小売業とホスピタリティ業界の監査で時間を節約する 6 つの方法

小売業やホスピタリティ業界の監査が業務にとって極めて重要であることは周知の事実です。現場監査と検査により、プログラムや取り組みを評価し、コンプライアンスを確保し、さらには現場のチームと連携することができます。

でも、彼らはまた時間がかかることができます.監査の準備、移動時間、店舗の検査、フォローアップの間に、サイト訪問には数時間から丸一日、場合によってはそれ以上かかる場合があります。言うまでもなく、非効率的に実施すると、サイト訪問手順がさらに長くなり、時間と労力の無駄になります。

これは、どの企業も望んでいないことです。そのため、時間とお金を節約するために、より生産的なサイト訪問を継続的に行う必要があります。

1. 監査を実施する前に明確な目的を設定する

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ほとんどの重要なタスクと同様に、明確な目的を持つことは必須です。サイト訪問を行う前に、まず目的と目標を特定します。具体的には：

どのような種類の監査または検査を実施していますか? 一部の監査では、商品化、他の人が中心にいる間安全、また健康と安全.場合によっては、検査は特定のキャンペーンまたはイニシアチブに焦点を当てています。

あなたが見たい結果は何ですか？ 監査で達成したい主要な成果を特定します。キャンペーンがどのように実行されるかを確認するだけですか?学区のコンプライアンススコアの向上を目指していますか?いずれにせよ、検査を行う前に、「成功」がどのようなものかを確認してください。

上記の質問への回答を使用して、検査を行います。目標を特定することは、どの項目を目標に含めるかを決定するのに役立ちます。チェックリスト、何を質問し、何をするか優先する.脇道にそれる可能性が低くなり、監査がより効率的に実施されます。

2. 体系的になり、事前に訪問の計画を立てる

多くの場合、地区マネージャーは複数の店舗を訪問する必要があり、ある予定から次の予定まで移動するのに通常約 45 分かかります (マネージャーが地理的に広い範囲をカバーしている場合はさらに長くなります)。

検査の時間を節約したい場合は、スケジュールを最適化する価値があるかもしれません。どの店舗にどのような順序で訪問するかについて事前に計画を立てることで、長い道のりを歩むことができます。そのため、事前に訪問を計画してください。

ここでは、実際の地図を使用すると役立ちます。訪問する必要がある地図上のポイントをマークし、どのルートが最も時間を節約できるかを特定します。時間帯や交通量などの要素を考慮してください。

Google マップには、特定の時間帯の通常の交通状況に基づいて、移動にかかる時間を見積もることができる便利な機能があります。出発地と目的地を入力し、旅行の日時を指定するだけです。次に、Google は移動時間の見積もりを表示します。これを使用して、予定を計画できます。

のようなツールビンディ店舗間のルート機能を備えた組み込みのマップを提供して、さらに簡単にします。

また、店舗にいるときにルートを計画するのにも役立ちます。どのセクションまたは部門を最初に検査しますか?店舗のどこにありますか?これらのことを事前に知っておくことで、現場に着いたらすぐに実行に移すことができます。

3. Excel と電子メールを避ける

Excel スプレッドシートは紙よりも優れていますが、非効率な場合もあります。スプレッドシートはデータの記録と表作成には適していますが、タスク管理やコラボレーション用に構築されていない — サイト訪問を行う際に重要な 2 つのタスク。

監査と検査をデジタル化する方がはるかに優れています Bindy のようなツールを使用する、直感的なクラウドベースのプラットフォームを使用して、チェックリストの作成、検査のスケジュール設定、およびタスクの管理を行うことができます。

Bindy は、手作業や二重入力を排除することで、サイトの訪問と検査を合理化します。これは、退屈な管理タスクに集中できず、店舗への訪問とチームのパフォーマンスの向上により多くのエネルギーを注ぐことができることを意味します。

4. 他のチームメンバーを同じプラットフォームに参加させる

すでに監査ソリューションを使用していますか?次のステップは、他のチームメンバーをプラットフォームに参加させることです。これにより、コミュニケーションとコラボレーションが非常に簡単になります。全員が 1 つのプラットフォームにいることで、チームメンバーは同じページに留まります。情報は迅速かつ正確に伝達され、タスクはより迅速に完了します。

たとえば、是正処置監査後に必要な場合は、ツールの組み込みを使用して従業員と通信できます行動計画メールやテキストで行う必要はありません。この利点は、複数のチームメンバーが関与する場合にさらに顕著になります。紛らわしいメールスレッドを追跡したり、複数のテキストメッセージを送信したりするのではなく、すべてのコミュニケーションが 1 つのプラットフォーム上で行われるため、利害関係者は常に同期しています。

5. 以前の監査からの情報と資料を再利用する

チェックリストや検査をゼロから始めないでください。監査の準備をスピードアップするために再利用できるテンプレートを用意します。たとえば、健康と安全の監査を頻繁に実施する場合は、よく検査される項目が事前入力されたテンプレートまたはフォームを作成します。次に、次の検査の準備ができたら、テンプレートを取得して、各店舗のニーズに基づいてカスタマイズできます。

チームのコミュニケーションなどにも同様のアプローチを使用します。是正措置などのために同じメッセージを手動で入力する代わりに、フォームまたはテンプレートを使用して時間を節約します。

6.面倒な作業を自動化する

日時のキャプチャ、チームメンバーへの通知、写真の追加などの面倒なタスクを自動化します。これはすべて、優れた監査プラットフォームを使用して行うことができます。たとえば、Bindy は次のことができます。自動化是正措置を取り、記録管理のための適切な日付と時刻を設定します。このシステムは、自動通知によってタスクのフォローアップも容易にします。

監査プラットフォームを他のビジネスソリューションと統合することで、プロセスをさらに合理化できます。監査をスケジュールするときに手動でカレンダーに入力する必要をなくしたいとします。監査プラットフォームがカレンダーアプリケーションと統合されている場合、新しい検査をスケジュールするたびにカレンダーエントリを自動的に作成するようにプログラムできます。