स्टोर ऑडिट करना प्रत्येक रिटेलर की टू-डू सूची में होना चाहिए, और अच्छे कारण के लिए - खुदरा लेखा परीक्षा आपको कंपनी के मानकों को बनाए रखने, संचालन में सुधार करने और एक सुरक्षित इन-स्टोर अनुभव को बढ़ावा देने में मदद करता है। लेकिन वास्तव में आपको किस प्रकार के स्टोर ऑडिट करने चाहिए और आपको उन्हें कितनी बार करना चाहिए? इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि आप यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि ये ऑडिट सही तरीके से किए गए हैं?

इन सवालों का जवाब देने के लिए, हमने कुछ खुदरा विशेषज्ञों से मुलाकात की और उनसे स्टोर ऑडिट की सर्वोत्तम प्रथाओं के बारे में पूछा। नीचे देखें कि उनका क्या कहना था।

मर्चेंडाइजिंग ऑडिट

मर्चेंडाइजिंग ऑडिट यह सुनिश्चित करने के लिए आयोजित किया जाता है कि सीपीजी (उपभोक्ता पैकेज्ड गुड) कंपनियों और खुदरा विक्रेताओं के बीच सहमति के अनुसार उत्पाद स्थान, शेल्फ स्पेस, डिस्प्ले, मूल्य निर्धारण और प्रचार निष्पादित किए जाते हैं।

आरोन चियो के अनुसार, वरिष्ठ प्रबंधक at क्लार्कस्टन परामर्श, मर्चेंडाइजिंग ऑडिट या तो खुदरा विक्रेताओं द्वारा या सीपीजी द्वारा कार्यान्वित किए जाते हैं जो यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि उनके उत्पादों को स्टोर में सही तरीके से प्रदर्शित और प्रदर्शित किया जाए। यदि ठीक से किया जाता है, तो मर्चेंडाइजिंग ऑडिट - जिसे ऐतिहासिक रूप से टेबल-स्टेक गतिविधियों के रूप में देखा गया है - तेजी से बदलते और कभी अधिक प्रतिस्पर्धी खुदरा बाज़ार में विभेदित दृष्टिकोणों को चलाने में मदद कर सकता है।

जब खुदरा विक्रेता ऑडिट करते हैं, तो वे आम तौर पर पूरे स्टोर में प्रत्येक विभाग में कर्मचारियों को नियुक्त करते हैं, चियो कहते हैं।

"आपको विभाग के प्रमुख मिल सकते हैं, उदाहरण के लिए, केंद्र की दुकान में या स्टोर की परिधि के आसपास, जो यह सुनिश्चित करने के लिए प्रभारी हैं कि उनके स्टोर अनुभाग अनुपालन में हैं। ये विभाग प्रमुख यह सुनिश्चित करने के प्रभारी हैं कि स्टोर मानकों पर खरा है, उत्पाद स्टॉक में हैं, कि उन्हें उचित साइनेज के साथ बनाए रखा गया है, और यह कि वे प्लानोग्राम का पालन करते हैं। ” - आरोन चियो, वरिष्ठ प्रबंधक क्लार्कस्टन परामर्श

सीपीजीदूसरी ओर, आमतौर पर ऑडिट आउटसोर्स करते हैं और तीसरे पक्ष के व्यापारियों को स्टोर में आने के लिए अनुबंधित करते हैं और जांचते हैं कि उत्पादों को उस तरह से प्रदर्शित किया जाता है जैसे उन्हें करना चाहिए।

इसके अलावा, चियो कहते हैं, प्रमुख खुदरा विक्रेता और ब्रांड इस फ्रंट-लाइन मर्चेंडाइजिंग ऑडिट जानकारी को चलाने के तरीके ढूंढते हैं और इसे संगठन के लिए महत्वपूर्ण कार्रवाई योग्य अंतर्दृष्टि के रूप में उपयोग करते हैं।

मर्चेंडाइजिंग ऑडिट आयोजित करने के लिए अग्रणी प्रथाएं

सर्वोत्तम प्रथाओं के बारे में पूछे जाने पर, चियो ने इन-स्टोर व्यापारियों के लिए निम्नलिखित चरणों की रूपरेखा तैयार की ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि उनका ऑडिट सुचारू रूप से हो:

परिधि की सैर करें –

"एक व्यापारी के दृष्टिकोण से पहला कदम, एक परिधि चलना है," वे कहते हैं। उत्पादों और प्रचारों को सही ढंग से प्रदर्शित किया गया है या नहीं, यह जांचने के लिए त्वरित पूर्वाभ्यास करने का यह कार्य है।

