रिटेल ऑडिट चेकलिस्ट कैसे बनाएं

रिटेल ऑडिट चेकलिस्ट क्या है?

ए खुदरा लेखा परीक्षा चेकलिस्ट एक कार्रवाई योग्य चेकलिस्ट या फॉर्म है। यह ब्रांड मानकों और कार्यक्रमों को क्रियान्वित करने की अनुमति देता है सुधारात्मक कार्रवाइयां सौंपी गईं और तय की गईं.

यह मदद करता है ब्रांड की रक्षा करें और गारंटी देता है ब्रांड मानक, कार्यक्रम और नीतियां प्रत्येक स्टोर में समय पर पूर्ण रूप से लागू की जाती हैं।

तो आइए जानें कि एक कैसे बनाया जाए!

चरण 1: चेकलिस्ट के "मेटाडेटा" के बारे में सोचें

मेटाडेटा स्टोर विज़िट के बारे में डेटा है। जो ग्राहक उपयोग करते हैं एक्सेल-आधारित फॉर्म आम तौर पर उपयोगकर्ता द्वारा दर्ज किए गए फ़ील्ड की अपेक्षा की जाती है जैसे कि स्टोर नंबर, कब तक पूरा हुआ, दिनांक, आदि...

मेटाडेटा काफी हद तक स्वचालित/पूर्व-आबादी वाला है खुदरा लेखा परीक्षा सॉफ्टवेयर. रिटेल ऑडिट सॉफ्टवेयर के साथ, ऑडिटर की जानकारी लॉगिन से ली गई है, स्टोर पिक-लिस्ट विशेष रूप से प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए बनाई गई है और उपयोगकर्ता के वर्तमान जीपीएस स्थान और चयनित तिथि के आधार पर बनाई गई है। 

चरण 2: आइटमों को अनुभागों में समूहित करें। यात्रा के "प्राकृतिक प्रवाह" के अनुसार अनुभागों को क्रमबद्ध करें।

जब भी संभव हो, दौरे के प्राकृतिक प्रवाह से मेल खाने के लिए अनुभाग तैयार किए जाने चाहिए (एक जिला/क्षेत्र प्रबंधक भौतिक रूप से स्टोर का संचालन करता है)।

बाहरी हिस्से से शुरू करें (यदि लागू हो तो पार्किंग स्थल, मॉल स्थान में खिड़की) और गलियारों के आसपास और स्टोर के पीछे की ओर बढ़ते हुए आगे बढ़ें।

जब आप विज़िट के दौरान या बाद में अनुभागों के बीच इधर-उधर कूद सकते हैं, तो विज़िट के स्वाभाविक प्रवाह के अनुसार अपनी रिटेल ऑडिट चेकलिस्ट सेट करने से समय की बचत होती है और यह अधिक सहज है।

चरण 3: "गैर-लागू" वस्तुओं और अनुभागों के बारे में सोचें

आपकी रिटेल ऑडिट चेकलिस्ट के कुछ अनुभाग या आइटम सभी स्थानों पर लागू नहीं हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, "वॉशरूम" अनुभाग संभवतः किसी शॉपिंग सेंटर में स्थित स्टोर पर लागू नहीं होता है। इसी तरह, "ड्राइव-थ्रू" अनुभाग ऐसे रेस्तरां पर लागू नहीं होगा जिसमें कोई रेस्तरां नहीं है।

ऐसा करने से समय की बचत होती है और यह अधिक सहज ज्ञान युक्त होता है। रिटेल ऑडिट सॉफ्टवेयर आपको स्टोर के प्रकार के अनुसार कुछ दुकानों पर संपूर्ण अनुभागों और वस्तुओं को अक्षम करने की अनुमति देता है। 

चरण 4: सुनिश्चित करें कि आपकी चेकलिस्ट में पर्याप्त कवरेज है

जबकि अलग-अलग स्थितियां अलग-अलग होती हैं, आपको निम्नलिखित में से कुछ या सभी क्षेत्रों को संबोधित करना चाहिए, प्रत्येक को एक अनुभाग के रूप में दर्शाया गया है:

1. बाहरी स्टोर करें (देखें बाहरी क्षेत्र चेकलिस्ट)
2. प्रेजेंटेशन और मर्चेंडाइजिंग (देखें .) नमूना बिक्री चेकलिस्ट)
3. उत्पाद और तैयारी (देखें खाद्य सुरक्षा चेकलिस्ट)
4. कर्मचारी और सेवा की गति
5. कार्मिक और प्रशिक्षण
6. उपकरण (देखें नमूना वाणिज्यिक रसोई उपकरण चेकलिस्ट)
7. सुरक्षा, नकद प्रबंधन और हानि निवारण (देखें .) नमूना हानि रोकथाम चेकलिस्ट)
8. ड्राइव-थ्रू (देखें नमूना ड्राइव-थ्रू चेकलिस्ट)
9. प्रचार (देखें नमूना बिक्री चेकलिस्ट)
10. स्टोर और इन्वेंटरी के पीछे
11. वॉशरूम (देखें नमूना वाणिज्यिक टॉयलेट सफाई चेकलिस्ट)
12. सुरक्षा (देखें नमूना अग्नि सुरक्षा चेकलिस्ट)
13. नीति (देखें नमूना यौन उत्पीड़न चेकलिस्ट)

चरण 5: बड़े खंडों से बचें

छोटी संख्या में बड़े सेक्शन बनाने के बजाय, बड़ी संख्या में छोटे सेक्शन बनाने पर विचार करें। यह डेटा-एंट्री में मदद करता है, विशेष रूप से स्मार्टफोन पर, और रिपोर्टिंग को अधिक बारीक और सार्थक भी प्रस्तुत करता है।

चरण 6: वस्तुओं को उनके सापेक्ष महत्व के अनुसार अंक निर्दिष्ट करें

प्रत्येक मानदंड के सापेक्ष महत्व के अनुसार अंक निर्दिष्ट करें। जबकि हर चीज को महत्वपूर्ण समझना आसान है (और यदि कोई मानदंड महत्वपूर्ण नहीं है, तो यह आपकी खुदरा ऑडिट चेकलिस्ट पर नहीं होना चाहिए), कुछ आइटम दूसरों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण होते हैं, कभी-कभी व्यवसाय निरंतरता के लिए महत्वपूर्ण होते हैं। स्वास्थ्य और सुरक्षा के मुद्दे ध्यान में आना।

अंक निर्दिष्ट करें और तदनुसार "महत्वपूर्ण" ध्वज का उपयोग करें। यदि विज़िट के दौरान गैर-अनुपालन पाया जाता है, तो एक महत्वपूर्ण आइटम अन्य आइटमों की परवाह किए बिना पूरे अनुभाग का मान शून्य पर सेट करता है।

चरण 7: विशिष्ट, वर्णनात्मक और दृश्यात्मक बनें

मानक स्पष्ट और स्पष्ट होने चाहिए। "हाल के" या "अच्छा" जैसे अस्पष्ट शब्दों का प्रयोग न करें। उदाहरण के लिए, "हाल ही में हुई स्टाफ मीटिंग" कहने के बजाय, "5 कैलेंडर दिनों से कम समय पहले हुई स्टाफ मीटिंग" का उपयोग करने पर विचार करें। यदि तापमान या व्यपगत समय का जिक्र है, तो वास्तविक संख्या दें। स्पष्ट रूप से बताएं कि मानक क्या है।

यदि मानक को परिभाषित करने के लिए एक पैराग्राफ की आवश्यकता होती है, तो एक पैराग्राफ का उपयोग करें। यदि आपके पास एक है, तो मानक को स्पष्ट करने के लिए किसी आइटम के साथ सर्वोत्तम अभ्यास फ़ोटो संलग्न करें; एक तस्वीर अक्सर 1,000 शब्दों के बराबर होती है और अकेले शब्दों की तुलना में एक छाप छोड़ने की अधिक संभावना होती है।

रिटेल ऑडिट सॉफ्टवेयर अक्सर आपको किसी भी प्रपत्र आइटम और अनुभाग के साथ-साथ कार्यों में चित्र और सहायक दस्तावेज़ संलग्न करने की अनुमति देता है।

चरण 8: विज़िट आवृत्ति के बारे में सोचें

जिला प्रबंधक यात्राओं की आवृत्ति (कम से कम खुदरा लेखा परीक्षा चेकलिस्ट शामिल दौरे) एक संगठन से दूसरे में बहुत भिन्न हो सकती है।

