साइट विज़िट और निरीक्षण के दौरान समय बचाने के 6 तरीके

यह कोई रहस्य नहीं है कि साइट विज़िट आपके खुदरा संचालन के लिए अविश्वसनीय रूप से महत्वपूर्ण हैं। स्टोर ऑडिट और निरीक्षण आपको कार्यक्रमों और पहलों का मूल्यांकन करने, अनुपालन सुनिश्चित करने और यहां तक कि जमीन पर टीमों से जुड़ने में सक्षम बनाता है। 

हालांकि, वे भी समय ले सकते हैं. ऑडिट की तैयारियों, यात्रा के समय, दुकानों का निरीक्षण करने और अनुवर्ती कार्रवाई के बीच, साइट विज़िट में कुछ घंटों से लेकर पूरे दिन तक, संभवतः अधिक समय लग सकता है। यह उल्लेख नहीं करने के लिए कि जब अक्षमता से आयोजित किया जाता है, तो साइट विज़िट प्रक्रियाएं और भी अधिक खींची जाती हैं, जिसके परिणामस्वरूप समय और प्रयास बर्बाद होता है। 

यह आखिरी चीज है जो कोई भी व्यवसाय चाहता है, यही कारण है कि आपको लगातार अधिक उत्पादक साइट विज़िट करने का प्रयास करना चाहिए जिससे आपका समय और पैसा बच सके। 

1. साइट का दौरा होने से पहले एक स्पष्ट उद्देश्य रखें

जैसा कि किसी भी महत्वपूर्ण कार्य के साथ होता है, एक स्पष्ट उद्देश्य होना आवश्यक है। साइट विज़िट करने से पहले, पहले अपने उद्देश्य और लक्ष्यों की पहचान करें। विशेष रूप से:

आप किस प्रकार का ऑडिट या निरीक्षण कर रहे हैं? कुछ ऑडिट पर ध्यान केंद्रित करते हैं बिक्री, जबकि अन्य आसपास केंद्रित हैं सुरक्षा, या स्वास्थ्य और सुरक्षा. कुछ मामलों में, निरीक्षण एक विशिष्ट अभियान या पहल पर केंद्रित होता है। 

आप क्या परिणाम देखना चाहेंगे? उन प्रमुख परिणामों की पहचान करें जिन्हें आप ऑडिट से प्राप्त करना चाहते हैं। क्या यह केवल यह देखना है कि किसी अभियान को कैसे क्रियान्वित किया जाता है? क्या आप किसी जिले के अनुपालन स्कोर में सुधार करना चाहते हैं? जो भी हो, अपने निरीक्षण करने से पहले सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि "सफलता" कैसी दिखती है। 

अपने निरीक्षणों का मार्गदर्शन करने के लिए उपरोक्त प्रश्नों के उत्तरों का उपयोग करें। अपने उद्देश्यों की पहचान करने से आपको यह निर्धारित करने में मदद मिलेगी कि आपके में कौन से आइटम शामिल करने हैं जाँच सूची, क्या प्रश्न पूछना है, और क्या करना है प्राथमिकता. आपके बहकावे में आने की संभावना कम है, जिसका अर्थ है कि ऑडिट अधिक कुशलता से आयोजित किए जाते हैं। 

2. व्यवस्थित रहें और समय से पहले अपनी यात्रा का नक्शा तैयार करें

जिला प्रबंधकों को अक्सर कई दुकानों का दौरा करना पड़ता है, और एक मुलाकात से दूसरी मुलाकात तक यात्रा करने में आमतौर पर लगभग 45 मिनट लगते हैं (यदि प्रबंधक एक बड़े भौगोलिक क्षेत्र को कवर करता है तो इससे अधिक समय लगता है)। 

यदि आप निरीक्षण पर समय बचाना चाहते हैं, तो यह आपके शेड्यूल को अनुकूलित करने के लायक हो सकता है। कुछ प्री-प्लानिंग किस स्टोर पर जाती है और किस क्रम में एक लंबा रास्ता तय कर सकती है। इसलिए, अपनी यात्रा को पहले से ही मैप कर लें। 

वास्तविक मानचित्र का उपयोग करना यहां सहायक हो सकता है। मानचित्र पर उन बिंदुओं को चिह्नित करें जिन पर आपको जाने की आवश्यकता है, फिर पहचानें कि कौन से मार्ग आपका सबसे अधिक समय बचाएंगे। दिन के समय और यातायात जैसे कारकों को ध्यान में रखें। 

Google मानचित्र में एक उपयोगी सुविधा है जो यह अनुमान लगा सकती है कि दिन के किसी विशेष समय के लिए सामान्य ट्रैफ़िक स्थितियों के आधार पर यात्रा में कितना समय लगेगा। बस अपना शुरुआती पता और गंतव्य दर्ज करें और फिर यात्रा की तारीख और समय का संकेत दें। Google तब एक यात्रा समय अनुमान प्रदर्शित करेगा, जिसका उपयोग आप अपनी नियुक्तियों की योजना बनाने के लिए कर सकते हैं। 

जैसे उपकरण बिंदी इसे और भी आसान बनाने के लिए अपने स्टोर के बीच रूट फीचर के साथ बिल्ट-इन मैप पेश करें।

जब आप स्टोर में हों तो यह आपके मार्ग को मैप करने में भी मदद कर सकता है। आप पहले किन अनुभागों या विभागों का निरीक्षण करेंगे? वे दुकान में कहाँ स्थित हैं? इन बातों को समय से पहले जानने से आप साइट पर एक बार दौड़ते हुए मैदान में उतर सकेंगे।

3. एक्सेल और ईमेल से बचें

एक्सेल स्प्रेडशीट कागज से एक कदम आगे हैं, लेकिन वे अक्षम भी हो सकते हैं। जबकि स्प्रेडशीट डेटा को रिकॉर्ड करने और सारणीबद्ध करने के लिए अच्छी तरह से काम करती है, वे कार्य प्रबंधन और सहयोग के लिए नहीं बने हैं — दो कार्य जो साइट विज़िट करते समय महत्वपूर्ण होते हैं। 

आप अपने ऑडिट और निरीक्षणों को डिजिटाइज़ करने से बहुत बेहतर हैं Bindy जैसे टूल का उपयोग करना, जो आपको एक सहज क्लाउड-आधारित प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करके चेकलिस्ट बनाने, निरीक्षण शेड्यूल करने और कार्यों को प्रबंधित करने देता है।  

बिंदी मैन्युअल काम और डबल-एंट्री को समाप्त करके साइट के दौरे और निरीक्षण को सुव्यवस्थित करता है। इसका मतलब है कि आप थकाऊ प्रशासनिक कार्यों पर कम ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और स्टोर पर जाने और टीम के प्रदर्शन में सुधार करने के लिए अधिक ऊर्जा समर्पित कर सकते हैं।

4. टीम के अन्य सदस्यों को एक ही मंच पर लाएं

पहले से ही ऑडिट समाधान का उपयोग कर रहे हैं? अगला कदम टीम के अन्य सदस्यों को मंच पर लाना है। यह संचार और सहयोग को पूरी तरह से आसान बना देगा। सभी को एक मंच पर रखने से टीम के सदस्य एक ही पृष्ठ पर बने रहते हैं। सूचना जल्दी और सटीक रूप से रिले की जाती है, और कार्यों को तेजी से पूरा किया जाता है।

उदाहरण के लिए, यदि सुधार कार्य ऑडिट के बाद आवश्यक है, आप टूल के अंतर्निहित . का उपयोग करके कर्मचारियों के साथ संवाद कर सकते हैं कार्य योजना इसे ईमेल या टेक्स्ट के माध्यम से करने के बजाय। यह लाभ तब और अधिक स्पष्ट हो जाता है जब टीम के कई सदस्य शामिल होते हैं। भ्रमित करने वाले ईमेल थ्रेड्स को ट्रैक करने या कई टेक्स्ट संदेश भेजने के बजाय, सभी संचार एक ही मंच पर होते हैं, इसलिए हितधारक हमेशा सिंक में रहते हैं। 

5. पिछले निरीक्षणों से सूचना और सामग्री का पुन: उपयोग करें 

अपनी चेकलिस्ट या निरीक्षण शुरू से शुरू न करें। एक खाका तैयार करें जिसे आप ऑडिट की तैयारियों में तेजी लाने के लिए पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप अक्सर स्वास्थ्य और सुरक्षा ऑडिट करते हैं, तो एक टेम्प्लेट या फ़ॉर्म बनाएं जो आमतौर पर निरीक्षण किए गए आइटमों से पहले से भरा हो। फिर जब आपके अगले निरीक्षण की तैयारी करने का समय हो, तो आप टेम्पलेट को ऊपर खींच सकते हैं और प्रत्येक स्टोर की आवश्यकताओं के आधार पर इसे अनुकूलित कर सकते हैं। 

टीम संचार जैसी चीजों के लिए समान दृष्टिकोण का उपयोग करें। सुधारात्मक कार्रवाइयों जैसी चीज़ों के लिए समान संदेशों को मैन्युअल रूप से लिखने के बजाय, समय बचाने के लिए किसी प्रपत्र या टेम्पलेट का उपयोग करें।

6. बोझिल कार्यों को स्वचालित करें 

दिनांक और समय कैप्चर करने, टीम के सदस्यों को सूचित करने, या फ़ोटो जोड़ने जैसे कठिन कार्यों को स्वचालित करें। यह सब एक अच्छे ऑडिट प्लेटफॉर्म के साथ किया जा सकता है। बिंदी, उदाहरण के लिए, कर सकते हैं स्वचालित सुधारात्मक कार्रवाइयाँ और रिकॉर्ड कीपिंग के लिए सही तारीख और समय को पॉप्युलेट करें। सिस्टम स्वचालित सूचनाओं के माध्यम से कार्य अनुवर्ती की सुविधा भी प्रदान कर सकता है।

आप अपने ऑडिट प्लेटफॉर्म को अन्य व्यावसायिक समाधानों के साथ एकीकृत करके अपनी प्रक्रियाओं को और सुव्यवस्थित कर सकते हैं। मान लें कि आप ऑडिट शेड्यूल करते समय मैन्युअल कैलेंडर प्रविष्टियों को समाप्त करना चाहते हैं। यदि आपका ऑडिट प्लेटफ़ॉर्म आपके कैलेंडर एप्लिकेशन के साथ एकीकृत होता है, तो जब भी आप कोई नया निरीक्षण शेड्यूल करते हैं, तो आप इसे स्वचालित रूप से कैलेंडर प्रविष्टि बनाने के लिए प्रोग्राम कर सकते हैं। 

अंतिम शब्द

साइट विज़िट में समय लग सकता है, लेकिन उन्हें अक्षम या अनुत्पादक होने की आवश्यकता नहीं है। उचित योजना और सही टूल के साथ, आप अपने स्टोर निरीक्षण और ऑडिट को सुव्यवस्थित कर सकते हैं, अपनी टीम को सशक्त बना सकते हैं और कम समय में अधिक कार्य कर सकते हैं। 

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लेखक के बारे में:

फ्रांसेस्का निकासियो खुदरा विशेषज्ञ, B2B सामग्री रणनीतिकार और लिंक्डइन टॉपवॉइस है। वह रुझानों, युक्तियों और सर्वोत्तम प्रथाओं के बारे में लिखती हैं जो खुदरा विक्रेताओं को बिक्री बढ़ाने और ग्राहकों को बेहतर सेवा प्रदान करने में सक्षम बनाती हैं। वह . की लेखिका भी हैं योग्यतम की खुदरा उत्तरजीविता, खुदरा विक्रेताओं को उनके स्टोर को भविष्य में सुरक्षित रखने में मदद करने के लिए एक निःशुल्क ईबुक।