10 चरणों में एक खुदरा लेखा परीक्षा आयोजित करें

यह पोस्ट विवरण क्या होता है इससे पहले, दौरान तथा बाद में एक स्टोर में बिक्री, सेवा और/या हानि-निवारण के लिए एक लेखा परीक्षा या निरीक्षण। यहां बताया गया है कि 10 चरणों में रिटेल ऑडिट/निरीक्षण कैसे किया जाता है।

चरण 1: ऑडिट शेड्यूल करें

जब पूरा हो जाए, तो यहां वह सामग्री है जो अन्य पाठकों को उपयोगी लगती है:

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सबसे पहले, अपने एंटरप्राइज़ कैलेंडर का उपयोग करके या अपने बिंदी बिल्ट-इन कैलेंडर, ऑडिट शेड्यूल करें। स्टोर के प्रबंधन को कुछ ऑडिट की घोषणा की जाती है। अन्य ऑडिट अघोषित हैं, या "आश्चर्यजनक" निरीक्षण हैं।

की घोषणा की

यह आमतौर पर मर्चेंडाइजिंग ऑडिट के मामले में होता है। विशेष रूप से जब एक मर्चेंडाइजिंग निरीक्षण एक इन-स्टोर मर्चेंडाइजिंग अभियान या मौसमी कार्यक्रम से पहले होता है। इरादा महत्वपूर्ण आगामी तिथियों के लिए तैयार करना और प्रधान कार्यालय द्वारा निर्धारित मौसमी कार्यक्रम के पहलुओं को निष्पादित करना है।

अप्रत्याशित

जिला प्रबंधक बिना किसी पूर्व चेतावनी के ऑन-द-स्पॉट ऑडिट/निरीक्षण करने के लिए आता है। यह अक्सर सेवा और स्वास्थ्य और सुरक्षा अनुपालन के मामले में होता है। यहां ऑडिट का उद्देश्य ऑडिट से पहले बिना किसी अतिरिक्त तैयारी या प्रशिक्षण के एक विशिष्ट दिन पर स्टोर के मानकों के अनुपालन का आकलन करना है।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

जब आप रिटेल ऑडिट करते हैं, तो आप बिल्ट-इन कैलेंडर में ऑडिट शेड्यूल करते समय अपना निरीक्षण "घोषित" या "अघोषित" करना चुन सकते हैं। घोषित ऑडिट स्टोर के प्रबंधन को एक ईमेल भेजते हैं, और ऑडिट स्टोर के अपने कैलेंडर में दिखाई देता है।

यदि निरीक्षण अघोषित है, तो लेखा परीक्षा जिला प्रबंधक के कैलेंडर में दिखाई देती है लेकिन स्टोर के कैलेंडर में नहीं और कोई ईमेल नहीं भेजा जाता है।

चरण 2: ऑडिट की तैयारी करें

वर्तमान स्वामित्व और प्रबंधन से खुद को परिचित करें। पिछले ऑडिट को देखें, तुलना करें और उनका विश्लेषण करें ताकि आप नवीनतम जानकारी को परिप्रेक्ष्य में रख सकें। इसके बाद, प्रवृत्तियों की तलाश करें, अस्वीकार्य दोहराएं और जिला औसत पर स्थान दें। यदि आपके पास कोई नोट्स या प्रश्न हैं, तो उन्हें समय से पहले संकलित करें।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

अपने डैशबोर्ड से, वर्तमान स्वामित्व और प्रबंधन सहित विशिष्ट विवरण देखने के लिए चयनित स्टोर देखें। स्टोर पेज पर रहते हुए, पिछली सभी यात्राओं को देखने के लिए “स्टोर करने के लिए विज़िट” पर क्लिक करें।

आप उस स्टोर पर समस्याओं का रंग-कोडित इतिहास देखने के लिए "रुझान" रिपोर्ट का भी उपयोग कर सकते हैं। अंत में, "स्थान बनाम औसत" रिपोर्ट का उपयोग करके इस स्टोर के प्रदर्शन की तुलना इसके जिले या राष्ट्रीय औसत के अन्य लोगों से करें। यदि आप चाहें, तो आप शेड्यूल किए गए ऑडिट में नोट्स जोड़ सकते हैं; यात्रा शुरू होने पर वे कार्यभार संभालेंगे।

चरण 3: ऑडिट का संचालन करें

ऑडिट आमतौर पर बाहर से अंदर जाते हैं। जब भी संभव हो, जिला प्रबंधकों के दौरे के प्राकृतिक पथ से मेल खाने के लिए अनुभागों को लेआउट करें। मुख्य खिड़कियों और या भवन के अग्रभाग सहित बाहरी (यदि लागू हो तो पार्किंग स्थल) से शुरू करें। फिर गलियारों के आसपास और दुकान के पिछले हिस्से में अपना काम करें।

जब आप विज़िट के दौरान या बाद में अनुभागों के बीच कूद सकते हैं, तो विज़िट के स्वाभाविक प्रवाह के अनुसार अपने ऑडिट प्रश्नों को सेट करने से समय की बचत होती है और यह अधिक सहज है।

चेक आउट रिटेल ऑडिट चेकलिस्ट कैसे बनाएं अधिक सर्वोत्तम प्रथाओं के लिए।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

बिल्ट-इन “फॉर्म बिल्डर” का उपयोग करके ऑनलाइन फॉर्म बनाएं या इसे एक्सेल में बनाएं और अपना रिटेल ऑडिट करने के लिए इसे आयात करें (फॉर्म बिल्डर का उपयोग करके भी)।

चरण 4: सबसे अच्छा काम करने वाले उपकरण का उपयोग करें, यदि आवश्यक हो तो स्विच करें

कुछ उपयोगकर्ता अपने स्मार्टफोन पर संपूर्ण ऑडिट करते हैं। अन्य टैबलेट पसंद करते हैं। फिर भी, अन्य लोग स्मार्टफोन या टैबलेट पर पहले पास बनाना पसंद करते हैं, फिर अपने लैपटॉप को पावर देते हैं और अतिरिक्त नोट्स के साथ ऑडिट को बढ़ाते हैं।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

Bindy डिवाइस-अज्ञेयवादी है। अपनी पसंद के डिवाइस से ऑडिट शुरू करें और जरूरत पड़ने पर स्विच करें।

चरण 5: मुख्य बिंदुओं को स्पष्ट करने के लिए फ़ोटो लें और उन्हें ऑडिट में जोड़ें

65% लोग दृश्य सीखने वाले होते हैं। फास्टकंपनी दृश्य सामग्री के माध्यम से संदेश को घर तक पहुंचाने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। तस्वीरें लेना और उन्हें ऑडिट में जोड़ना त्वरित और आसान दोनों है। यह ऑडिटर को यह स्पष्ट करने में मदद करता है कि असाधारण प्रदर्शन कैसा दिखता है और किसी भी मुद्दे या चिंताओं का स्पष्ट उदाहरण देता है।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

किसी आइटम में फ़ोटो जोड़ना केवल आइटम का चयन करने, कैमरा आइकन पर क्लिक करने और अपने मोबाइल या टैबलेट से चित्र लेने या अपने कैमरा रोल से अपलोड करने की बात है।

चरण 6: केवल समस्याओं की रिपोर्ट न करें, उन्हें असाइन करें और उन्हें कार्य योजना के साथ ठीक करें

एक कार्य योजना समस्या क्षेत्रों में सुधारात्मक कार्यों को लागू करने का एक अवसर है। यह स्टोर स्तर पर स्वामित्व और जवाबदेही को बढ़ावा देता है। प्रत्येक समस्या को सुधारने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नामित करने के लिए कार्य योजना का उपयोग करें। इसमें लेखापरीक्षा/निरीक्षण के दौरान जिला प्रबंधक द्वारा घटिया या गैर-अनुपालन समझी जाने वाली कोई भी चीज़ शामिल है।

अंत में, समाधान के लिए एक लक्ष्य तिथि निर्दिष्ट करें। अधिक रणनीतियों के लिए, कार्य योजना के बारे में और पढ़ें.

Bindy यूजर्स के लिए टिप

एक-एक करके या थोक में व्यक्तियों को मुद्दे सौंपें। आप ग्रैन्युलैरिटी को नियंत्रित करते हैं और क्या नहीं/कुछ/सभी मुद्दों को सौंपा गया है और किसे सौंपा गया है। आप समाधान के लिए लक्ष्य दिनांक को नियंत्रित करते हैं। और निश्चित रूप से, बिंदी आपको रिटेल ऑडिट करने के बाद पॉइंट-एंड-क्लिक रिपोर्टिंग का उपयोग करके इसे ट्रैक करने की अनुमति देता है।

चरण 7: स्टोर खरीदें, ऑडिट पर हस्ताक्षर करें

एक बार ऑडिट पूरा हो जाने पर, आप स्टोर से विजिट पर हस्ताक्षर करने के लिए कह सकते हैं। यह इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर स्टोर को ऑडिट परिणामों पर हस्ताक्षर करने की अनुमति देता है। यह सुनिश्चित करता है कि दौरा वास्तव में निर्दिष्ट तिथि और समय पर स्टोर पर हुआ था।

हस्ताक्षर करने से नीचे से ऊपर और साथ ही ऊपर से नीचे तक संचार का प्रवाह सुनिश्चित होता है। पावती स्टोर को भाग लेने और ऑडिट/निरीक्षण के बारे में टिप्पणियाँ छोड़ने की अनुमति देती है।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

प्रपत्र निर्माता का उपयोग करते हुए, निर्दिष्ट करें कि ऑडिट पर स्वीकार करने और हस्ताक्षर करने के लिए कौन अधिकृत है।

गैर-अनुपालन समाधान और रिपोर्टिंग के उद्देश्य से पूर्ण ऑडिट को स्टोर प्रबंधन के साथ-साथ प्रधान कार्यालय के साथ साझा करें। रिपोर्ट का लिंक ईमेल करना, रिपोर्ट को ऑनलाइन देखना और/या इसे एक्सेल या पीडीएफ में निर्यात करना आसान होना चाहिए।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

यदि आवश्यक हो तो भूमिका और विभाग द्वारा प्रपत्र की दृश्यता को सेट या प्रतिबंधित करने के लिए प्रपत्र निर्माता का उपयोग करें।

चरण 9: कार्य योजना का पालन करें

रिटेल ऑडिट करने के बाद अनुवर्ती कार्रवाई में समय लग सकता है और यदि आप ईमेल का उपयोग करते हैं तो संभावित रूप से कई ईमेल या फोन कॉल शामिल हो सकते हैं। शुक्र है, बिंदी संचार को स्वचालित करके और बकाया कार्य योजना जिम्मेदारियों को ट्रैक करके इसे काफी आसान, तेज और अधिक प्रभावी बनाता है।

Bindy यूजर्स के लिए टिप

"कार्य योजना उत्तरदायित्व" रिपोर्ट का उपयोग यह पता लगाने के लिए करें कि वास्तव में कौन से कार्य योजना आइटम तय किए गए हैं, किसके द्वारा और कब और कौन से बकाया हैं।

चरण 10: अपने अगले ऑडिट की योजना बनाएं

रिटेल कभी स्थिर नहीं बैठता, न ही ऑडिट करना चाहिए। अपने अगले ऑडिट को शेड्यूल करके चक्र को दोहराएं और अपना देखें स्टोर का अनुपालन और बिक्री संख्या दूर हो जाती है!

खुदरा लेखा परीक्षा के लिए निश्चित मार्गदर्शिका

रिटेल ऑडिट के लिए यह व्यापक गाइड रेस्तरां, सुविधा स्टोर, फार्मेसियों, स्पा और क्लीनिक, दूरसंचार और शराब खुदरा विक्रेताओं जैसे उद्योगों में बहु-इकाई खुदरा विक्रेताओं के लिए है। यह मार्गदर्शिका पार्किंग संचालकों और उपभोक्ता पैकेज्ड सामानों के निर्माताओं या वितरकों की भी मदद करती है।

यदि आपको स्टोर में डेटा एकत्र करने या मान्य करने की आवश्यकता है, तो खुदरा ऑडिट के लिए यह निश्चित मार्गदर्शिका आपके लिए है!