स्पेक्ट्रम के एक छोर पर, कुछ संगठन (खाद्य सेवा और आतिथ्य व्यवसाय के बड़े संगठनों सहित) हर दूसरे सप्ताह में एक से अधिक दौरे आयोजित करते हैं। अन्य संगठन प्रति तिमाही केवल एक दौरा आयोजित कर सकते हैं। कुछ संगठन हाइब्रिड मॉडल का उपयोग करते हैं। वे अपने मूल मानकों को पकड़ने के लिए एक मानक फॉर्म का उपयोग करते हैं (जैसे कि वर्ष में दो बार) और पूरे वर्ष यात्राओं के लिए कई छोटे फॉर्म बनाते हैं, कभी-कभी इन यात्राओं को मौसमी कार्यक्रमों से जोड़ते हैं।

प्रति प्रमुख जोखिम क्षेत्र या व्यावसायिक इकाई में एक फॉर्म बनाने की प्रथा है: संचालन, बिक्री, स्वास्थ्य और सुरक्षा, सुरक्षा, घर के सामने और घर के पीछे।

रिटेल ऑडिट सॉफ्टवेयर एक संगठन को किसी भी संख्या में फॉर्म बनाने की अनुमति देता है, प्रत्येक की अपनी शुरुआत और समाप्ति तिथि होती है। रिटेल ऑडिट सॉफ्टवेयर स्व-लेखापरीक्षा का भी समर्थन करता है जिसे एक जिला प्रबंधक के दौरे तक एक स्टॉप-गैप उपाय के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।

चरण 9: अपनी फील्ड टीम के साथ चेकलिस्ट को कैलिब्रेट करें

अपने जिला प्रबंधकों, फ्रेंचाइजी और प्रबंधकों के साथ चेकलिस्ट पर चर्चा करें। उनका इनपुट और फीडबैक मांगें। हम इस चरण को कहते हैं "अंशांकन“.

एक खुदरा ऑडिट चेकलिस्ट उतना ही एक निरीक्षण उपकरण है जितना कि यह एक प्रशिक्षण माध्यम है। मानक को परिभाषित करें, संप्रेषित करें और उसे मापें। मानक पूरा करें, और अपने लक्ष्य प्राप्त करें।

चरण 10: क्या आप अपना स्वयं का निर्माण कर रहे हैं या किसी तैयार ऐप का उपयोग कर रहे हैं?

आपके निर्णय को चलाने के लिए जिन कारकों की आवश्यकता होती है, वे हैं आपकी लागतें, निवेश पर आपकी वापसी, आपका समय-समय पर बाजार और आपके द्वारा चुने गए सॉफ़्टवेयर से प्राप्त होने वाले मूल्य और लाभ। खरीदें बनाम बिल्ड पर और पढ़ें: रिटेल ऑडिट सॉफ्टवेयर: खरीदें बनाम बिल्ड 

हम जो भी करें, हम इसके लिए एक्सेल और ईमेल का उपयोग करने की अनुशंसा नहीं करते हैं। एक्सेल एक वर्कफ़्लो इंजन नहीं है और इसमें ऑडिट के लिए आवश्यक आवश्यक सुविधाओं का अभाव है. यह आपके व्यवसाय को मदद नहीं करेगा, यह उसे रोकेगा।

रिटेल ऑडिट चेकलिस्ट

यदि आप अपने संचालन और ब्रांड मानकों को प्रबंधित करने के लिए चेकलिस्ट की तलाश कर रहे हैं, तो आपके पास दो विकल्प हैं।

1. के लिए रजिस्टर करें Bindy का फ्री ट्रायल और पेशेवर रूप से सत्यापित सार्वजनिक प्रपत्रों के पुस्तकालय तक पहुंच प्राप्त करें जिसका उपयोग आप सेकंडों में अपने स्थानों का ऑडिट करने के लिए कर सकते हैं।
2. हमारे का संदर्भ लें 33 से अधिक चेकलिस्ट की चेकलिस्ट श्रेणी अपने कार्यों के हर पहलू का प्रबंधन करने के लिए।

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खुदरा लेखा परीक्षा के लिए निश्चित मार्गदर्शिका 

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