5 عمليات يدوية يجب على مديري المناطق أتمتة

يتطلب العمل كمدير لمنطقة البيع بالتجزئة أن تصبح رائدًا في جميع المهن. أنت تشرف على العديد من المتاجر في منطقتك ، وتتعامل مع المشكلات الخاصة بالمتجر على أساس يومي. في الوقت نفسه ، أنت مكلف بضمان توافق كل متجر مع الإرشادات التشغيلية للشركة والأهداف الإستراتيجية طويلة المدى. 

لتزدهر في بيئة الأعمال سريعة الخطى هذه ، تحتاج إلى العمل بسلاسة وكفاءة قدر الإمكان. بمعنى آخر ، تحتاج إلى التخلص من العمليات اليدوية التي تضيع الوقت والتي لا تخدم أي شخص بشكل جيد. 

تحقيقًا لهذه الغاية ، إليك 5 ممارسات تجارية قديمة تحتاج إلى ترقية.

جداول الورق

أنت معتاد على الكلاب التي تأكل واجباتها المنزلية ، أليس كذلك؟ في عالم البيع بالتجزئة ، لا يمكن إلقاء اللوم على الأنياب الجائعة بسبب الخنق في مشروع ورقي وجداول تخطيط التحول. ومع ذلك ، يمكن أن تتعرض هذه المستندات غير الدقيقة للتلف بسبب القهوة المنسكبة أو الصودا. يمكن أيضًا أن تفقد الأوراق بشكل ميؤوس منه تحت أكوام من الأوراق الأخرى على مكتبك (أو مكتب مدير متجرك).

تخطيط المشاريع باستخدام جداول ورقية هو أيضًا كثيف العمالة ، ويتطلب عمليات شطب وإعادة كتابة كاملة عند ظهور التغييرات (وهو ما سيفعلونه). على سبيل المثال ، إذا احتاج أعضاء الفريق إلى تبديل المسؤوليات أو المناوبات في اللحظة الأخيرة ، فسيحتاجون إلى تحديث الجدول يدويًا يدويًا ، مما قد يتسبب في حدوث ارتباك. 

يجعل المشروع الورقي وجدولة الورديات أيضًا التعاون في الوقت الفعلي أمرًا مستحيلًا - إلا إذا كنت تخطط للتواجد في نفس الغرفة مع موظفيك في جميع الأوقات. من الأسهل بكثير استخدام أدوات الجدولة الرقمية التي توفر الاتصال داخل التطبيق ، بحيث يمكن إرسال التحديثات والإشعارات من خلال نظام أساسي واحد ، ويظل الجميع متزامنين. 

لذا ، تخلص من الجداول الزمنية الورقية إلى الأبد ، وانتقل إلى حلول الجدولة والمشروع عبر الإنترنت لفريقك أو قسمك أو مؤسستك بأكملها. للحصول على أفضل النتائج ، ابحث عن حل قائم على السحابة ، بحيث يمكن الوصول إليه من قبل موظفي المتجر من أي مكان ، حتى على أجهزتهم المحمولة.

إعداد التقارير والتحليلات

كجزء من وظيفتك ، يجب أن تراقب عن كثب توقعات مبيعات متجرك ، ودوران المخزون ، وأرقام الأرباح والخسائر ، و مؤشرات الأداء الرئيسية، من بين مقاييس أخرى. 

على الرغم من أنه من الممكن تقنيًا العثور على البيانات بنفسك ، إلا أن استخراج البيانات بالطريقة اليدوية وإجراء العمليات الحسابية يمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً للغاية ، خاصةً إذا كنت تبحث عن متاجر متعددة. وهناك دائمًا فرصة لارتكاب خطأ أو ترك تحيزاتك تعترض طريقك ، مما يؤدي إلى تحريف النتائج عن غير قصد. 

أدخل تحليلات البيع بالتجزئة. 

اعتمادًا على متاجر البيع بالتجزئة الخاصة بك ، يمكنك اختيار برنامج يمكنه قياس مكونات معينة من عملك - بما في ذلك المبيعات ، والمخزون ، وأداء الموظفين ، أو كل ما سبق. 

يتميز برنامج تحليلات البيع بالتجزئة المصمم جيدًا بعمليات نقاط البيع وتقارير المبيعات وإدارة المخزون والوظائف الأخرى. والأفضل من ذلك ، يمكن للأنظمة الحديثة أتمتة جمع البيانات وتخزينها ، لذلك لن تقلق بشأن الخروج يدويًا بالبيانات التي تحتاجها. 

