إدارة مهام البيع بالتجزئة ، دليل شامل

يعد تنفيذ المهام على مستوى الموقع تحديًا لمعظم مجموعات البيع بالتجزئة والضيافة. يعمل نظام إدارة المهام الفعال على دفع تنفيذ المتجروالمشاركة في الموقع والمشاركة في آفاق جديدة.

هناك خطأ شائع يرتكبه تجار التجزئة وهو محاولة إدارة المهام عبر البريد الإلكتروني. يكاد يكون من المستحيل متابعة البرامج المعقدة والعديد من الأجزاء المتحركة عبر البريد الإلكتروني - من فعل وما لم يفعل ماذا وأين ومتى.

ولهذا السبب قمنا بتجميع هذا الدليل الشامل لإدارة المهام في مجال البيع بالتجزئة والضيافة.

دعنا نتعمق.

ما هي إدارة مهام البيع بالتجزئة؟

إدارة مهام البيع بالتجزئة هي عملية إدارة المهام بما في ذلك الأولوية وتاريخ الاستحقاق والتوزيع الدقيق للمستلمين المختارين وصور التحقق والتتبع وإعداد التقارير في الوقت الفعلي. تساعد إدارة المهام العلامات التجارية للبيع بالتجزئة والضيافة على تحقيق أهداف محددة من خلال توزيع الطلبات القابلة للتنفيذ والتتبع.

الوظائف الرئيسية لبرنامج إدارة مهام البيع بالتجزئة

إنشاء مهمة "مخصصة" أو في سياق مشروع أكبر

على سبيل المثال، إذا كان مشروع هو خطة افتتاح الموقع أو تحويله أو إنشائه أو تجديده أو إغلاقه أو تحسينهتوجد المهمة في سياق العمل والجدول الزمني المحددين. في هذه الحالة، تكون المهمة جزءًا من مشروع شامل وتظهر في مخطط جانت وتقارير التقدم للمشروع.

كن رشيقا وسريعا

يجب أن يستغرق إنشاء مهمة بضع ثوانٍ ويجب أن يتم التحكم فيها بالكامل بواسطة منشئ المهمة، مع مراعاة أقدميته وانتمائه إلى المتجر في قائمة المتجر.

إرسال التذكيرات

إرسال المعلومات إلى المستلمين عند وجود مهمة جديدة (إشعارات التطبيق والبريد الإلكتروني ولوحة المعلومات) وتذكير أولئك الذين لم يكملوا المهمة قبل الموعد النهائي.

صور الأولوية وأفضل الممارسات

ادعم الصور ذات الأولوية وأفضل الممارسات. قم بتوثيق وتوضيح وتحديد المهمة لإعطاء المستلمين السياق. بقدر الإمكان، لا تخبر المستلمين فقط "بما" يجب عليهم فعله، بل "لماذا" يفعلون ذلك.

صور التحقق

دعم صور التحقق للتأكد من إكمال المهمة بشكل صحيح.

العمل على أي جهاز

يجب أن يكون المستخدمون قادرين على عرض المهام وإكمالها على جهاز الكمبيوتر الشخصي أو الجهاز اللوحي أو الهاتف المحمول، في أي وقت ومن أي مكان.

رؤية كاملة مع معلومات محدثة

اسمح لمنشئ المهمة أو مدير المشروع برؤية من أكمل المهمة على الفور، ومتى تم إكمالها، مع صور التحقق، وكل ذلك في الوقت الفعلي.

دعم التبعيات والارتباطات الخاصة بالمهام

ربط المهام بحيث يتم تشغيل المهمة B عند اكتمال المهمة A. وهذا يسمح بسير عمل متعدد الخطوات.

أنواع المهام

في تجارة التجزئة هناك عموما نوعان من مهام: المهام التشغيلية المتكررة والمهام المخصصة.

المهام المتكررة

المهام المتكررة هي المهام التي تحافظ على سير أعمال البيع بالتجزئة بسلاسة. يتضمن ذلك عمليات الجرد المنتظمة للمخزون ومراجعة العمليات وعمليات التدقيق الأمني. يشمل هذا النوع من المهام أيضًا المسؤوليات اليومية مثل إعادة التخزين والتنظيف وما إلى ذلك. أي أن أنواع المهام التي يتم تمثيلها عادةً بواسطة قائمة تدقيق.

مهام مخصصة

المهام المخصصة هي عبارة عن عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء لمرة واحدة. على سبيل المثال، إنشاء عرض ترويجي متخصص، وتنفيذ تغيير السياسة، تعيين تدريب إضافي ، أو استدعاء منتج. يمكن أن تكون هذه المهام عاجلة ، وإذا لم تكتمل في الوقت المحدد ، فقد تؤدي إلى توقف العمليات التجارية الأساسية أو الإضرار بسمعة العلامة التجارية.

يمكن أيضًا تقسيم المهام المتكررة والمخصصة إلى مهام فردية ومتعددة الإجراءات.

مهام العمل الفردي

المهام ذات الإجراء الفردي هي مهام بسيطة يتم إكمالها عادةً في خطوة واحدة. على سبيل المثال، وضع لافتات تخفيضات محدثة، أو استبدال المصابيح المحترقة على لافتة متجر، أو تحديث لوحة الساندويتش بالعروض الخاصة لهذا اليوم. يمكن التغاضي عن هذه الأنواع من المهام أو نسيانها ببساطة في عالم البيع بالتجزئة والضيافة المزدحم يومًا بعد يوم.

مهام متعددة الإجراءات

تعد المهام متعددة الإجراءات أكثر تعقيدًا وتتكون من خطوات عمل متعددة ومهام فرعية. قد يلزم إكمال الخطوات بترتيب محدد. قد يشمل هذا النوع من المهام التنظيف الليلي لمعدات المطبخ المعقدة ، أو معالجة شحنات المنتجات الجديدة ، أو تعيين موظف جديد.

عندما يتعلق الأمر بهذه المهام ، قد يكون من السهل تخطي الخطوات أو إكمال المهمة جزئيًا. على سبيل المثال ، هذا هو سبب قيام موظفي المتجر بتنفيذ العروض كما هو مخطط لها 37% من الوقت.

لماذا فشل تنفيذ المهمة

قبل أن نناقش تنفيذ أدوات لتحسين إدارة المهام في المتاجر، من المفيد أن نأخذ في الاعتبار الأسباب الجذرية لإتمام المهام دون المستوى المطلوب في البيع بالتجزئة.

إلهاء

ليس من غير المعتاد أن يشعر موظفو التجزئة وكأنهم يتم سحبهم في عشرات الاتجاهات المختلفة كل يوم. في بعض الأحيان ، لا تكون المهام التي تحظى بالاهتمام هي الأكثر أهمية أو ضرورية للعمليات ، ولكنها المهام الأكثر اضطرابًا أو ملحوظة. على سبيل المثال ، تتنقل رسائل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها باستمرار من هاتف مدير المتجر.

غالبًا ما يتعرض مديرو المتاجر ومديرو المناطق للإلهاء الشديد. بين العملاء الذين يحتاجون إلى الاهتمام، وأسئلة الموظفين، والتدريب، من السهل جدًا فقدان المهام الأساسية.

ارتباك حول الأولويات

قد يكون لدى الفرق ميول وأولويات مختلفة بناءً على خبراتهم وحساسياتهم الخاصة. على الرغم من أنه لا حرج في ذلك، إلا أن العلامات التجارية تحتاج إلى التأكد من أن المهام الأساسية والبرامج التي تشكل العمود الفقري لاستراتيجيتها يتم تنفيذها بالكامل وفي الوقت المحدد.

بدون تحديد أولويات المهام ، يمكن للموظفين أيضًا عرض ما تسميه Harvard Business Review "انحياز إنجاز المهمة". دراسة بواسطة خذ المخاطر. لا شيء يمكن أن يحل محل التجربة يجادل بأنه مع زيادة عدد المهام للموظف ، قد يختار الموظف إكمال المهام الأسهل أولاً كطريقة للتحقق من قائمتهم ، والشعور بالإنجاز ، وتخفيف عبء العمل.

في حين أن هذا يعزز الأداء على المدى القصير ، فإن تحيز إنجاز المهام في نهاية المطاف له تأثير سلبي على تعلم الموظف ويؤثر سلبًا على أداء المنظمة على المدى الطويل حيث يستمر تأجيل المهام الأكثر صعوبة والتي تستغرق وقتًا طويلاً.

فجوات المعلومات

وفقًا لاستطلاع أجرته مؤسسة غالوب مؤخرًا ، فقط نصف قال 2.2 مليون موظف شملهم الاستطلاع إنهم يفهمون ما هو متوقع منهم في العمل. وجدت هذه الدراسة نفسها أن عددًا قليلاً يصل إلى 12% من الموظفين يتفقون بشدة على أن مديرهم يساعدهم في تحديد أولويات العمل.

يمكن أن تقع المهام التنظيمية المهمة على جانب الطريق لمجرد أن الموظفين لا يعرفون أنهم مسؤولون عن المهمة أو لا يفهمون توقعات المهمة.

كيفية تحسين إدارة المهام

النجاح في تجارة التجزئة يعود إلى إعدام.

"هناك رابط مباشر بين أرباحك النهائية وإنتاجية موظفيك ؛ يجادل خبير التجزئة ، إذا كنت تتطلع إلى زيادة إيراداتك ، فعليك أن تبدأ بموظفيك فرانشيسكا نيكاسيو.

وتتابع: "امنحهم الأدوات اللازمة للقيام بعملهم بشكل أفضل لزيادة إنتاجية الموظفين إلى الحد الأقصى". أذا أردت تحسين تنفيذ المهام في متاجر البيع بالتجزئة، والبدء باستخدام الأدوات المناسبة.

استخدم الأدوات الصحيحة

تُحدث أداة إدارة مهام البيع بالتجزئة الصحيحة فرقًا كبيرًا. يعتقد الكثير أ قائمة مراجعة Excel والبريد الإلكتروني أو برامج مثل Google Keeps أو Apple Notes كافية لتعزيز التنفيذ في المتجر. لكن أياً من هذه الخيارات لا يمنح تجار التجزئة مكاناً مركزياً لجميع المهام. كما أنها لا تسمح بتتبع إكمال المهام في جميع المتاجر. لكي تكون منصة إدارة المهام ناجحة ويمكن الاعتماد عليها، يجب أن تكون بمثابة سجل مركزي للسلطة.

"يمكن للتكنولوجيا أن تجعل قدرتك على إدارة عملية بيع بالتجزئة سلسة أو تكسرها" ، يقول زعيم فكر التجزئة ياسمين جلاشين. وتشير إلى أن محاولة تتبع جميع الأجزاء المتحركة يدويًا "يمكن أن تؤدي إلى عدد من الأخطاء البشرية التي تكلفك أرباحك".

بدلاً من ذلك ، اختر أ المحلول حيث يمكنك تعيين مهام لمستلمين محددين لأي حاجة متجر. الأهم من ذلك ، اعثر على حل يساعد فريقك على أداء وظائفهم ويضع جميع المعلومات التي يحتاجون إليها في مكان واحد للتنفيذ بشكل أسرع: التوجيهات والصور والمستندات الداعمة.

نظرًا لأن فرق البيع بالتجزئة في حالة تنقل ، يجب أن يكون الحل الخاص بك قادرًا على العمل على جميع الأجهزة ، لذا بغض النظر عن مكان وجود موظفيك ، لا يزال بإمكانهم المشاركة. أخيرًا ، لا فائدة من تعيين مهمة إذا لم تتمكن من تتبع معدلات الإنجاز بسهولة وفي الوقت الفعلي. يضمن القيام بذلك عدم وقوع المشكلات من خلال الثغرات.

تنفيذ أدوات جديدة

قد يكون من الصعب التفكير في دمج التكنولوجيا الجديدة في متاجر البيع بالتجزئة الخاصة بك. كم من الوقت سيستغرق تدريب الموظفين؟ هل سيتبنى الموظفون الأداة الجديدة؟

ضع في اعتبارك الأدوات التي تعمل على تحسين الكفاءة وإشراك الموظفين في المؤسسة. في الواقع، 80% من عمال التجزئة يعتقدون أن رضاهم الوظيفي سيتحسن إذا عمل متجرهم بشكل أكثر كفاءة.

اختر منصة سهلة الاستخدام ومصممة لمجال عملك ، مثل بيندي. مع الحد الأدنى من الاستثمار في التدريب مقدمًا، ستقضي ببساطة على الوقت الذي تقضيه في مشكلات التتبع من خلال البريد الإلكتروني والمتابعة اليدوية. بالإضافة إلى ذلك، استفد من التدريب المقدم من البائع توفير التكاليف والتجارب المجانية حتى تتمكن من رؤية المنصة تعمل في متاجرك.

إذا لم تكن متأكدًا من كيفية دمج التكنولوجيا الجديدة في متاجرك ، فراجع مدونتنا: كيفية تطبيق تقنيات جديدة في أعمال البيع بالتجزئة الخاصة بك.

تعيين تواريخ الاستحقاق

تساعد تواريخ الاستحقاق الموظفين في تحديد الأولويات. يتعلق الأمر بأكثر من مجرد إكمال مهمة لتحديد موعد نهائي ؛ تساعد تواريخ الاستحقاق الموظفين أيضًا على معرفة ما لا يمثل أولوية فورية.

بدون تواريخ الاستحقاق ، يمكن أن تشعر أن كل شيء مستحق على الفور. يمكن أن يؤدي ذلك إلى شعور الموظفين بالإرهاق ويمكن أن يطلق العملية التي تؤدي إلى "تحيز إنجاز المهمة" المذكور أعلاه.

حدد تواريخ الاستحقاقات بناءً على الأهمية وبما يتماشى مع التقويم الفريد لشركتك. على سبيل المثال ، ليس من الجيد أن تكلف شركة الأزهار الموظفين بجرد المخزون أو التدريب خلال الأشهر المزدحمة في ديسمبر وفبراير ومايو. ومع ذلك ، فإن تعيين مهمة لتسليم شاشات نقاط البيع مع البضائع المناسبة للعطلات أمر مناسب.

تواريخ الاستحقاق هي جزء حقيقي من البيع بالتجزئة. ضع في اعتبارك أن عرض POP الذي تم تنفيذه بشكل صحيح يمكن أن يقدم ما يصل إلى ملف 45.5% زيادة المبيعات عند الإعداد بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.

يمكن أن يؤدي تحديد المواعيد النهائية واستكمال عمليات إعادة التخزين وتنفيذ خطط التسويق إلى زيادة مبيعات المتجر نفسها 3.7%. عدم تنفيذ مهام البيع بالتجزئة في الوقت المحدد يعني بقاء آلاف الدولارات على الطاولة.

كن واضحا

تعمل المتاجر بشكل أفضل مع توجيهات واضحة ومفصلة. يجب أن تكون المهمة مباشرة ولا لبس فيها.

لا تقل فقط ، "تذكر كل الخس الروماني." أعط تعليمات حول كيفية إزالة الخس والتخلص منه بأمان. إذا كنت تستخدم حل مثل بيندي، يمكنك إرفاق مطبوعات تخبر الموظفين عن استدعاء المنتج وكيف يمكنهم الإجابة على أسئلة العملاء. قدم مخططًا وصورًا حتى يعرف الموظفون بالضبط كيفية ملء مساحة الخس الفارغة الآن.

قد ترغب في التفكير في تقسيم المشاريع بخطوات متعددة إلى مهام فردية أصغر من أجل الوضوح. باستخدام Bindy ، يمكنك ربط المهام ببعضها البعض حتى يتمكن الموظفون من إكمالها بالترتيب المطلوب لضمان عدم تفويت أي خطوات.

متابعة

تأكد من قدرتك على تتبع معدلات الإنجاز ومتابعة المهام المتأخرة بسهولة. باستخدام Bindy ، يمكنك تشغيل التقارير أو مراقبة معدلات الإكمال باستخدام الترميز اللوني من صفحة المهمة.

بمجرد الجدولة ، يتم إرسال إعلامات المهام تلقائيًا ، ويتم وضعها على لوحة معلومات الموظف وفي التقويم الخاص به. تتضمن جميعها روابط قابلة للنقر حتى يتمكن الموظفون من التنقل بسهولة إلى المهمة. يمكن للموظفين التعليق على المهمة أو السماح لمنشئ المهمة بمعرفة أي مشاكل. يمكنهم إثبات الاكتمال عن طريق إرفاق الصور.

بصفتهم علماء أنثروبولوجيا البيع بالتجزئة كايزر وبندر لاحظ ، "ما يتم قياسه يميل إلى الإنجاز." يمكن أن يساعدك البقاء على اطلاع بمعدلات الإكمال أيضًا في تحديد أنماط التأخير وفهم أفضل للمكان الذي يتطلب فيه التدريب.

تعيين مهمة أو استخدام قائمة تحقق؟

يمكن أن يكون هناك بعض الالتباس في صناعة البيع بالتجزئة حول مصطلح "مهمة". يعتقد بعض بائعي التجزئة أن مهام الموظف هي "ما يحتاجون إلى إنجازه خلال مناوبتهم". من الناحية الفنية ، يمكن تسمية أي مهمة تقوم بإسنادها لأحد أعضاء الفريق "بمهمة" ، بما في ذلك واجبات الافتتاح أو الإغلاق اليومية ، أو إجراء تدقيق لمنع الخسارة ، أو تحديث تدريبهم على السلامة.

قد يكون من الصعب معرفة الأداة الأنسب لتعيين ومتابعة جميع هذه "المهام". فيما يلي توصياتنا للميزات والأدوات للمساعدة في تنفيذ المهام المتكررة والمخصصة والفردية والمتعددة الإجراءات.

المهام المتكررة

بشكل عام ، يتم التعامل مع المهام المتكررة بشكل أفضل من خلال أ قائمة تدقيق. استخدم نظامًا أساسيًا يسمح لك بإنشاء العديد من أنواع قوائم المراجعة التي تحتاجها للمسؤوليات اليومية ، منع فقدان أو الصحة و السلامة عمليات التفتيش. استخدم لغة واضحة وموجزة لكل عنصر في قائمة التحقق.

كما هو الحال مع أي مهمة ، تكون الرسوم التوضيحية مفيدة ، لذا قم بتضمين صور أفضل الممارسات. قم بتحسين سير العمل من خلال إرفاق المستندات الداعمة مباشرةً بالعنصر أو الأسئلة. بهذه الطريقة لا يتعين على الموظفين الابتعاد عن مهمة البحث عن المعلومات ؛ هناك بالفعل.

هل تحتاج إلى أن يكون بعض الموظفين يملأون قائمة تحقق معينة؟ استخدم Bindy "لطلب فحص" أو جدولة الفحص في تقويم المستخدمين. قم بتشغيل تقرير بسيط لمعرفة متى ينتهي المستخدمون من الفحص والمواقع التي تفتقد إلى الفحص.

مهام مخصصة

عادةً ما تكون المهام المخصصة حساسة للوقت (عمليات سحب المنتج ، وشاشات POP ، وما إلى ذلك). يمكنك استخدام وحدة مهام Bindy لتعيين هذه المهام في ثوانٍ ، وإرفاق الصور والوثائق ، وحتى طلب الصور الإلزامية لإكمال المهمة.

ليس من غير المألوف العثور على المشكلات أثناء قيام الموظفين بإجراء فحص أو تدقيق. عند حدوث ذلك ، يمكن للمستخدمين استخدام وحدة المهام لتعيين مشكلة في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمفتش تعيين خطة عمل ، أي إجراء تصحيحي بتاريخ استحقاق. يمكن تعيين خطط العمل أثناء إجراء عمليات التفتيش أو بمجرد اكتمالها.

مع التقارير سهلة التشغيل ، يمكن للمكتب الرئيسي التحقق من استكمال المهام وخطة العمل من أي مكان. يتلقى المستخدمون تذكيرات للمتابعة عندما تكون المهام أو خطط العمل متأخرة حتى لا يقع أي شيء في الشقوق أو يهدد بسمعة العلامة التجارية.

مهام العمل الفردي

يمكن دمج المهام أحادية الإجراء لإنشاء قائمة تحقق. مثل إعادة تخزين الأرفف المختلفة من خلال المتجر. باستخدام Bindy's ادارة المهام الوحدة النمطية ، يمكنك أيضًا تعيين مهام أحادية الإجراء مجمعة حسب الدور حسب الحاجة أو لمستخدمين محددين.

مهام متعددة الإجراءات

يمكن دمج المهام متعددة الإجراءات لإنشاء قائمة مراجعة مرقمة خطوة بخطوة. من الممكن أيضًا إنشاء سلسلة من المهام المرتبطة باستخدام Bindy ، والتي تتطلب إكمال المهمة الأولى قبل توفر المهمة التالية.

المضي قدما في إدارة المهام

يمكن أن تبدو إدارة المهام مختلفة اعتمادًا على قطاع البيع بالتجزئة الخاص بك. يأتي تنفيذ برنامج إدارة المهام لمعرفة نقاط ضعف الإنتاجية وتنفيذ نهج من أعلى إلى أسفل للتخفيف من نقاط الألم هذه. تشير التقديرات إلى أن تكلفة عدم الامتثال هي 3.5 مرات أعلى من تكلفة الاستثمار في البرامج التي تعزز الامتثال التنظيمي وإكمال المهام.

الطريقة الوحيدة لمعرفة ما إذا كانت المتاجر تقوم بالفعل بتنفيذ مهام ترويجية أو عمليات أو منع الخسارة هي أن يكون لديك أداة تسمح بمتابعة سهلة في الوقت الفعلي. سيساعد استخدام الأداة الصحيحة في إبقاء الجميع ، في كل مستوى ، على نفس الصفحة وتركيز.

فئات