يجب أن يكون إجراء عمليات تدقيق المتجر على قائمة المهام الخاصة بكل بائع تجزئة ، ولسبب وجيه - تدقيقات التجزئة تساعدك على الحفاظ على معايير الشركة ، وتحسين العمليات ، وتعزيز تجربة آمنة داخل المتجر. ولكن ما هي بالضبط أنواع عمليات تدقيق المتجر التي يجب عليك إجراؤها وكم مرة يجب أن تقوم بها؟ والأهم من ذلك ، كيف يمكنك ضمان إجراء عمليات التدقيق هذه بالطريقة الصحيحة؟

للإجابة على هذه الأسئلة ، التقينا باثنين من خبراء البيع بالتجزئة وسألناهم عن أفضل ممارسات تدقيق المتجر. ألق نظرة على ما قالوه أدناه.

تدقيقات التجارة

تدقيقات التجارة يتم إجراؤها للتأكد من أن موقع المنتج ، ومساحة الرف ، وشاشات العرض ، والتسعير ، والعروض الترويجية يتم تنفيذها على النحو المتفق عليه بين شركات CPG (السلع الاستهلاكية المعبأة) وتجار التجزئة.

وفقًا لما قاله آرون تشيو ، مدير أول في كلاركستون للاستشارات، يتم تنفيذ عمليات تدقيق التجارة إما من قبل تجار التجزئة أنفسهم أو بواسطة CPGs الذين يرغبون في ضمان تخزين منتجاتهم وعرضها بشكل صحيح في المتجر. إذا تم إجراؤها بشكل صحيح ، فإن عمليات تدقيق التجارة - التي كان يُنظر إليها تاريخيًا على أنها أنشطة مشاركة في الجدول - يمكن أن تساعد في دفع مناهج متباينة في سوق تجزئة سريع التغير وأكثر تنافسية من أي وقت مضى.

عندما يقوم تجار التجزئة بإجراء عمليات التدقيق ، فإنهم عادةً ما يقومون بتعيين موظفين في كل قسم في جميع أنحاء المتجر ، كما يقول Chio.

"قد تجد رؤساء أقسام ، على سبيل المثال ، شخص ما في المتجر المركزي ، أو حول محيط المتجر ، يكونون مسؤولين عن التأكد من امتثال أقسام المتجر. رؤساء الأقسام هؤلاء مسؤولون عن التأكد من أن المتجر يتوافق مع المعايير ، وأن المنتجات متوفرة ، وأن يتم الاحتفاظ بها مع اللافتات المناسبة ، وأنهم يلتزمون بالمخططات. " - آرون تشيو ، مدير أول في كلاركستون للاستشارات

CPGs، من ناحية أخرى ، عادةً ما يتم الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات التدقيق والتعاقد مع تجار طرف ثالث للدخول إلى المتاجر والتحقق مما إذا كانت المنتجات تُعرض بالطريقة التي من المفترض أن تظهر بها.

بالإضافة إلى ذلك ، كما يقول تشيو ، يجد تجار التجزئة الرائدون والعلامات التجارية طرقًا لقيادة معلومات تدقيق التجارة في الخطوط الأمامية واستخدامها كأفكار مهمة وقابلة للتنفيذ للمؤسسة.

الممارسات الرائدة لإجراء عمليات تدقيق التجارة

عندما سئل عن أفضل الممارسات ، حدد Chio الخطوات التالية للتجار في المتجر للمساعدة في ضمان إجراء تدقيقهم بسلاسة:

قم بالمشي حول المحيط –

يقول: "الخطوة الأولى ، من وجهة نظر التاجر ، هي القيام بجولة في المحيط". هذه هي مهمة القيام بجولة سريعة للتحقق من عرض المنتجات والعروض الترويجية بشكل صحيح.

تقييم مستويات المخزون –

بينما يقوم التجار بالسير حول المحيط ، يقومون بتقييم مستويات المخزون ، يواصل Chio. في هذه المرحلة ، يجب على التجار تقييم أرفف المتاجر وشاشات العرض بصريًا لتحديد ما إذا كانت مخزنة بشكل كافٍ.

تأكد من أن المنتجات يتم تخزينها وتسويقها بشكل صحيح –

"الخطوة الثالثة هي التوجه إلى الغرفة الخلفية وسحب المنتجات التي يجب وضعها على الأرض. سوف يسير التجار بعد ذلك إلى طابق المبيعات ، ويضعون العناصر على الرفوف ويتأكدون من أن العروض الترويجية والعروض يتم تسويقها بشكل صحيح ، استنادًا إلى الإرشادات التي توفرها مجموعات CPG التي تمثل ، في كثير من الحالات ، التزامات تعاقدية بين العلامة التجارية وتاجر التجزئة ".

أجب عن أسئلة إضافية إذا لزم الأمر –

وفقًا لـ Chio ، يمكن للتجار إضافة خطوة رابعة حيث سيقومون بملء استبيان نيابة عن CPGs. سيجيبون على أسئلة مثل "هل تم إعداد هذه الشاشة بشكل صحيح؟" أو "هل كان لدينا حضور في هذه النهاية؟"

يقول Chio إن السبب هو "قد يكون هناك التزام تعاقدي نيابة عن بائع التجزئة مع الشركة المصنعة عندما ينخرطون في عرض ترويجي. يتأكد الاستطلاع من أن المنتجات يتم تسويقها وفقًا لمعايير العلامة التجارية وتوفر ملاحظات إضافية ورؤى ثاقبة للمصنعين ".

بالنسبة إلى بائعي التجزئة الكبار الذين لديهم آلاف المتاجر ، فإن الاستهداف أمر بالغ الأهمية –

كم مرة يجب عليك إجراء عمليات التدقيق الخاصة بك؟ وكيف تختار المواقع التي تريد تقييمها ، وعلى أي مستوى من التفاصيل؟ يقول تشيو إن الإجابة على هذه الأسئلة تعتمد على العديد من العوامل. لكن نصيحته ، خاصة لتجار التجزئة على نطاق واسع ، هي أن تكون إستراتيجيًا وموضوعيًا عند اختيار الأسواق لإجراء عمليات تدقيق شاملة في المتجر.

"يمكن أن يكون أكبر سوق لك أو سوقًا أصغر. أو ربما يمكنك إلقاء نظرة على تحليلاتك ومعرفة أين أنت قيد الفهرسة مقابل شريحة مستهلك معينة ، أو تحصل على حصة سوقية أقل. من الأفضل تحديد مجالات الفرص وإرسال جهد محوري لإجراء عمليات التدقيق ومعرفة المشكلات.

قد يضيف بعض تجار التجزئة طبقة ثانية من التحليلات إلى جهودهم ، في محاولة لفهم التأثير الذي تلعبه القناة الشاملة في إخراج المخزونات داخل المتجر ، مما يضيف طبقة إضافية من التعقيد إلى التحليل ". -ارون تشيو ، مدير أول في كلاركستون للاستشارات

تمكين الناس على الأرض-  

"تتمثل المهمة الرئيسية لبائعي التجزئة الرائدين في الإجابة على سؤال بسيط:" كيف يمكنك تمكين موظفيك في الخطوط الأمامية ليكونوا صوت وعين المنظمة؟ "

"المنظمات الرائدة لا تتحقق فقط مما إذا كانت المنتجات متوفرة ومتوافقة. كما أنها تعمل على تمكين تلك العيون والأقدام على الأرض لتغذية الأفكار إلى الشركة حتى تتمكن الشركة من اتخاذ إجراء. يعد موظفو الخط الأمامي ميزة تنافسية حاسمة يستفيد منها كبار تجار التجزئة بالطريقة الصحيحة. إن معاملة الموظفين كأصل هام ومتميز هو ما يميز الجيد عن بائعي التجزئة الكبار "

"بدلاً من مجرد تحديد مربع في قائمة التحقق ، يكتشف كبار تجار التجزئة والعلامات التجارية كيف يمكنهم الاستفادة من معلومات الخطوط الأمامية لدفع الابتكار وتطوير المنتجات والعلاقات مع العملاء." - آرون تشيو ، مدير أول في كلاركستون للاستشارات

تدقيقات الصحة والسلامة

لا يؤدي إجراء عمليات تدقيق الصحة والسلامة إلى إبقائك ملتزمًا فقط وحمايتك من المطالبات والدعاوى القضائية وأنواع الصداع الأخرى ، ولكن بصفتك غاري جونسون ، كبير المستشارين في مستشارو الوقاية، يلاحظ ، كما أنه يشجع موظفيك على التصرف بشكل مناسب.

يمكن لتدقيق الصحة والسلامة "تغيير سلوك الموظف حقًا. يعلم الجميع ما هو متوقع. إنه يدعم التميز التشغيلي والتدريب ، والذي بدوره يؤدي إلى السلوكيات الصحيحة ".

"تصبح عملية التدقيق نفسها دافعًا للناس ليس فقط للامتثال ، ولكن أيضًا ليكون لديهم السلوكيات الصحيحة والقدرة على العمل بأمان والاستجابة للأشياء بشكل صحيح." - جاري جونسون ، مستشار أول في مستشارو الوقاية

أفضل الممارسات لإجراء عمليات تدقيق الصحة والسلامة

قدم جونسون العديد من النصائح عند إجراء عمليات تدقيق الصحة والسلامة. يشملوا:

قم بإجراء عمليات تدقيق الصحة والسلامة مرة واحدة على الأقل كل ثلاثة أشهر -

يقول جونسون إنه يجب إجراء عمليات تدقيق الصحة والسلامة كل ثلاثة أشهر. يجب أن تفكر في القيام بها كثيرًا إذا كان عملك به مشكلات معقدة تتعلق بالسلامة والصحة ، مثل وجود مواد خطرة أو معدات خطرة أو رفوف عالية في متاجرك.

كن صادقًا مع عمليات التدقيق الخاصة بك –

ويضيف: "يجب أن تستدعي عمليات التدقيق الامتثال مقابل عدم الامتثال ، وما إذا كان هناك شيء يعمل أم لا". "هذا هو الوقت المناسب لنكون صادقين وأن تعكس المراجعة ما يحدث بالفعل حتى تتمكن من إصلاحه."

فكر في تشكيل لجنة السلامة – 

"لديك لجنة سلامة تكون مسؤولة عن تدقيق برنامج السلامة وتنبيه الإدارة" ، يذكر جونسون. يجب أن تتكون هذه اللجنة من أشخاص لهم أدوار مختلفة في العمل. على سبيل المثال ، يمكنك تضمين شخص ما في الإدارة ، أو شخص يعمل في الخلف ، وما إلى ذلك.

ويضيف أن تشكيل لجنة السلامة ينقل رسالة مفادها أن الصحة والسلامة مسؤولية مشتركة وليست مجرد مسؤولية إدارية. "إنها تحافظ على مشاركة الجميع ، من وجهة نظر ضغط الأقران. عندما يرون أحد زملائهم في العمل يظهر سلوكًا سيئًا ، يمكنهم ضبط ذلك بأنفسهم ".

تدقيقات منع الخسارة

تدقيقات منع الخسائر يمكن أن يساعد في تقليل السرقة والاحتيال والمسائل الإدارية التي تؤدي إلى الانكماش. فيما يلي بعض توصيات جونسون لإجراء عمليات تدقيق ناجحة لمنع الخسارة.

أفضل الممارسات لإجراء عمليات تدقيق منع الخسارة

تحلى بالشفافية - "ينقل تجار التجزئة الناجحون عمليات التدقيق إلى العلن ويجعلون العملية شفافة" ، كما يقول جونسون.