स्टॉक के स्तर का आकलन करें –

जैसा कि व्यापारी परिधि की सैर करते हैं, वे स्टॉक के स्तर का आकलन करते हैं, चियो जारी है। इस बिंदु पर, व्यापारियों को यह निर्धारित करने के लिए स्टोर अलमारियों और डिस्प्ले का नेत्रहीन मूल्यांकन करना चाहिए कि क्या वे पर्याप्त रूप से स्टॉक किए गए हैं।

यह देखें कि उत्पादों का स्टॉक किया जाता है और उन्हें सही तरीके से बेचा जाता है –

“तीसरा कदम पीछे के कमरे में जाना और उन उत्पादों को खींचना है जिन्हें फर्श पर जाना है। इसके बाद मर्चेंडाइज़र सेल्स फ्लोर पर चलेंगे, अलमारियों पर आइटम रखेंगे और सुनिश्चित करेंगे कि प्रचार और डिस्प्ले सीपीजी द्वारा प्रदान किए गए दिशानिर्देशों के आधार पर सही ढंग से मर्चेंडाइज़ किए गए हैं, जो कि कई उदाहरणों में, ब्रांड और रिटेलर के बीच संविदात्मक दायित्व हैं। ”

यदि आवश्यक हो तो अतिरिक्त प्रश्नों के उत्तर दें –

चियो के अनुसार, व्यापारी चौथा चरण जोड़ सकते हैं जहां वे सीपीजी की ओर से एक सर्वेक्षण भरेंगे। वे "क्या यह डिस्प्ले ठीक से सेट अप किया गया था?" जैसे सवालों के जवाब देंगे। या "क्या इस एंडकैप पर हमारी मौजूदगी थी?"

कारण, चियो कहते हैं, "विक्रेता के साथ खुदरा विक्रेता की ओर से एक संविदात्मक दायित्व हो सकता है जब वे प्रचार में संलग्न हों। सर्वेक्षण सुनिश्चित करता है कि उत्पादों को ब्रांड के मानकों के अनुसार बेचा जाता है और निर्माताओं को अतिरिक्त प्रतिक्रिया और अंतर्दृष्टि प्रदान करता है। ”

हजारों स्टोर वाले बड़े पैमाने के खुदरा विक्रेताओं के लिए, लक्ष्यीकरण महत्वपूर्ण है –

आपको कितनी बार अपना ऑडिट करना चाहिए? और, आप कैसे चुनते हैं कि किन स्थानों का मूल्यांकन करना है, और किस स्तर पर विवरण? चियो का कहना है कि इन सवालों का जवाब कई कारकों पर निर्भर करता है। लेकिन उनकी सलाह, विशेष रूप से बड़े पैमाने के खुदरा विक्रेताओं के लिए, पूरी तरह से इन-स्टोर ऑडिट के लिए बाजार चुनते समय रणनीतिक और उद्देश्यपूर्ण होना चाहिए।

"यह आपका सबसे बड़ा बाजार या छोटा बाजार हो सकता है। या हो सकता है कि आप अपने विश्लेषिकी को देख सकें और देख सकें कि आप किसी विशेष उपभोक्ता खंड के खिलाफ अनुक्रमणित कर रहे हैं, या कम बाजार हिस्सेदारी प्राप्त कर रहे हैं। अवसर के क्षेत्रों को इंगित करना और ऑडिट करने और मुद्दों का पता लगाने के लिए एक केंद्रित प्रयास भेजना सबसे अच्छा है।

कुछ खुदरा विक्रेता अपने प्रयासों में विश्लेषण की दूसरी परत भी जोड़ सकते हैं, यह समझने की कोशिश कर रहे हैं कि ओमनी-चैनल स्टॉक से इन-स्टोर ड्राइविंग में क्या प्रभाव डालता है, जो विश्लेषण में जटिलता की एक अतिरिक्त परत जोड़ता है। -आरोन चियो, वरिष्ठ प्रबंधक एट क्लार्कस्टन परामर्श

फर्श पर लोगों को सशक्त बनाएं-  

"प्रमुख खुदरा विक्रेताओं के लिए एक प्रमुख जनादेश एक साधारण प्रश्न का उत्तर देना है: 'आप अपने फ्रंटलाइन कर्मचारियों को संगठन की आवाज और आंखों के लिए कैसे सशक्त बना सकते हैं?'"

"अग्रणी संगठन सिर्फ यह जांच नहीं कर रहे हैं कि उत्पाद स्टॉक में हैं और अनुपालन करते हैं। वे उन आंखों और पैरों को भी सशक्त कर रहे हैं ताकि वे कॉर्पोरेट को अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकें ताकि कंपनी कार्रवाई कर सके। फ्रंटलाइन कर्मचारी एक महत्वपूर्ण प्रतिस्पर्धात्मक लाभ हैं जिसका प्रमुख खुदरा विक्रेता सही तरीके से लाभ उठाते हैं। कर्मचारियों के साथ एक महत्वपूर्ण, विभेदित संपत्ति के रूप में व्यवहार करना, जो महान खुदरा विक्रेताओं से अच्छे को अलग करता है ”

"चेकलिस्ट पर केवल एक बॉक्स पर टिक करने के बजाय, प्रमुख खुदरा विक्रेता और ब्रांड यह पता लगाते हैं कि वे नवाचार, उत्पाद विकास और ग्राहक संबंधों को चलाने के लिए उस अग्रिम पंक्ति की जानकारी का लाभ कैसे उठा सकते हैं।" - आरोन चियो, वरिष्ठ प्रबंधक क्लार्कस्टन परामर्श

स्वास्थ्य और सुरक्षा लेखा परीक्षा

स्वास्थ्य और सुरक्षा ऑडिट करना न केवल आपको आज्ञाकारी रखता है और दावों, मुकदमों और अन्य सिरदर्दों से आपकी रक्षा करता है, बल्कि गैरी जॉनसन, वरिष्ठ सलाहकार के रूप में रोकथाम सलाहकार, नोट करता है, यह आपके कर्मचारियों को उचित रूप से कार्य करने के लिए भी प्रोत्साहित करता है।

एक स्वास्थ्य और सुरक्षा ऑडिट "वास्तव में कर्मचारी व्यवहार को बदल सकता है। हर कोई जानता है कि क्या अपेक्षित है। यह परिचालन उत्कृष्टता और प्रशिक्षण का समर्थन करता है, जो बदले में सही व्यवहार की ओर ले जाता है।"

"ऑडिट प्रक्रिया ही लोगों के लिए न केवल अनुपालन करने के लिए, बल्कि वास्तव में सही व्यवहार करने और सुरक्षित रूप से काम करने और चीजों का सही जवाब देने में सक्षम होने के लिए एक ड्राइवर बन जाती है।" - गैरी जॉनसन, वरिष्ठ सलाहकार रोकथाम सलाहकार

स्वास्थ्य और सुरक्षा लेखा परीक्षा आयोजित करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

जॉनसन ने स्वास्थ्य और सुरक्षा ऑडिट करते समय कई सुझाव दिए। वे सम्मिलित करते हैं:

प्रति तिमाही कम से कम एक बार स्वास्थ्य और सुरक्षा ऑडिट करें -

जॉनसन कहते हैं, हर तिमाही में स्वास्थ्य और सुरक्षा ऑडिट किया जाना चाहिए। आपको उन्हें अधिक बार करने पर भी विचार करना चाहिए यदि आपके व्यवसाय में जटिल सुरक्षा और स्वास्थ्य संबंधी समस्याएं हैं, जैसे कि खतरनाक सामग्री, खतरनाक उपकरण, या आपके स्टोर में उच्च ठंडे बस्ते में डालना।

अपने ऑडिट के प्रति ईमानदार रहें –

"ऑडिट्स को अनुपालन बनाम गैर-अनुपालन, और कुछ काम करता है या नहीं, " वे कहते हैं। "यह ईमानदार होने का समय है और ऑडिट में यह दर्शाया गया है कि वास्तव में क्या हो रहा है ताकि आप इसे ठीक कर सकें।"

सुरक्षा समिति बनाने पर विचार करें – 

"एक सुरक्षा समिति है जो सुरक्षा कार्यक्रम की लेखा परीक्षा और प्रबंधन को सतर्क करने के लिए जवाबदेह है," जॉनसन का उल्लेख है। इस समिति में व्यवसाय में विभिन्न भूमिकाओं वाले लोग शामिल होने चाहिए। उदाहरण के लिए, आप प्रबंधन में किसी को शामिल कर सकते हैं, जो पीठ में काम करता है, आदि।

उन्होंने आगे कहा कि एक सुरक्षा समिति बनाने से यह संदेश जाता है कि स्वास्थ्य और सुरक्षा एक साझा जिम्मेदारी है, न कि केवल प्रबंधन की जिम्मेदारी। "यह एक सहकर्मी दबाव के दृष्टिकोण से सभी को शामिल रखता है। जब वे किसी सहकर्मी को बुरे व्यवहार का प्रदर्शन करते हुए देखते हैं, तो वे स्वयं उस पर पुलिस लगा सकते हैं।"

हानि निवारण लेखा परीक्षा

हानि निवारण लेखा परीक्षा चोरी, धोखाधड़ी और प्रशासनिक मुद्दों को कम करने में मदद कर सकता है जो सिकुड़न की ओर ले जाते हैं। हानि निवारण ऑडिट के सफल संचालन के लिए यहां जॉनसन की कुछ सिफारिशें दी गई हैं।

हानि निवारण लेखा परीक्षा आयोजित करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

पारदर्शी रहें - "सफल खुदरा विक्रेता ऑडिट को खुले में ले जा रहे हैं और प्रक्रिया को पारदर्शी बना रहे हैं," जॉनसन कहते हैं।

"लक्ष्य किसी को कुछ गलत करते हुए पकड़ना नहीं है, बल्कि यह सुनिश्चित करना है कि स्टोर कर्मी प्रक्रियाओं को अंजाम दे रहे हैं, प्रशिक्षित हैं, और इन-स्टोर दक्षता चला रहे हैं।" - गैरी जॉनसन, वरिष्ठ सलाहकार रोकथाम सलाहकार

एक संसाधन केंद्र बनाएं –

खुदरा विक्रेताओं के पास "एक केंद्रीकृत स्थान होना चाहिए जहां कर्मचारी अपने सवालों के जवाब पा सकें और प्रशिक्षण के लिए संदर्भ प्राप्त कर सकें," वे कहते हैं। "आज, एक ऑनलाइन संदर्भ पोर्टल निरंतरता को चलाने, प्रशिक्षण को सुव्यवस्थित करने और लागत कम करने में अत्यंत मूल्यवान है।"

सुनिश्चित करें कि आपका ऑडिट सबसे महत्वपूर्ण हानि निवारण कारकों पर केंद्रित है – 

जॉनसन सलाह देते हैं, "अपनी मौजूदा प्रक्रियाओं से अपनी ऑडिट प्रक्रिया बनाएं और विचारशील बनें।" "सबसे महत्वपूर्ण चीजों पर ध्यान दें। व्यवसाय के लिए कौन से नियंत्रण आवश्यक हैं? कौन सी क्रियाएं हानि को रोकती हैं? कौन से व्यवहार आपके ब्रांड और ग्राहक अनुभव को मजबूत करते हैं? यह छोटी-छोटी बातों पर ध्यान देने का समय नहीं है।”

अपने ग्राहक के दृष्टिकोण से ऑडिट देखें –

जॉनसन यह भी सिफारिश करता है कि खुदरा विक्रेता "स्टोर को देखने के लिए ऑडिट का उपयोग करें 'जैसे ग्राहक करता है' और ग्राहक स्पर्श बिंदुओं के सभी पहलुओं की समीक्षा करें।"

इसे ध्यान में रखते हुए, आप पार्किंग स्थल, लाइटिंग, साइनेज और विंडो डिस्प्ले का आकलन करने के लिए स्टोर के बाहर ऑडिट शुरू कर सकते हैं। फिर — ठीक उसी तरह जैसे कोई ग्राहक — हाउसकीपिंग, मर्चेंडाइजिंग और ग्राहक सेवा (यानी अभिवादन, सेवा, चेकआउट गति, सटीकता) में अपना काम करेगा और उसका मूल्यांकन करेगा।

ऑडिट स्कोर पर नहीं, अगले चरणों पर ध्यान दें -

आपके लेखापरीक्षा परिणाम मिल गए? याद रखें कि "यह 'स्कोर' या गैर-अनुपालन दस्तावेज के बारे में अधिक होना चाहिए," जॉनसन कहते हैं।

"टिपिंग पॉइंट वास्तव में निष्पादन की कमियों की पहचान करने और जल्दी से काम करने के लिए निष्कर्षों का उपयोग कर रहा है" ठीक करें और निरंतरता लाने के लिए एक पाठ्यक्रम निर्धारित करना।" - गैरी जॉनसन, वरिष्ठ सलाहकार रोकथाम सलाहकार

आगे क्या होगा?

आप अपने व्यवसाय के साथ कहां हैं, इस पर निर्भर करते हुए, आपको यह देखने के लिए अपनी ऑडिट प्रक्रिया का मूल्यांकन करना चाहिए कि कहीं कोई कमी तो नहीं है। शायद आपकी कंपनी को स्वास्थ्य और सुरक्षा समिति स्थापित करने से लाभ हो सकता है। या हो सकता है कि यह आपके कर्मचारियों को बिक्री स्तर से अंतर्दृष्टि प्राप्त करने के लिए अधिक सक्रिय होने के लिए सशक्त बनाने का मामला हो।

जो भी हो, अपने निष्कर्षों के साथ ईमानदार और पारदर्शी रहें और अपने स्टोर ऑडिट और व्यवसाय को समग्र रूप से बेहतर बनाने के लिए जानकारी का उपयोग करें।

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