📚 Fallstudie: Hur en C-Store-grupp använde Bindy för att uppdatera policyer på 700+ platser

Detaljhandeln går alltid snabbt, men när utbrottet av covid-19 slog till, var företag tvungna att anpassa sin verksamhet och sina hälso- och säkerhetspolicyer varje vecka (ibland till och med dagligen). Ledningen hade ett ansvar att snabbt kommunicera policyändringar och bästa praxis i sina butiker.

Det är avgörande att anställda arbetar med den mest uppdaterade informationen för att hålla sig själva och kunderna säkra. Så här genomförde en närbutikskedja en uppdatering av policyer och bästa praxis på över 700 platser.

Fallstudie: Kommunicera policyändringar

De Världshälsoorganisationen, Center för sjukdomskontroll, eller styrande organ utfärdar en ny hälsopolicy och/eller saneringsförfarande. Återförsäljaren måste utföra uppdateringen på olika avdelningar, på alla platser och i olika stater.

Kund

En närbutikskedja med över 700 platser.

UTMANING

Närbutikskedjan behövde implementera de senaste uppdateringarna av statliga regler. Uppdateringar inkluderade nya policyer för hygien, sanitet och sociala distansåtgärder för viktiga tjänster och återförsäljare. Närbutiken var också tvungen att placera skyltar, dekaler, installera skyddsglas och implementera nya självbetjäningsprocedurer för mat och dryck.

Att informera anställda om policyändringar måste vara snabbt, dokumenterat och verifierat med foton. Huvudkontoret krävde också ett verifierbart register över när anställda underrättades, datum/tid för färdigställande och eventuella ytterligare steg som behövs för att följa de nya policyerna och procedurerna.

E-postkedjor och/eller papperschecklistor är inte tillräckligt snabba. De ger inte heller tillräckliga garantier. Det är viktigt att verifiera samordningen av policydistribution och antagande i realtid på flera platser.

Utför policyuppdateringar i butik

Genom att använda Bindy skapade närbutikskedjan skräddarsydda inspektionsformulär för att säkerställa att skyltar, dekaler för social distansering och skyddsglas finns på plats. De bifogade bilder med bästa praxis. På så sätt visste medarbetarna exakt var och hur skyltar och glas skulle placeras. Obligatoriska bilder verifierade implementering och placering.

Huvudkontoret anpassade rutiner för självbetjäning av mat. Regionala chefer inspekterade för att säkerställa att all oförpackad, självbetjänad mat togs bort från hyllorna. Istället använde butikerna färdigförpackade alternativ.

Flera nya policyer tillämpades på dryckestationer. Engångshandskar tillhandahålls nu för kaffe- och dryckesstationer. Engångslock tas bort. Kontorister delar nu ut lock vid köp. Kunden kan inte längre använda påfyllningsbara behållare för drycker.

Huvudkontoret kan begära dagliga inspektioner med obligatoriska bilder för att säkerställa att handskar finns tillgängliga och dryckespolicyer antas. De kan också bifoga policyförklaringar och FQA direkt till formulären så att anställda kan svara på kundfrågor.

Kom ihåg att policyn förändras. Till exempel har styrande organ justerat det maximala antalet personer som tillåts i en butik. Genom att använda en detaljhandelsplattform som Bindy kan huvudkontoret distribuera uppdaterade formulär till alla butiker direkt. Dessutom kan huvudkontoret begära inspektioner för att verifiera uppdaterad policyimplementering.

Implementera policyuppdateringar med programvara

När de står inför en kris behöver anställda uppdaterad information för att skydda kunderna, sig själva och varumärket. Här är några sätt Bindy kan hjälpa huvudkontoret att implementera policy- och proceduruppdateringar och säkerställa implementering.

implementera med Task Management

Tilldela uppgifter för att genomföra nya hälso- och säkerhetspolicyer och procedurer för detaljhandeln. Till exempel tar många närbutiker bort mat/drycker med självbetjäning och ersätter dem med färdigförpackade alternativ. Dessutom förser butiker mat- och dryckesstationer med engångsskyddsutrustning som sköldar, handskar och tång. För att implementera nya matservicepolicyer kan huvudkontoret skapa uppgifter.

Att använda ett uppgiftshanteringssystem byggt för detaljhandeln för att distribuera policyer och procedurer hjälper varumärken att reagera snabbt och säkerställa antagandet.

Huvudkontoret kan skapa enstaka eller flera uppgifter på några minuter. De kan tilldela ett förfallodatum och skicka uppgiften till relevanta medarbetare. Bifoga bästa praxisfoton och stödjande policydokument direkt till uppgiften. Uppgifter är tillgängliga på alla enheter.

Därefter kan anställda bifoga sina egna foton för att bevisa genomförandet och policyimplementeringen, lämna anteckningar och markera uppgiften som slutförd. Bindy spårar automatiskt användaren, plats, datum och tid.

implementera med innehållshantering

Intern kommunikation är avgörande under en kris, och experter är överens om att det är bäst att kommunicera tidigt och ofta. Att hålla den kommunikationen på en enda plattform gör det mer sannolikt att anställda kommer att engagera sig. Med Bindy's innehållsansvarig, kan huvudkontoret dela organisationsnyheter och policyuppdateringar. Handlingsbar information kan tilldelas som en uppgift.

Till exempel uppdaterar många närbutiker policyerna för handtvätt och städning. Huvudkontoret kan skapa uppdateringar och inkludera träningsvideor och filer för handtvätt. Innehållsansvarig tillhandahåller läskvitton, så huvudkontoret vet när medarbetarna har engagerat sig.

genomföra med korrigerande åtgärder

När implementeringen misslyckas, tilldela en korrigerande åtgärder. Bifoga bilder för att illustrera bristande efterlevnad. När det är löst kan slutanvändare också bifoga foton för att visa upplösningen.

Kör snabbt rapporter var som helst, på vilken enhet som helst för att övervaka upprepade förseelser eller spårupplösning i realtid.

Det finns många saker utanför återförsäljarnas kontroll under en kris. När det gäller att ta sig igenom en kris är det viktigt att fokusera på vad man kan göra. Återförsäljare kan hålla butikerna informerade och fungera säkert. Bindy kan hjälpa.

Kategorier

Ledande varumärken i USA använder Bindy för revisioner, uppgifter och kommunikation inom sina detaljhandels- och hotell- och restaurangnätverk.