"الهدف ليس الإمساك بشخص ما يفعل شيئًا خاطئًا ، ولكن بدلاً من ذلك ، التأكد من أن موظفي المتجر ينفذون الإجراءات ، وأنهم مدربون ، ويقودون الكفاءات داخل المتجر." - جاري جونسون ، مستشار أول في مستشارو الوقاية

أنشئ مركز موارد –

يجب أن يكون لبائعي التجزئة "مكان مركزي حيث يمكن للموظفين العثور على إجابات لأسئلتهم والحصول على مراجع للتدريب" ، كما يقول. "اليوم ، تعد البوابة المرجعية عبر الإنترنت ذات قيمة كبيرة في زيادة الاتساق وتبسيط التدريب وتقليل التكاليف."

تأكد من أن تدقيقك يركز على أهم عوامل منع الخسارة – 

ينصح جونسون "ببناء عملية التدقيق الخاصة بك من إجراءاتك الحالية وكن مدروسًا". "ركز على أهم الأشياء. ما هي الضوابط الضرورية للعمل؟ ما هي الإجراءات التي تمنع الخسارة؟ ما السلوكيات التي تعزز علامتك التجارية وتجربة العميل؟ هذا ليس الوقت المناسب لاختيار التفاصيل الدقيقة ".

اعرض المراجعة من منظور عميلك –

كما توصي جونسون بقيام تجار التجزئة "باستخدام التدقيق لعرض المتجر" كما يفعل العميل "ومراجعة جميع جوانب نقاط الاتصال الخاصة بالعميل".

مع وضع ذلك في الاعتبار ، يمكنك بدء التدقيق خارج المتجر لتقييم موقف السيارات والإضاءة واللافتات وعرض النوافذ. ثم - تمامًا كما يفعل العميل - شق طريقك وقم بتقييم التدبير المنزلي والترويج وخدمة العملاء (أي التحية ، والخدمة ، وسرعة الخروج ، والدقة).

لا تركز على درجة التدقيق ، ولكن على الخطوات التالية -

حصلت على نتائج التدقيق الخاصة بك؟ تذكر أنه "يجب أن يكون الأمر أكثر من مجرد" الدرجة "أو توثيق عدم الامتثال ، كما يقول جونسون.

"نقطة التحول هي في الواقع استخدام النتائج لتحديد أوجه القصور في التنفيذ والعمل بسرعة على ذلك أصلحهم ووضع مسار لتحقيق الاتساق. " - جاري جونسون ، مستشار أول في مستشارو الوقاية

ماذا بعد؟

اعتمادًا على مكانك في عملك ، يجب عليك تقييم عملية التدقيق الخاصة بك لمعرفة ما إذا كان هناك أي أوجه قصور. ربما يمكن لشركتك أن تستفيد من إنشاء لجنة للصحة والسلامة. أو ربما يتعلق الأمر بتمكين موظفيك ليكونوا أكثر استباقية في الحصول على رؤى من أرضية المبيعات.

مهما كان الأمر ، كن صريحًا وشفافًا في النتائج التي توصلت إليها واستخدم المعلومات لتحسين عمليات تدقيق متجرك وأعمالك بشكل عام.

موارد تجارية أخرى

الرجوع إلى فئة التجارة لقوائم المراجعة ، وكيفية العمل وأفضل الممارسات للتسويق.

موارد الصحة والسلامة الأخرى

الرجوع إلى فئة الصحة والسلامة لقوائم المراجعة ، وكيفية العمل وأفضل الممارسات للصحة والسلامة.

موارد أخرى لمنع الخسائر

الرجوع إلى فئة منع الخسارة لقوائم المراجعة وكيفية العمل وأفضل الممارسات لمنع الخسارة.

موارد أخرى لمراجعة حسابات التجزئة والتفتيش

الرجوع إلى فئة عمليات تدقيق وتفتيش التجزئة لمعرفة الإرشادات وأفضل الممارسات لعمليات تدقيق وتفتيش التجزئة.

عن المؤلف: