रिटेल ऑडिट चेकलिस्ट कैसे बनाएं

रिटेल ऑडिट, जिसे स्टोर विज़िट या स्टोर निरीक्षण भी कहा जाता है, स्टोर स्तर पर ब्रांड मानकों का उच्च अनुपालन करता है। वे बिक्री और लाभ मार्जिन बढ़ाते हैं, ग्राहकों की संतुष्टि को बढ़ावा देते हैं और व्यावसायिक जोखिमों में कटौती करते हैं।

हो सकता है कि आप नए सिरे से खुदरा ऑडिट कार्यक्रम शुरू कर रहे हों। हो सकता है कि आपके पास कोई मौजूदा कार्यक्रम हो और आप उसमें सुधार करना चाहते हों या अपनी चेकलिस्ट को स्वचालित करें. परिस्थितियों के बावजूद, हमने खुदरा विक्रेताओं को इस कार्य में मदद करने के लिए जानबूझकर उच्च-स्तरीय सर्वोत्तम प्रथाओं की एक सूची तैयार की है।

रिटेल ऑडिट चेकलिस्ट क्या है?

एक खुदरा लेखा परीक्षा चेकलिस्ट है a स्मार्ट चेकलिस्ट. यह एक फॉर्म पर आधारित है, इसमें अंक, सर्वोत्तम अभ्यास चित्र, अनुलग्नक, सशर्त आइटम, महत्वपूर्ण आइटम और कार्य योजना अनुशंसाएं हैं।

यह मानकों की जाँच करने, कमियों को ट्रैक करने, असाइन करने और हल करने की अनुमति देता है जब जिला या बिक्री प्रबंधक स्टोर पर जाते हैं।

एक ऑडिट हेड ऑफिस को कंपनी के मानकों, कार्यक्रमों और नीतियों की गारंटी देने की अनुमति देता है, प्रत्येक स्टोर में समय पर, पूर्ण रूप से तैनात किया जाता है।

तो आइए जानें कि एक कैसे बनाया जाए!

चेकलिस्ट के "मेटाडेटा" के बारे में सोचें

मेटाडेटा स्टोर विज़िट के बारे में डेटा है। एक्सेल-आधारित फॉर्म का उपयोग करने वाले ग्राहक आमतौर पर उपयोगकर्ता द्वारा दर्ज किए गए फ़ील्ड जैसे स्टोर नंबर, पूर्ण, तिथि, आदि की अपेक्षा करते हैं ...

मेटाडेटा काफी हद तक स्वचालित/पूर्व-आबादी वाला है खुदरा लेखा परीक्षा सॉफ्टवेयर. रिटेल ऑडिट सॉफ्टवेयर के साथ, ऑडिटर की जानकारी लॉगिन से ली गई है, स्टोर पिक-लिस्ट विशेष रूप से प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए बनाई गई है और उपयोगकर्ता के वर्तमान जीपीएस स्थान और चयनित तिथि के आधार पर बनाई गई है।

आइटम को अनुभागों में समूहित करें. यात्रा के "प्राकृतिक प्रवाह" के अनुसार आदेश अनुभाग।

जब भी संभव हो, यात्रा के प्राकृतिक प्रवाह से मेल खाने के लिए अनुभागों को निर्धारित किया जाना चाहिए (एक जिला / क्षेत्र प्रबंधक शारीरिक रूप से दुकान पर चल रहा है)। बाहरी से शुरू करें (यदि लागू हो तो पार्किंग स्थल, मॉल स्थान में खिड़की) और गलियारे के आसपास और स्टोर के पीछे अपना काम करें।

जब आप विज़िट के दौरान या बाद में अनुभागों के बीच इधर-उधर कूद सकते हैं, तो विज़िट के स्वाभाविक प्रवाह के अनुसार अपनी रिटेल ऑडिट चेकलिस्ट सेट करने से समय की बचत होती है और यह अधिक सहज है।

