קמעונאים - למעשה, כל היזמים - עסוקים מתמיד, כאשר רוב בעלי העסקים מרגישים שאין להם מספיק זמן. מחקר של חברת הייעוץ הניהולי The Alternative Board מצא את זה 72% של מנהלי עסקים מרגישים המומים מהתפקידים והאחריות שלהם.

אתה יכול להתייחס? אם כן, אז אתה צריך לשים את זה בראש סדר העדיפויות לפנות יותר זמן בעסק שלך. פעולה זו תמנע שחיקה ותשמור אותך בראש המשחק שלך.

כשמדובר בחיסכון בזמן, אחד הדברים הראשונים שעליך לעשות הוא להעריך את התהליכים הנוכחיים שלך ולמצוא דרכים להפוך משימות ידניות ומסורבלות לאוטומטיות. בפוסט זה, נזהה את התהליכים הידניים הנפוצים ביותר שמאטים את הקמעונאים ונציע המלצות כיצד לייעל אותם.

1. ספירת מלאי

בקרת מלאי אפקטיבית היא נדבך חשוב להצלחה קמעונאית, לכן זה קריטי להישאר בשליטה על ניהול המלאי. חלק גדול מהעשייה כרוך בספירת המוצרים שלך כדי להבטיח שרשומות המלאי שלך תואמות לפריטים בפועל בחנות.

אמנם קשה להפוך את פעולת רישום המניות הפיזית לאוטומטית (אלא אם כן רובוטים שיעזרו לך), תוכל לייעל את התהליך באמצעות אפליקציות סורקי ברקוד וכלים דיגיטליים אחרים במקום עט ונייר מסורתיים.

אם אתה כבר משתמש ב-POS או מערכת ניהול מלאי, שאל את הספקים שלך לגבי תכונות בדיקת המלאי שלהם ובדוק אם אתה יכול להשתמש בהם בחנות שלך.

אתה יכול גם להפוך את תהליך התאמת המלאי שלך לאוטומטי על ידי סנכרון מערכת ניהול המלאי שלך עם פתרון ספירת המלאי שלך. פעולה זו מבטלת את המשימה הידנית של בדיקת פריטים מהלוח, אשר, בתורו, מאיץ את תהליך הפיוס ומפחית טעויות אנוש.

2. ניהול לקוחות

הצרכנים היום דורשים יותר התאמה אישית מהמותגים. מחקרים שונים מצביעים על כך ש-62% מהצרכנים מצפים ממותגים לשלוח מבצעים מותאמים ו-54% מהקונים מצפים להנחות מותאמות אישית תוך יום ממועד שיתוף הפרטים שלהם עם קמעונאי.

ברור שאנשים רוצים שהקמעונאים יציעו חוויות מותאמות אישית, וכדי לנצח בנוף של היום, אתה צריך להיות מסוגל להתאים אישית את אופן האינטראקציה שלך עם לקוחות שונים.

לעשות זאת כמעט בלתי אפשרי ללא אוטומציה. איסוף ידני של פרטי לקוחות או ניסיון ליצור קמפיינים שיווקיים ללא טכנולוגיה לא רק לוקח זמן, אלא זה גם תרגול שקשה להפליא להרחיב.

מסיבה זו, חשוב להתחמש במערכת אפקטיבית לניהול קשרי לקוחות (CRM) שיכולה להפוך את האוטומטיות של האינטראקציה עם הלקוחות ולנהל את הפרטים שלהם.

ה-CRM המתאים מאפשר לך לאסוף מידע על הקונים ולפלח את בסיס הלקוחות שלך בקלות, כך שתוכל לבנות ולהפעיל קמפיינים מותאמים אישית בקלות. לקבלת התוצאות הטובות ביותר, שלב את ה-CRM שלך עם מערכת נקודות המכירה ופלטפורמת המסחר האלקטרוני שלך, כך שנתוני מכירות והיסטוריית רכישות יוכלו לזרום בצורה חלקה ממערכת אחת לאחרת.

3. דיווח

מדדי קמעונאות ומדדי KPI כגון מחזור מלאי, הכנסות ממכירות ומרווחים חיוניים בעת קבלת החלטות בעסק שלך. המדדים יעזרו לך לקבוע הכל, החל מאיזה פריטים להזמין ועד אילו סוגי מבצעים להפעיל.

ולמרות שבהחלט אפשר לחשב את המדדים האלה לבד, התהליך גוזל את הזמן שלך ופותח מקום לטעויות אנוש.

זו הסיבה שאם אתה עדיין מחטב באופן ידני את המספרים בעסק שלך, הגיע הזמן להפוך את מרכיב הדיווח של הפעולות שלך לאוטומטיות. השג לעצמך פתרון ניתוח קמעונאי שיכול להציג באופן אוטומטי את מדדי המכירות, המלאי ומדדי הלקוחות הדרושים לך.

כך תוכל להשקיע פחות זמן במתמטיקה ויותר זמן בקבלת החלטות עסקיות חשובות.

4. הנהלת חשבונות

מעקב ידני אחר ההכנסות וההוצאות של העסק שלך (שלא לדבר על שמירת קבלות) לא רק גוזל זמן, זה יכול גם לגרום לך כאב ראש גדול כאשר עונת המס מתגלגלת.

מנע זאת על ידי שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות וחשבונאות שימושית (כגון Quickbooks אוֹ Xero). חבר את האפליקציה לחשבונות הבנק שלך ופשוט סיווג את העסקאות שלך כשהן נכנסות. בהשוואה לשימוש ב-Excel - או גרוע מכך, בעט ונייר - שימוש באפליקציות לטיפול בספרים שלך מקל על המשימה הרבה ועוזר לשמור על שפיותך כשמגיע הזמן לתיק המסים שלך.

לכן, אם עדיין לא עשית זאת, התחל לבצע אוטומציה של הנהלת החשבונות העסקית שלך. העצמי העתידי שלך ורואה החשבון יודו לך על כך.

5. התאמות קופה בסוף היום

אם כבר מדברים על פיננסיים, התאמות קופה בסוף היום היא משימה קריטית נוספת שעובדת הכי טוב כשהיא אוטומטית. באופן מסורתי, התהליך כולל הבטחה שהתשלומים שקיבלת בפועל תואמים לתשלומים הרשומים במערכת נקודות המכירה שלך. זה גם עוזר לך לעקוב אחר ההכנסות שלך לפי סוג תשלום (למשל, מזומן לעומת תשלומים בכרטיס אשראי).

מומחים ממליצים לבצע התאמות קופה לפחות פעם ביום או אפילו אחרי כל משמרת בזמן שהעסקאות עדיין טריות.

התאמות תשלומים יכולות להיות משימה כבדה למדי, גם אם כבר יש לך מערכת נקודת מכירה מצוינת. אם אתה מעוניין להקל בהרבה על התרגול, שקול ליישם תשלומים משולבים.

בעל מערכת תשלום משולבת פירושו חיבור הקופה שלך עם מעבד כרטיס האשראי שלך, כך שנתוני התשלום מתועדים ומתואמים באופן אוטומטי. זה מבטל את הצורך ברישום ידני של סכומי תשלום בקופה שלך, ובכך הופך את התהליך למהיר יותר ופחות נוטה לשגיאות.

6. ביקורות קמעונאיות

הדרך המסורתית של ביצוע ביקורת חנויות קמעונאיות יכולה להיות מסורבלת, בעיקר בגלל שיש מספר משימות ושלבים המעורבים בתהליך.

יש לתזמן ולתאם מבקרים מראש, ומנהלי מחוזות נדרשים לבקר בחנויות קמעונאיות כדי שיוכלו לבדוק בעיות ציות. לאחר מכן ישנה המשימה לשתף את תוצאות הביקורת עם הגורמים הרלוונטיים ולוודא ששלבי הפעולה מוקצים ומתבצעים כהלכה.

