5 मैनुअल प्रक्रियाएं जिला प्रबंधकों को स्वचालित करना चाहिए

रिटेल डिस्ट्रिक्ट मैनेजर के रूप में काम करने के लिए आपको जैक-ऑफ-ऑल-ट्रेड बनना होगा। आप अपने क्षेत्र में कई स्टोर की देखरेख करते हैं, उनके स्टोर-विशिष्ट मुद्दों को दिन-प्रतिदिन के आधार पर संभालते हैं। समवर्ती रूप से, आपको यह सुनिश्चित करने का काम सौंपा जाता है कि प्रत्येक स्टोर कंपनी के परिचालन दिशानिर्देशों और दीर्घकालिक रणनीतिक लक्ष्यों के साथ संरेखित हो। 

इस तेज़-तर्रार कारोबारी माहौल में पनपने के लिए, आपको यथासंभव सुचारू और कुशलता से काम करने की आवश्यकता है। दूसरे शब्दों में, आपको समय बर्बाद करने वाली मैन्युअल प्रक्रियाओं को छोड़ना होगा जो किसी की अच्छी तरह से सेवा नहीं करती हैं। 

इसके लिए, यहां 5 पुरानी व्यावसायिक प्रथाएं हैं जिन्हें अपग्रेड करने की आवश्यकता है।

पेपर शेड्यूल

आप उन कुत्तों से परिचित हैं जो होमवर्क खाते हैं, है ना? खुदरा दुनिया में, भूखे कुत्तों को पेपर प्रोजेक्ट और शिफ्ट प्लानिंग शेड्यूल को कम करने के लिए दोषी नहीं ठहराया जा सकता है। हालांकि, इन स्केच दस्तावेज़ों को स्पिल्ड कॉफ़ी या सोडा से नुकसान हो सकता है। आपके (या आपके स्टोर मैनेजर के) डेस्क पर अन्य कागजी कार्रवाई के ढेर के नीचे कागज भी निराशाजनक रूप से खो सकते हैं।

पेपर शेड्यूल का उपयोग करने वाली परियोजनाओं की योजना बनाना भी बहुत श्रमसाध्य है, जिसमें क्रॉस-आउट की आवश्यकता होती है और परिवर्तन पॉप अप होने पर पूर्ण पुनर्लेखन की आवश्यकता होती है (जो वे करेंगे)। उदाहरण के लिए, यदि टीम के सदस्यों को अंतिम समय में जिम्मेदारियों या शिफ्टों की अदला-बदली करने की आवश्यकता है, तो उन्हें मैन्युअल रूप से शेड्यूल को मैन्युअल रूप से अपडेट करना होगा, जिससे भ्रम हो सकता है। 

पेपर प्रोजेक्ट और शिफ्ट शेड्यूलिंग भी रीयल-टाइम सहयोग को असंभव बना देता है - जब तक कि आप हर समय अपने कर्मचारियों के साथ एक ही कमरे में रहने की योजना नहीं बनाते। इन-ऐप संचार की पेशकश करने वाले डिजिटल शेड्यूलिंग टूल का उपयोग करना कहीं अधिक आसान है, इसलिए अपडेट और सूचनाएं एक प्लेटफॉर्म के माध्यम से भेजी जा सकती हैं, और हर कोई सिंक में रहता है। 

इसलिए, पेपर शेड्यूल को हमेशा के लिए हटा दें, और अपनी टीम, विभाग या पूरे उद्यम के लिए ऑनलाइन प्रोजेक्ट और शेड्यूलिंग सॉल्यूशंस पर जाएं। सर्वोत्तम परिणामों के लिए, ऐसा समाधान चुनें जो क्लाउड-आधारित हो, ताकि कर्मचारियों को कहीं से भी, यहां तक कि उनके मोबाइल उपकरणों पर भी संग्रहीत किया जा सके।

रिपोर्टिंग और विश्लेषण

अपनी नौकरी के हिस्से के रूप में, आपको अपने स्टोर के बिक्री अनुमानों, इन्वेंट्री टर्नओवर, लाभ और हानि संख्या, और . की बारीकी से निगरानी करनी चाहिए मुख्य निष्पादन संकेतक, अन्य मेट्रिक्स के बीच। 

जबकि तकनीकी रूप से डेटा को स्वयं ढूंढना संभव है, डेटा को मैन्युअल तरीके से निकालना और गणना करना बेहद समय लेने वाला हो सकता है, खासकर यदि आप कई स्टोर देख रहे हैं। और, इस बात की संभावना हमेशा रहती है कि आप गलती करेंगे या अपने पूर्वाग्रहों को रास्ते में आने देंगे, अनजाने में परिणामों को तिरछा कर देंगे। 

खुदरा विश्लेषण दर्ज करें। 

अपने खुदरा स्टोर के आधार पर, आप ऐसे सॉफ़्टवेयर का चयन कर सकते हैं जो आपके व्यवसाय के विशिष्ट घटकों को माप सकता है - जिसमें बिक्री, सूची, कर्मचारी प्रदर्शन, या उपरोक्त सभी शामिल हैं। 

अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए रिटेल एनालिटिक्स सॉफ़्टवेयर में POS संचालन, बिक्री रिपोर्टिंग, इन्वेंट्री प्रबंधन और अन्य कार्य शामिल हैं। इससे भी बेहतर, आधुनिक सिस्टम डेटा संग्रह और भंडारण को स्वचालित कर सकते हैं, इसलिए आपको आवश्यक डेटा के साथ मैन्युअल रूप से आने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी। 

उन्नत समाधान भविष्य कहनेवाला विश्लेषण कार्य और ग्राफिक्स-समृद्ध डैशबोर्ड प्रदान करते हैं जो आपके संचालन को सुव्यवस्थित करते हैं और आपको आवश्यक जानकारी प्राप्त करना आसान बनाते हैं - तेज़।

खुदरा लेखा परीक्षा 

मैनुअल रिटेल ऑडिट लंबे समय से सुव्यवस्थित और स्वचालन के लिए परिपक्व हैं। यहां बताया गया है कि वे आम तौर पर कैसे काम करते हैं: परंपरागत रूप से, आंतरिक लेखा परीक्षकों (अक्सर क्षेत्र के जिला या बिक्री प्रबंधक) ने ये नियमित रूप से निर्धारित पेपर-आधारित ऑडिट आयोजित किए हैं। 

प्रक्रिया शुरू करने के लिए, ऑडिटर ने प्रिंटेड ऑडिट फॉर्म पर नोट्स लिखे। इसके बाद, लेखा परीक्षक ने डेटा प्रविष्टि त्रुटियों से बचने की कोशिश करते हुए विवरण को एक्सेल स्प्रेडशीट में दर्ज किया जो अंतिम परिणाम से समझौता करेगा। ऑडिट डेटा संकलित करने और प्रासंगिक सिफारिशें करने के बाद, उन्होंने ईमेल के माध्यम से आंतरिक भागीदारों को रिपोर्ट भेजी। और उम्मीद है, प्राप्तकर्ता जल्द ही इसे पढ़ने के लिए कुछ मिनट निकाल सकेंगे। 

इस बहुत समय लगेगा अनुक्रम ने निर्णय प्रक्रिया को धीमा कर दिया और सभी के समय के कम-से-इष्टतम उपयोग का प्रतिनिधित्व किया।

यदि उपरोक्त प्रक्रिया अभी भी आपके खुदरा व्यापार में लागू है, तो यह आपकी खुदरा लेखा परीक्षा पद्धतियों को आधुनिक बनाने का सही समय है। 

अपने आप को (और अपने पूरे संगठन को) एक एहसान करो और स्विच करें खुदरा ऑडिट सॉफ़्टवेयर जो आपके स्टोर ऑडिट और निरीक्षणों को डिजिटाइज़ और सुव्यवस्थित कर सकता है. 

उदाहरण के लिए, बिंदी आपको अपने फॉर्म और चेकलिस्ट को कस्टमाइज़ करने देता है, ताकि आप आसानी से अपने स्टोर और प्रोग्राम का मूल्यांकन कर सकें। आधुनिक खुदरा लेखा परीक्षा समाधान भी कागजी रूपों को समाप्त करके प्रक्रिया को तेज कर सकते हैं। ये समाधान प्रबंधकों को आवश्यक प्रपत्रों को शीघ्रता से भरने और उन्हें तुरंत सही लोगों को भेजने में सक्षम बनाते हैं, ताकि किसी को प्रतीक्षारत खेल खेलने की आवश्यकता न पड़े। 

क्या अधिक है, एक गुणवत्ता खुदरा ऑडिट सॉफ्टवेयर प्रोग्राम को कई स्टोर स्थानों पर बढ़ाया जा सकता है। आप ऑडिट के लिए स्टोर और वितरण केंद्रों को नामित कर सकते हैं, और आवश्यकतानुसार ऑडिट मानदंड बदल सकते हैं। आप रीयल-टाइम में परिणामों की समीक्षा कर सकते हैं, और तय कर सकते हैं कि आपके व्यक्तिगत मार्गदर्शन से कौन-से स्टोर सबसे अधिक लाभान्वित होंगे।

आधुनिक खुदरा लेखा परीक्षा कार्यक्रम यह भी सुनिश्चित कर सकते हैं कि कार्य और परिवर्तन सफलतापूर्वक किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप Bindy का उपयोग करते हैं, तो आप स्टोर विज़िट फ़्रीक्वेंसी, कार्यों और सुधारात्मक कार्रवाई सूचनाओं को स्वचालित करके फ़ॉलो-अप के शीर्ष पर बने रह सकते हैं। आप कस्टम रिपोर्ट भी तैयार कर सकते हैं, और अपने शीर्ष प्रदर्शन करने वाले स्थानों को देख सकते हैं और तुरंत सुधार के लिए क्षेत्रों को देख सकते हैं। 

खुदरा प्रशिक्षण

अच्छी तरह से प्रशिक्षित, ग्राहक हितैषी कर्मचारी एक सफल खुदरा व्यापार की जीवनदायिनी हैं। जिला प्रबंधक के रूप में, आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके स्टोर के सहयोगी आपकी कंपनी द्वारा प्रदान किए जाने वाले उत्पादों और सेवाओं के बारे में जानकार हैं। इसके अलावा, कर्मचारियों को पता होना चाहिए कि ग्राहकों को वह सर्वोत्तम सेवा कैसे प्रदान की जाए जिसके वे हकदार हैं।

यद्यपि आपके पास बहुत सारे कर्मचारी प्रशिक्षण कौशल हैं, आप बिक्री और खुदरा संचालन के हर पहलू के विशेषज्ञ नहीं हैं। और, आपके पास अपने मल्टी-स्टोर क्षेत्र में सभी प्रशिक्षण आवश्यकताओं को लगातार पूरा करने के लिए पर्याप्त बैंडविड्थ नहीं है।

स्थिति का समाधान करने के लिए, अतिरिक्त संसाधन लाएं जिससे आप अपने स्टोर के सहयोगियों को प्रशिक्षण देने में सक्षम हो सकें, जबकि आप अन्य काम के लिए अपना शेड्यूल खाली कर सकते हैं। अन्य लोगों को आपकी टीम को प्रशिक्षित करना बहुत अच्छा है, लेकिन आपको उन्हें सही उपकरण प्रदान करना चाहिए। 

ऑनलाइन और वीडियो प्रशिक्षण कार्यक्रमों का उपयोग करें, ताकि आप कुशलतापूर्वक सही लोगों तक जानकारी का प्रसार कर सकें। जहां संभव हो, उत्पाद या उद्योग के विशेषज्ञों के साथ इंटरैक्टिव वेबिनार की व्यवस्था करें। 

डिजिटल लर्निंग टूल्स के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि वे आपको सत्रों को सहेजने और जब भी आवश्यक हो उन्हें फिर से चलाने की अनुमति देते हैं। यह प्रशिक्षण प्रक्रिया को और सुव्यवस्थित कर सकता है क्योंकि इसका मतलब है कि आपको वही जानकारी दोहराते नहीं रहना होगा। 

इसके अतिरिक्त, आधुनिक प्रशिक्षण कार्यक्रम स्टाफ सदस्यों को अपने समय पर सामग्री का उपभोग करने की अनुमति देते हैं, इसलिए शेड्यूलिंग सत्र एक दर्दनाक और समय लेने वाली प्रक्रिया नहीं होगी। 

एक और युक्ति? उत्पाद प्रशिक्षण सहायता के लिए अपने विक्रेताओं से पूछें। मान लें कि आपके स्टोर एक प्रमुख ब्रांड को संभालते हैं जिसने अभी-अभी एक नई उत्पाद लाइन लॉन्च की है। आप अपने स्टोर के कर्मचारियों को उस माल को सफलतापूर्वक बेचने के लिए आवश्यक ज्ञान प्रदान करना चाहते हैं। इसलिए, एक निर्माता के प्रतिनिधि को उत्पाद के गहन प्रशिक्षण के लिए प्रत्येक स्टोर पर जाने की व्यवस्था करें।

अपने प्रौद्योगिकी विक्रेताओं के लिए भी ऐसा ही करें। अधिकांश हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर कंपनियां आपके कर्मचारियों को उनके समाधानों का उपयोग करने की गति बढ़ाने के लिए ऑनलाइन और व्यक्तिगत रूप से प्रशिक्षण प्रदान करती हैं। जब भी आप कर सकते हैं इन संसाधनों का लाभ उठाएं। अपने विक्रेताओं को प्रशिक्षण संभालने दें, ताकि आपको ऐसा न करना पड़े। 

मल्टी-स्टोर प्रबंधन

एक व्यक्तिगत स्टोर के खुदरा विश्लेषण की निगरानी के अलावा, आप एक वास्तविक समय की तस्वीर चाहते हैं कि आपके क्षेत्र के सभी स्टोर एक दूसरे के खिलाफ कैसे ढेर हो जाते हैं। उदाहरण के लिए, आप जानना चाहते हैं कि क्या आपके सभी स्टोर किसी प्रमुख उत्पाद श्रृंखला के लिए समान बिक्री परिणाम प्रदर्शित करते हैं। यदि नहीं, तो उच्च और निम्न-प्राप्ति वाले स्टोरों में अलग-अलग परिणामों के लिए कौन से कारक जिम्मेदार हो सकते हैं? 

यह वह जगह है जहां मल्टी-स्टोर प्रबंधन सॉफ्टवेयर आता है। हालांकि यह महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक स्टोर में वह तकनीक और सिस्टम हों जो इसे ठीक से चलाने के लिए आवश्यक हों, आपको एक समाधान की भी आवश्यकता है जो सब कुछ एक साथ जोड़ता है। 

जिला प्रबंधक के रूप में, अपने आप को एक ऐसी प्रणाली से लैस करें जो आपको विभिन्न स्टोरों के प्रदर्शन का पूरा दृश्य प्रदान करती है, इसलिए आपको मैन्युअल रूप से स्थानों की तुलना और आकलन करने की आवश्यकता नहीं होगी। 

इन सभी मानदंडों को पूरा करने के लिए, खोजें a उच्च श्रेणी निर्धारण बहु-स्टोर प्रबंधन सॉफ्टवेयर समाधान. बाजार में सैकड़ों विकल्पों के साथ, आपको सुविधाओं, मापनीयता और कीमत के आदर्श संयोजन के साथ एक खोजने की संभावना है। हालांकि प्रत्येक समाधान अलग है, सामान्य विशेषताओं में व्यापारिक प्रबंधन, ऑर्डर प्रबंधन और ग्राहक संबंध प्रबंधन शामिल हैं। कुछ पैकेज विशिष्ट उद्योगों की परिचालन आवश्यकताओं के अनुरूप भी होते हैं।

सफलता के लिए अपने स्टोर स्थापित करें

आने वाले वर्षों में प्रतिस्पर्धा में बढ़त हासिल करना केवल चतुर प्रचार या बड़े, साहसिक अभियानों के बारे में नहीं है। खुदरा के गैर-सेक्सी घटक - विशेष रूप से, आपके आंतरिक संचालन और प्रक्रियाएं - आपके स्टोर की सफलता को बना या बिगाड़ सकती हैं। 

इस कारण से, आपको लगातार अनुकूलन और सुव्यवस्थित करने के लिए घटकों को ढूंढना चाहिए, ताकि आप और आपकी टीम यथासंभव कुशल हो सकें। और ऐसा करने का इससे बेहतर तरीका क्या हो सकता है कि मैन्युअल और समय लेने वाले कार्यों को डिजिटाइज़ किया जाए?

अपने स्टोर की प्रक्रियाओं और संचालन का मूल्यांकन करने के लिए उपरोक्त बिंदुओं का उपयोग करें। और अगर आपको कुछ ऐसा मिलता है जिसे आधुनिक बनाने की जरूरत है, तो इसे जल्द से जल्द प्राप्त करें। 

लेखक के बारे में:

फ्रांसेस्का निकासियो रिटेल विशेषज्ञ, B2B कंटेंट रणनीतिकार और लिंक्डइन टॉपवॉयस हैं। वह रुझानों, युक्तियों और सर्वोत्तम प्रथाओं के बारे में लिखती हैं जो खुदरा विक्रेताओं को बिक्री बढ़ाने और ग्राहकों को बेहतर सेवा देने में सक्षम बनाती हैं।

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