ليس سراً أن زيارات الموقع مهمة للغاية لعمليات البيع بالتجزئة الخاصة بك. تمكّنك عمليات التدقيق والتفتيش في المتجر من تقييم البرامج والمبادرات ، وضمان الامتثال ، وحتى التواصل مع الفرق على الأرض.
لكن، يمكنهم أيضًا أن يستغرقوا وقتًا. بين الاستعدادات للتدقيق ، ووقت السفر ، وتفتيش المتاجر ، والمتابعة ، يمكن أن تستغرق زيارات الموقع في أي مكان من ساعتين إلى يوم كامل ، وربما أطول. ناهيك عن أنه عندما يتم إجراؤها بشكل غير فعال ، فإن إجراءات زيارة الموقع تستغرق أكثر ، مما يؤدي إلى إهدار الوقت والجهد.
هذا هو آخر شيء تريده أي شركة ، ولهذا السبب يجب أن تسعى باستمرار للحصول على زيارات أكثر إنتاجية للموقع توفر لك الوقت والمال.
1. ضع هدفًا واضحًا قبل وقت طويل من زيارة الموقع
كما هو الحال مع أي مهمة مهمة تقريبًا ، فإن وجود هدف واضح أمر لا بد منه. قبل إجراء زيارة للموقع ، حدد أولاً غرضك وأهدافك. خاصة:
ما نوع التدقيق أو التفتيش الذي تقوم به؟ تركز بعض عمليات التدقيق على تجارة، بينما يتمركز الآخرون حولها الأمان، أو الصحة و السلامة. في حالات معينة ، يركز التفتيش على حملة أو مبادرة معينة.
ما هي النتيجة التي تود رؤيتها؟ حدد النتائج الرئيسية التي ترغب في أن يحققها التدقيق. هل هو مجرد رؤية كيف يتم تنفيذ الحملة؟ هل تتطلع إلى تحسين درجة امتثال المنطقة؟ مهما كان الأمر ، تأكد من معرفة شكل "النجاح" قبل إجراء عمليات التفتيش الخاصة بك.
استخدم إجابات الأسئلة أعلاه لتوجيه عمليات التفتيش الخاصة بك. سيساعدك تحديد أهدافك على تحديد العناصر التي يجب تضمينها في قوائم المراجعةوما الأسئلة التي يجب طرحها وماذا تحديد الأولويات. من غير المرجح أن تتعرض للانحراف ، مما يعني أن عمليات التدقيق تتم بشكل أكثر كفاءة.
2. كن منهجيًا وحدد زيارتك مسبقًا
غالبًا ما يتعين على مديري المنطقة زيارة متاجر متعددة ، وعادة ما يستغرق السفر من موعد إلى آخر حوالي 45 دقيقة (أطول إذا كان المدير يغطي منطقة جغرافية كبيرة).
إذا كنت تريد توفير الوقت في عمليات التفتيش ، فقد يكون من المفيد تحسين جدولك الزمني. بعض التخطيط المسبق حول المتاجر التي تزورها وبأي ترتيب يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً. لذلك ، حدد زيارتك مسبقًا.
يمكن أن يكون استخدام خريطة فعلية مفيدًا هنا. حدد النقاط التي تريد زيارتها على الخريطة ، ثم حدد الطرق التي ستوفر لك معظم الوقت. ضع في اعتبارك عوامل مثل الوقت من اليوم وحركة المرور.
تحتوي خرائط Google على ميزة مفيدة يمكنها تقدير المدة التي ستستغرقها الرحلة بناءً على ظروف حركة المرور المعتادة في وقت معين من اليوم. ما عليك سوى إدخال عنوان البداية والوجهة ثم تحديد تاريخ ووقت الرحلة. ستعرض Google بعد ذلك تقديرًا لوقت السفر ، والذي يمكنك استخدامه لتخطيط مواعيدك.
أدوات مثل بيندي تقدم خريطة مضمنة مع ميزة الطريق بين متاجرك لجعلها أكثر سهولة.
قد يساعدك أيضًا تحديد مسارك عندما تكون في المتجر. ما الأقسام أو الأقسام التي ستفتشها أولاً؟ أين هم موجودون في المتجر؟ ستسمح لك معرفة هذه الأشياء مسبقًا بالركض على الأرض بمجرد وصولك إلى الموقع.
3. تجنب استخدام الأدوات اليدوية أو الورقية مثل الحافظة وقوائم المراجعة الورقية
الأدوات المستندة إلى الورق مثل الحافظة المادية وقوائم المراجعة تؤدي إلى نتائج عكسية في المشهد الرقمي المتزايد اليوم. لا يستغرق استخدام القلم والورق وقتًا أطول فحسب ، بل يجعلك أيضًا عرضة للأخطاء. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يتعين إعادة إدخال الملاحظات اليدوية في نظام آخر من أجل مشاركة المعلومات أو تحليلها.
تعد جداول بيانات Excel خطوة للأمام ، ولكنها قد تكون أيضًا غير فعالة. بينما تعمل جداول البيانات بشكل جيد لتسجيل البيانات وجدولتها ، لم يتم إنشاؤها لإدارة المهام والتعاون - مهمتان مهمتان عند إجراء زيارات ميدانية.
أنت أفضل حالًا في رقمنة عمليات التدقيق والتفتيش الخاصة بك باستخدام أداة مثل Bindy، والذي يتيح لك إنشاء قوائم تحقق وجدولة عمليات الفحص وإدارة المهام باستخدام نظام أساسي سهل الاستخدام قائم على السحابة.
يعمل Bindy على تبسيط الزيارات الميدانية وعمليات التفتيش من خلال التخلص من العمل اليدوي والإدخال المزدوج. هذا يعني أنه يمكنك التركيز بشكل أقل على المهام الإدارية الشاقة وتكريس المزيد من الطاقة لزيارة المتاجر وتحسين أداء الفريق.
4. جلب أعضاء الفريق الآخرين إلى نفس المنصة
هل تستخدم بالفعل حل تدقيق؟ الخطوة التالية هي جلب أعضاء الفريق الآخرين إلى المنصة. هذا سيجعل التواصل والتعاون أسهل كثيرًا. وجود الجميع على منصة واحدة يبقي أعضاء الفريق على نفس الصفحة. يتم نقل المعلومات بسرعة وبدقة ، ويتم إكمال المهام بشكل أسرع.
على سبيل المثال ، إذا اجراء تصحيحي مطلوبًا بعد التدقيق ، يمكنك التواصل مع الموظفين باستخدام الأداة المضمنة خطة عمل بدلاً من الاضطرار إلى القيام بذلك عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية. تصبح هذه الميزة أكثر وضوحًا عند مشاركة العديد من أعضاء الفريق. بدلاً من تتبع سلاسل البريد الإلكتروني المربكة أو إرسال رسائل نصية متعددة ، تتم جميع الاتصالات على نظام أساسي واحد بحيث يكون أصحاب المصلحة دائمًا متزامنين.
5. إعادة استخدام المعلومات والمواد من عمليات التفتيش السابقة
لا تبدأ قوائم المراجعة أو عمليات التفتيش الخاصة بك من البداية. احصل على نموذج يمكنك إعادة توظيفه لتسريع الاستعدادات للتدقيق. على سبيل المثال ، إذا كنت تجري غالبًا عمليات تدقيق للصحة والسلامة ، فأنشئ نموذجًا أو نموذجًا تم ملؤه مسبقًا بالعناصر التي يتم فحصها بشكل شائع. ثم عندما يحين وقت التحضير للفحص التالي ، يمكنك سحب النموذج وتخصيصه بناءً على احتياجات كل متجر.
استخدم نهجًا مشابهًا لأشياء مثل اتصالات الفريق. بدلاً من كتابة الرسائل نفسها يدويًا لأشياء مثل الإجراءات التصحيحية ، استخدم نموذجًا أو قالبًا لتوفير الوقت.
6. أتمتة المهام المرهقة
أتمتة المهام الشاقة مثل التقاط التواريخ والأوقات أو إخطار أعضاء الفريق أو إضافة الصور. كل هذا يمكن أن يتم من خلال منصة تدقيق جيدة. بيندي ، على سبيل المثال ، يستطيع أتمتة الإجراءات التصحيحية وملء التاريخ والوقت المناسبين لحفظ السجلات. يمكن للنظام أيضًا تسهيل متابعة المهام من خلال الإخطارات الآلية.
يمكنك زيادة تبسيط عملياتك من خلال دمج منصة التدقيق الخاصة بك مع حلول الأعمال الأخرى. لنفترض أنك تريد إزالة إدخالات التقويم اليدوية عند جدولة عمليات التدقيق. إذا كانت منصة التدقيق الخاصة بك تتكامل مع تطبيق التقويم الخاص بك ، فيمكنك برمجتها لإنشاء إدخال تقويم تلقائيًا كلما قمت بجدولة فحص جديد.
الكلمات الأخيرة
يمكن أن تستغرق زيارات الموقع وقتًا ، لكن لا يجب أن تكون غير فعالة أو غير منتجة. من خلال التخطيط المناسب والأدوات المناسبة ، يمكنك تبسيط عمليات التفتيش والتدقيق في متجرك ، وتمكين فريقك ، وإنجاز المزيد في وقت أقل.
مراجعة موارد التجزئة والتفتيش الأخرى
الرجوع إلى فئة عمليات تدقيق وتفتيش التجزئة لمعرفة الإرشادات وأفضل الممارسات لعمليات تدقيق وتفتيش التجزئة.
عن المؤلف:
فرانشيسكا نيكاسيو خبير البيع بالتجزئة ، واستراتيجي محتوى B2B ، و LinkedIn TopVoice. تكتب عن الاتجاهات والنصائح وأفضل الممارسات التي تمكن تجار التجزئة من زيادة المبيعات وخدمة العملاء بشكل أفضل. وهي أيضًا مؤلفة كتاب التجزئة البقاء للأصلح، كتاب إلكتروني مجاني لمساعدة تجار التجزئة على حماية متاجرهم في المستقبل.
اقتراحات رائعة.