रिटेल में मानवीय त्रुटियों को कैसे रोकें

क्लासिक वाक्यांश "डेविल्स इन द डिटेल्स" खुदरा दुनिया में बहुत सही है। एक खुदरा स्टोर बाहर की तरफ सरल और आसान लग सकता है। हालांकि, स्टोर मैनेजर और सहयोगी लगातार कई मूविंग पार्ट्स की बाजीगरी कर रहे हैं। इन्वेंट्री स्तर की निगरानी से लेकर ग्राहक डेटा दर्ज करने तक, प्रबंधन के लिए बहुत सारे विवरण हैं और मानवीय त्रुटियों के लिए बहुत सारे अवसर हैं। 

जबकि सक्षम टीम के सदस्यों को काम पर रखना निश्चित रूप से एक लंबा रास्ता तय करेगा, यहां तक कि सबसे अच्छे कर्मचारियों को भी यह सुनिश्चित करने में मदद की ज़रूरत है कि सब कुछ त्रुटि मुक्त है। हर कोई गलती करता है, और खुदरा क्षेत्र में, वे त्रुटियां महंगी हो सकती हैं।

एनआरएफ . के अनुसार, प्रशासन और कागजी कार्रवाई की त्रुटियां संयुक्त राज्य अमेरिका में इन्वेंट्री सिकुड़न के 18.8% के लिए जिम्मेदार हैं। चूंकि सिकुड़ने से खुदरा विक्रेताओं को प्रति वर्ष अरबों की लागत आती है, इसलिए व्यवस्थापक त्रुटियां महत्वपूर्ण नुकसान को जोड़ती हैं। 

इस कारण से, आपको मानवीय त्रुटि को रोकने और पकड़ने के लिए हर संभव प्रयास करने की आवश्यकता है। अच्छी खबर यह है कि ऐसा करने के लिए आप कुछ टूल और कदम उठा सकते हैं।

नीचे एक नज़र डालें। 

जानिए किन क्षेत्रों में होती है गलतियां

यदि आप नहीं जानते कि क्या गलतियाँ हो रही हैं और कहाँ हो रही हैं, तो आप मानवीय त्रुटि को नहीं रोक सकते। इसलिए, उन मुद्दों की तह तक जाने के लिए समय निकालें जो आपके व्यवसाय को प्रभावित कर रहे हैं।

खुदरा क्षेत्र में, मानवीय त्रुटि अक्सर सिकुड़न और लापता माल के रूप में प्रकट होती है। कुछ मामलों में, ग्राहक अनुभव प्रभावित हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि खरीदारों को सही जगह पर उत्पाद नहीं मिल रहे हैं या यदि उन्हें हमेशा गलत आइटम मिल रहे हैं, तो यह पर्दे के पीछे कुछ गलत होने का संकेत हो सकता है। 

इन मुद्दों के शीर्ष पर बने रहने का सबसे अच्छा तरीका समय-समय पर अपने कार्यों का मूल्यांकन करना है। इन्वेंट्री प्रबंधन पक्ष पर, यह सत्यापित करने के लिए नियमित भौतिक स्टॉक गणना करना सुनिश्चित करें कि आपके सिस्टम में आपके पास मौजूद इन्वेंट्री स्तर उन उत्पादों की संख्या से मेल खाते हैं जो आपके पास वास्तव में इन-स्टोर हैं। यदि आप हमेशा रहस्यमय विसंगतियों में भाग रहे हैं और आपने चोरी और धोखाधड़ी से इंकार किया है, तो आपको व्यवस्थापक गलतियों को रोकने के लिए अपनी प्रक्रियाओं को कड़ा करने की आवश्यकता हो सकती है। 

इस पर ध्यान देना भी जरूरी है कार्यक्रमों और मानकों का स्टोर निष्पादन. उदाहरण के लिए, एक ठोस खुदरा लेखा परीक्षा कार्यप्रवाह अनुपालन सुनिश्चित करने और गलतियाँ पकड़ने के लिए अविश्वसनीय रूप से उपयोगी है। वे आपको अनुपालन के लिए अपने स्टोर का मूल्यांकन करने का अवसर देते हैं। इस तरह आप यह जानकर निश्चिंत हो सकते हैं कि आपके कार्यक्रम और पहल ठीक से चल रहे हैं। 

खुदरा ऑडिट भी निष्पादन में गलतियों को प्रकट कर सकते हैं - जरूरी नहीं कि टीम के सदस्यों को "पकड़" दें, बल्कि उन्हें शिक्षित करने के लिए। ऑडिट आपको पाठ्यक्रम को सही करने और भविष्य में होने वाली त्रुटियों को रोकने की अनुमति देते हैं। 

सफलता के लिए माहौल बनाएं

मानवीय त्रुटि को रोकने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक ऐसा वातावरण स्थापित करना है जो दक्षता पैदा करता है। अव्यवस्थित कार्यक्षेत्र और स्टोर गलतियों के लिए प्रजनन आधार हैं। केवल स्वच्छ और व्यवस्थित वातावरण बनाने से त्रुटि मुक्त कार्य को बढ़ावा देने में काफी मदद मिलेगी। 

इसके लिए, अपने आप को और अपने कर्मचारियों को आवश्यक संगठनात्मक उपकरणों और उपकरणों से लैस करें। यहां तक कि छोटी चीजें जैसे कि अलमारियों की स्थापना, लेबलिंग सामग्री, और सही आपूर्ति होने से भी सुचारू और उत्पादक कार्य का मार्ग प्रशस्त हो सकता है। 

उदाहरण के लिए, ठीक से लेबल वाली फाइल कैबिनेट या ठंडे बस्ते में न केवल लोगों के लिए अपनी जरूरत की चीजें ढूंढना आसान हो जाता है, बल्कि यह उन्हें संगठित रहने के लिए भी प्रोत्साहित करता है। एक उचित रूप से व्यवस्थित कार्यक्षेत्र का अर्थ यह भी है कि टीम के सदस्य उन सूचनाओं और सामग्रियों को ढूंढ सकते हैं जिनकी उन्हें बहुत जल्दी आवश्यकता होती है।

कुल मिलाकर, ये चीजें गलतियों को बहुत कम करती हैं, और आप और आपके कर्मचारी चीजों को ठीक से करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। 

अपनी प्रक्रियाओं को सरल बनाएं

चाहे वह मर्चेंडाइज ऑर्डर कर रहा हो, उत्पादों की शिपिंग कर रहा हो, या एक खुदरा प्रदर्शन का आयोजन, चीजों को कैसे किया जाना चाहिए, इसके लिए प्रत्येक खुदरा स्टोर में प्रक्रियाओं का एक सेट होता है। प्रक्रियाएं जरूरी हैं, लेकिन जब आपकी प्रक्रियाएं पुरानी हो जाती हैं या अनावश्यक रूप से जटिल हो जाती हैं तो चीजें धुंधली हो जाती हैं। 

यदि आपका व्यवसाय मानवीय त्रुटि से भरा हुआ है, तो हो सकता है कि आप उन प्रक्रियाओं का मूल्यांकन करना चाहें जो आपके पास हैं। सबसे पहले, अपनी प्रक्रियाओं की लंबाई और जटिलता पर विचार करें। क्या बहुत सारे कदम या लोग शामिल हैं? क्या किसी प्रक्रिया को वास्तव में इतना विस्तृत होने की आवश्यकता है?

ईमानदारी से देखें कि आप अपने व्यवसाय में कैसे काम करते हैं और अपनी प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने के तरीके खोजें। यदि कुछ चरणों को संक्षिप्त करना या शामिल लोगों की संख्या को सीमित करना संभव है, तो इसे आज़माएं और देखें कि यह कैसे काम करता है।  

अपने कर्मचारियों से प्रतिक्रिया प्राप्त करना भी बुद्धिमानी है। क्या हाल ही का प्रचार उस बिक्री वृद्धि को उत्पन्न करने में विफल रहा जिसकी आप आशा कर रहे थे? आचरण a मरणोत्तर यह देखने के लिए कि कर्मचारी कहां फंस गए या निष्पादन के बारे में भ्रमित थे। उस प्रतिक्रिया को लें और त्रुटियों को कम करने में सहायता के लिए इसे अपने अगले प्रोजेक्ट पर लागू करें।

जब भी आप कर सकते हैं स्वचालित करें

जिसके बारे में बोलते हुए, प्रक्रियाओं को सरल बनाने और मनुष्यों को समीकरण से हटाने के लिए आप जो कुछ कर सकते हैं, वह है ऐसे समाधानों को अपनाना जो थकाऊ और समय लेने वाले कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं। 

टिम कोस्टर, संस्थापक एट चतुर कृतियों, बताते हैं, "खुदरा क्षेत्र में मानवीय त्रुटि को कम करने में एक प्रमुख तत्व स्वचालित कंप्यूटर सिस्टम का यथासंभव उपयोग करना है।"

कंप्यूटर और उनके एल्गोरिदम, लोगों के विपरीत, समय के साथ थकते नहीं हैं और त्रुटि की संभावना काफी कम होती है। इसके लिए सिस्टम की प्रारंभिक सेटअप लागत होती है, लेकिन उसके बाद वे बनाए रखने के लिए अपेक्षाकृत सस्ते होते हैं। लोगों को गलतियों को कम करने के लिए प्रशिक्षित किया जा सकता है, लेकिन केवल इतना ही करने में सक्षम हैं। 

खुदरा क्षेत्र में, आपके द्वारा स्वचालित किए जा सकने वाले कार्यों के कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:

जानकारी को एक स्थान से दूसरे स्थान पर स्थानांतरित करना

बहुत से लोग डेटा-एंट्री के साथ गलतियाँ करते हैं, इसलिए यह उन पहली चीज़ों में से एक होनी चाहिए जिन्हें आपको स्वचालित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, क्या आप अपने पीओएस से अपने सीआरएम में ग्राहक डेटा दोबारा दर्ज कर रहे हैं? दो प्रणालियों को एकीकृत करने का एक तरीका खोजें ताकि डेटा स्थानांतरण स्वचालित रूप से हो। 

यही बात आपके अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर या पेमेंट प्रोसेसर के लिए भी जाती है। दो समाधानों को अलग-अलग चलाने के बजाय, अपनी तकनीकों को एक साथ जोड़ें ताकि सूचना आपके सिस्टम में निर्बाध रूप से प्रवाहित हो। 

उत्पादों की गिनती

भौतिक सूची गणना करते समय हमेशा किसी न किसी रूप में मैन्युअल कार्य शामिल होगा। आप पूर्वगामी क्लिपबोर्ड या पेन और पेपर द्वारा नौकरी के कुछ हिस्सों को सुव्यवस्थित कर सकते हैं। विसंगतियां तब होती हैं जब कर्मचारी गिनती के बाद मैन्युअल रूप से स्टॉक स्तर को अपडेट करते हैं। बारकोड स्कैनिंग ऐप का उपयोग करना कहीं अधिक कुशल विकल्प है। एक समाधान आज़माएं जो आपके और आपकी टीम द्वारा माल की गिनती पूरी करने के बाद स्वचालित रूप से आपके इन्वेंट्री स्तरों को अपडेट कर सके। 

मैन्युअल रूप से फ़ॉलो-अप या रिमाइंडर भेजना

चाहे वह टीम के सदस्यों को कुछ करने की याद दिलाना हो या आपके ऑर्डर की स्थिति के बारे में किसी विक्रेता से संपर्क करना हो, संचार में अनुवर्ती एक महत्वपूर्ण कदम है। लेकिन यह मानवीय दुर्घटनाओं के लिए भी प्रवण है। लोग फॉलो-अप करना भूल सकते हैं या गलत समय पर कर सकते हैं। उन सभी को रोकें जिनके पास एक ऐसी प्रणाली है जिसे निश्चित अवधि में अनुवर्ती भेजने के लिए प्रोग्राम किया जा सकता है। 

उदाहरण के लिए, बिंदी कार्यों को स्वचालित करके खुदरा ऑडिट के अनुवर्ती चरण को सुव्यवस्थित करता है सुधारात्मक कार्रवाई, इसलिए प्रबंधकों को इसे स्वयं करने की आवश्यकता नहीं है।

ग्राहकों के समूहों के साथ संचार करना

एक-से-एक संचार में बहुत महत्व है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको एक ही संदेश को बार-बार टाइप करना होगा। बाजार में बहुत सारे ग्राहक संचार समाधान हैं जो आपको मैन्युअल काम की आवश्यकता के बिना व्यक्तिगत संदेश भेजने में मदद कर सकते हैं। 

अपने व्यवसाय को एक मजबूत सीआरएम और विपणन संचार उपकरण से लैस करें ताकि आसानी से अनुरूप अभियान चला सकें। 

लोगों को गलतियों के बारे में खुला रहने के लिए प्रोत्साहित करें

गलतियों को सुधारने का सबसे अच्छा तरीका उनसे सीखना है। आप ऐसा नहीं कर सकते हैं यदि आपकी टीम के सदस्य हमेशा अपनी त्रुटियों को छुपा रहे हैं। 

अपने संगठन में गलतियों को कैसे देखा जाता है, इसे बदलने पर विचार करें। मानवीय त्रुटि को हतोत्साहित करने या उस पर नकेल कसने के बजाय, अपनी टीम के सदस्यों को किसी भी मुद्दे या दुर्घटना के बारे में खुला रहने के लिए प्रोत्साहित करें। उन्हें सवाल पूछने या उन चीजों को कॉल करने में सहज महसूस कराएं जो सही नहीं लगतीं। 

और जब कोई समस्या सामने आती है, तो इसे अपनी टीम को फटकार लगाने के अवसर के बजाय सीखने के अवसर के रूप में देखें। ऐसा करने से खुले संचार, सौहार्दपूर्ण संबंध, और अंततः, कम त्रुटियां होंगी। 

याद रखें कि मुद्दों को हल करना, खासकर जब मानवीय त्रुटि की बात आती है, एक टीम प्रयास है - जो लोगों का इनपुट प्राप्त करना इतना महत्वपूर्ण क्यों है। स्टीवर्ट डनलप, सीईओ के रूप में पीपीसीजीनियस, कहते हैं, "खुदरा क्षेत्र में मानवीय त्रुटि को रोकने का सबसे अच्छा तरीका है अपने कर्मचारियों को समाधान का हिस्सा बनाना।"

डनलप जारी रखता है, "अपने आप में त्रुटि को चुपचाप हल करना आपके खुदरा स्टोर में बाधा का एक अल्पकालिक समाधान है।" "यह उन त्रुटियों के लिए विशेष रूप से सच है जो लगातार होती हैं। काम पर कम गलतियाँ करने और समस्या से जुड़ी अंतर्निहित चिंताओं को दूर करने के लिए, आपको समाधान का प्रयास और निष्पादन करते समय अपने कर्मचारियों को शामिल करना चाहिए।"

स्टाफ प्रशिक्षण में निवेश करें

जानकार और कुशल इंसानों में गलतियाँ करने की संभावना कम होती है। यही कारण है कि अपनी टीम को प्रशिक्षित करने में निवेश करना महत्वपूर्ण है। मुश्किल परिस्थितियों में नेविगेट करते समय उचित प्रशिक्षण भी आपकी टीम के ज्ञान और कौशल में सुधार करता है।

ताल शेल्फ़ के रूप में, के सह-संस्थापक कोंडोविज़ार्ड नोट्स, अपने कर्मचारियों को समय-समय पर प्रशिक्षण देना "आपके कर्मचारियों की समस्या समाधान क्षमताओं को मजबूत करता है और उन्हें अप्रत्याशित मुद्दों से निपटने में बेहतर तरीके से तैयार होने में मदद करता है जो अचानक सामने आ सकते हैं।"

सुनिश्चित करें कि लोग समझें कि आपके व्यवसाय में कार्यों को कैसे किया जाना चाहिए। यदि आप टूल और ऐप्स का उपयोग कर रहे हैं, तो इस बात का ध्यान रखें कि आपकी टीम के सदस्यों को इस बात की जानकारी हो कि वे इन तकनीकों का अच्छा उपयोग कर सकें। 

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप लोगों को किस पर प्रशिक्षण दे रहे हैं, यह हमेशा विभिन्न प्रकार की शिक्षण तकनीकों का उपयोग करने में मदद करता है - जिसमें आमने-सामने प्रशिक्षण, व्यावहारिक कार्यक्रम, वीडियो, पाठ और बहुत कुछ शामिल हैं। याद रखें कि कर्मचारियों की सीखने की शैली अलग-अलग होती है, इसलिए उनके लिए सबसे अच्छा काम करने वाली शिक्षण पद्धति का चयन करें। 

इसमें अधिक प्रयास लगता है, लेकिन जितना अधिक प्रभावी ढंग से आप अपनी टीम को प्रशिक्षित कर सकते हैं, उतनी ही कम संभावना है कि वे मानवीय त्रुटि करेंगे। 

अपने कर्मचारियों को जोड़े

जब त्रुटि की रोकथाम की बात आती है, तो दो प्रमुख एक से बेहतर होते हैं, बैरन क्रिस्टोफर हैनसन, प्रमुख सलाहकार और के मालिक कहते हैं RedBaronUSA.

"सभी खुदरा संचालन और प्रशासनिक प्रक्रियाओं में मानवीय त्रुटि को रोकने का सबसे अच्छा तरीका दो या दो से अधिक लोगों की मित्र प्रणाली को हर समय या प्रत्येक महत्वपूर्ण कार्यस्थल कदम के दौरान नियोजित करना है," वे कहते हैं। इस रणनीति में खुदरा कर्मचारियों को दो या दो से अधिक समूहों में प्रशिक्षण देना शामिल है, आदर्श रूप से स्टोर के घंटों के बाद या दूर से या ऑनलाइन भी। 

हैनसन जारी है, "नौसेना सील (और अधिकांश सैन्य दल) मंत्र का उपयोग करते हैं * दो एक है, और एक कोई नहीं है * सभी परिचालन मिशनों और प्रशिक्षण सत्रों में हमेशा बैक-अप होता है। खुदरा क्षेत्र में, नेत्रगोलक का दूसरा सेट परिचालन और प्रशासनिक परिणामों में बहुत सुधार करेगा। जब भी खुदरा कर्मचारी पूरी तरह से अकेले काम करते हैं, तो मानवीय त्रुटि की संभावना नाटकीय रूप से बढ़ जाती है।

एथन ताउब, सीईओ एट गोलरी, इसी तरह की सलाह देता है। "यदि आप अपने गोदामों में मानवीय त्रुटि से जूझ रहे हैं, तो मैं हमेशा एक क्षेत्र में एक समय में एक से अधिक लोगों को काम करने का सुझाव दूंगा। जब आप एक व्यक्ति को सब कुछ चेक करने की क्षमता देते हैं, तो इसे संभालने के लिए बहुत कुछ हो सकता है। वर्गों का पता लगाएं और उन पर काम करने वाले लोगों का एक समूह बनाएं, इस तरह, वे एक-दूसरे की जांच कर सकते हैं। समय बीतने के साथ प्रक्रिया तेज हो जाएगी, और फिर से त्रुटि की बहुत कम गुंजाइश बचेगी। ”

बहुत अधिक संचार प्लेटफॉर्म का उपयोग करने से बचें

गलत संचार त्रुटियों का कारण बनता है, इसलिए आप अपने टीम के सदस्यों के एक दूसरे के साथ संवाद करने के तरीके को सुव्यवस्थित करके अपने व्यवसाय में गलतियों को कम कर सकते हैं। 

ऐसा करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है एक विश्वसनीय (और सुरक्षित) संचार प्रणाली से चिपके रहें. कई चैनलों और विधियों (जैसे, ईमेल, एसएमएस, वेब चैट, आदि) की बाजीगरी करने के बजाय, एक ही मंच का चयन करें जिस पर संवाद करना है। यह सुनिश्चित करता है कि आपके कर्मचारियों के पास एक ही स्थान पर उनकी जरूरत की सभी जानकारी हो, ताकि वे अपना काम अधिक प्रभावी ढंग से कर सकें। 

अंतिम शब्द

अनियंत्रित छोड़ दिया, खुदरा में त्रुटि सिकुड़न का कारण बन सकती है, ग्राहक अनुभव को कम कर सकती है और आपके मुनाफे को कम कर सकती है। अच्छी खबर यह है कि ज्यादातर गलतियों को रोका जा सकता है। सही टूल और प्रक्रियाओं के साथ, आप अपनी टीम को विश्वास के साथ काम करने के लिए सशक्त बना सकते हैं और अपने व्यवसाय को घड़ी की कल की तरह चालू रख सकते हैं।

लेखक के बारे में:

फ्रांसेस्का निकासियो खुदरा विशेषज्ञ, B2B सामग्री रणनीतिकार और लिंक्डइन टॉपवॉइस है। वह रुझानों, युक्तियों और सर्वोत्तम प्रथाओं के बारे में लिखती हैं जो खुदरा विक्रेताओं को बिक्री बढ़ाने और ग्राहकों को बेहतर सेवा प्रदान करने में सक्षम बनाती हैं। वह . की लेखिका भी हैं योग्यतम की खुदरा उत्तरजीविता, खुदरा विक्रेताओं को उनके स्टोर को भविष्य में सुरक्षित रखने में मदद करने के लिए एक निःशुल्क ईबुक।