כיצד למנוע טעויות אנוש בקמעונאות

הביטוי הקלאסי "השטן נמצא בפרטים הקטנים" נכון מאוד בעולם הקמעונאות. חנות קמעונאית עשויה להיראות מבחוץ פשוטה וקלה לניהול. עם זאת, מנהלי חנויות ומקורבים מלהטטים ללא הרף במספר חלקים נעים. ממעקב אחר רמות המלאי ועד להזנת נתוני לקוחות, יש הרבה פרטים לניהול והרבה הזדמנויות לטעויות אנוש לזחול פנימה. 

למרות שגיוס חברי צוות מוכשרים בהחלט יגיע רחוק, אפילו העובדים הטובים ביותר זקוקים לעזרה כדי להבטיח שהכל יהיה נקי מטעויות. כולם עושים טעויות, ובקמעונאות, הטעויות הללו עלולות לעלות ביוקר.

על פי NRF, כשלים ושגיאות בקרה מהווים 27% מסך הפסדי הכיווץ בארצות הברית. מכיוון שההתכווצות עולה לקמעונאים מיליארדים בשנה, טעויות מסתכמות להפסדים משמעותיים. 

מסיבה זו, אתה צריך לעשות כל מה שאתה יכול כדי למנוע ולתפוס טעויות אנוש. החדשות הטובות הן שיש כלים וצעדים שאתה יכול לנקוט כדי לעשות בדיוק את זה.

תסתכל למטה. 

דע אילו אזורים מועדים לטעויות

אתה לא יכול למנוע טעויות אנוש אם אתה לא יודע אילו טעויות קורות והיכן. לכן, קח את הזמן כדי להגיע לשורש הבעיות שמציקות לעסק שלך.

בקמעונאות, טעות אנוש מתבטאת לרוב בצורה של הצטמקות וסחורה חסרה. במקרים מסוימים, חווית הלקוח עלולה לספוג מכה. לדוגמה, אם הקונים לא יכולים למצוא מוצרים במקום הנכון או אם הם תמיד מקבלים את הפריטים הלא נכונים, זה יכול להיות סימן למשהו לא תקין שמתרחש מאחורי הקלעים. 

הדרך הטובה ביותר להתעדכן בבעיות אלו היא להעריך מעת לעת את הפעולות שלך. בצד ניהול המלאי, הקפד לבצע ספירת מלאי פיזית קבועה כדי לוודא שרמות המלאי שיש לך במערכת תואמות למספר המוצרים שבאמת יש לך בחנות. אם אתה תמיד נתקל בפערים מסתוריים ושללת גניבה והונאה, ייתכן שתצטרך להדק את הנהלים שלך כדי למנוע טעויות מנהל. 

חשוב גם להתמקד הפעלה בחנות של תוכניות ותקנים. לדוגמה, מוצק זרימת עבודה של ביקורת קמעונאית שימושי להפליא להבטחת תאימות ולתפיסת טעויות. הם נותנים לך את ההזדמנות להעריך את החנות שלך עבור תאימות. כך תוכלו להיות רגועים בידיעה שהתוכניות והיוזמות שלכם מבוצעות כהלכה. 

ביקורת קמעונאית יכולה גם לחשוף טעויות בביצוע - לאו דווקא כדי "לתפוס" את חברי הצוות, אלא כדי לחנך אותם. הביקורות מאפשרות לך לתקן קורס ולמנוע שגיאות מתרחשות בעתיד. 

צור סביבה להצלחה

אחת הדרכים הטובות ביותר למנוע טעויות אנוש היא להקים סביבה המטפחת יעילות. חללי עבודה וחנויות לא מאורגנים הם כר גידול לטעויות. פשוט על ידי יצירת סביבה מסודרת ומסודרת יובילו הרבה לקידום עבודה נטולת שגיאות. 

לשם כך, ציידו את עצמכם ואת עובדיכם בכלים ובציוד הארגוניים הדרושים. אפילו דברים קטנים כמו הקמת מדפים, תיוג חומרים וציוד מתאים יכולים לסלול את הדרך לעבודה חלקה ופרודוקטיבית. 

