejmowania świadomych decyzji — wszystko to bez konieczności przebywania na miejscu.

Skorzystaj z tych technologii. Wdróż je w swojej firmie i wykorzystaj je dobrze, abyś Ty i Twój zespół mogli pozostać w kontakcie i zapewnić płynne działanie sklepów. 

Dokumentuj i zapisuj wszystko

Dokładna dokumentacja w dużym stopniu przyczynia się do zmniejszenia ryzyka i odpowiedzialności w handlu detalicznym. Prowadź rejestr kontroli bezpieczeństwa, prac konserwacyjnych, sesji szkoleniowych i incydentów w swoim sklepie, aby zawsze mieć jasny zapis tego, co zostało zrobione. Ułatwia to śledzenie problemów i wdrażanie środków naprawczych.

W razie incydentu lub sporu, posiadanie szczegółowych zapisów może także chronić Twoją firmę pod względem prawnym, pokazując, że podjąłeś niezbędne kroki w celu utrzymania bezpiecznego środowiska.

Ponownie, rozwiązania cyfrowe mogą być tutaj Twoim najlepszym przyjacielem. Na przykład oprogramowanie do audytu detalicznego pozwala dokumentować działania za pomocą zdjęć, filmów i podpisów cyfrowych. To nie tylko zapewnia dokładność i łatwy dostęp do informacji, ale także umożliwia analizowanie danych i identyfikowanie obszarów do poprawy w czasie.

Zapobiegaj stratom spowodowanym kradzieżą

Kradzieże stanowią jedno z największych wyzwań dla sprzedawców detalicznych i przyczyniają się w znacznym stopniu do utraty dochodów każdego roku. Według Krajowej Federacji Handlu Detalicznego (NRF)W ubiegłym roku średnia stopa strat wzrosła do 1,6%, co przełożyło się na straty rzędu $112,1 miliarda.

„Sprzedawcy detaliczni obserwują niespotykany dotąd poziom kradzieży w połączeniu z szerzącą się przestępczością w swoich sklepach, a sytuacja staje się coraz bardziej dramatyczna” – zauważył David Johnston, wiceprezes NRF ds. ochrony aktywów i operacji detalicznych.

Kontynuuje: „Pomijając skutki finansowe tych przestępstw, przemoc i obawy dotyczące bezpieczeństwa nadal stanowią priorytet dla wszystkich sprzedawców detalicznych, niezależnie od wielkości czy kategorii”.

Aby ograniczyć ryzyko w tym obszarze, należy połączyć szkolenie pracowników, projekt sklepu i technologię.

Po stronie pracowników przeszkol swój zespół, aby rozpoznawał podejrzane zachowania i zachęcał ich do podejmowania działań, gdy zauważą coś niepokojącego. Układ sklepu odgrywa również kluczową rolę w zapobieganiu kradzieżom — przechowuj wartościowe przedmioty w bezpiecznych, dobrze monitorowanych miejscach i minimalizuj martwe pola. Technologia może być tutaj Twoim największym sprzymierzeńcem; korzystanie z kamer monitorujących i RFID może pomóc Ci monitorować aktywność w czasie rzeczywistym i zapobiegać kradzieżom sklepowym.

Ustal priorytety ryzyka na podstawie wpływu i prawdopodobieństwa 

Nie wszystkie ryzyka są sobie równe, a próba zajęcia się każdym potencjalnym zagrożeniem na raz może być przytłaczająca i nieefektywna. Nasza rada? Ustal priorytety ryzyka na podstawie ich potencjalnego wpływu na Twoją firmę i prawdopodobieństwa ich wystąpienia. 

Zacznij od oceny każdego ryzyka w swoim sklepie — od zagrożeń bezpieczeństwa i kradzieży po problemy operacyjne i zgodności. Oceń, jak poważne byłyby konsekwencje, gdyby ryzyko się zmaterializowało i jak często prawdopodobnie będzie się zdarzać. Ryzyka o dużym wpływie i wysokim prawdopodobieństwie wystąpienia (takie jak zagrożenia poślizgnięcia się i upadku w sklepie o dużym natężeniu ruchu pieszego) powinny być rozpatrywane w pierwszej kolejności, ponieważ stanowią największe zagrożenie dla Twojej firmy. Z drugiej strony ryzyka o małym wpływie i niskim prawdopodobieństwie wystąpienia mogą wymagać mniej pilnej uwagi i zasobów.

Rozważ utworzenie macierzy ryzyka, która przedstawia różne zagrożenia i problemy. Następnie użyj jej, aby ustalić priorytety, które ryzyka wymagają natychmiastowego działania, a które można monitorować w czasie.

Oto przykład:

Prawdopodobieństwo / wpływ	Niski wpływ	Średni wpływ	Duży wpływ
Niskie prawdopodobieństwo	Przestarzałe oznakowanie lub wyświetlacze	Bałagan w magazynie powodujący drobne opóźnienia	Kradzież przedmiotów o małej wartości (np. akcesoriów)
Średnie prawdopodobieństwo	Nieznaczne problemy z konserwacją sklepu (np. awarie żarówek)	Konflikty w harmonogramie pracy personelu powodujące zmniejszoną wydajność	Drobne awarie sprzętu wpływające na sprzedaż (np. usterki POS)
Wysokie prawdopodobieństwo	Zniszczone metki cenowe lub nieprawidłowe etykietowanie	Zagrożenia poślizgiem i upadkiem (np. mokre podłogi, zablokowane przejścia)	Kradzież sklepowa przedmiotów o dużej wartości lub kradzież gotówki

W tym scenariuszu skupiłbyś natychmiastową uwagę na ryzykach o dużym wpływie i wysokim prawdopodobieństwie wystąpienia, takich jak kradzieże sklepowe przedmiotów o dużej wartości i zagrożenia poślizgnięciami i upadkami. W międzyczasie możesz zaplanować rutynowe monitorowanie zadań o niższym priorytecie, takich jak łagodna konserwacja sklepu.

Zabezpiecz swoją firmę kompleksowym ubezpieczeniem

Nawet przy wszystkich zastosowanych środkach zapobiegawczych, ryzyko i zobowiązania mogą nadal występować. Dlatego posiadanie kompleksowego ubezpieczenia jest koniecznością. Kluczowe rodzaje ubezpieczeń, które należy wziąć pod uwagę, obejmują:

• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej – Obejmuje ubezpieczenie od obrażeń klientów, szkód materialnych i kosztów prawnych w przypadku, gdy ktoś ulegnie wypadkowi na terenie Twojej posesji lub zgłosi roszczenie o odszkodowanie od Twojej firmy.
• Ubezpieczenie majątkowe – Chroni Twoje aktywa materialne, takie jak sklep, sprzęt i zapasy, przed uszkodzeniami spowodowanymi pożarem, burzą czy wandalizmem.
• Ubezpieczenie od przerwy w działalności – Pomaga pokryć utracone dochody i koszty operacyjne w przypadku, gdy Twoja firma będzie zmuszona tymczasowo zamknąć się z powodu nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak klęski żywiołowe.
• Ubezpieczenie od wypadków przy pracy – Zapewnia pokrycie kosztów leczenia i utraty zarobków w przypadku pracowników, którzy odnieśli obrażenia lub zachorowali w związku z wykonywaną pracą.

Ostatnie słowa

Zmniejszenie ryzyka i zobowiązań w handlu detalicznym wymaga proaktywnego podejścia i stałego wysiłku. Podejmowanie kroków, takich jak wdrażanie programów bezpieczeństwa, przeprowadzanie oceny ryzyka i monitorowanie operacji, może skutecznie minimalizować ryzyko i tworzyć bezpieczniejsze, bardziej wydajne środowisko dla klientów i zespołu. 

Aby uzyskać najlepsze rezultaty, użyj technologii takiej jak Bindy aby usprawnić procesy, śledzić zgodność z przepisami i rozwiązywać problemy w czasie rzeczywistym.

Pamiętaj, że nie chodzi o wyeliminowanie każdego możliwego ryzyka — chodzi o przygotowanie, szybkie działanie i ochronę firmy przed potencjalnymi niepowodzeniami, aby mogła się rozwijać i odnosić sukcesy.

Skorzystaj z bezpłatnej wersji próbnej Bindy i dowiedz się, w jaki sposób nasza platforma może pomóc wszystkim Twoim sklepom zachować zgodność z przepisami, dzięki czemu możesz ograniczyć ryzyko i odpowiedzialność. 

O autorze:

Francesca Nicasio jest ekspertem ds. handlu detalicznego, strategiem ds. treści B2B i LinkedIn TopVoice. Pisze o trendach, wskazówkach i najlepszych praktykach, które pozwalają sprzedawcom detalicznym zwiększać sprzedaż i lepiej obsługiwać klientów. Jest również autorką Retail Survival of the Fittest, bezpłatnego e-booka, który pomaga sprzedawcom detalicznym w przyszłościowym zabezpieczeniu swoich sklepów.

Kategorie