Η λειτουργία ενός καταστήματος λιανικής είναι περίπλοκη και μπορεί να είναι δύσκολο να γνωρίζετε ακριβώς από πού να ξεκινήσετε όταν εξομαλύνετε τις διαδικασίες σας. Αλλά η αποτελεσματικότερη εκτέλεση των εργασιών λιανικής θα πρέπει να βρίσκεται στην κορυφή της λίστας υποχρεώσεων κάθε στελέχους λιανικής και οι παρακάτω συμβουλές θα σας οδηγήσουν στο μονοπάτι προς την βελτιωμένη επιτυχία.
1. Δημιουργήστε τυπικές διαδικασίες και διαδικασίες
Εάν χρησιμοποιείτε Κάρτα Δράσης, GoAudits, GoSpotCheck, Απαντήσεις, Πολιτισμός Ασφάλειας, VisitBasis, WorkJam, Ζενπούτ ή Τερματοφύλακας, ήρθε η ώρα να ⚡ εξοικονομήστε χρόνο, μειώστε το κόστος και ενσωματώστε γρήγορα το Bindy, η πλατφόρμα ελέγχου/επιθεώρησης, εργασιών και επικοινωνίας με αξιολόγηση #1 για το λιανικό εμπόριο και τη φιλοξενία.
Είτε έχετε ένα κατάστημα είτε πεντακόσια καταστήματα, η παραγγελία και η αποτελεσματικότητα ξεκινούν με την τυποποίηση. Ένα σύνολο διαδικασιών συμβάλλει στη διασφάλιση μιας ποιοτικής εμπειρίας — για τους υπαλλήλους και για τους πελάτες — και μια απρόσκοπτη διαδικασία διαχείρισης ανεξάρτητα από το πόσες τοποθεσίες έχετε.
Αυτά περιλαμβάνουν:
Οδηγίες προσωπικού – Δημιουργήστε μια ομάδα προσλήψεων και εγχειρίδια εργαζομένων για να ορίσετε πρότυπα εκπαίδευσης, συμπεριφοράς και εταιρικών διαδικασιών, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
Διαδικασίες διαχείρισης μετρητών – Δεν υπάρχει «ένας» τρόπος διαχείρισης μετρητών, αλλά είναι σημαντικό κάθε εργαζόμενος να γνωρίζει τους κανόνες για τα πάντα, από την πραγματοποίηση τραπεζικών καταθέσεων έως τη χρήση του συστήματος POS.
Εμπορευματοποίηση - Εγκαθιδρύω πρότυπα εμπορευματοποίησης για την σωστή προβολή των προϊόντων σας. Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι οι οθόνες, η διάταξη και οι προωθήσεις σας αντικατοπτρίζουν την επωνυμία σας και αναδεικνύουν τα προϊόντα σας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
Εξυπηρέτηση πελατών – Τα πάντα, από τον τρόπο αντιμετώπισης των πελατών μέχρι την αντιμετώπιση των επιστροφών θα πρέπει να περιλαμβάνονται στο εγχειρίδιο εργαζομένων, πράγμα που σημαίνει ότι δαπανάται λιγότερος χρόνος για να βεβαιωθείτε ότι έχουν γίνει τα σωστά βήματα.
Διαδικασίες καθαρισμού καταστήματος – Το καθάρισμα δεν είναι διασκεδαστικό, αλλά είναι ζωτικής σημασίας και μπορεί να είναι χρονοβόρο. Ορίστε κατευθυντήριες γραμμές ως προς το τι αναμένεται από τους εργαζόμενους σε κάθε βάρδια — άνοιγμα, μεσημέρι και κλείσιμο.
2. Εκπαιδεύστε το προσωπικό σας και εκπροσωπήστε
Αναγνωρίστε ότι δεν μπορείτε να κάνετε τα πάντα μόνοι σας — και δεν πρέπει να προσπαθήσετε. Το πρώτο βήμα για τον εξορθολογισμό των εργασιών λιανικής σας είναι να δημιουργήσετε μια καλά εκπαιδευμένη ομάδα που μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε τα πάντα. Εάν έχετε κολλήσει να κάνετε μόνοι σας το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας ή εάν σβήνετε πολλές φωτιές σε καθημερινή βάση, ήρθε η ώρα να αξιολογήσετε τους υπαλλήλους σας και την εκπαίδευση που τους παρέχετε.
Στη συνέχεια, μάθετε να αναθέτετε αποτελεσματικά καθήκοντα στους υπαλλήλους σας. Αυτό ξεκινά με το να είσαι ένας διευθυντής που μεγιστοποιεί την παραγωγικότητα των συνεργατών του και να συμβιβαστεί με το γεγονός ότι ο τρόπος σου δεν είναι ο μόνος τρόπος — και ότι δεν χρειάζεται να το κάνεις μόνος σου.
Μάθετε ποιες εργασίες είναι πιο λογικές για όλους να αναθέσετε. Το κλειδί είναι να αφήσετε τον καθένα να παίξει σύμφωνα με τις δυνάμεις του, ώστε να μην ξεφορτώνετε εργασίες απλώς τυχαία. Γνωρίστε τους ανθρώπους που είναι μέρος της ομάδας σας. Σε τι είναι καλοί; Τι τους αρέσει να κάνουν; Χρησιμοποιήστε τις πληροφορίες που αποκτάτε για να καθορίσετε πώς να αναθέσετε διαφορετικές εργασίες.
3. Μειώστε τη γραφειοκρατία
Ένας από τους κορυφαίους τρόπους για να βελτιστοποιήσετε τις εργασίες λιανικής σας είναι να εξετάσετε τη ροή του χαρτιού. Η γραφική εργασία μπορεί γρήγορα να συσσωρευτεί και να προσθέσει περιττούς χρόνους παράδοσης σε διάφορους τομείς. Όταν κυνηγάτε ένα ίχνος χαρτιού, υπολογίστε εάν ήταν απολύτως απαραίτητο ως μέρος της διαδικασίας. Τις περισσότερες φορές θα διαπιστώσετε ότι έγινε απλώς και μόνο επειδή έτσι γινόταν πάντα.
Τι γίνεται με το Excel;
Όταν κάναμε λιγότερο χαρτί, όλοι υποθέσαμε ότι ως δια μαγείας θα γίνουμε πιο αποτελεσματικοί. Whiz-bang, δείτε μας να αποθηκεύουμε δεδομένα στο Excel!
Ωστόσο, μπορείτε να είστε εξίσου αναποτελεσματικοί με την τεχνολογία όπως μπορείτε χωρίς. Η ηλεκτρονική καταγραφή δεδομένων στο Excel δεν καθιστά, από μόνη της, τη διαδικασία αποτελεσματική.
Το Excel δεν σχεδιάστηκε για αυτό. Είναι ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων, υπερέχει (λογοπαίγνιο) στον υπολογισμό και τη μεταγλώττιση αριθμητικών τιμών. Δεν είναι εργαλείο εκτέλεσης πεδίου, δεν είναι μηχανή ροής εργασίας.
Όταν χρησιμοποιείται για πρότυπα επωνυμίας και εκτέλεση, το Excel είναι αργό, εντάσεως εργασίας και επιρρεπές σε σφάλματα. Επίσης στερεί από τον οργανισμό τα αναλυτικά στοιχεία σε πραγματικό χρόνο που χρειάζεται για τη λήψη τεκμηριωμένων επιχειρηματικών αποφάσεων.
Το Excel και το email δεν βοηθούν την επιχείρησή σας, την εμποδίζουν.
Αντίθετα, εξετάστε την πλήρη εξάλειψη του φυσικού χαρτιού και τη μείωση της χρήσης του Excel και του email χρησιμοποιώντας ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων και ψηφιοποιώντας όλα τα αρχεία, τις αποδείξεις και τα έγγραφα για μακροπρόθεσμη αποθήκευση και ανάκτηση.
4. Αυτοματοποιήστε ορισμένες λειτουργίες
Όταν διευθύνετε μια επιχείρηση, δεν υπάρχει έλλειψη κουραστικής και χρονοβόρας εργασίας. Είτε πρόκειται για παρακολούθηση των εξόδων είτε για τη δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων στελέχωσης με το χέρι, αυτές οι εργασίες σας εμποδίζουν να εργαστείτε στους τομείς υψηλότερου επιπέδου ανάπτυξης της επιχείρησής σας.
Η λύση είναι απλή - αυτοματοποίηση.
Όταν αποφασίζετε ποιες εργασίες θα αυτοματοποιήσετε, αναρωτηθείτε:
- Είναι αυτό μια επαναλαμβανόμενη εργασία;
- Είναι μια απλή ροή εργασίας;
- Θα σας εξοικονομήσει χρόνο ή χρήμα;
- Καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει, θα κλιμακωθεί;
Μερικές από τις πιο κοινές εργασίες για αυτοματοποίηση περιλαμβάνουν τη χρήση ενός συστήματος POS παρακολουθήστε την απόδοση των υπαλλήλων σας και τα επίπεδα αποθέματος, χρησιμοποιώντας λογισμικό για μάρκετινγκ, ώστε να μπορείτε να προγραμματίζετε, να οργανώνετε και να ιεραρχείτε τις καμπάνιες σας πιο αποτελεσματικά, και αυτοματοποιώντας το δωμάτιο μετρητών που μειώνει την πιθανότητα ανθρώπινου λάθους και το κόστος εργασίας, αυξάνει την αποτελεσματικότητα, μειώνει τις απώλειες και βελτιώνει την ασφάλεια.
Η διαχείριση εργασιών είναι ένας άλλος τομέας που μπορεί να επωφεληθεί από την αυτοματοποίηση. Εάν αναθέτετε ήδη εργασίες (συμβουλή #2), οπλίστε την επιχείρησή σας με ένα σύστημα διαχείρισης εργασιών που αυτοματοποιεί τις υπενθυμίσεις, την επαλήθευση φωτογραφιών και την ολοκλήρωση εργασιών. Κάτι τέτοιο μπορεί να μειώσει τις ώρες και την προσπάθεια που ξοδεύετε για τη διαχείριση της ομάδας σας. Αντί να κάνετε χειροκίνητο check-in ή να στέλνετε περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εσείς και το προσωπικό σας μπορείτε να παραμένετε στην κορυφή των πάντων χρησιμοποιώντας μία πλατφόρμα.
Εκτός από την εξοικονόμηση χρόνου, ένα σύστημα διαχείρισης εργασιών αποτρέπει επίσης την κακή επικοινωνία, επειδή μπορεί να φιλοξενήσει όλα τα μηνύματα και τις ενημερώσεις σας σε ένα μέρος.
Σημείωση: δεν χρειάζεται να αυτοματοποιήσετε τα πάντα. Το κλειδί είναι να εντοπίσετε τις άθλιες δουλειές που σας ρουφούν το χρόνο και, στη συνέχεια, να βρείτε τρόπους να τις θέσετε σε αυτόματο πιλότο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εστιάσετε περισσότερο σε εργασίες που απαιτούν το άγγιγμα και τη δημιουργικότητα ενός ανθρώπου (π.χ. εξυπηρέτηση πελατών, επίλυση προβλημάτων και στρατηγική.)
5. Βελτιστοποιήστε το σύστημα POS σας
Μιλώντας για την αυτοματοποίηση, ένας από τους καλύτερους τρόπους για να κάνετε την επιχείρησή σας λιανικής πιο αποτελεσματική είναι να χρησιμοποιήσετε το σύστημα POS σας στο μέγιστο των δυνατοτήτων του. Είναι κάτι περισσότερο από ένα ταμείο και μέρος για συναλλαγές. Βελτιώνουν τις πιθανότητες επιτυχίας ενός λιανοπωλητή παρέχοντάς του εργαλεία για τον εξορθολογισμό των επιχειρηματικών διαδικασιών — για τα πάντα, από την αναφορά πωλήσεων και τη διαχείριση αποθέματος έως τη διαχείριση πελατών και εργαζομένων.
Βεβαιωθείτε ότι το σύστημά σας σας επιτρέπει να έχετε έλεγχος αποθεμάτων και παραγγελιών, ενημερωμένα οικονομικά δεδομένα και παρακολούθηση πελατών και ευκολία. Συνεργαστείτε με τον πάροχο σας για να αξιοποιήσετε πλήρως τις δυνατότητες του συστήματός σας και θα σας εξοικονομήσει δύο πολύτιμα πράγματα — χρόνο και χρήμα.
6. Οργανώστε το κατάστημά σας
Αν και μπορεί να είναι δύσκολο να βεβαιωθείτε ότι το κατάστημά σας είναι πάντα σε κορυφαία φόρμα και οργανωμένο, είναι σημαντικό για κάτι περισσότερο από αισθητικούς λόγους — αλλά θα ξεκινήσουμε από εκεί. Πρώτα απ 'όλα, ένα οργανωμένο κατάστημα φαίνεται πιο ελκυστικό στους πελάτες. Κανείς δεν θέλει ακατάστατα ράφια και πολυσύχναστους διαδρόμους.
Αλλά όχι μόνο θα φαίνεται καλύτερο, αλλά δεν θα χάσετε πολύτιμο χρόνο ψάχνοντας για εμπορεύματα στο πίσω δωμάτιο ή κατευθύνοντας τους πελάτες όπου μπορούν να βρουν συγκεκριμένα αντικείμενα. Αφιερώστε χρόνο για να αντιμετωπίσετε όλα τα κουτιά και τα ράφια στο πίσω δωμάτιό σας, επισημαίνοντάς τα για εύκολη αναγνώριση. Στη συνέχεια, αναζητήστε τρόπους για να βελτιώσετε τον τρόπο τοποθέτησης των αντικειμένων έτσι ώστε όλα να βρίσκονται στη σωστή —και την πιο αποτελεσματική— θέση τους.
Για παράδειγμα, τοποθετήστε τα αντικείμενα που ανεφοδιάζονται πιο συχνά κοντά στην πόρτα, έτσι ώστε οι υπάλληλοί σας να μπορούν να τα εντοπίσουν γρήγορα και να τα αποθηκεύσουν ξανά, αντί να χάνουν πολύτιμο χρόνο αναζητώντας τα στο πίσω δωμάτιο.
7. Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου
Ο χρόνος είναι χρήμα στη λιανική, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο που έχετε. Αυτό ξεκινά με ένα καλό σύστημα διαχείρισης χρόνου.
Αυτή είναι μια κοινή συμβουλή, αλλά προτού κάνετε τα στραβά μάτια, απλώς δοκιμάστε μία από τις παρακάτω μεθόδους για 60 ημέρες και δείτε πώς λειτουργεί για εσάς και το προσωπικό σας. Δεν υπάρχει μέθοδος που να ταιριάζει σε όλους, οπότε δοκιμάστε διαφορετικές μέχρι να βρείτε μια λύση.
Η τεχνική Pomodoro – Όταν αντιμετωπίζετε οποιαδήποτε μεγάλη εργασία, χωρίζετε την εργασία σε μικρά, χρονικά διαστήματα (που ονομάζονται «Pomodoros») που απέχουν μεταξύ τους με μικρά διαλείμματα. Στη συνέχεια, ο εγκέφαλός σας εκπαιδεύεται να εστιάζεται για σύντομες περιόδους και σας βοηθά να παραμένετε στην κορυφή των εργασιών.
Η μέθοδος POSEC – Αυτό σημαίνει «Προτεραιότητα με την οργάνωση, τον εξορθολογισμό, την οικονομία και τη συνεισφορά» και βασίζεται χαλαρά στη θεωρία του Abraham Maslow σχετικά με την «ιεραρχία των αναγκών». Είναι βασικά ένας τρόπος να αναλύσετε τους μεγαλύτερους στόχους σας σε μικρότερες, πιο διαχειρίσιμες εργασίες.
Το σύστημα του Αϊζενχάουερ – Ο πρώην πρόεδρος των ΗΠΑ Dwight D. Eisenhower, είπε: «Έχω δύο είδη προβλημάτων: το επείγον και το σημαντικό. Τα επείγοντα δεν είναι σημαντικά και τα σημαντικά δεν είναι ποτέ επείγοντα.» Αυτό το σύστημα σάς βοηθά να προσδιορίσετε γρήγορα τις δραστηριότητες στις οποίες πρέπει να εστιάσετε, καθώς και αυτές που πρέπει να αγνοήσετε.
8. Ελέγξτε τις λειτουργίες σας
Έτσι, έχετε ρυθμίσει τις διαδικασίες σας, έχετε αυτοματοποιήσει τις ροές εργασίας σας και έχετε αναθέσει εργασίες στους καλά εκπαιδευμένους υπαλλήλους σας. Εξαιρετική! Το επόμενο βήμα είναι να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας ακολουθεί το tέχει σωστές διαδικασίες και ότι τα καταστήματά σας συνεχίζουν να λειτουργούν σαν μηχανές λαδιού.
Η επίτευξη αυτού απαιτεί διενέργεια ελέγχων στο κατάστημα. Δημιουργήστε λίστες ελέγχου για τις διαδικασίες σας, κανόνες συμπεριφοράς, πρότυπα μάρκαςκ.λπ., και ζητήστε από τους διαχειριστές της περιοχής σας να αξιολογήσουν τα καταστήματά σας ως προς τη συμμόρφωση.
Εκτός από τη διασφάλιση της τήρησης των προτύπων σας, οι έλεγχοι μπορούν επίσης να φέρουν την προσοχή σας σε τομείς που χρειάζονται βελτίωση, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε να ενισχύετε τις δραστηριότητές σας. Όταν εντοπίζονται προβλήματα, αναθέστε διορθωτικές ενέργειες. Οι έλεγχοι, όταν εφαρμόζονται σωστά, μπορούν να δημιουργήσουν έναν ενάρετο κύκλο συνεχούς βελτίωσης, ο οποίος τελικά σας βοηθά να παραμείνετε αποτελεσματικοί και ανταγωνιστικοί.
Η κατώτατη γραμμή
Ως πολυάσχολος έμπορος λιανικής, γνωρίζετε ότι μπορείτε πάντα να χρησιμοποιείτε περισσότερο χρόνο και οι παραπάνω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να βελτιστοποιήσετε τις κουραστικές εργασίες σε ένα αποτελεσματικό σύστημα. Περιλαμβάνει τα πάντα, από την πρόσληψη καλού προσωπικού και την ανάθεση ευθυνών μέχρι την αυτοματοποίηση και τη δημιουργία διαδικασιών που εξαλείφουν την επιπλέον εργασία. Με τη σειρά του, αυτό σας αφήνει περισσότερο χρόνο για να εργαστείτε για την ανάπτυξη της επιχείρησής σας.
Σχετικά με τον Συγγραφέα:
Francesca Nicasio είναι ειδικός λιανικής, υπεύθυνος στρατηγικής περιεχομένου B2B και LinkedIn TopVoice. Γράφει για τάσεις, συμβουλές και βέλτιστες πρακτικές που επιτρέπουν στους λιανοπωλητές να αυξήσουν τις πωλήσεις και να εξυπηρετήσουν καλύτερα τους πελάτες. Είναι επίσης συγγραφέας του Retail Survival of the Fittest, ένα δωρεάν eBook για να βοηθήσει τους λιανοπωλητές να προστατέψουν τα μελλοντικά καταστήματά τους.
EL 
EN 
AR 
NL 
FR 
DE 
HE 
HI 
IT 
JA 
KO 
PL 
PT 
ES 
SV 
TR