小売タスク管理、総合ガイド

現場レベルでのタスク実行は、ほとんどの小売業やホスピタリティ業界にとって課題です。効果的なタスク管理システムは、 ストア実行、サイトへの参加と新たな高みへの関与。

小売業者が犯すよくある間違いは、電子メールでタスクを管理しようとすることです。誰が、どこで、いつ、何をしたか、またはしていないかなど、複雑なプログラムや多くの流動的な部分を電子メールで把握することはほぼ不可能です。

そのため、小売業と接客業向けのタスク管理に関するこの包括的なガイドを作成しました。

飛び込みましょう。

小売タスク管理とは何ですか?

小売タスク管理 優先順位、期日、選択した受信者への詳細な配布、確認写真、追跡、リアルタイムレポートなどのタスクを管理するプロセスです。タスク管理は、小売およびサービス業のブランドが、実行可能で追跡可能なリクエストを配布することで特定の目標を達成できるように支援します。

小売タスク管理ソフトウェアの主な機能

タスクを「アドホック」に作成するか、より大きなプロジェクトのコンテキストで作成する

例えば、 プロジェクト は サイトの開設、転換、建設、改修、閉鎖、またはサイトの改善計画タスクはこの特定のビジネス コンテキストとスケジュール内に存在します。この場合、タスクは全体的なプロジェクトの一部であり、プロジェクトのガント チャートと進捗レポートに表示されます。

機敏に、素早く

タスクの作成には数秒かかり、タスク作成者の勤続年数とストア リスト内のストア所属に応じて、タスク作成者によって完全に制御される必要があります。

リマインダーを送信

新しいタスクがある場合に受信者に通知し (アプリ通知、メール、ダッシュボード)、期限までにタスクを完了していないユーザーにリマインダーを送信します。

優先順位とベストプラクティスの写真

優先順位とベスト プラクティスの写真をサポートします。受信者にコンテキストを提供するために、タスクを文書化、図解、および説明してください。可能な限り、受信者に「何を」行うかだけでなく、「なぜ」行うかを伝えるようにしてください。

確認写真

タスクが適切に完了したことを確認するために、確認写真をサポートします。

どのデバイスでも作業可能

ユーザーは、いつでもどこからでも、PC、タブレット、または携帯電話でタスクを表示して完了できる必要があります。

最新情報による完全な可視性

タスク作成者またはプロジェクト マネージャーが、誰がタスクを完了したか、いつ完了したか、確認写真とともに、すべてリアルタイムで即座に確認できるようにします。

タスクの依存関係と連携をサポートする

タスクをリンクして、タスク A が完了するとタスク B がトリガーされるようにします。これにより、複数ステップのワークフローが可能になります。

タスクの種類

小売業には一般的に 2 つのタイプがあります。 タスク: 定期的な運用タスクとアドホック タスク。

定期的なタスク

定期的なタスクは、小売業を円滑に運営し続けるためのタスクです。これには、定期的な在庫数の確認、運用レビュー、セキュリティ監査が含まれます。このタイプのタスクには、補充、清掃などの日常的な責任も含まれます。つまり、通常、タスクのタイプは、 チェックリスト.

アドホック タスク

アドホック タスクは、1 回限りの行動喚起です。たとえば、専門のマーチャンダイジング ディスプレイをセットアップしたり、 ポリシーの変更、追加のトレーニングを割り当てる、または 製品のリコール.これらのタスクは緊急を要する可能性があり、期限内に完了しないと、重要なビジネス プロセスが停止したり、ブランドの評判が損なわれたりする可能性があります。

繰り返しタスクとアドホック タスクの両方を、シングル アクション タスクとマルチ アクション タスクに分割することもできます。

シングル アクション タスク

シングルアクション タスクは、通常は 1 つのステップで完了する単純なタスクです。たとえば、セールの看板を更新したり、店舗の看板の切れた電球を交換したり、サンドイッチ ボードをその日の特売品で更新したりするなどです。このような種類のタスクは、小売業や接客業の忙しい日常の世界では見落とされたり、単に忘れられたりする可能性があります。

マルチアクションタスク

マルチアクション タスクはより複雑で、複数のアクション ステップとサブタスクで構成されます。手順は、指定された順序で完了する必要がある場合があります。このタイプのタスクには、複雑な厨房機器の夜間の清掃、新製品の配達の処理、または新しい従業員のオンボーディングが含まれる場合があります。

これらのタスクに関しては、手順をスキップしたり、タスクを部分的に完了したりするのは簡単です。たとえば、これが店舗の従業員が計画どおりにディスプレイを実行するだけの理由です 37% 当時の。

タスクの実行が失敗する理由

店舗でのタスク管理を改善するためのツールの導入について説明する前に、小売業で標準以下のタスク完了が発生する根本原因を検討することが役に立ちます。

気晴らし

小売業の従業員が、毎日さまざまな方向に引っ張られていると感じることは珍しくありません。場合によっては、注意を引くタスクが運用にとって最も重要または必須ではなく、最も破壊的または目立つタスクです。たとえば、店長の電話から絶え間なく鳴り響くメール。

店長や地区マネージャーは、極度の注意散漫にさらされることがよくあります。注意が必要な顧客、従業員の質問、トレーニングの合間に、重要なタスクを見失いがちです。

優先順位についての混乱

チームは、それぞれの経験や感性に基づいて、異なる傾向や優先順位を持っている場合があります。それ自体は悪いことではありませんが、ブランドは戦略の根幹をなす中核的なタスクとプログラムが完全かつ時間通りに実行されることを保証する必要があります。

タスクの優先順位を設定しないと、従業員はハーバード ビジネス レビューで言うところの「タスク完了バイアス」を示すこともあります。による研究 ハーバード・ビジネス・スクール 従業員のタスクの数が増えると、従業員はリストにチェックを入れ、達成感を感じ、仕事量を軽減する方法として、より簡単なタスクを最初に完了することを選択する可能性があると主張しています。

これにより短期的にはパフォーマンスが向上しますが、最終的にタスク完了バイアスは従業員の学習に悪影響を及ぼし、より困難で時間のかかるタスクが延期され続けるため、組織の長期的なパフォーマンスに悪影響を及ぼします。

情報のギャップ

最近のギャラップ世論調査によると、 半分 調査対象の 220 万人の従業員のうち、職場で期待されていることを理解していると答えています。この同じ調査では、マネージャーが仕事の優先順位を設定するのを手伝ってくれることに強く同意している従業員はわずか 12% であることがわかりました。

重要な組織タスクは、従業員がそのタスクの責任者であることを認識していないか、タスクの期待を理解していないという理由だけで、脇道に追いやられる可能性があります。

タスク管理を改善する方法

小売業での成功の要点は、 実行.

「収益とスタッフの生産性の間には直接的な関係があります。収益を上げたい場合は、従業員から始める必要があります」と小売の専門家は主張します フランチェスカ・ニカシオ.

彼女は続けて、「スタッフの生産性を最大化するために、仕事をより効率的に行うためのツールを提供します。」と述べています。あなたがしたい場合は 小売店でのタスク実行を改善するには、適切なツールから始めます.

適切なツールを使用する

適切な小売タスク管理ツールが大きな違いを生みます。多くの人はこう考えます Excel チェックリストとメール あるいは、Google Keeps や Apple Notes などのプログラムは、ストアでの実行を促進するのに十分です。しかし、これらのオプションのどれも、小売業者にすべてのタスクを集中的に実行できる場所を提供しません。また、すべてのストアにわたるタスクの完了を追跡することもできません。成功して信頼できるようにするには、タスク管理プラットフォームが権限を集中的に記録する必要があります。

「テクノロジーは、小売業を円滑に運営する能力を左右する可能性があります。」 言う 小売ソートリーダー ジャスミン・グラシーン.彼女は、すべての可動部分を手動で追跡しようとすると、「収益を犠牲にする多くの人的ミスにつながる可能性がある」と述べています。

代わりに、 解決 ストアのニーズに合わせて特定の受信者にタスクを割り当てることができます。最も重要なことは、チームが仕事を遂行するのに役立ち、より迅速に実行するために必要なすべての情報 (指令、写真、サポート ドキュメント) を 1 か所にまとめられるソリューションを見つけることです。

小売チームは常に移動しているため、ソリューションはすべてのデバイスで実行でき、従業員がどこにいても関与できる必要があります。最後に、完了率を簡単かつリアルタイムで追跡できなければ、タスクを割り当てても意味がありません。そうすることで、問題が見過ごされないようにすることができます。

新しいツールの実装

新しいテクノロジーを小売店に統合することを考えるのは気が遠くなるかもしれません。従業員のトレーニングにはどのくらいの時間がかかりますか?従業員は新しいツールを採用しますか?

効率を改善し、組織が従業員を関与させるツールを念頭に置いてください。実際には、 80% の小売労働者は、店舗がより効率的に機能すれば仕事の満足度が向上すると考えています。

直感的で業界向けに作られたプラットフォームを選択してください。 ビンディ。事前のトレーニングへの最小限の投資で、電子メールや手動によるフォローアップを通じて問題を追跡するのに費やす時間が不要になります。さらに、ベンダーが提供するトレーニングを利用して、 コストの節約と無料トライアル そのため、店舗でプラットフォームが稼働しているのを確認できます。

新しいテクノロジーを店舗に統合する方法がわからない場合は、ブログを参照してください。 小売業に新しいテクノロジーを実装する方法.

期日を設定する

期日は、従業員が優先順位を付けるのに役立ちます。これは、締め切りを守るためにタスクを完了する以上のことです。期日は、従業員が当面の優先事項ではないことを知るのにも役立ちます。

期日がないと、すべてがすぐに期日を迎えるように感じられます。これにより、スタッフは圧倒され、上記の「タスク完了バイアス」につながるプロセスを引き起こす可能性があります。

重要度に基づいて、会社固有のカレンダーに沿って会期日を設定します。たとえば、花の会社が 12 月、2 月、5 月の繁忙期に従業員に在庫数のカウントやトレーニングを課すのは得策ではありません。ただし、休日に適した商品で POS ディスプレイを裏返すタスクを割り当てることは適切です。

期日は小売業の重要な部分です。適切に実行された POP ディスプレイは、 45.5% 適切に設定され、時間どおりに設定された場合の売上高の増加。

締め切りを守り、再入荷を完了し、マーケティング計画を実行することで、同じ店舗の売上を上げることができます。 3.7%.小売業務を時間通りに実行できないということは、テーブルに数千ドルが残ることを意味します。

明確にする

店舗は、明確で詳細な指示を出すことで最善を尽くします。タスクは単純明快であるべきです。

「すべてのロメインレタスを思い出してください」とだけ言ってはいけません。レタスを安全に取り出して廃棄する方法について説明します。次のようなソリューションを使用している場合 ビンディの場合、従業員に製品のリコールと顧客の質問への回答方法を知らせる資料を添付できます。棚割と写真を提供して、従業員が空になったレタスのスペースを埋める方法を正確に把握できるようにします。

わかりやすくするために、複数のステップを含むプロジェクトをより小さな単一のタスクに分割することを検討することをお勧めします。 Bindy を使用すると、タスクを相互にリンクできるため、従業員は必要な順序でタスクを完了することができ、ステップを見逃すことがありません。

ファローアップ

完了率を追跡し、期限切れのタスクを簡単にフォローアップできることを確認してください。 Bindy を使用すると、レポートを実行したり、タスクのページから色分けして完了率を監視したりできます。

スケジュールが設定されると、タスク通知が自動的に送信され、従業員のダッシュボードとカレンダーに表示されます。すべてにクリック可能なリンクが含まれているため、従業員は簡単にタスクに移動できます。従業員は、タスクにコメントしたり、タスクの作成者に問題を知らせることができます。写真を添付することで完成を示すことができます。

小売人類学者として カイザー＆ベンダー 「測定されるものは実行される傾向がある」と観察してください。完了率を把握することは、遅刻のパターンを特定し、コーチングが必要な場所をよりよく理解するのにも役立ちます。

タスクを割り当てますか、それともチェックリストを使用しますか?

小売業界では、「タスク」という用語について混乱が生じる可能性があります。一部の小売業者は、従業員のタスクを「シフト中に達成する必要があること」と考えています。技術的には、チーム メンバーに与えるすべての割り当ては「タスク」と呼ばれ、毎日の開始または終了の義務、損失防止監査の実施、または安全トレーニングの更新が含まれます。

これらすべての「タスク」を割り当ててフォローアップするのに最適なツールを見つけるのは難しい場合があります。繰り返し、アドホック、シングルアクション、マルチアクションのタスクを実行するのに役立つ機能とツールの推奨事項を次に示します。

定期的なタスク

定期的なタスクは、一般に、 チェックリスト.日常の責任に必要な数の種類のチェックリストを作成できるプラットフォームを使用します。 損失防止 監査、または 健康と安全 検査。チェックリストの各項目には、明確で簡潔な言葉を使用してください。

どのタスクでもそうであるように、イラストは役に立つので、ベスト プラクティスの写真を含めてください。サポート ドキュメントを項目または質問に直接添付して、ワークフローを最適化します。これにより、従業員は情報を検索するためにタスクから離れる必要がなくなります。それはすでにそこにあります。

特定の従業員が特定のチェックリストに記入する必要がありますか? Bindy を使用して「検査をリクエスト」するか、ユーザーのカレンダーで検査をスケジュールします。簡単なレポートを実行して、ユーザーがいつ検査を完了したか、どの場所が検査されていないかを確認します。

アドホック タスク

アドホック タスクは通常、時間に敏感です (製品のリコール、POP 表示など)。 Bindy のタスク モジュールを使用すると、これらのタスクを数秒で割り当てたり、写真やドキュメントを添付したり、タスクの完了に必須の写真を要求したりすることもできます。

従業員が検査や監査を行っている間に問題が見つかることは珍しくありません。これが発生した場合、ユーザーはタスク モジュールを使用してリアルタイムで問題を割り当てることができます。さらに、検査官はアクション プラン、つまり期限付きの是正措置を割り当てることができます。アクション プランは、検査の進行中または完了後に割り当てることができます。

簡単に実行できるレポートにより、本社はどこからでもタスクとアクション プランの完了を確認できます。ユーザーは、タスクやアクション プランが期限切れになったときにフォローアップのリマインダーを受け取るため、見落としやブランドの評判を損なうリスクはありません。

シングル アクション タスク

シングル アクション タスクを組み合わせて、チェックリストを作成できます。店舗を通じて様々な棚に再入荷するなど。ビンディの使い方 タスク管理 モジュールを使用すると、必要に応じてロールごとに、または特定のユーザーに、単一アクション タスクを一括で割り当てることもできます。

マルチアクションタスク

マルチアクション タスクを組み合わせて、番号付きのステップバイステップ チェックリストを作成できます。 Bindy を使用して一連のリンクされたタスクを作成することも可能で、次のタスクが利用可能になる前に最初のタスクを完了する必要があります。

タスク管理を前進させる

タスク管理は、小売業界によって異なる場合があります。タスク管理プログラムを実装することは、生産性の問題点を見つけ出し、それらの問題点を軽減するためのアプローチをトップダウンで実装することに帰着します。コンプライアンス違反のコストは次のように推定されます。 3.5 組織のコンプライアンスとタスクの完了を促進するプログラムに投資するコストの何倍も高くなります。

店舗が実際にマーチャンダイジング、オペレーション、または損失防止のタスクを実行しているかどうかを知る唯一の方法は、リアルタイムで簡単にフォローアップできるツールを用意することです。適切なツールを使用することで、あらゆるレベルの全員が同じページに集中し続けることができます。

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