"गैर-लागू" आइटम और अनुभागों के बारे में सोचें

हो सकता है कि आपकी रिटेल ऑडिट चेकलिस्ट के कुछ अनुभाग या आइटम सभी स्थानों पर लागू न हों। उदाहरण के लिए, "वॉशरूम" अनुभाग संभवतः किसी शॉपिंग सेंटर में स्थित किसी स्टोर पर लागू नहीं होता है। इसी तरह, "ड्राइव-थ्रू" अनुभाग उस रेस्तरां में लागू नहीं होगा, जिसमें एक रेस्तरां नहीं है।

ऐसा करने से समय की बचत होती है और यह अधिक सहज ज्ञान युक्त होता है। रिटेल ऑडिट सॉफ्टवेयर आपको स्टोर के प्रकार के अनुसार कुछ दुकानों पर संपूर्ण अनुभागों और वस्तुओं को अक्षम करने की अनुमति देता है।

सुनिश्चित करें कि आपकी चेकलिस्ट में पर्याप्त कवरेज है

जबकि अलग-अलग स्थितियां अलग-अलग होती हैं, आपको निम्नलिखित में से कुछ या सभी क्षेत्रों को संबोधित करना चाहिए, प्रत्येक को एक अनुभाग के रूप में दर्शाया गया है:

बाहरी स्टोर करें (देखें बाहरी क्षेत्र चेकलिस्ट)
प्रेजेंटेशन और मर्चेंडाइजिंग (देखें .) नमूना बिक्री चेकलिस्ट)
उत्पाद और तैयारी (देखें खाद्य सुरक्षा चेकलिस्ट)
कर्मचारी और सेवा की गति
कार्मिक और प्रशिक्षण
उपकरण (देखें नमूना वाणिज्यिक रसोई उपकरण चेकलिस्ट)
सुरक्षा, नकद प्रबंधन और हानि निवारण (देखें .) नमूना हानि रोकथाम चेकलिस्ट)
ड्राइव-थ्रू (देखें नमूना ड्राइव-थ्रू चेकलिस्ट)
प्रचार (देखें नमूना बिक्री चेकलिस्ट)
स्टोर और इन्वेंटरी के पीछे
वॉशरूम (देखें नमूना वाणिज्यिक टॉयलेट सफाई चेकलिस्ट)
सुरक्षा (देखें नमूना अग्नि सुरक्षा चेकलिस्ट)
नीति (देखें नमूना यौन उत्पीड़न चेकलिस्ट)

बड़े वर्गों से बचें

छोटी संख्या में बड़े सेक्शन बनाने के बजाय, बड़ी संख्या में छोटे सेक्शन बनाने पर विचार करें। यह डेटा-एंट्री में मदद करता है, विशेष रूप से स्मार्टफोन पर, और रिपोर्टिंग को अधिक बारीक और सार्थक भी प्रस्तुत करता है।

वस्तुओं को उनके सापेक्ष महत्व के अनुसार अंक प्रदान करें

प्रत्येक मानदंड के सापेक्ष महत्व के अनुसार अंक निर्दिष्ट करें। जबकि हर चीज को महत्वपूर्ण समझना आसान है (और यदि कोई मानदंड महत्वपूर्ण नहीं है, तो यह आपकी खुदरा ऑडिट चेकलिस्ट पर नहीं होना चाहिए), कुछ आइटम दूसरों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण होते हैं, कभी-कभी व्यवसाय निरंतरता के लिए महत्वपूर्ण होते हैं। स्वास्थ्य और सुरक्षा के मुद्दे ध्यान में आना।

अंक निर्दिष्ट करें और तदनुसार "महत्वपूर्ण" ध्वज का उपयोग करें। यदि विज़िट के दौरान गैर-अनुपालन पाया जाता है, तो एक महत्वपूर्ण आइटम अन्य आइटमों की परवाह किए बिना पूरे अनुभाग का मान शून्य पर सेट करता है।

विशिष्ट, वर्णनात्मक और दृश्य बनें

मानक स्पष्ट और स्पष्ट होने चाहिए। "हाल के" या "अच्छा" जैसे अस्पष्ट शब्दों का प्रयोग न करें। उदाहरण के लिए, "हाल ही में हुई स्टाफ मीटिंग" कहने के बजाय, "5 कैलेंडर दिनों से कम समय पहले हुई स्टाफ मीटिंग" का उपयोग करने पर विचार करें। यदि तापमान या व्यपगत समय का जिक्र है, तो वास्तविक संख्या दें। स्पष्ट रूप से बताएं कि मानक क्या है।

यदि मानक को परिभाषित करने के लिए एक पैराग्राफ की आवश्यकता होती है, तो एक पैराग्राफ का उपयोग करें। यदि आपके पास एक है, तो मानक को स्पष्ट करने के लिए किसी आइटम के साथ सर्वोत्तम अभ्यास फ़ोटो संलग्न करें; एक तस्वीर अक्सर 1,000 शब्दों के बराबर होती है और अकेले शब्दों की तुलना में एक छाप छोड़ने की अधिक संभावना होती है।

रिटेल ऑडिट सॉफ्टवेयर अक्सर आपको किसी भी प्रपत्र आइटम और अनुभाग के साथ-साथ कार्यों में चित्र और सहायक दस्तावेज़ संलग्न करने की अनुमति देता है।

विज़िट फ़्रीक्वेंसी के बारे में सोचें

जिला प्रबंधक यात्राओं की आवृत्ति (कम से कम खुदरा लेखा परीक्षा चेकलिस्ट शामिल दौरे) एक संगठन से दूसरे में बहुत भिन्न हो सकती है।

स्पेक्ट्रम के एक छोर पर, कुछ संगठन (खाद्य सेवा और आतिथ्य व्यवसाय में बड़े संगठनों सहित) हर दूसरे सप्ताह में एक बार यात्रा करने की प्रवृत्ति रखते हैं। अन्य संगठन प्रति तिमाही केवल एक विज़िट कर सकते हैं। कुछ संगठन हाइब्रिड मॉडल का उपयोग करते हैं। वे अपने मूल मानकों (जैसे साल में दो बार) को पकड़ने के लिए एक मानक रूप का उपयोग करते हैं और पूरे वर्ष यात्राओं के लिए कई छोटे रूप बनाते हैं, कभी-कभी इन यात्राओं को मौसमी कार्यक्रमों से जोड़ते हैं।

प्रति प्रमुख जोखिम क्षेत्र या व्यावसायिक इकाई में एक फॉर्म बनाने की प्रथा है: संचालन, बिक्री, स्वास्थ्य और सुरक्षा, सुरक्षा, घर के सामने और घर के पीछे।

रिटेल ऑडिट सॉफ्टवेयर एक संगठन को किसी भी संख्या में फॉर्म बनाने की अनुमति देता है, प्रत्येक की अपनी शुरुआत और समाप्ति तिथि होती है। रिटेल ऑडिट सॉफ्टवेयर स्व-लेखापरीक्षा का भी समर्थन करता है जिसे एक जिला प्रबंधक के दौरे तक एक स्टॉप-गैप उपाय के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।

अपनी फील्ड टीम के साथ चेकलिस्ट पर चर्चा करें

अपने जिला प्रबंधकों, फ्रेंचाइजी और प्रबंधकों के साथ चेकलिस्ट पर चर्चा करें। उनका इनपुट और फीडबैक मांगें। हम इस चरण को कहते हैं "अंशांकन". एक रिटेल ऑडिट चेकलिस्ट उतना ही एक निरीक्षण उपकरण है जितना कि यह एक प्रशिक्षण वाहन है। मानक को परिभाषित करें, संवाद करें और इसे मापें। मानक को पूरा करें, और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करें।

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