6 דרכים לחסוך בזמן במהלך ביקורים ובדיקות באתר

זה לא סוד שביקורים באתר חשובים להפליא לפעילות הקמעונאית שלך. ביקורות ובדיקות של חנויות מאפשרות לך להעריך תוכניות ויוזמות, להבטיח תאימות, ואפילו ליצור קשר עם צוותים בשטח. 

למרות זאת, הם יכולים גם לקחת זמן. בין הכנות לביקורת, זמן נסיעה, בדיקת חנויות ומעקב, ביקורים באתר יכולים להימשך בין כמה שעות ליום שלם, אולי יותר. שלא לדבר על כך שכאשר מתנהלים בצורה לא יעילה, נהלי הביקור באתר מתארכים עוד יותר, מה שמביא לבזבוז זמן ומאמץ. 

זה הדבר האחרון שכל עסק רוצה, וזו הסיבה שאתה צריך לשאוף ללא הרף לביקורים פרודוקטיביים יותר באתר שחוסכים לך זמן וכסף. 

1. יש לך מטרה ברורה הרבה לפני הביקור באתר

כמו כמעט בכל משימה חשובה, יש צורך במטרה ברורה. לפני ביצוע ביקור באתר, תחילה זהה את המטרה והמטרות שלך. באופן ספציפי:

איזה סוג של ביקורת או בדיקה אתה עורך? חלק מהביקורות מתמקדות ב מרצ'נדייז, בעוד שאחרים מרוכזים סביב בִּטָחוֹן, או בריאות ובטיחות. במקרים מסוימים, בדיקה מתמקדת בקמפיין או יוזמה ספציפית. 

מהי התוצאה שהיית רוצה לראות? זהה את התוצאות העיקריות שאתה רוצה שהביקורת תשיג. האם זה פשוט לראות איך מבצעים קמפיין? האם אתה מחפש לשפר את ציון הציות של מחוז? לא משנה מה המקרה, ודא שאתה יודע איך נראית "הצלחה" לפני ביצוע הבדיקות שלך. 

השתמש בתשובות לשאלות לעיל כדי להנחות את הבדיקות שלך. זיהוי היעדים שלך יעזור לך לקבוע אילו פריטים לכלול בתוכן שלך רשימות ביקורת, אילו שאלות לשאול, ומה לשאול לתעדף. יש סיכוי נמוך יותר שתעקמו מהצד, מה שאומר שהביקורות מתבצעות בצורה יעילה יותר. 

2. היה שיטתי ומפה את הביקור שלך מבעוד מועד

מנהלי מחוזות צריכים לעתים קרובות לבקר במספר חנויות, והנסיעה מפגישה אחת לאחרת אורכת בדרך כלל כ-45 דקות (יותר אם המנהל מכסה אזור גיאוגרפי גדול). 

אם אתה רוצה לחסוך זמן בבדיקות, אולי כדאי לבצע אופטימיזציה של לוח הזמנים שלך. כמה תכנון מראש סביב אילו חנויות מבקרים ובאיזה סדר יכול להגיע רחוק. לכן, מפה את הביקור שלך מראש. 

שימוש במפה אמיתית יכול להיות מועיל כאן. סמן את הנקודות במפה שבהן אתה צריך לבקר, ואז זהה אילו מסלולים יחסכו לך הכי הרבה זמן. קח בחשבון גורמים כמו שעה ביום ותנועה. 

למפות גוגל יש תכונה שימושית שיכולה להעריך כמה זמן תארך נסיעה בהתבסס על תנאי התנועה הרגילים לשעה מסוימת ביום. כל שעליך לעשות הוא להזין את כתובת ההתחלה ואת היעד שלך ולאחר מכן לציין את התאריך והשעה של הטיול. לאחר מכן גוגל תציג אומדן זמן נסיעה, שבו תוכל להשתמש כדי לתכנן את הפגישות שלך. 

כלים כמו בינדי הצע מפה מובנית עם תכונת מסלול בין החנויות שלך כדי להקל עוד יותר.

זה עשוי לעזור גם למפות את המסלול שלך כשאתה בחנות. אילו מחלקות או מחלקות תבדוק קודם? איפה בחנות הם נמצאים? ידיעת הדברים הללו מבעוד מועד תאפשר לך להגיע לקרקע ברגע שאתה באתר.

3. הימנע משימוש בכלים ידניים או מבוססי נייר כמו לוחות כתיבה ורשימות בדיקה של נייר

כלים מבוססי נייר כמו לוחות כתיבה פיזיים ורשימות בדיקה אינם יעילים בנוף הדיגיטלי של היום. השימוש בעט ובנייר לא רק לוקח יותר זמן, הוא גם גורם לך לנטייה לשגיאות. בנוסף, לעתים קרובות יש להזין הערות ידניות מחדש למערכת אחרת על מנת שהמידע ישתף או ינתח. 

גיליונות אלקטרוניים של Excel הם עליית מדרגה, אך הם יכולים גם להיות לא יעילים. בעוד גיליונות אלקטרוניים עובדים היטב עבור הקלטת נתונים וטבלאות, הם לא בנויים לניהול משימות ושיתוף פעולה - שתי משימות קריטיות בעת ביצוע ביקורים באתר. 

עדיף לך לעשות דיגיטציה של הביקורות והבדיקות שלך באמצעות כלי כמו Bindy, המאפשר לך לבנות רשימות ביקורת, לתזמן בדיקות ולנהל משימות באמצעות פלטפורמה אינטואיטיבית מבוססת ענן.  

בינדי מייעלת את הביקורים והבדיקות באתר על ידי ביטול עבודה ידנית וכניסה כפולה. זה אומר שאתה יכול להתמקד פחות במשימות האדמיניסטרטיביות המייגעות ולהקדיש יותר אנרגיה לביקור בחנויות ולשיפור ביצועי הצוות.

4. הבא חברי צוות אחרים לאותה פלטפורמה

כבר משתמש בפתרון ביקורת? השלב הבא הוא להביא חברי צוות אחרים לפלטפורמה. זה יהפוך את התקשורת ושיתוף הפעולה להרבה יותר קלים. העובדה שכולם נמצאים בפלטפורמה אחת משאירה את חברי הצוות באותו עמוד. המידע מועבר במהירות ובדייקנות, ומשימות מתבצעות מהר יותר.

למשל, אם פעולה מתקנת נדרש לאחר ביקורת, אתה יכול לתקשר עם העובדים באמצעות הכלי המובנה תוכנית פעולה במקום לעשות זאת באמצעות דואר אלקטרוני או טקסט. יתרון זה הופך בולט עוד יותר כאשר מעורבים מספר חברי צוות. במקום לעקוב אחר שרשורי אימייל מבלבלים או לשלוח מספר הודעות טקסט, כל התקשורת מתבצעת בפלטפורמה אחת כך שבעלי העניין תמיד מסונכרנים. 

5. שימוש מחדש במידע וחומרים מבדיקות קודמות 

אל תתחיל את רשימות הבדיקה או הבדיקות שלך מאפס. יש תבנית שתוכל ליישם מחדש כדי לזרז את הכנות הביקורת. לדוגמה, אם אתה עורך לעתים קרובות ביקורות בריאות ובטיחות, צור תבנית או טופס המאוכלס מראש בפריטים שנבדקים בדרך כלל. לאחר מכן, כשיגיע הזמן להתכונן לבדיקה הבאה שלך, תוכל לשלוף את התבנית ולהתאים אותה בהתאם לצרכים של כל חנות. 

השתמש בגישה דומה לדברים כמו תקשורת צוות. במקום להקליד ידנית את אותן הודעות עבור דברים כמו פעולות מתקנות, השתמש בטופס או בתבנית כדי לחסוך זמן.

6. אוטומציה של משימות מסורבלות 

הפוך משימות מייגעות לאוטומטיות כמו לכידת תאריכים ושעות, יידוע חברי צוות או הוספת תמונות. כל זה יכול להיעשות עם פלטפורמת ביקורת טובה. בינדי, למשל, יכול לְמַכֵּן פעולות מתקנות ולאכלס את התאריך והשעה הנכונים לרישום. המערכת יכולה גם להקל על מעקב אחר משימות באמצעות התראות אוטומטיות.

אתה יכול לייעל עוד יותר את התהליכים שלך על ידי שילוב פלטפורמת הביקורת שלך עם פתרונות עסקיים אחרים. נניח שאתה רוצה לבטל רשומות יומן ידניות בעת תזמון ביקורת. אם פלטפורמת הביקורת שלך משתלבת עם אפליקציית היומן שלך, תוכל לתכנת אותה כך שתיצור באופן אוטומטי רשומת לוח שנה בכל פעם שתזמן בדיקה חדשה. 

מילים אחרונות

ביקורים באתר עשויים לקחת זמן, אבל הם לא חייבים להיות לא יעילים או לא פרודוקטיביים. עם תכנון נכון והכלים הנכונים, אתה יכול לייעל את הבדיקות והביקורות בחנות שלך, להעצים את הצוות שלך ולהספיק יותר בפחות זמן. 

משאבי ביקורת ובדיקה קמעונאיים אחרים

עיין ב קטגוריית ביקורת ובדיקות קמעונאיות להנחיות ושיטות עבודה מומלצות לביקורות ובדיקות קמעונאיות.

על הסופר:

פרנצ'סקה ניקאסיו הוא מומחה קמעונאי, אסטרטג תוכן B2B, ולינקדאין TopVoice. היא כותבת על מגמות, טיפים ושיטות עבודה מומלצות המאפשרות לקמעונאים להגדיל את המכירות ולשרת טוב יותר את הלקוחות. היא גם המחברת של הישרדות קמעונאית של החזקים, ספר אלקטרוני בחינם שיעזור לקמעונאים להגן על החנויות שלהם בעתיד.

One thought on “6 Ways to Save Time During Site Visits and Inspections

השאר תגובה