כפי שאתה יכול לראות, לביקורות קמעונאיות יש הרבה חלקים נעים וניהול הכל יכול לקחת הרבה זמן וכוח אדם. מסיבה זו, עדיף לבצע אוטומציה של חלקים מהתהליך באמצעות חסון פתרון ביקורת קמעונאית.

בינדילדוגמא, יש מספר פונקציות שימושיות שיכולות לייעל את תהליך הביקורת. רשימות ביקורת חכמות בחנות, ניהול משימות, אימות תמונות, לוחות שנה משותפים ויכולות מעקב אחר כרטיסים, בינדימגוון הפיצ'רים של החנות מאפשרים לך להתעדכן בכל שלב בתהליך הביצוע והתקשורת בחנות.

7. תקשורת בחנות

ניהול תקשורת צוות הוא קריטי בקמעונאות. אנשים במשרד התאגיד, יחד עם מנהלים ועובדים בחזית, כולם צריכים להיות באותו עמוד כשזה מגיע לדברים כמו:

• עדכונים למדיניות החנות
• גישה למדריכים לחנות
• מידע על זכירת מוצר
• הקצאות משימות ומעקבים

זה הרבה מידע שצריך להתעדכן איתו ולערוצים מסורתיים כמו דואר אלקטרוני, שיחות טלפון והודעות טקסט אין את היכולות לשמור על כולם מסונכרנים. כשתקשורת מתרחשת על פני פלטפורמות מרובות, קל מדי לפרטים והודעות לחמוק בין הסדקים.

ערוצים כמו דואר אלקטרוני, SMS ושיחות קוליות גם מקשים על מעקב אחר השלמת משימה. האם העובד החדש ראה וקרא את מדיניות החנות של החברה? האם הריקול בוצע בכל חנות? לא תוכל לקבל תשובות מהירות לשאלות אלו אם הערוצים שלך מפוצלים.

זו הסיבה שאתה צריך לחמש את העסק שלך בפלטפורמה ששומרת את כל התקשורת, המסמכים והמטלות שלך במקום אחד. ישנם מספר פתרונות ענן המאפשרים לך לעשות זאת, וספקים מסוימים (כגון Bindy) מציעים פתרון קמעונאי הכל-באחד לטפל בכל התקשורת שלך בחנות וניהול המשימות.

מילה על שילובי אפליקציות

הפוסט הזה מזכיר לא מעט שילובי אפליקציות, ומסיבה טובה. חיבור האפליקציות והפתרונות העסקיים שלך (למשל, קופה, CRM, הנהלת חשבונות, תקשורת בחנות וכו') מאפשר לך לבצע אוטומציה של תהליכים שונים בעסק שלך, ובכך לחסוך זמן ולמזער שגיאות.

זו הסיבה שבכל פעם שיש לך הזדמנות לחבר יישומים שונים בעסק הקמעונאי שלך, הקפד לעשות זאת. אינטגרציות מקוריות עובדות בצורה הטובה ביותר, כך שאם כבר יש לך יישומים, בדוק אם יש להם תוספות או שותפויות עם פתרונות אחרים שבהם תוכל להשתמש בעסק שלך.

אם זו לא אפשרות, שקול להשתמש בכלי כמו זאפייר, המאפשר לך לחבר אפליקציות שונות כדי להפוך את זרימות העבודה שלך לאוטומטיות. אתה יכול גם לקבל עזרה ממשלבי ענן. אלו הם מומחי טכנולוגיה שיכולים להמליץ ולהגדיר אפליקציות וזרימות עבודה בהתאם לצרכי העסק שלך.

לא משנה מה תחליט לעשות, אוטומציה ואינטגרציות יכולות להיות מתנה משמים עבור העסק שלך. בשימוש נכון, הם יכולים להפחית את הלחץ, להחזיר שעות אחורה ביום ולעזור לך לנהל פעילות קמעונאית יעילה יותר.  

תורך

אילו משימות או תהליכי עבודה בעסק שלך אתה עושה אוטומציה? ספר לנו בתגובות.

על הסופר: