Ως έμπορος λιανικής, έχετε πολλά να διαχειριστείτε. Είναι εύκολο να εστιάσετε στις πρωτοβουλίες σας για τους πελάτες (εμπορευματοποίηση, εμπειρία, τακτικές πωλήσεων, καταστημάτων). Είναι επίσης σημαντικό να παρακολουθείτε τις λειτουργίες του backend σας. Επειδή οι αποθήκες και τα κέντρα διανομής σας (κυριολεκτικά) κρατούν όλα τα αγαθά, πρέπει να διαχειρίζεστε προληπτικά τις αποθήκες με τακτικές επιθεωρήσεις αποθήκης.

Οι αποθήκες και τα κέντρα διανομής σας είναι η καρδιά της αλυσίδας εφοδιασμού σας και βασικός παράγοντας για να σας βοηθήσουν να ανταποκριθείτε στους δείκτες σας KPI για ανάπτυξη και εξυπηρέτηση πελατών. Ακολουθούν πέντε επιθεωρήσεις αποθήκης που πρέπει να διεξάγετε τακτικά για να διατηρείτε τους υπαλλήλους σας ασφαλείς, τους πελάτες σας ευχαριστημένους και τις λειτουργίες της αποθήκης σας να λειτουργούν ομαλά. 

Βασικός υγειονομικός και υγειονομικός έλεγχος 

ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΑ/ΚΑΤΑ ΜΕΡΙΔΑ

Τα συνεπή πρότυπα για τη διατήρηση της αποθήκης σας καθαρή και τον απολυμαντικό εξοπλισμό συμβάλλουν στη μείωση της εξάπλωσης των ιών και προστατεύουν την υγεία όλων των εργαζομένων. Ακολουθούν μερικά πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε να συμπεριλάβετε στην καθημερινή λίστα ελέγχου υγιεινής της αποθήκης σας:

• Όλοι οι εργαζόμενοι θα πρέπει να εφαρμόζουν τη βασική υγιεινή και να πλένουν τα χέρια τους πριν ξεκινήσουν την εργασία τους, μετά τα διαλείμματα και τα γεύματα και στο τέλος κάθε βάρδιας. 
• Δημοσιεύστε τις οδηγίες για το πλύσιμο των χεριών πάνω από όλους τους νεροχύτες.
• Βεβαιωθείτε ότι τα μπάνια των εργαζομένων και οι νεροχύτες της αποθήκης παρέχονται επαρκώς με σαπούνι, καθαρές πετσέτες και απολυμαντικό.
• Αναρτήστε πρωτόκολλα απολύμανσης εξοπλισμού και διασφαλίστε ότι οι εργαζόμενοι λαμβάνουν την κατάλληλη εκπαίδευση για τη χρήση οποιωνδήποτε χημικών. Εφοδιάστε τους εργαζόμενους με γάντια και άλλο προστατευτικό εξοπλισμό όπως απαιτείται.
• Απολυμάνετε τα κοινά εργαλεία σε κάθε αλλαγή βάρδιας.
• Για μηχανοκίνητο εξοπλισμό, σκουπίστε τις ζώνες ασφαλείας, τα τιμόνια, τις λαβές, τις αλλαγές ταχυτήτων κ.λπ. πριν και μετά τη χρήση.
• Απολυμάνετε τακτικά όλες τις επίπεδες επιφάνειες, υπολογιστές, πάγκους εργασίας, λαβές θυρών, ράγες κ.λπ. 
• Ορίστε ένα άτομο σημείου για την ανανέωση των προμηθειών απολύμανσης για κάθε βάρδια.
• Αναθέστε ευθύνες καθαριότητας ανά βάρδια.
• Βεβαιωθείτε ότι τα μπάνια καθαρίζονται τουλάχιστον μία φορά ανά βάρδια, με όλες τις επιφάνειες να σκουπίζονται και τα εφόδια να είναι εφοδιασμένα ξανά.
• Βεβαιωθείτε ότι οι αίθουσες διαλειμμάτων καθαρίζονται τακτικά. Απολυμάνετε τις επιφάνειες και τους χώρους αποθήκευσης τροφίμων.

Κάντε τα υψηλά πρότυπα για την υγιεινή και την υγιεινή μέρος της κουλτούρας σας. Αυτό βοηθά τους εργαζόμενους να παραμείνουν υγιείς και οι αποθήκες να παραμένουν ασφαλείς. 

