11 tips för att minska risken i din detaljhandel

Nästan alla typer av verksamhet kommer med risker och skulder, och återförsäljare är inget undantag. I detaljhandeln kan sådana risker komma i form av säkerhetsproblem (t.ex. risker i butik som kan orsaka halka och fall), stöld och förlust (t.ex. butiksstöld) eller operativa utmaningar (t.ex. anställdas fel som leder till lageravvikelser) . 

Även om det inte är möjligt att vara 100% riskfri, kan du vidta åtgärder för att minska risker och skulder. Genom att proaktivt ta itu med potentiella problem och implementera förebyggande strategier kan du skydda ditt företag, dina anställda och dina kunder.

Så här gör du.

Håll koll på underhållet

Data från EU OSHA visar att 10 till 15% av dödsolyckor är relaterade till underhållsverksamhet. 

Att inte hålla koll på rutinmässiga underhållsuppgifter kan öka sannolikheten för olyckor och ansvar, varför det är avgörande att prioritera regelbundet underhåll och säkerhetskontroller. Beroende på din butik kan detta betyda:

• Inspektera regelbundet golv för spill, sprickor eller ojämna ytor
• Se till att hyllor och displayer är robusta och säkra
• Testar belysningsarmaturer för att säkerställa att alla delar av butiken är väl upplysta
• Kontrollera in- och utgångar för eventuella hinder eller faror
• Upprätthålla rena och säkra förvaringsutrymmen för lager och förnödenheter
• Serviceutrustning som POS-system, kundvagnar och rulltrappor
• Hålla nödutgångar markerade och fria från hinder

Dokumentera alla steg och procedurer för uppgifterna ovan – och alla andra underhållsjobb i din butik – och bestäm rätt frekvens för inspektioner och underhåll. Därifrån, se till att ditt team utför underhåll som planerat med hjälp av checklistor och programvara för detaljhandelsrevision som spårar slutförandet av uppgifter, ställer in påminnelser och ger insyn i realtid i din butiks efterlevnad.

Upprätta säkerhetsutbildningsprogram

Säkerhet är en kritisk komponent för ansvarsförebyggande, eftersom det avsevärt minskar risken för olyckor och skador på arbetsplatsen. 

Att ha ett formellt säkerhetsprogram säkerställer att alla teammedlemmar är medvetna om potentiella faror och vet hur de ska reagera på lämpligt sätt för att minimera riskerna. 

Som Haley Bass skriver på Concentra, “Det bästa verktyget du kan utrusta dina anställda med är kunskap. Du kan inte förvänta dig att dina anställda följer säkra metoder om du aldrig har lärt dem hur. Säkerhetsutbildning bör inkluderas i introduktionsprocessen för nya medarbetare, och repetitionskurser bör hållas regelbundet för erfarna medarbetare.”

Ett bra säkerhetsprogram innefattar:

• Att känna igen butiksspecifika faror och hur man hanterar dem
• Demonstrationer för säker användning av butiksutrustning
• Korrekt hantering av inventarier och annat material i butiken
• Uppmuntra personal att rapportera faror eller osäkra beteenden

Förutom att förbättra säkerheten har sådana program visat sig kunna öka de anställdas produktivitet, höja moralen och sänka kostnaderna. Enligt förmånsadministratören GMS, anställda som följer säkerhetsprogram är 45% mer produktiva och upplever 6% högre arbetstillfredsställelse. Säkerhetsprogram kan också minska affärskostnaderna med 28%.

Du kan implementera ett säkerhetsprogram internt genom att utveckla utbildningsmaterial, genomföra regelbundna workshops och skapa säkerhetsmanualer som är skräddarsydda för din butiks behov. Alternativt finns det ett antal tredjepartsleverantörer som kan erbjuda omfattande utbildningspaket, branschspecifika moduler och löpande support för att hålla ditt team uppdaterat om de senaste säkerhetsprotokollen.

Ta hand om din personal

Ditt team spelar en viktig roll för att minimera risker och förebygga skulder. Från att hålla din butik säker och välskött till att säga till när de ser något fel, dina anställda är din första försvarslinje. 

Även om säkerhetsutbildning och andra program ger personalen den kunskap de behöver för att ta itu med problem proaktivt, vill du ta det ett steg längre genom att främja en stödjande arbetsmiljö och uppmuntra öppen kommunikation. 

Se till att ditt team känner sig omhändertaget och bemyndigat att rapportera eventuella faror eller problem utan att tveka. Glada medarbetare är mycket mer benägna att vara engagerade och proaktiva, vilket leder till bättre drivna butiker, färre risker och en minskad risk för skulder.

Var tydlig, ge sammanhang och illustrera dina normer

Som med alla program måste du se till att alla är på samma sida för att genomföra dina initiativ framgångsrikt. När det gäller risk- och ansvarsminskning måste dina anställda förstå vad som förväntas av dem och varför dessa standarder finns på plats. 

Så när du anger policyer eller procedurer, var så tydliga och specifika som möjligt – vaga instruktioner kan leda till missförstånd och misstag.

Observera också att att tillhandahålla sammanhang hjälper till att förstärka vikten av varje uppgift. 

Till exempel, i stället för att bara säga "Håll golvet rent", förklara att ett rent golv förhindrar halkar, fall och potentiella rättegångar. 

Proffstips: använd visuella hjälpmedel som diagram, foton och videor för att visa bästa praxis och förväntningar. 

Att göra det hjälper dig att tydligt kommunicera standarder, ge sammanhang för varje uppgift och i slutändan ge ditt team möjlighet att agera ansvarsfullt och proaktivt. 

Genomför regelbundna inspektioner och revisioner

Regelbundna inspektioner och revisioner är ett måste när det gäller att hålla ditt företag fri från skulder och lagligt varmvatten. De hjälper till att säkerställa att säkerhetsstandarder uppfylls och efterlevnadsproblem åtgärdas – så snåla inte med dessa kontroller och revisioner i butik. 

De goda nyheterna? Verktyg som Bindy kan effektivisera dessa uppgifter.

Bindys plattformen gör att du kan köra program och tillämpa standarder effektivt. Den tillhandahåller anpassningsbara formulär för revisioner och inspektioner, komplett med åtgärdsobjekt, foton, videor och ett korrigerande arbetsflöde med sluten slinga. 

Med Bindy kan ditt team skapa anpassade formulär för att kontrollera varumärkesstandarder, inspektera butiksdrift och bedöma efterlevnad. Och om något inte stämmer kan du använda plattformen för att tilldela korrigerande åtgärder i realtid och verifiera att problemen är lösta.

Använd teknik för att stödja din programexekvering

Istället för att förlita sig på manuella checklistor, pappersformulär eller kalkylblad, överväg att använda mjukvarulösningar som automatiserar och effektiviserar dina processer. Att digitalisera dina arbetsflöden kan hjälpa dig och dina team att slutföra uppgifter snabbare samtidigt som det minskar en betydande bidragsgivare till risker: mänskliga fel. 

Dessutom tillåter tekniken kommunikation i realtid och uppgiftshantering, så att du kan samarbeta med teammedlemmar snabbare och lösa problem förr snarare än senare. 

Digitala lösningar banar också väg för mer välgrundade beslut tack vare data och rapportering, vilket gör att du kan analysera prestanda och upptäcka potentiella problem för att kväva dem.

Övervaka din butik på distans

Något av det bästa med att leva i teknikens tidsålder? Att hålla koll på butiksdrift och program kräver inte alltid att du är fysiskt närvarande hela tiden. Molnbaserade system banar väg för fjärrövervakning så att du kan hålla reda på din butiks säkerhet, underhåll och efterlevnad var som helst. 

Lösningar som videofilmer på plats, IoT-sensorer och programvara för detaljhandelshantering gör att du kan övervaka aktiviteter i realtid, ta emot omedelbara varningar om problem och snabbt komma åt data för att fatta välgrundade beslut – allt utan att vara på plats.

Dra nytta av dessa tekniker. Använd dem i ditt företag och använd dem så att du och ditt team kan hålla kontakten och hålla butikerna igång smidigt. 

Dokumentera och registrera allt

Grundlig dokumentation räcker långt för att minska risker och skulder inom detaljhandeln. Håll ett register över din butiks säkerhetskontroller, underhållsarbete, utbildningar och incidenter så att du alltid har ett tydligt register över vad som har gjorts. Detta gör det lättare att spåra problem och genomföra korrigerande åtgärder.

I händelse av en incident eller tvist kan detaljerade register också skydda ditt företag juridiskt genom att visa att du har vidtagit nödvändiga åtgärder för att upprätthålla en säker miljö.

Än en gång kan digitala lösningar vara din bästa vän här. Till exempel låter detaljhandelsgranskningen dig dokumentera aktiviteter med foton, videor och digitala signaturer. Detta säkerställer inte bara noggrannhet och enkel tillgång till information utan gör det också möjligt för dig att analysera data och identifiera områden som kan förbättras över tid.

Förhindra förluster från stöld

Stöld är en av återförsäljarnas största utmaningar och bidrar avsevärt till intäktsbortfall varje år. Enligt National Retail Federation (NRF), den genomsnittliga krympningshastigheten ökade till 1,6% förra året – vilket motsvarar $112,1 miljarder i förluster.

"Återförsäljare ser oöverträffade nivåer av stöld i kombination med skenande kriminalitet i sina butiker, och situationen blir bara mer allvarlig", sa NRFs vicepresident för tillgångsskydd och detaljhandelsverksamhet David Johnston.

Han fortsätter, "Långt utöver de ekonomiska konsekvenserna av dessa brott, fortsätter våldet och farhågorna över säkerheten att vara prioritet för alla återförsäljare, oavsett storlek eller kategori."

För att minska risken inom detta område krävs en kombination av personalutbildning, butiksdesign och teknik.

På medarbetarsidan, träna ditt team att känna igen misstänkt beteende och uppmuntra dem att vidta åtgärder när de märker att något är fel. Butikslayout spelar också en nyckelroll för att förhindra stöld – förvara värdefulla föremål i säkra, väl övervakade områden och minimera döda vinklar. Teknik kan vara din största allierade här; att använda övervakningskameror och RFID kan hjälpa dig att övervaka aktivitet i realtid och avskräcka snatteri.

Prioritera risker baserat på påverkan och sannolikhet 

Alla risker skapas inte lika, och att försöka ta itu med alla potentiella faror på en gång kan vara överväldigande och ineffektivt. Vårt råd? Prioritera risker baserat på deras potentiella inverkan på ditt företag och sannolikheten för att de inträffar. 

Börja med att bedöma varje risk i din butik – från säkerhetsrisker och stöld till drifts- och efterlevnadsfrågor. Utvärdera hur allvarliga konsekvenserna skulle bli om risken förverkligades och hur ofta det är troligt att det händer. Risker med hög inverkan och hög sannolikhet (som halka-och-fallrisker i en butik med mycket gångtrafik) bör hanteras först, eftersom de utgör det största hotet mot ditt företag. Å andra sidan kan risker med låg inverkan och låg sannolikhet kräva mindre brådskande uppmärksamhet och resurser.

Överväg att skapa en riskmatris som beskriver olika faror och problem. Använd den sedan för att prioritera vilka risker som kräver omedelbara åtgärder och vilka som kan övervakas över tid.

Här är ett exempel:

Sannolikhet/påverkan	Låg effekt	Medium effekt	Hög effekt
Låg sannolikhet	Föråldrade skyltar eller skärmar	Lagerröra leder till mindre förseningar	Stöld av lågvärdiga föremål (t.ex. tillbehör)
Medel sannolikhet	Milda problem med butiksunderhåll (t.ex. glödlampor)	Personal schemalägger konflikter som orsakar minskad effektivitet	Mindre utrustningsfel som påverkar försäljningen (t.ex. POS-fel)
Hög sannolikhet	Trasiga prislappar eller felaktig märkning	Halk- och fallrisker (t.ex. våta golv, blockerade gångar)	Butiksstöld av värdefulla föremål eller kontantstöld

I det här scenariot skulle du fokusera din omedelbara uppmärksamhet på risker med stor inverkan och hög sannolikhet, som snatteri av värdefulla föremål och halka-och-fall-risker. Under tiden kan du schemalägga rutinövervakning för lägre prioriterade uppgifter som milt butiksunderhåll.

Skydda ditt företag med en helförsäkring

Även med alla förebyggande åtgärder på plats kan risker och skulder fortfarande uppstå. Det är därför som ett heltäckande försäkringsskydd är ett måste. Viktiga typer av försäkringar att överväga inkluderar:

• Allmän ansvarsförsäkring – Täcker kundskador, egendomsskador och juridiska avgifter om någon skadas i dina lokaler eller hävdar skada från ditt företag.
• Fastighetsförsäkring – Skyddar dina fysiska tillgångar, såsom din butik, utrustning och inventarier, mot skador från händelser som brand, stormar eller vandalism.
• Avbrottsförsäkring – Hjälper till att täcka förlorade inkomster och driftskostnader om ditt företag tvingas stänga tillfälligt på grund av oförutsedda händelser, såsom naturkatastrofer.
• Arbetsskadeförsäkring – Ger täckning för sjukvårdskostnader och förlorad lön för anställda som skadats eller blir sjuka på grund av sitt jobb.

Slutord

Att minska risker och skulder inom detaljhandeln kräver ett proaktivt förhållningssätt och ett fortlöpande arbete. Att vidta åtgärder som att implementera säkerhetsprogram, genomföra en riskbedömning och övervaka verksamheten kan effektivt minimera riskerna och skapa en säkrare och effektivare miljö för dina kunder och ditt team. 

För bästa resultat, använd teknik som Bindy för att effektivisera processer, spåra efterlevnad och åtgärda problem i realtid.

Kom ihåg att det inte handlar om att eliminera alla möjliga risker – det handlar om att vara förberedd, agera snabbt och skydda ditt företag från potentiella motgångar så att du kan fortsätta växa och lyckas.

Testa Bindy gratis och upptäck hur vår plattform kan hjälpa alla dina butiker att hålla sig kompatibla så att du kan minska risker och skulder. 

Om författaren:

Francesca Nicasio är detaljhandelsexpert, B2B-innehållsstrateg och LinkedIn TopVoice. Hon skriver om trender, tips och bästa praxis som gör det möjligt för återförsäljare att öka försäljningen och betjäna kunderna bättre. Hon är också författare till Retail Survival of the Fittest, en gratis e-bok som hjälper återförsäljare att framtidssäkra sina butiker.

Kategorier