לדוגמה, ארונות תיקים או מדפים מסומנים כהלכה לא רק שמקלים על אנשים למצוא את מה שהם צריכים, זה גם מעודד אותם להישאר מאורגנים. סביבת עבודה מסודרת כהלכה פירושה גם שחברי הצוות יכולים למצוא את המידע והחומרים הדרושים להם הרבה יותר מהר.

בסך הכל, הדברים האלה מפחיתים מאוד טעויות, ואתה והעובדים שלך יכולים להתמקד בביצוע דברים כמו שצריך. 

פשט את ההליכים שלך

בין אם מדובר בהזמנת סחורה, משלוח מוצרים או ארגון תצוגה קמעונאית, לכל חנות קמעונאית יש סדרה של נהלים כיצד דברים צריכים להיעשות. תהליכים הם חובה, אבל הדברים נעשים עכורים כשהנהלים שלך מיושנים או מסובכים שלא לצורך. 

אם העסק שלך טומן בחובו טעויות אנוש, ייתכן שתרצה להעריך את הנהלים שיש לך. ראשית, שקול את אורך ומורכבות התהליכים שלך. האם יש יותר מדי צעדים או אנשים מעורבים? האם תהליך באמת צריך להיות כל כך מורכב?

תסתכל כנה על איך אתה עושה דברים בעסק שלך ומצא דרכים לייעל את ההליכים שלך. אם אפשר לרכז שלבים מסוימים או להגביל את מספר האנשים המעורבים, נסה את זה ותראה איך זה עובד.  

זה גם חכם לקבל משוב מהעובדים שלך. האם מבצע שנערך לאחרונה לא הצליח לייצר את העלייה במכירות לה קיווית? התנהלות א נתיחה שלאחר המוות לראות היכן עובדים נתקעו או התבלבלו לגבי הביצוע. קח את המשוב הזה והחל אותו על הפרויקט הבא שלך כדי לעזור להפחית שגיאות.

הפוך לאוטומטי מתי שאתה יכול

אם כבר מדברים על זה, אחד הדברים שאתה יכול לעשות כדי לפשט תהליכים ולהסיר בני אדם מהמשוואה הוא לאמץ פתרונות שיכולים להפוך משימות מייגעות וגוזלות זמן לאוטומטי. 

טים קוסטר, מייסד ב CleverCreations, מסביר, "מרכיב מרכזי בהפחתת טעויות אנוש בקמעונאות הוא להשתמש במערכות מחשב אוטומטיות ככל האפשר."

מחשבים והאלגוריתמים שלהם, בניגוד לאנשים, לא מתעייפים עם הזמן ונוטים פחות לטעות באופן משמעותי. למערכות לכך יש עלות התקנה ראשונית, אך לאחר מכן הן זולות יחסית לתחזוקה. אפשר לאמן אנשים לצמצם שגיאות אבל הם מסוגלים רק לכל כך הרבה. 

בקמעונאות, כמה דוגמאות למשימות שתוכל לבצע אוטומציה כוללות:

העברת מידע ממקום למקום

אנשים רבים עושים טעויות בהזנת נתונים, אז זה צריך להיות אחד הדברים הראשונים שאתה צריך לעשות אוטומציה. לדוגמה, האם אתה מזין נתוני בדיקת נייר או אקסל למחסן נתונים או למערכת בינה עסקית? במקום זאת, השתמש בתוכנת ביקורת ענן עם דיווח בזמן אמת ועשה יותר בפחות זמן.

אותו הדבר נכון לגבי תוכנת הנהלת החשבונות או מעבד התשלומים שלך. במקום להפעיל שני פתרונות בנפרד, חבר את הטכנולוגיות שלך יחד כך שמידע יזרום בצורה חלקה על פני המערכות שלך. 

ספירת מוצרים

בעוד שביצוע ספירות מלאי פיזי תמיד כרוך בסוג כלשהו של עבודה ידנית. אתה יכול לייעל חלקים מהעבודה על ידי ביטול לוחות כתיבה או עט ונייר. אי התאמות מתרחשות כאשר עובדים מעדכנים באופן ידני את רמות המלאי לאחר הספירה. חלופה יעילה הרבה יותר היא להשתמש באפליקציית סריקת ברקוד. נסה פתרון שיכול לעדכן אוטומטית את רמות המלאי שלך ברגע שאתה והצוות שלך תסיים לספור את הסחורה. 

מעקב ידני או שליחת תזכורות

בין אם זה להזכיר לחברי צוות לעשות משהו או ליצור קשר עם ספק על סטטוס ההזמנה שלך, מעקב הוא צעד חשוב בתקשורת. אבל זה גם מועד לתקלות אנושיות. אנשים עשויים לשכוח לבצע מעקב או לעשות זאת בזמן הלא נכון. מנעו את כל זה על ידי מערכת שניתן לתכנת לשלוח מעקבים בתקופות מסוימות. 

Bindy, למשל, מייעלת את שלב המעקב של ביקורת קמעונאות על ידי אוטומציה של משימות ו פעולות מתקנות, כך שמנהלים לא צריכים לעשות זאת בעצמם.

תקשורת עם קבוצות לקוחות

יש ערך רב בתקשורת אחד לאחד, אבל זה לא אומר שאתה צריך להקליד את אותן ההודעות שוב ושוב. ישנם שפע של פתרונות תקשורת לקוחות בשוק שיכולים לעזור לך לשלוח הודעות מותאמות אישית ללא צורך בעבודה ידנית. 

צייד את העסק שלך בכלי CRM ותקשורת שיווקית חזק כדי שתוכל להפעיל קמפיינים מותאמים בקלות. 

עודדו אנשים להיות פתוחים לגבי טעויות

הדרך הטובה ביותר לתקן טעויות היא ללמוד מהן. אתה לא יכול לעשות את זה אם חברי הצוות שלך תמיד מחפים על השגיאות שלהם. 

שקול לשנות את אופן ההסתכלות על טעויות בארגון שלך. במקום לייאש או לפצח טעויות אנוש, עודדו את חברי הצוות שלכם להיות פתוחים לגבי כל בעיה או תקלה. תן להם להרגיש בנוח לשאול שאלות או לקרוא דברים שנראים לא נכונים. 

וכשנושא מתגלה, ראה בו הזדמנות למידה ולא הזדמנות לנזוף בצוות שלך. פעולה זו תגרום לתקשורת פתוחה, מערכות יחסים הרמוניות, ובסופו של דבר, פחות טעויות. 

זכור שפתרון בעיות, במיוחד כשמדובר בטעויות אנוש, הוא מאמץ צוותי - מה שחשוב מאוד לקבל מידע מאנשים. כפי שסטיוארט דאנלופ, מנכ"ל PPCGenius, אומר, "הדרך הטובה ביותר למנוע טעויות אנוש בקמעונאות היא להפוך את העובדים שלך לחלק מהפתרון."

"פתרון השגיאה בשקט בעצמך הוא רק פתרון לטווח קצר למכשול בחנות הקמעונאית שלך", ממשיך דנלופ. "זה נכון במיוחד עבור שגיאות שמתרחשות באופן מתמשך. על מנת לעשות פחות טעויות בעבודה ולטפל בחששות הבסיסיים הקשורים לבעיה, עליך לערב את העובדים שלך בעת ניסיון וביצוע הפתרון."

השקיעו בהכשרת עובדים

עובדים בעלי ידע ומיומן נוטים פחות לעשות טעויות. זו הסיבה שחשוב להשקיע בהכשרת הצוות שלך. הכשרה נכונה גם משפרת את הידע והכישורים של הצוות שלך בעת ניווט במצבים קשים.

בתור טל שלף, המייסד השותף של CondoWizard מציין, אימון תקופתי של הצוות שלך "מחזק את יכולות פתרון הבעיות של העובדים שלך ועוזר להם להיות מוכנים יותר בטיפול בבעיות בלתי צפויות שעלולות לצוץ פתאום".

ודא שאנשים מבינים כיצד יש לבצע משימות בעסק שלך. אם אתה משתמש בכלים ובאפליקציות, דאג שלחברי הצוות שלך יש את הידע כדי שיוכלו להשתמש בטכנולוגיות הללו. 

לא משנה במה אתה מאמן אנשים, זה תמיד עוזר להשתמש במגוון טכניקות למידה - כולל אימון פנים אל פנים, תוכניות מעשית, סרטונים, טקסט ועוד. זכרו שלעובדים יש סגנונות למידה שונים, לכן בחרו את שיטת ההוראה המתאימה להם ביותר. 

זה דורש יותר מאמץ, אבל ככל שאתה יכול להכשיר את הצוות שלך בצורה יעילה יותר, כך יקטן הסיכוי שהם יבצעו טעות אנוש. 

חבר את העובדים שלך

שני ראשים טובים יותר מאחד כשמדובר במניעת טעויות, אומר הברון כריסטופר הנסון, יועץ מוביל ובעלים של RedBaronUSA.

"הדרך הטובה ביותר למנוע טעויות אנוש בכל הפעולות הקמעונאיות והנהלים האדמיניסטרטיביים היא להפעיל את מערכת החברים של שני אנשים או יותר, בכל עת או במהלך כל שלב קריטי במקום העבודה", הוא אומר. אסטרטגיה זו כוללת הכשרה צולבת של עובדים קמעונאיים בקבוצות של שניים או יותר, באופן אידיאלי לאחר שעות הפעילות בחנות או אפילו מרחוק או מקוון. 

הנסון ממשיך, "צוותי הצי (ורוב הצוותים הצבאיים) משתמשים במנטרה *שניים זה אחד, ואחד אין* בכל המשימות המבצעיות והאימונים כדי שיהיה תמיד גיבוי. בקמעונאות, סט שני של גלגלי עיניים ישפר מאוד את התוצאות התפעוליות והניהוליות. בכל פעם שעובדי קמעונאות עובדים לגמרי לבד, הפוטנציאל לטעויות אנוש גדל באופן דרמטי.

איתן טאוב, מנכ"ל ב שער, מציע עצות דומות. "אם אתה נאבק בטעויות אנוש במחסנים שלך, תמיד הייתי מציע שיותר מאדם אחד יעבוד באזור בו-זמנית. כאשר אתה נותן לאדם אחד את היכולת לבדוק הכל במלאי, זה יכול להיות הרבה לטפל. תחשוב על קטעים ובקש מזוג אנשים לעבוד על זה, כך הם יכולים לבדוק זה את זה. התהליך יהיה מהיר יותר ככל שיעבור זמן, וישאיר שוב מקום קטן מאוד של טעויות".

הימנע משימוש ביותר מדי פלטפורמות תקשורת שונות

חוסר תקשורת להוביל לטעויות, כך שתוכל למזער טעויות בעסק שלך על ידי ייעול האופן שבו חברי הצוות שלך מתקשרים זה עם זה. 

אחת הדרכים הטובות ביותר לעשות זאת היא לעשות זאת היצמד למערכת תקשורת אמינה (ומאובטחת) אחת. במקום להטוט בין ערוצים ושיטות מרובות (למשל, אימייל, SMS, צ'אט אינטרנט וכו'), בחר פלטפורמה אחת שבה לתקשר. זה מבטיח שהעובדים שלך יכולים לקבל את כל המידע שהם צריכים במקום אחד, כדי שיוכלו לבצע את עבודתם בצורה יעילה יותר. 

מילים אחרונות

אם לא מסומנת, טעות בקמעונאות יכולה להוביל להתכווצות, להפחית את חווית הלקוח ולהקטין את הרווחים שלך. החדשות הטובות הן שרוב הטעויות ניתנות למניעה. עם הכלים והתהליכים הנכונים, אתה יכול להעצים את הצוות שלך לעבוד בביטחון ולשמור על העסק שלך פועל כמו שעון.

על הסופר:

פרנצ'סקה ניקאסיו הוא מומחה קמעונאי, אסטרטג תוכן B2B, ולינקדאין TopVoice. היא כותבת על מגמות, טיפים ושיטות עבודה מומלצות המאפשרות לקמעונאים להגדיל את המכירות ולשרת טוב יותר את הלקוחות. היא גם המחברת של הישרדות קמעונאית של החזקים, ספר אלקטרוני בחינם שיעזור לקמעונאים להגן על החנויות שלהם בעתיד.

קטגוריות