Θυμηθείτε, τα πρότυπα υγιεινής δεν είναι «ένα και τελειωμένα», συμβαδίστε με τα νέα πρωτόκολλα και προσαρμόστε τις απαιτήσεις σας ανάλογα. Αυτή η λίστα είναι μόνο μια αρχή. Ελέγξτε με το Παγκόσμιος Οργανισμός Υγείας, Κέντρο Ελέγχου Ασθενειών, ή την κυβέρνηση τακτικά για να διατηρείτε ενημερωμένες τις πολιτικές και τις διαδικασίες σας. Τέλος, να έχετε πάντα έναν ειδικό να ελέγχει τη λίστα ελέγχου σας για να βεβαιωθείτε ότι είναι ολοκληρωμένη. 

Αποθήκευση και διάθεση επικίνδυνων αποβλήτων 

ΕΒΔΟΜΑΔΙΑΙΟΣ

Εάν η επιχείρησή σας δημιουργεί οποιουδήποτε είδους επικίνδυνα απόβλητα, είναι καλή ιδέα να επιθεωρείτε τις πρακτικές αποθήκευσης και διάθεσης σε εβδομαδιαία βάση. Ενώ η Υπηρεσία Προστασίας Περιβάλλοντος των Ηνωμένων Πολιτειών (EPA) διεξάγει τις δικές της επιθεωρήσεις, θα πρέπει να παραμείνετε ενήμεροι για να αποφύγετε τυχόν αναφορές ή άλλα πιθανά ζητήματα από μη συμμόρφωση. 

Ο υπότιτλος Γ της EPA και του νόμου περί διατήρησης και ανάκτησης πόρων (RCRA) απαιτεί από τις επιχειρήσεις να χειρίζονται τα επικίνδυνα απόβλητα «με τρόπο που προστατεύει την ανθρώπινη υγεία και το περιβάλλον». 

ο Η EPA διενεργεί τις ακόλουθες επιθεωρήσεις για τον εντοπισμό επικίνδυνων αποβλήτων και επιχειρήσεων που παράγουν, μεταφέρουν, επεξεργάζονται, αποθηκεύουν και απορρίπτουν: 

• Επιθεώρηση Αξιολόγησης Συμμόρφωσης: επιτόπια αξιολόγηση του τρόπου με τον οποίο χειρίζεστε τα επικίνδυνα απόβλητα, συμπεριλαμβανομένης της εξέτασης των αναφορών και της τεκμηρίωσης, του χειρισμού των δραστηριοτήτων και του προσδιορισμού πού και πώς παράγονται και διαχειρίζονται τα επικίνδυνα απόβλητα
• Επιθεώρηση Δειγματοληψίας Συμμόρφωσης: συλλογή δειγμάτων για εργαστηριακή ανάλυση
• Ολοκληρωμένη αξιολόγηση της παρακολούθησης των υπόγειων υδάτων (CME): αξιολόγηση της υδρογεωλογίας που βρίσκεται κάτω από τις μονάδες διαχείρισης επικίνδυνων αποβλήτων, καθώς και της τοποθέτησης, του βάθους, της απόστασης και του σχεδιασμού
• Επιθεώρηση Ανάπτυξης Υποθέσεων (CDI): όταν η EPA υποπτεύεται παραβίαση στη διαχείριση απορριμμάτων, διενεργεί αυτήν την επιθεώρηση για περαιτέρω διερεύνηση της υπόθεσης
• Επιθεώρηση Λειτουργίας και Συντήρησης (OMI): έλεγχοι του συστήματος παρακολούθησης των υπόγειων υδάτων, με επίκεντρο την κατάσταση των φρεατίων και των συσκευών δειγματοληψίας

Κυρίως, οι λιανοπωλητές εμπίπτουν στην κατηγορία των παραγωγών επικίνδυνων αποβλήτων. Ως εκ τούτου, η EPA λαμβάνει υπόψη τα ακόλουθα — όπως και εσείς, στις δικές σας επιθεωρήσεις: 

• Προσδιορισμός επικίνδυνων αποβλήτων
• Αριθμοί αναγνώρισης EPA
• που εκδηλώνεται
• Απαιτήσεις πριν από τη μεταφορά
• Τήρηση αρχείων και αναφορά
• Εξαγωγές

Οι έμποροι λιανικής θα θέλουν επίσης να προσθέσουν τα ακόλουθα στις ανεξάρτητες επιθεωρήσεις αποθήκευσης και διάθεσης επικίνδυνων αποβλήτων: 

• Κατάλληλα δοχεία αποθήκευσης
• Ετικέτες σε όλα
• Ημερομηνία συσσώρευσης
• Κατάσταση συστήματος περιορισμού
• Αριθμός συνολικά κλειστών και ανοιχτών δοχείων – σημείωση: τα κατεστραμμένα δοχεία πρέπει να αναφέρονται και να αφαιρούνται αμέσως
• Εξοπλισμός έκτακτης ανάγκης
• Διαδικασίες έκτακτης ανάγκης
• Επαρκής χώρος αποθήκευσης και απόσταση μεταξύ των δοχείων
• Ο χώρος είναι απαλλαγμένος από σκουπίδια, εύφλεκτα υλικά, επικίνδυνα υλικά, μπαταρίες και άλλα δυνητικά επιβλαβή απόβλητα
• Τεκμηρίωση και αρχείο καταγραφής επικίνδυνων αποβλήτων (ακόμα και αν δεν απαιτείται από την τοπική δικαιοδοσία σας, είναι καλή ιδέα να το έχετε)
• Περιστατικά και σχετικές αναφορές

Θα θελήσετε επίσης να ελέγχετε περιοδικά το σχέδιο έκτακτης ανάγκης και να βεβαιωθείτε ότι είναι ενημερωμένο, καθώς και να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι εργαζόμενοι έχουν ενημερώσει την εκπαίδευση διαχείρισης επικίνδυνων αποβλήτων.

Το OSHA προσφέρει επίσης δωρεάν πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση επικίνδυνων αποβλήτων. 

Για να κάνετε τις εβδομαδιαίες επιθεωρήσεις αποθήκευσης και διάθεσης επικίνδυνων αποβλήτων πιο αποτελεσματικές και αποδοτικές, χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο όπως Μπίντι. Ένας λιανοπωλητής οικιακών βελτιώσεων χρησιμοποιεί το Bindy για να πραγματοποιήσει τις εβδομαδιαίες επιθεωρήσεις επικίνδυνων αποβλήτων. Χρησιμοποιούν Παράπονο IA για αποστολή καθήκοντα και σχέδια δράσης με συστάσεις για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης και τον σωστό χειρισμό υλικών σε περίπτωση διαρροής.

Διαδικασίες παραλαβής αποθήκης

ΜΗΝΙΑΙΟ

Κάθε μήνα, οι έμποροι λιανικής θα πρέπει επίσης να επιθεωρούν τις διαδικασίες παραλαβής και παράδοσης στην αποθήκη τους. Μπορείτε να το κάνετε αυτό ως μέρος της περιήγησης του διαχειριστή της ευρύτερης περιοχής σας. Ένας έμπορος λιανικής επίπλων χρησιμοποιεί το Bindy για να απλοποιήσει αυτήν τη διαδικασία ελέγχου και επιθεώρησης. Επιθεωρούν τις διαδικασίες παράδοσης αποθήκης για τους δικαιοδόχους, παρακολούθηση ποσοστών επιστροφών, επεξεργασία επιστροφών, επωνυμία στόλου, εργαζόμενοι με στολή και ολοκλήρωση καταμέτρησης κύκλου.

Αλλά αυτός δεν είναι ένας εξαντλητικός κατάλογος όσον αφορά τη λήψη επιθεωρήσεων. Θα θελήσετε επίσης να δείτε τα ακόλουθα:

• Λογοδοσία αποθέματος
• Εισόδημα
• Εξοδα
• Ακρίβεια παραγγελίας
• Πόσος χρόνος χρειάζεται για να ολοκληρωθεί μια παράδοση
• Φόρτωση περιοχής αποβάθρας
• Σήμανση προϊόντος και αποστολής
• Κι αλλα

Η ιδέα πίσω από τις επιθεωρήσεις λήψης αποθήκης είναι να βρείτε ποιες περιοχές λειτουργούν καλύτερα, ποιες περιοχές χρειάζονται τη μεγαλύτερη βελτίωση και πώς να βελτιστοποιήσετε λειτουργίες υποστήριξης προχωρώντας μπροστά. 

Ένας λιανοπωλητής, για παράδειγμα, χρησιμοποίησε το Bindy για να μετεγκαταστήσει και να ενοποιήσει τα κέντρα διανομής του. Χρησιμοποίησαν λίστες ελέγχου για να παρακολουθούν την πρόοδο και να κάνουν συχνές ενημερώσεις, επωφελούμενοι ιδιαίτερα από τις λειτουργίες λήψης φωτογραφιών. Η εναλλακτική λύση, μια μη αυτόματη λίστα ελέγχου σε ένα υπολογιστικό φύλλο, θα ήταν ένας εφιάλτης για να διασφαλιστεί ότι όλοι λειτουργούσαν από τις ίδιες και πιο ενημερωμένες πληροφορίες.

Ασφάλεια τροφίμων

ΤΡΙΜΗΝΙΑΙΟΣ

Η ασφάλεια των τροφίμων πρέπει να είναι πάντα παρούσα για κάθε επιχείρηση που βασίζεται στα τρόφιμα. Εκτός από την τήρηση των προτύπων που ορίζει το διοικητικό σας όργανο, θα θέλετε επίσης να διεξάγετε ανεξάρτητες επιθεωρήσεις για την ασφάλεια των τροφίμων σε τριμηνιαία βάση.

Οι τριμηνιαίες επιθεωρήσεις για την ασφάλεια των τροφίμων βοηθούν τις επιχειρήσεις να παραμείνουν μπροστά σε πιθανά προβλήματα όπως αξιώσεις, αγωγές και άλλους νομικούς πονοκεφάλους. Αυτό καθιστά επίσης το προσωπικό υπεύθυνο και το κρατά σε εγρήγορση.

«Η ίδια η διαδικασία ελέγχου γίνεται κινητήριος μοχλός για τους ανθρώπους όχι μόνο να συμμορφώνονται, αλλά να έχουν πραγματικά τις σωστές συμπεριφορές και να μπορούν να εργάζονται με ασφάλεια και να ανταποκρίνονται σωστά στα πράγματα». είπε ο Γκάρι Τζόνσον, Ανώτερος Σύμβουλος στο Σύμβουλοι Πρόληψης. «Υποστηρίζει την επιχειρησιακή αριστεία και την εκπαίδευση, η οποία με τη σειρά της οδηγεί σε σωστές συμπεριφορές».

Σημείωση: Εάν η επιχείρησή σας έχει μοναδικές συνθήκες, όπως επικίνδυνα υλικά, επικίνδυνο εξοπλισμό, ψηλά ράφια κ.λπ., ίσως θέλετε να κάνετε πιο συχνά μια επιθεώρηση ασφάλειας τροφίμων. 

Εξοικειωθείτε με τις απαιτήσεις στη δικαιοδοσία της τοποθεσίας σας, καθώς και Οι οδηγίες του OSHA: 

Γενική Βιομηχανία (29 CFR 1910)

• 1910 Υποτμήμα J, Γενικοί περιβαλλοντικοί έλεγχοι
  • 1910.141, Υγειονομική
    • 1910.141(β), Παροχή νερού
    • 1910.141(h), Χειρισμός τροφίμων
  • 1910.142, Προσωρινά στρατόπεδα εργασίας
    • 1910.142(i), Κατασκευή και λειτουργία κουζινών, τραπεζαρίας και εγκαταστάσεων σίτισης

Κατασκευαστική Βιομηχανία (29 CFR 1926)

• 1926 Υποτμήμα Δ, Έλεγχοι υγείας και περιβάλλοντος της εργασίας
  • 1926.51, Υγειονομική
    • 1926.51(α), Πόσιμο νερό
    • 1926.51(d), Χειρισμός τροφίμων

Ετοιμάσαμε επίσης μια περιεκτική λίστα ελέγχου τροφίμων και ασφάλειας να αναφέρετε κατά τις επιθεωρήσεις σας εάν είστε QSR ή εστιατόριο. 

Οι έμποροι λιανικής τροφίμων μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν αισθητήρες αποθήκευσης σε πολλές τοποθεσίες για αυτόματη καταγραφή των θερμοκρασιών των χώρων προετοιμασίας, των ψυγείων, των καταψύκτη και άλλου εξοπλισμού.

Με αυτούς τους αισθητήρες, μπορείτε να ορίσετε κατώφλια θερμοκρασίας και να λαμβάνετε μια ειδοποίηση κάθε φορά που επιτυγχάνεται ένα όριο. Αυτό βοηθά στην προστασία από τροφιμογενείς ασθένειες διασφαλίζοντας τις σωστές θερμοκρασίες διατήρησης. Βοηθά επίσης στην προστασία του αποθέματος διασφαλίζοντας ότι οι χώροι αποθήκευσης τροφίμων παραμένουν συμβατοί με τη θερμοκρασία. 

Πρόληψης των ζημιών

ΤΡΙΜΗΝΙΑΙΟΣ

Μπορεί να σκέφτεστε τους κλέφτες καταστημάτων όταν σκέφτεστε την πρόληψη της απώλειας, αλλά υπάρχουν πολλοί παράγοντες που συμβάλλουν στη συρρίκνωση. Μερικές φορές, πρέπει να κοιτάξετε πέρα από το επίπεδο των πωλήσεων για να εντοπίσετε τη μεγαλύτερη αποστράγγιση στην κατώτατη γραμμή σας. Συρρίκνωση συμβαίνει και στην αποθήκη. 

Σχετικά: Προκλήσεις πρόληψης απώλειας στο λιανικό εμπόριο >

Ας αναλύσουμε πρώτα μερικά κοινές αιτίες συρρίκνωσης, καθώς σχετίζεται με εργασίες στο σπίτι: 

• Εσωτερική κλοπή: η αιτία λίγο πάνω από το ένα τρίτο της συρρίκνωσης, η εσωτερική κλοπή είναι τόσο η απλή κλοπή εμπορευμάτων, όσο και οι ψεύτικες επιστροφές, οι ψεύτικες δωροκάρτες, η αφαίρεση αντικειμένων από μια παραγγελία ή ακόμη και η λήψη μετρητών από το ταμείο
• Απάτη προμηθευτή: σχεδόν 6% απώλειας αποθέματος οφείλεται σε απάτη προμηθευτή
• Ανακριβείς εγγραφές: σφάλματα διαχείρισης ή συρρίκνωση χαρτιού, συμβάλλουν στη συρρίκνωση 21% ενός λιανοπωλητή
• Ακατάλληλα οργανωμένη αποθήκη
• Κακώς σχεδιασμένες ροές εργασίας

Όταν επιθεωρείτε τακτικά τις πρακτικές πρόληψης απωλειών, μπορείτε να μειώσετε τον κίνδυνο, να ενισχύσετε την παραγωγικότητα και να εντοπίσετε και να διορθώσετε ζητήματα πρόληψης απωλειών προτού επηρεάσουν τα αποτελέσματα.

Ορισμένες κατηγορίες προς επιθεώρηση περιλαμβάνουν: 

• Διαδικασίες και πολιτικές ασφαλείας
• Κάμερες
• Φόρτωση ασφάλειας αποβάθρας
• Σάρωση γραμμοκώδικα
• Παραλαβή τεκμηρίωσης

Μπορείτε επίσης να ανατρέξετε στο δικό μας ολοκληρωμένη λίστα ελέγχου πρόληψης απώλειας. 

Κάντε τις επιθεωρήσεις πρόληψης απώλειας ευκολότερες με ένα εργαλείο όπως Μπίντι. Το Bindy διαθέτει λίστες ελέγχου, εργασίες και ασφαλή επικοινωνία για να σας βοηθήσει να προστατεύσετε την επωνυμία σας, να μειώσετε τα σφάλματα και να κάνετε τους ιστότοπους υπεύθυνους. Οι ομάδες μπορούν να διεξάγουν επιθεωρήσεις σε οποιαδήποτε συσκευή, online ή offline. Δείτε δεδομένα ιστότοπου σε πραγματικό χρόνο για να παρακολουθείτε τις τάσεις και να επαληθεύσετε την εκτέλεση. Το πιο σημαντικό, εντοπίστε τις βαθύτερες αιτίες και καθοδηγήστε αυτές τις αδυναμίες.

Προχωράτε με τις επιθεωρήσεις της αποθήκης σας

Μην αφήνετε τις επιθεωρήσεις αποθήκης σύμφωνα με τους κανονισμούς του κλάδου. Οι προληπτικοί έμποροι λιανικής διενεργούν επιθεωρήσεις αποθήκης για να μετριάσουν τα ζητήματα προτού απειλήσουν το τελικό αποτέλεσμα ή, χειρότερα, ολόκληρη την επιχείρηση. 

Το Bindy προσφέρει τις ακόλουθες δυνατότητες για βοήθεια σε επιθεωρήσεις και ελέγχους αποθήκης: 

• Προσαρμόσιμες φόρμες
• Δυνατότητα ενημέρωσης και προώθησης φορμών στο πεδίο σε πραγματικό χρόνο
• Υποχρεωτική λήψη φωτογραφιών
• Συστάσεις για το σχέδιο δράσης
• Εύκολο στη χρήση διεπαφή για όλους τους εργαζόμενους

Σχετικά με τον Συγγραφέα:

Η Alexandra Sheehan συνεργάζεται με εταιρείες B2B στους τομείς του λιανικού εμπορίου, του ηλεκτρονικού εμπορίου και των ταξιδιών για τη δημιουργία στρατηγικών και εξειδικευμένου περιεχομένου μακράς μορφής, ιστότοπου και ιστολογίου. Μπορείτε να δείτε τη δουλειά της σε ιστότοπους όπως Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30 και πολλά άλλα. thealexsheehan.com.

Κατηγορίες