Τα μεσαίου έως μεγάλα καταπιστεύματα επενδύσεων σε ακίνητα είναι πιο ευάλωτα στην απάτη στις δραστηριότητες στάθμευσης τους από ό,τι οι μικρότερες εταιρείες ακινήτων και τα αποτελέσματα μπορεί να είναι πιο καταστροφικά μέχρι το τέλος.
Οι τύποι απάτης που πρέπει να γνωρίζουν οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές ακινήτων εμπίπτουν γενικά σε τέσσερις κατηγορίες: κλοπή μετρητών, κλοπή επικύρωσης (εκπτωτικά κουπόνια), απάτη οικονομικών καταστάσεων και μηνιαία κατάχρηση πρόσβασης parker. Η κλοπή μετρητών ή η κατάχρηση των μετρητών που συγκεντρώθηκαν αποτελούν το μεγαλύτερο μέρος της δόλιας δραστηριότητας, ωστόσο η απάτη των οικονομικών καταστάσεων αυξάνεται στην αγορά.
Αυτές οι παράνομες δραστηριότητες, είτε με απευθείας κλοπή μετρητών, πώληση εκπτωτικών κουπονιών επικύρωσης για μετρητά ή κακή διαχείριση μηνιαίων καρτών πρόσβασης parker, γίνονται συνήθως απευθείας από τους συνοδούς στάθμευσης. Αυτή είναι μια δύσκολη πραγματικότητα για πολλές εμπορικές REIT, οι οποίες συχνά χτίζουν μια μακροχρόνια σχέση εμπιστοσύνης με τους χειριστές στάθμευσης τους για πολλά χρόνια.
Ο άλλος κύριος τύπος απάτης περιλαμβάνει την υποβολή εκθέσεων οικονομικών καταστάσεων, όπως μίζες/πληρωμές από υποκατασκευαστές στάθμευσης (π.χ. για πλύσιμο ρεύματος, καθαρισμό κ.λπ.) ή διόγκωση λειτουργικών εξόδων. Σε αυτή την περίπτωση, τα ανώτερα στελέχη μιας εταιρείας στάθμευσης επωφελούνται προσωπικά, αν και παραβιάζουν τις ηθικές και νομικές τους ευθύνες έναντι του πελάτη τους REIT.
Ο λόγος που τα μεσαίου και μεγάλα εμπορικά REIT αντιμετωπίζουν μεγαλύτερο κίνδυνο οφείλεται σε διάφορους παράγοντες. Έλλειψη εκπαίδευσης, άμεση εποπτεία από το προσωπικό ακινήτων ή διαχειριστές που εκτελούν πολλαπλά καθήκοντα σε μεγάλα χαρτοφυλάκια εντός αυστηρών χρονοδιαγραμμάτων. Επιπλέον, συχνά δημιουργούνται στενές σχέσεις μεταξύ του συνοδού προσωπικού και των τακτικών πελατών, γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε περιπτώσεις κλοπής με τη μορφή δωρεάν μηνιαίας στάθμευσης.
Μπορεί επίσης να υπάρχει έλλειψη επίσημων διαδικασιών επίβλεψης από τις REIT όσον αφορά τη στάθμευση, μαζί με έλλειψη τεχνογνωσίας στην κατανόηση των αναφορών εσόδων στάθμευσης. Όλοι αυτοί οι παράγοντες διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στη συνολική δημοσιονομική υγεία ενός περιουσιακού στοιχείου REIT.
Τούτου λεχθέντος, είναι ζωτικής σημασίας οι εμπορικές REIT να λάβουν τα απαραίτητα μέτρα για να εντοπίσουν όλα τα είδη απάτης στις εγκαταστάσεις στάθμευσης τους και να την αποτρέψουν το συντομότερο δυνατό. Εδώ είναι 7 βήματα που θα σας βοηθήσουν.
1. Διορίστε έναν ειδικό διαχειριστή
Εάν χρησιμοποιείτε Κάρτα Δράσης, GoAudits, GoSpotCheck, Απαντήσεις, Πολιτισμός Ασφάλειας, VisitBasis, WorkJam, Ζενπούτ ή Τερματοφύλακας, ήρθε η ώρα να ⚡ εξοικονομήστε χρόνο, μειώστε το κόστος και ενσωματώστε γρήγορα το Bindy, η πλατφόρμα ελέγχου/επιθεώρησης, εργασιών και επικοινωνίας με αξιολόγηση #1 για το λιανικό εμπόριο και τη φιλοξενία.
Λόγω του τεράστιου μεγέθους τους, πολλά εμπορικά REIT διαθέτουν πολλαπλά άτομα που χειρίζονται λειτουργίες τήρησης βιβλίων όπως εισπρακτέες απαιτήσεις, επεξεργασία πληρωμών, πληρωμή τιμολογίων κ.λπ. και καταγράφουν αυτές τις λειτουργίες σε ένα λογιστικό σύστημα. Αυτό μπορεί να διευκολύνει πολύ τις περιπτώσεις απάτης χειριστή στάθμευσης να περάσουν απαρατήρητες. Οι REIT θα πρέπει να διαθέτουν τουλάχιστον ένα άτομο εκπαιδευμένο για να επιβλέπει όλες τις λειτουργίες που σχετίζονται με τη στάθμευση και να συμμετέχει στις συναντήσεις μηνιαίας αναφοράς εσόδων με τον χειριστή στάθμευσης.
2. Γνωρίστε τον χειριστή στάθμευσης σας
Ενώ κάθε επιχείρηση προσπαθεί να προσλάβει έντιμους πωλητές, έχοντας λεπτομερή RFP/RFQ η διαδικασία στάθμευσης μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή απάτης. Οι έλεγχοι ιστορικού, οι συστατικές επιστολές και η αξιολόγηση άλλων χώρων που διαχειρίζεται ένας δυνητικός χειριστής στάθμευσης θα παρέχουν λεπτομέρειες που δεν αναγνωρίζονται εύκολα κατά τη διάρκεια μιας προσωπικής συνάντησης.
ο RFP/RFQ Η διαδικασία αξιολόγησης παρέχει στα REIT τη δυνατότητα να ζητούν λεπτομέρειες σχετικά με τη μεθοδολογία χρηματοοικονομικής αναφοράς, τη διαφάνεια και τους ελέγχους εσωτερικού ελέγχου.
Αν και μπορεί να φαίνεται αδιανόητο, οι χειριστές στάθμευσης που διαπράττουν απάτη συχνά θεωρούνται οι πιο αξιόπιστοι από τους πελάτες τους, επειδή θα καταβάλουν κάθε προσπάθεια για να βοηθήσουν και να κερδίσουν την εμπιστοσύνη. Ένας πωλητής στάθμευσης που λειτουργεί με σχεδόν πλήρη αυτονομία και χωρίς άμεση επίβλεψη από την REIT μπορεί να αυξήσει εκθετικά τις πιθανότητες απάτης με την πάροδο του χρόνου.
3. Εφαρμογή Εσωτερικών Ελέγχων
Οι εμπορικές REIT πρέπει να δημιουργούν και να διατηρούν εσωτερικούς ελέγχους για την πρόληψη και τον εντοπισμό απάτης σε όλο το χαρτοφυλάκιό τους. Αυτά θα πρέπει να περιλαμβάνουν την εξέταση των δεδομένων οικονομικών λογαριασμών έναντι των αναφορών του εξοπλισμού στάθμευσης, τη δραστηριότητα τραπεζικού λογαριασμού, τη δημιουργία ενός συστήματος αποσύνδεσης πολλαπλών ατόμων για επιστροφές από τον προμηθευτή και άλλες λογιστικές λειτουργίες. Πραγματοποιώντας έναν τακτικό έλεγχο της οικονομικής δραστηριότητας των χειριστών στάθμευσης, οι REIT μπορούν να μειώσουν σημαντικά την πιθανότητα απάτης.
4. Άμεσες Καταθέσεις
Με τη διαθεσιμότητα της ηλεκτρονικής τραπεζικής, είναι εύκολο να ελέγχετε γρήγορα τη δραστηριότητα και τις καταστάσεις λογαριασμού. Ζητώντας από τον πάροχο στάθμευσης να καταθέσει και τις δύο ροές εσόδων (μεταβατικά μετρητά/πίστωση parker & μηνιαία πίστωση parker) απευθείας στον τραπεζικό λογαριασμό του REIT, ο κίνδυνος λανθασμένης πληρωμής ή σύντομης πληρωμής από τον χειριστή μειώνεται σημαντικά.
Αυτό παρέχει στο REIT μεγαλύτερη ορατότητα σχετικά με τα οικονομικά μεγέθη της εγκατάστασης στάθμευσης, καθώς και τον έλεγχο και την εξάλειψη κάθε καθυστέρησης πληρωμής από τον χειριστή στάθμευσης. Η απευθείας κατάθεση δίνει επίσης στην REIT μια πρόσθετη ευκαιρία να πραγματοποιήσει έλεγχο ελέγχων και ισορροπιών των εισπραχθέντων εσόδων για να επαληθεύσει τη νομιμότητα των λειτουργικών δαπανών που πρέπει να επιστραφούν στον χειριστή στάθμευσης.
5. Ελέγχετε τακτικά τα Βιβλία
Οι REIT θα πρέπει να ελέγχουν τακτικά τις εγκαταστάσεις στάθμευσης τους σε τομείς πληρωμών σε μετρητά και χρήσης εισιτηρίων επικύρωσης. Επιπλέον, οι περιστασιακές αιφνιδιαστικές «επιτόπιες επιθεωρήσεις» για τις ημερήσιες εισπράξεις εσόδων και οι μηνιαίες ανανεώσεις κεφαλαίων Pay on Foot μπορούν να βοηθήσουν στον εντοπισμό απάτης σε σενάρια υψηλού κινδύνου.
Η σύγκριση των αναφορών συναλλαγών εξοπλισμού στάθμευσης έναντι των εσόδων που συγκεντρώθηκαν θα μειώσει την πιθανότητα άγνωστης απάτης. Εταιρείες τρίτων όπως π.χ AuditPark προσφέρουν ελεγκτικές υπηρεσίες καθώς και Λίστα ελέγχου Πρόληψης Απάτης για να βοηθήσουν τις REIT να εντοπίσουν τον κίνδυνο και να αναπτύξουν εσωτερικούς ελέγχους για την αποφυγή ζημιών.6. Μηδενική ανοχή
Εάν έχετε ρυθμίσει το REIT σας με μέτρα πρόληψης απάτης και διαδικασίες αναφοράς, θα πρέπει να συνεχίσετε να ελέγχετε τις αναφορές εσόδων και εξόδων του χειριστή στάθμευσης σε τακτική βάση. Για να ενισχυθεί η εξάλειψη της απάτης, θα πρέπει να υπάρχει μηδενική ανοχή για περιπτώσεις κλοπής από το προσωπικό του εργοταξίου ή ανήθικης αναφοράς από τον υπεύθυνο στάθμευσης.
Στο τέλος της ημέρας, η REIT πληρώνει τον χειριστή στάθμευσης για τις υπηρεσίες διαχείρισης. Εάν το προσωπικό του ιστότοπου δεν μπορεί να εμπιστευτεί με μετρητά ή εισιτήρια επικύρωσης, πόση προσπάθεια έχει πραγματικά επενδύσει ο φορέας στάθμευσης στην ασφάλεια και την ακρίβεια των εσόδων των πελατών;
Δεν υπάρχει «κανόνας τριών απεργιών» σε αυτό. Οι χειριστές στάθμευσης πρέπει να γνωρίζουν ότι είναι «ένας και έξω» όταν πρόκειται για κλοπή. Εφαρμόζοντας αυτόν τον κανόνα, οι φορείς εκμετάλλευσης στάθμευσης θα καταβάλουν μια πιο συντονισμένη προσπάθεια για να διασφαλίσουν ότι τόσο τα έσοδα στάθμευσης όσο και η χρήση του εισιτηρίου επικύρωσης είναι ασφαλή και ακριβή.
7. Λάβετε τη γνώμη ενός ειδικού
Εάν ένα REIT έχει εφαρμόσει μέτρα πρόληψης απάτης και οι αριθμοί εξακολουθούν να μην αθροίζονται, ή εάν μπορεί να υπάρχουν νομικές επιπτώσεις, μπορεί να είναι συνετό να προσλάβετε έναν σύμβουλο στάθμευσης και έναν επαγγελματία λογιστή για να έρθουν και να εκτελέσουν μια πιο εκτενή αναθεώρηση του χώρου στάθμευσης αναφερόμενα έσοδα του φορέα εκμετάλλευσης. AuditPark Services Inc. συνεργάζεται με CPA και Πιστοποιημένους Εξεταστές Απάτης και μπορεί να προσφέρει εκτεταμένη βοήθεια στην αποτροπή, τον εντοπισμό και, εάν είναι απαραίτητο, τη δίωξη εσόδων απάτης από τη στάθμευση.
Σχετικά με τον Συγγραφέα:
Ρος Φράγκος είναι Πρόεδρος και Ιδρυτής του AuditPark Services Inc., μια συμβουλευτική εταιρεία στάθμευσης με έδρα το Τορόντο ON. Ειδικεύεται σε Αιτήσεις για Πρόταση, έγγραφα στάθμευσης και να βοηθά τους πελάτες του στην προμήθεια υπηρεσιών διαχείρισης στάθμευσης.
EL 
EN 
AR 
NL 
FR 
DE 
HE 
HI 
IT 
JA 
KO 
PL 
PT 
ES 
SV 
TR