מה נדרש כדי להיות מנהל תפעול מצליח?

למנהל התפעול יש חשיבות מכרעת להצלחת רשתות השיווק הארציות. כל מי שלוקח על עצמו תפקיד זה מופקד על ניהול צוותים בכירים כגון מחוז ומנהלים כלליים. במקרים מסוימים, הם גם אחראים לפקח על הפעולות ברמה גבוהה של מספר מיקומים, כמו גם על הגדרת האסטרטגיה התפעולית של העסק.

אז מה צריך כדי להצליח בתפקיד הזה? פוסט זה דן בכמה מהתכונות והכישורים שמנהל תפעול צריך להחזיק כדי לשגשג בתפקידו. אם אתה מתכנן להיות מנהל תפעול (או אם אתה מחפש להעסיק אחד), התובנות המגובות על ידי מומחים למטה יפנו אותך לכיוון הנכון. 

חשיבה לטווח ארוך ובקנה מידה גדול

כל מי שנכנס לתפקיד מנהל התפעול חייב להבין את החשיבות של חשיבה לטווח ארוך. 

"בעוד שמנהלי מחוזות חושבים רבעון קדימה, מנהל התפעול מתכנן את 5 עד 10 השנים הבאות של מבנה וצמיחה", אומרת האנה בלקברן, מנהלת ב- מועדון ההוקר.

ככזה, אנשים המתמודדים על תפקיד זה חייבים להיות מסוגלים להציג את החזון ארוך הטווח שלהם לאן החברה צריכה להגיע בשנים שלאחר מכן. קיום תוכנית ברמה גבוהה כיצד לבצע את החזון הזה הוא גם קריטי.

בתור לינדה פארלי, מייסדת שותפה של Numlooker, מגדיר זאת, "מנהלי הקמעונאות מתמקדים בפיקוח על הפעילות השוטפת והדירקטורים מתמקדים בתכנון ארוך טווח עבור הארגון. מנהלי קמעונאות מבצעים תזמון וקביעת מדיניות, בעוד שמנהל התפעול מפקח על פרויקטים בקנה מידה גדול יותר".

בנוסף למחשבה ארוכת טווח, מנהל תפעול צריך לחשוב גם בקנה מידה גדול יותר. היכולת "לחשוב גלובלית, במקום מקומית או אזורית" היא חובה, מעיר בלקברן.

"כמו אפקט הפרפר, סגירת נמל בצד השני של העולם עלולה לזרוק את היום שלך על הפוך כמנהל מבצעים."

לשם כך, אנשים בתפקיד זה חייבים להתעדכן בהתפתחויות חדשות בענף ובשוק כולו. זה גם עוזר לקבל הבנה עמוקה של שרשראות אספקה גלובליות, כמו גם את ההשפעה שתהיה לאירועים לאומיים (ואפילו בינלאומיים) על החברה.

הבנה מעמיקה של מערכות וכיצד מספר רכיבים עובדים יחד

מנהל תפעול קמעונאי צריך גם ליישם חשיבה של תמונה גדולה כאשר הוא מפקח על העבודה הפנימית של החנויות שלו. היכרות עצומה עם מערכות החברה וכיצד הן פועלות יחד יסייעו להן לכוון ולתזמר את החלקים הנעים הרבים של העסק. 

"כדי לעבוד ביעילות, מנהל התפעול צריך לדעת הכל, החל מיחסי עובדים ועד מסירה", אומרת סינדי קורפיס, מנכ"לית SearchPeopleFree.

"למנהל התפעול המצליח יש הבנה ללא דופי כיצד מערכות מתאימות ויכול לשמור על מיקוד רב עוצמה על ערכים מובילים תוך שמירה על פתיחות לשינוי".

ככזה, על מנהל התפעול להתמצא במערכות ובמחלקות השונות של העסק, והם צריכים להיות מודעים לחלוטין לאופן שבו חלקים נעים שונים אלו מתפקדים יחדיו. 

מנהיגות וכישורי אנשים

"כמקצוען בניהול תפעול, האחריות העיקרית שלך תהיה להוביל צוות של אנשים תוך הבטחת שיטות העבודה והנהלים הטובים ביותר של העסק מיושמים ברחבי החברה", אומר ג'ף מיינס, מנכ"ל Champion Leadership Group LLC.

הוא מוסיף כי אחת התכונות המובילות שמנהל התפעול חייב להחזיק היא היכולת "לעזור לאנשים לצמוח".

מנהל התפעול לא צריך להפחיד מהצוות שהם מנהלים. במקום זאת, עליהם "לקדם בצורה אגרסיבית את חברי הצוות הבכירים שלהם ולהציג בפניהם אפשרויות, אפילו לאפשר להם לעבור לתפקיד מנהל התפעול במהלך חופשות וטיולים."

"הם ירגישו בטוחים בהאצלת סמכויות קבלת החלטות לצוות שלהם וקבלת אחריות מלאה על כל מרכיבי המשרד", קובע מיין.

מנהל תפעול טוב חייב גם לסלול את הדרך ליחסים בינאישיים חזקים המאפשרים לצוותים שונים לשתף פעולה ולבצע בצורה יעילה יותר. 

"הם ישקיעו מאמץ ניכר ליצור קשרי עמיתים ולבקש קלט והשתתפות מעמיתיהם", הוא ממשיך. 

Mains גם מצהיר שמנהל תפעול מצליח לא יתמוך בהלך רוח של "אנחנו נגד הם" בצוות שלו, כי הם מבינים שצורת חשיבה זו מעכבת שיתוף פעולה, מה שיכול בסופו של דבר להוביל לחוויית לקוח שלילית. 

יכולת איזון

"היכולת לאזן בין אנשים, כיוון וכספים היא אחת היכולות הטובות ביותר שיכולות להיות למנהל תפעול", מעיר Boye Fajinmi, מייסד שותף ונשיא של TheFutureParty.

כמי שמטפל במספר תחומים וצוותים, על מנהל התפעול לוודא שהם נותנים תשומת לב מספקת לכל מרכיב. אי ביצוע זה עלול להוביל לחוסר איזון של משאבים ובעיות ביצועים בהמשך הקו. 

"תפקיד זה כולל היבטים של לוגיסטיקה ואמפתיה כאחד, והישענות קשה מדי לכיוון אחד עלולה להיות מאבק. היכולת לאזן את כל הדברים האלה היא משהו שמתאמן, נלמד, שיכלול טעויות ולקחים", מוסיף פאג'ימי.

"זה מתקדם עוד יותר ליכולת להבין את האיזון בין האישי למקצועי. איזון, על כל דרכיו, הוא חיוני להצלחה כמנהל תפעול".

היכרות חזקה עם תפקידים של אנשים אחרים

ניהול יעיל של צוותים מתחיל בהבנה מה כולם עושים בפועל. ידע זה הוא קריטי כדי לשמור על חברי הצוות אחראים ולהבטיח שיש להם את הכלים והמשאבים לבצע את עבודתם בצורה הטובה ביותר. 

בתור ניקולס רוזנפלד, מנהל ב עריכת צוואה מנסח זאת, "להיות מנהל תפעול כרוך לדעת מה כל אחד מחברי הצוות הפונקציונלי מבצע, כיצד הם מבצעים את תפקידיו וכיצד הם מקיימים אינטראקציה עם אחרים."

הוא ממשיך, "הבנת הגורמים הללו היא קריטית כדי להבין כיצד כל מחלקה מקיימת אינטראקציה זו עם זו. יכול להיות שיש הרבה פוליטיקה מעורבת, אז זכור את זה כשאתה מחליט אם אתה רוצה את העבודה הזו או לא". 

נתונים ויכולות אנליטיות

כמנהל התפעול, חייבת להיות לך גישה לנתונים קמעונאיים ולפלטפורמות ניתוח המאפשרות לך לצפות במידע על כל דבר, החל מביצועי החנות והצוות ועד לרמות המלאי ושביעות רצון הלקוחות. היכולת לחתוך ולחתוך נתונים לפי אזור, גודל חנות וכו' היא גם חובה. 

חמוש בנתונים הדרושים, על מנהל התפעול לנתח מידע זה כדי לזהות מגמות ותובנות שניתן להשתמש בהן בהגדרת אסטרטגיות וטקטיקות ליישום במקומות שונים. 

מתקשר חזק

"הלחץ העיקרי כדירקטור אופ"ס בקמעונאות הוא מבעלי עניין פנימיים; ללמוד לתקשר ביעילות ולהגדיר ציפיות הוא המפתח", אומר בלקבורן.

לשם כך, כל מי שרוצה להיות מנהל תפעול צריך לפתח מיומנויות תקשורת חזקות. ודא שחידדת את אומנות ההקשבה והאמפתיה הפעילה, כדי שתוכל לפגוש אנשים היכן שהם נמצאים ולהבין מאיפה הם מגיעים. 

יחד עם זאת, למידה של העברת מידע בצורה ברורה ותמציתית תאפשר לך לתאם טוב יותר עם חברי צוות ובעלי עניין שונים.

פנימי חזק כלי תקשורת ושיתוף פעולה יקל על כל זה. ודא שאתה והצוות שלך מתקשרים באמצעות אותה פלטפורמה כדי למזער ממגורות מידע ולהבטיח שכולם נמצאים באותו עמוד. 

מילים אחרונות

מנהל התפעול הוא תפקיד מאתגר שמלווה בלחץ רב. עם זאת, זה יכול להיות גם תפקיד מתגמל ומשמעותי להפליא. עם הכישורים, התכונות והלך הרוח המתאימים, מנהל התפעול יכול לבנות צוותים חזקים, לעצב את חווית הלקוח לטובה, וליישם אסטרטגיה שתועיל לעסק בטווח הארוך.

על הסופר:

פרנצ'סקה ניקאסיו הוא מומחה קמעונאי, אסטרטג תוכן B2B, ולינקדאין TopVoice. היא כותבת על מגמות, טיפים ושיטות עבודה מומלצות המאפשרות לקמעונאים להגדיל את המכירות ולשרת טוב יותר את הלקוחות. היא גם המחברת של הישרדות קמעונאית של החזקים, ספר אלקטרוני בחינם שיעזור לקמעונאים להגן על החנויות שלהם בעתיד.