تقدم الحلول المتقدمة وظائف التحليلات التنبؤية ولوحات المعلومات الغنية بالرسومات التي تبسط عملياتك وتجعل من السهل الحصول على المعلومات التي تحتاجها - بسرعة.

تدقيقات التجزئة 

لطالما كانت عمليات تدقيق التجزئة اليدوية جاهزة للتبسيط والأتمتة. وإليك كيفية عملهم عادةً: تقليديًا ، أجرى المدققون الداخليون (غالبًا مدير المنطقة أو مدير المبيعات في المنطقة) هذه المراجعات الورقية المجدولة بانتظام. 

لبدء العملية ، قام المدقق بكتابة الملاحظات على نماذج التدقيق المطبوعة. بعد ذلك ، أدخل المدقق التفاصيل في جدول بيانات Excel أثناء محاولته تجنب أخطاء إدخال البيانات التي قد تعرض النتيجة النهائية للخطر. بعد تجميع بيانات التدقيق وتقديم التوصيات ذات الصلة ، أرسل التقرير إلى الشركاء الداخليين عبر البريد الإلكتروني. ونأمل أن يتمكن المستلمون قريبًا من اقتطاع بضع دقائق لقراءته. 

هذه استهلاك الوقت أدى التسلسل إلى إبطاء عملية اتخاذ القرار ومثل استخدامًا أقل من الأمثل لوقت الجميع.

إذا كانت العملية المذكورة أعلاه لا تزال مطبقة في أعمال البيع بالتجزئة الخاصة بك ، فقد حان الوقت لتحديث ممارسات تدقيق التجزئة الخاصة بك. 

اعمل لنفسك (ولمؤسستك بأكملها) معروفًا وانتقل إليه برنامج تدقيق البيع بالتجزئة يمكنه رقمنة وتبسيط عمليات تدقيق وتفتيش متجرك. 

يتيح لك Bindy ، على سبيل المثال ، تخصيص النماذج وقوائم المراجعة ، بحيث يمكنك بسهولة تقييم متاجرك وبرامجك. يمكن لحلول تدقيق التجزئة الحديثة أيضًا تسريع العملية عن طريق التخلص من النماذج الورقية. تمكّن هذه الحلول المديرين من ملء النماذج الضرورية بسرعة وإرسالها على الفور إلى الأشخاص المناسبين ، لذلك لا يضطر أي شخص للعب لعبة الانتظار. 

علاوة على ذلك ، يمكن توسيع نطاق برنامج تدقيق البيع بالتجزئة عالي الجودة ليشمل مواقع متاجر متعددة. يمكنك تعيين المخزن (المتاجر) ومراكز التوزيع المراد تدقيقها ، وتغيير معايير التدقيق حسب الحاجة. يمكنك مراجعة النتائج في الوقت الفعلي ، وتحديد المتاجر التي ستستفيد أكثر من توجيهك الشخصي.

يمكن أن تضمن برامج تدقيق التجزئة الحديثة ذلك أيضًا مهام ويتم إجراء التغييرات بنجاح. إذا كنت تستخدم Bindy ، على سبيل المثال ، فيمكنك البقاء على اطلاع بالمتابعة من خلال أتمتة تكرار زيارات المتجر والمهام وإشعارات الإجراءات التصحيحية. يمكنك أيضًا إنشاء تقارير مخصصة ، والاطلاع على أفضل المواقع أداءً وتحديد المناطق التي تحتاج إلى تحسين على الفور. 

تدريب التجزئة

مدربين تدريبا جيدا ، العملاء ودية الموظفون هم شريان الحياة لأعمال التجزئة الناجحة. بصفتك مدير منطقة ، يجب عليك التأكد من أن شركاء متاجرك على دراية بالمنتجات والخدمات التي تقدمها شركتك. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يعرف الموظفون كيفية تزويد العملاء بخدمة من الدرجة الأولى التي يستحقونها.

على الرغم من أن لديك الكثير من مهارات تدريب الموظفين ، إلا أنك لست خبيرًا في كل جانب من جوانب المبيعات وعمليات البيع بالتجزئة. وببساطة ، ليس لديك نطاق ترددي كافٍ لتلبية جميع احتياجات التدريب باستمرار في منطقة المتاجر المتعددة الخاصة بك.

لمعالجة الموقف ، قم بإحضار موارد إضافية ستمكنك من تقديم التدريب الذي يحتاجه شركاء متاجرك بينما تقوم بتحرير جدولك الزمني لأعمال أخرى. إن قيام أشخاص آخرين بتدريب فريقك أمر رائع ، ولكن يجب عليك تسليحهم بالأدوات المناسبة. 

استخدم برامج التدريب عبر الإنترنت والفيديو ، حتى تتمكن من نشر المعلومات بكفاءة إلى الأشخاص المناسبين. حيثما أمكن ، رتب ندوات تفاعلية عبر الإنترنت مع خبراء المنتج أو الصناعة. 

إن الشيء العظيم في أدوات التعلم الرقمي هو أنها تسمح لك بحفظ الجلسات وإعادة تشغيلها عند الضرورة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تبسيط عملية التدريب لأنه يعني أنك لن تضطر إلى تكرار نفس المعلومات بنفسك. 

بالإضافة إلى ذلك ، تسمح برامج التدريب الحديثة للموظفين باستهلاك المواد في وقتهم الخاص ، لذا فإن جدولة الجلسات لن تكون عملية مؤلمة وتستغرق وقتًا طويلاً. 

نصيحة أخرى؟ اطلب من البائعين الحصول على مساعدة في التدريب على المنتج. لنفترض أن متاجرك تتعامل مع علامة تجارية رئيسية أطلقت للتو خط إنتاج جديد. تريد تزويد موظفي متاجرك بالمعرفة التي يحتاجونها لبيع تلك البضائع بنجاح. لذلك ، قم بالترتيب مع ممثل الشركة المصنعة لزيارة كل متجر للحصول على تدريب متعمق على المنتج.

افعل الشيء نفسه لبائعي التكنولوجيا لديك. توفر معظم شركات الأجهزة والبرامج تدريبًا عبر الإنترنت وشخصيًا لجعل موظفيك على دراية بكيفية استخدام حلولهم. استفد من هذه الموارد متى استطعت. دع البائعين يتولون التدريب ، حتى لا تضطر إلى ذلك. 

إدارة متعددة المتاجر

إلى جانب مراقبة تحليلات البيع بالتجزئة لمتجر فردي ، فأنت ترغب في الحصول على صورة في الوقت الفعلي لكيفية تكديس جميع متاجر منطقتك ضد بعضها البعض. على سبيل المثال ، تريد معرفة ما إذا كانت جميع متاجرك تعرض نتائج مبيعات مماثلة لخط إنتاج رئيسي. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فما هي العوامل التي قد تفسر النتائج المختلفة في المتاجر عالية ومنخفضة الإنجاز؟ 

هذا هو المكان الذي يأتي فيه برنامج إدارة المتاجر المتعددة. في حين أنه من المهم أن يحتوي كل متجر على التكنولوجيا والأنظمة التي يحتاجها للتشغيل بشكل صحيح ، فإنك تحتاج أيضًا إلى حل يربط كل شيء معًا. 

بصفتك مدير منطقة ، تسلح بنظام يمنحك رؤية كاملة لكيفية أداء المتاجر المختلفة ، لذلك لن تضطر إلى مقارنة المواقع وتقييمها يدويًا. 

لتلبية كل هذه المعايير ، ابحث عن أ حل برنامج إدارة متعدد المتاجر عالي التصنيف. مع وجود مئات الخيارات في السوق ، من المحتمل أن تجد خيارًا يحتوي على مجموعة مثالية من الميزات وقابلية التوسع والسعر. على الرغم من اختلاف كل حل ، إلا أن الميزات الشائعة تشمل إدارة البضائع وإدارة الطلبات وإدارة علاقات العملاء. تم تصميم بعض الحزم أيضًا وفقًا للاحتياجات التشغيلية للصناعات المحددة.

قم بإعداد متاجرك للنجاح

اكتساب ميزة تنافسية في السنوات القادمة لا يقتصر فقط على الترقيات الذكية أو الحملات الكبيرة والجريئة. يمكن للمكونات غير المثيرة للبيع بالتجزئة - على وجه التحديد ، عملياتك وعملياتك الداخلية - أن تجعل نجاح متاجرك أو تحطمها. 

لهذا السبب ، يجب أن تجد باستمرار مكونات لتحسينها وتبسيطها ، حتى تتمكن أنت وفريقك من التمتع بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. وما هي أفضل طريقة للقيام بذلك من رقمنة المهام اليدوية والمستهلكة للوقت؟

استخدم المؤشرات أعلاه لتقييم عمليات وعمليات متاجرك. وإذا وجدت شيئًا يحتاج إلى التحديث ، فاحصل عليه في أسرع وقت ممكن. 

عن المؤلف: