8 طرق يمكن لبائعي التجزئة من خلالها تبسيط الاتصال بالمتجر والتنفيذ

يعد تشغيل متجر بيع بالتجزئة أمرًا معقدًا ، وقد يكون من الصعب معرفة من أين تبدأ فقط عندما تقوم بتسهيل عملياتك. لكن جعل عمليات البيع بالتجزئة تعمل بكفاءة أكبر يجب أن تكون على رأس قائمة مهام كل مدير تنفيذي للبيع بالتجزئة ، وسوف تضعك النصائح أدناه على طريق النجاح المبسط.

1. إنشاء إجراءات وعمليات قياسية

سواء كنت تدير متجرًا واحدًا أو خمسمائة متجر ، يبدأ الطلب والكفاءة بالتوحيد القياسي. تساعد مجموعة الإجراءات على ضمان تجربة عالية الجودة - للموظفين والعملاء - وعملية إدارة سلسة بغض النظر عن عدد المواقع لديك.

وتشمل هذه:

إرشادات التوظيف - إنشاء فريق توظيف وأدلة للموظفين لوضع معايير للتدريب ، والسلوك ، وإجراءات الشركة بحيث يكون الجميع في نفس الصفحة.

عمليات إدارة النقد - لا توجد طريقة "واحدة" للتعامل مع إدارة النقد ، ولكن من المهم أن يعرف كل موظف قواعد كل شيء بدءًا من إجراء الإيداعات المصرفية وحتى استخدام نظام نقاط البيع.

تجارة - إنشاء معايير التجارة لعرض منتجاتك بشكل صحيح. تريد التأكد من أن العروض والتخطيط والعروض الترويجية تعكس علامتك التجارية وتعرض عناصرك بأفضل طريقة ممكنة.

خدمة الزبائن - يجب تضمين كل شيء بدءًا من كيفية معاملة العملاء وحتى التعامل مع المرتجعات في دليل الموظف ، مما يعني قضاء وقت أقل في التأكد من تنفيذ الخطوات المناسبة.  

إجراءات تنظيف المتجر - التنظيف ليس ممتعًا ، لكنه حيوي ويمكن أن يستغرق وقتًا طويلاً. ضع إرشادات لما هو متوقع من الموظفين في كل نوبة - الافتتاح ومنتصف اليوم والإغلاق.

2. تدريب موظفيك وتفويضهم

اعلم أنه لا يمكنك فعل كل شيء بمفردك - ولا يجب أن تحاول. تتمثل الخطوة الأولى لتبسيط عمليات البيع بالتجزئة في تكوين فريق مدرب جيدًا يمكنه مساعدتك في إنجاز كل شيء. إذا واجهتك مشكلة في القيام بمعظم العمل بنفسك أو إذا كنت تقوم بإخماد حرائق متعددة يوميًا ، فقد حان الوقت لتقييم موظفيك والتدريب الذي تقدمه لهم.

بعد ذلك ، تعلم كيفية تفويض المهام بشكل فعال إلى موظفيك. يبدأ هذا من خلال كونك مديرًا يعمل على زيادة إنتاجية شركائه ، والتوافق مع حقيقة أن طريقك ليس هو الطريقة الوحيدة - وأنك لست مضطرًا للقيام بذلك بنفسك.

اكتشف المهام الأكثر منطقية بالنسبة لك لتفويضها. المفتاح هو السماح للجميع باللعب على نقاط قوتهم ، بحيث لا تقوم فقط بتفريغ المهام بشكل عشوائي. تعرف على الأشخاص الذين هم جزء من فريقك. مالذي يجيدونه؟ ماذا يحبون ان يفعلوا؟ استخدم الرؤى التي تكتسبها لتحديد كيفية تفويض المهام المختلفة.

3. تقليل الأعمال الورقية

تتمثل إحدى أفضل الطرق لتبسيط عمليات البيع بالتجزئة في النظر إلى تدفق الورق. يمكن أن تتراكم الأعمال الورقية بسرعة وتضيف مهل زمنية غير ضرورية في مجموعة متنوعة من المجالات. عند مطاردة مسار ورقي ، اكتشف ما إذا كان ضروريًا للغاية كجزء من العملية. ستجد في معظم الأوقات أنه تم إجراؤه لمجرد أن هذه هي الطريقة التي يتم بها دائمًا.

ماذا عن إكسل؟

عندما قلّلنا من استخدام الورق، افترضنا جميعًا أننا سنصبح أكثر كفاءة بطريقة سحرية. يا إلهي، انظر إلينا ونحن نحفظ البيانات في برنامج Excel!

ومع ذلك، يمكن أن تكون غير فعال مع التكنولوجيا كما هو الحال بدونها. إن التقاط البيانات إلكترونيًا في برنامج Excel لا يؤدي في حد ذاته إلى جعل العملية فعالة.

لم يتم تصميم برنامج Excel لهذا الغرض. إنه برنامج جداول بيانات، وهو يبرع (المقصود من التورية) في حساب وتجميع القيم الرقمية. إنها ليست أداة تنفيذ ميدانية، وليست محرك سير عمل.

عند استخدامه لمعايير العلامة التجارية وتنفيذها، يكون برنامج Excel بطيئًا ومكثفًا للعمالة وعرضة للأخطاء. كما أنه يحرم المؤسسة من التحليلات في الوقت الفعلي التي تحتاجها لاتخاذ قرارات عمل مستنيرة.

إن Excel والبريد الإلكتروني لا يساعدان عملك، بل يعيقانه.

بدلاً من ذلك، فكر في التخلص من الورق المادي تمامًا، وتقليل استخدام Excel والبريد الإلكتروني باستخدام نظام إدارة المستندات ورقمنة جميع السجلات والإيصالات والأوراق الخاصة بك للتخزين والاسترجاع على المدى الطويل.

4. أتمتة بعض العمليات

عندما تدير شركة ، فلا يوجد نقص في العمل الشاق والمستهلك للوقت. سواء أكان ذلك يتعلق بتتبع النفقات أو إنشاء جداول التوظيف يدويًا ، فإن هذه المهام تمنعك من العمل في المجالات ذات المستوى الأعلى لتنمية عملك.

الحل بسيط - أتمتة.

عند تحديد المهام المراد تشغيلها تلقائيًا ، اسأل نفسك:

• هل هذه مهمة متكررة؟
• هل هو سير عمل بسيط؟
• هل سيوفر لك الوقت أو المال؟
• مع نمو الأعمال التجارية ، هل ستتوسع؟

تتضمن بعض المهام الأكثر شيوعًا للأتمتة استخدام نظام POS تتبع أداء الموظفين ومستويات المخزون، باستخدام برنامج للتسويق حتى تتمكن من جدولة حملاتك وتنظيمها وتحديد أولوياتها بشكل أكثر فاعلية ، وأتمتة غرفة النقود الخاصة بك مما يقلل من فرصة الخطأ البشري وتكاليف العمالة ويزيد الكفاءة ويقلل الخسائر ويحسن الأمن.

إدارة المهام هي مجال آخر يمكن أن يستفيد من الأتمتة. إذا كنت تقوم بالفعل بتفويض المهام (النصيحة #2) ، فقم بتسليح عملك بملف نظام إدارة المهام يقوم بأتمتة التذكيرات والتحقق من الصور وإكمال المهمة. يمكن أن يؤدي القيام بذلك إلى تقليل الساعات والجهود التي تبذلها في إدارة فريقك. بدلاً من تسجيل الوصول يدويًا أو إرسال المزيد من رسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك أنت وموظفيك البقاء على اطلاع بكل شيء باستخدام منصة واحدة.

بصرف النظر عن توفير الوقت ، يمنع نظام إدارة المهام أيضًا سوء التواصل لأنه يمكن أن يضم جميع رسائلك وتحديثاتك في مكان واحد.

ملاحظة: ليس عليك أتمتة كل شيء. المفتاح هو تحديد الوظائف الوضيعة التي تستهلك وقتك ، ثم إيجاد طرق لوضعها في الطيار الآلي. بهذه الطريقة ، يمكنك التركيز أكثر على المهام التي تتطلب لمسة بشرية وإبداعًا (على سبيل المثال ، خدمة العملاء وحل المشكلات والاستراتيجية.)

5. تحسين نظام نقاط البيع

عند الحديث عن الأتمتة ، فإن إحدى أفضل الطرق لجعل أعمال البيع بالتجزئة الخاصة بك أكثر كفاءة هي استخدام نظام نقاط البيع لديك بكامل طاقته. إنها أكثر من مجرد سجل نقدي ومكان للمعاملات. إنهم يحسنون فرص نجاح بائع التجزئة من خلال تزويدهم بأدوات لتبسيط العمليات التجارية - لكل شيء بدءًا من تقارير المبيعات وإدارة المخزون إلى إدارة العملاء والموظفين.

تأكد من أن نظامك يسمح لك بالحصول على ملفات مراقبة المخزون والطلب، وأحدث البيانات المالية ، وتتبع العملاء وراحتهم. اعمل مع مقدم الخدمة الخاص بك لتسخير الإمكانات الكاملة لنظامك وسيوفر لك شيئين قيّمين - الوقت والمال.

6. تنظيم متجرك

في حين أنه قد يكون من الصعب التأكد من أن متجرك دائمًا في أفضل شكل ومنظم ، إلا أنه مهم لأكثر من مجرد سبب جمالي - لكننا سنبدأ من هناك. بادئ ذي بدء ، يبدو المتجر المنظم أكثر جاذبية للعملاء. لا أحد يريد أرففًا مزدحمة وممرات مزدحمة.

ولكن لن يبدو الأمر أفضل فحسب ، ولكنك لن تضيع وقتًا ثمينًا في البحث عن البضائع في الغرفة الخلفية أو توجيه العملاء حيث يمكنهم العثور على عناصر معينة. خصص وقتًا للتعامل مع جميع الصناديق والأرفف في غرفتك الخلفية ، مع وضع العلامات عليها لتسهيل التعرف عليها. ثم ابحث عن طرق لتحسين كيفية وضع العناصر بحيث يكون كل شيء في مكانه الصحيح - والأكثر كفاءة -.

على سبيل المثال ، ضع العناصر التي يتم إعادة تخزينها في أغلب الأحيان بالقرب من الباب بحيث يمكن لموظفيك تحديد موقعها بسرعة وإعادة تخزينها ، بدلاً من إضاعة الوقت الثمين في البحث عنها في الغرفة الخلفية.

7. استخدام نظام إدارة الوقت

الوقت هو المال في البيع بالتجزئة ، مما يعني أنه عليك تحقيق أقصى استفادة من الوقت المتاح لديك. يبدأ القيام بذلك بنظام جيد لإدارة الوقت.

هذه نصيحة شائعة ، ولكن قبل أن تغمض عينيك ، فقط جرب إحدى الطرق أدناه لمدة 60 يومًا وانظر كيف تعمل لك ولموظفيك. لا توجد طريقة واحدة تناسب الجميع ، لذا جرب طرقًا مختلفة حتى تجد الحل.

تقنية بومودورو - عند مواجهة أي مهمة كبيرة ، تقوم بتقسيم العمل إلى فترات زمنية قصيرة (تسمى "Pomodoros") تفصل بينها فترات راحة قصيرة. ثم يتم تدريب عقلك على التركيز لفترات قصيرة ويساعدك على البقاء على رأس المهام.

طريقة POSEC - هذا يعني "تحديد الأولويات من خلال التنظيم والتبسيط والاقتصاد والمساهمة" ويستند بشكل فضفاض إلى نظرية أبراهام ماسلو فيما يتعلق بـ "التسلسل الهرمي للاحتياجات". إنها في الأساس طريقة لتقسيم أهدافك الأكبر إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة.

نظام أيزنهاور - قال الرئيس الأمريكي الأسبق دوايت أيزنهاور: لدي نوعان من المشاكل: العاجلة والمهمة. ما هو عاجل ليس مهمًا ، والأهم ليس عاجلاً أبدًا ". يساعدك هذا النظام في التعرف بسرعة على الأنشطة التي تحتاج إلى التركيز عليها ، وكذلك الأنشطة التي يجب أن تتجاهلها.

8. تدقيق العمليات الخاصة بك

لذا، فقد قمت بإعداد عملياتك، وأتمتت سير عملك وفوضت المهام إلى موظفيك المدربين جيدًا. عظيم! الخطوة التالية هي التأكد من أن فريقك يتبع tالإجراءات الصحيحة وأن تستمر متاجرك في العمل مثل آلات بئر الزيت.

تحقيق ذلك يتطلب إجراء عمليات تدقيق المتجر. قم بإعداد قوائم مرجعية لعملياتك، وقواعد السلوك، معايير العلامة التجاريةوما إلى ذلك، واطلب من مديري منطقتك تقييم متاجرك للتأكد من امتثالها.  

وبصرف النظر عن ضمان استيفاء معاييرك، يمكن لعمليات التدقيق أيضًا أن تلفت انتباهك إلى المجالات التي تحتاج إلى تحسين حتى تتمكن من الاستمرار في تشديد عملياتك. عندما يتم العثور على القضايا، تعيين الإجراءات التصحيحية. يمكن لعمليات التدقيق، عند تنفيذها بشكل صحيح، إنشاء حلقة حميدة من التحسين المستمر، مما يساعدك في النهاية على البقاء فعالاً وتنافسيًا.

الخط السفلي

بصفتك بائع تجزئة مشغول ، فأنت تعلم أنه يمكنك دائمًا استخدام المزيد من الوقت ، وستساعدك النصائح المذكورة أعلاه على تبسيط المهام الشاقة في نظام فعال. إنه يشمل كل شيء من تعيين موظفين جيدين وتفويض المسؤوليات إلى الأتمتة وإنشاء العمليات التي تقضي على العمل الإضافي. وهذا بدوره يتيح لك مزيدًا من الوقت للعمل على تنمية أعمالك.  

عن المؤلف:

فرانشيسكا نيكاسيو خبير البيع بالتجزئة ، واستراتيجي محتوى B2B ، و LinkedIn TopVoice. تكتب عن الاتجاهات والنصائح وأفضل الممارسات التي تمكن تجار التجزئة من زيادة المبيعات وخدمة العملاء بشكل أفضل. وهي أيضًا مؤلفة كتاب التجزئة البقاء للأصلح، كتاب إلكتروني مجاني لمساعدة تجار التجزئة على حماية متاجرهم في المستقبل.

فئات