📚 केस स्टडी: कैसे एक जोखिम प्रबंधन फर्म ने 250 साइटों पर सुरक्षा ऑडिट के लिए बिंदी का उपयोग किया

सुरक्षा ऑडिट जोखिम प्रबंधन का एक अनिवार्य हिस्सा है, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि सुरक्षा मानकों का पालन किया जा रहा है और साइटें नियमों और सर्वोत्तम प्रथाओं के भीतर काम कर रही हैं।

इस पोस्ट में हम यह देखेंगे कि किस प्रकार एक जोखिम प्रबंधन फर्म ने 250 साइटों पर सुरक्षा ऑडिट के लिए बिंडी का उपयोग किया।

ग्राहक

निजी स्वामित्व वाले यूके बीमा ब्रोकर और उनके जोखिम प्रबंधन भागीदार जो निर्माण और इंजीनियरिंग क्षेत्रों में सुरक्षा विश्लेषण और कानूनी अनुपालन में विशेषज्ञता रखते हैं।

चुनौती

ग्राहक को ग्राहक की जरूरतों के आधार पर कई विशिष्ट रूपों को बनाने और अपडेट करने, वास्तविक समय में गैर-अनुपालन सुरक्षा मुद्दों को रिकॉर्ड करने, समाधान ट्रैक करने और ग्राहकों के लिए सुरक्षा रुझानों की आसानी से पहचान करने के लिए लचीलेपन की आवश्यकता होती है।

कागज़-आधारित और एक्सेल पद्धतियाँ बहुत धीमी साबित हो रही थीं और सुविधाजनक अनुवर्ती कार्रवाई की अनुमति नहीं दे रही थीं महत्वपूर्ण सुरक्षा मुद्दों पर. कागज पर एकत्र किए गए डेटा का उपयोग करके सुरक्षा रुझानों पर नज़र रखने और रिपोर्ट करने का प्रयास श्रमसाध्य और समय लेने वाला था। ग्राहक ऑडिट परिणाम प्राप्त करने के लिए बहुत लंबे समय से इंतजार कर रहे थे।

व्यापार और कार्यात्मक आवश्यकताएं

जोखिम प्रबंधन फर्म अपने स्वयं के क्षेत्र सुरक्षा लेखा परीक्षकों का उपयोग करके एक क्षेत्र-तैयार समाधान को तैनात करने में रुचि रखती थी। डेटा सुरक्षा एक चिंता का विषय था। ग्राहक, फील्ड ऑडिटर और क्लाइंट सभी को डेटा एक्सेस करने की आवश्यकता होती है। उसी समय, गोपनीयता के लिए क्लाइंट डेटा को चुप रहना चाहिए। क्लाइंट को अपने स्वयं के डेटा के लिए रिपोर्ट देखने, बातचीत करने और चलाने में सक्षम होना चाहिए और केवल उनका डेटा।

Bindy टीम ने ग्राहक के साथ परामर्श किया और पुष्टि की कि ग्राहक निम्न कार्य कर सकता है:

• अपने साइट स्थानों, लेखा परीक्षकों और ग्राहकों को अपलोड और प्रबंधित करें। चलते-फिरते सुरक्षा लेखा परीक्षकों के लिए स्थान स्वचालित रूप से भू-कोडित हो जाते हैं
• एक व्यावसायिक दिन के भीतर अपने ग्राहकों और क्षेत्रीय लेखा परीक्षकों का एक पूर्ण राष्ट्रीय पदानुक्रम बनाएं और डेटा गोपनीयता सुनिश्चित करने के लिए ग्राहक की दृश्यता को विशिष्ट स्थानों तक सीमित रखें।
• संबद्ध क्षेत्र लेखा परीक्षकों को उनके सुरक्षा विशेषज्ञता के क्षेत्र के आधार पर विशिष्ट रूपों के साथ विशिष्ट स्थानों के लिए
• जैसे-जैसे कार्य पूरा होने की ओर बढ़ता है, प्रपत्रों को प्रत्येक ग्राहक की आवश्यकताओं के अनुसार बनाया, अद्यतन और समायोजित किया जा सकता है

समाधान निष्पादन

विभिन्न परियोजना पूर्णता स्तरों पर एक साथ चल रहे 250 निर्माण स्थलों पर फील्ड लेखा परीक्षकों को तैनात किया गया है। साइट डेटा ब्रोकरेज, फर्म और ग्राहकों के लिए तुरंत उपलब्ध है। सुरक्षा ऑडिटर सुरक्षा नीतियों के अनुपालन/गैर-अनुपालन, आवश्यक साइट की जानकारी पोस्ट करने, प्रमाणपत्र डेटिंग और आवश्यक सुरक्षा उपकरणों की उपस्थिति को सत्यापित करने के लिए सत्यापन फोटो संलग्न करते हैं।

साइट पर्यवेक्षकों को लक्षित समाधान तिथियों के साथ उल्लंघन सौंपे जाते हैं। बिंदी रिपोर्ट का उपयोग करके उल्लंघन समाधान को वास्तविक समय में ट्रैक किया जाता है। साइट ऑडिटर कार्य प्रगति और रुकावटों (मौसम, स्टाफिंग) के कारणों को बेहतर ढंग से समझने के लिए दस्तावेज़ करते हैं कि साइट प्रबंधन प्रगति को कैसे प्रभावित कर रहा था।

सुरक्षा लेखा परीक्षकों ने ऑडिट प्रक्रिया को तेज और समाधान सहज पाया। वे बिंदी की आउट-ऑफ-द-बॉक्स रिपोर्ट का उपयोग करके आसानी से सुरक्षा रुझानों की पहचान कर सकते हैं। ग्राहकों के लिए सूचना टर्न अराउंड में नाटकीय रूप से सुधार किया गया है।

सारांश: एक्सेल या पेपर-आधारित ऑडिट बनाम बिंदी

स्वचालन और श्रम बचत के संयोजन का मतलब है कि एक संगठन बिंदी का उपयोग करके किए गए प्रत्येक फील्ड ऑडिट के लिए 145 मिनट बचाता है।

सुरक्षा लेखा परीक्षकों को लगता है कि ऑडिट प्रक्रिया तेज और समाधान सहज है। वे बिंदी की आउट-ऑफ-द-बॉक्स रिपोर्ट का उपयोग करके आसानी से सुरक्षा रुझानों की पहचान कर सकते हैं।

ग्राहकों को अधिक गहराई से जानकारी प्रदान की जाती है और ऑडिट की सुव्यवस्थित प्रकृति परिणामों को सुपाच्य बनाती है जिसके परिणामस्वरूप बेहतर संचार होता है। ग्राहकों को अब लेखापरीक्षक के कार्यालय में लौटने, परिणाम दर्ज करने और सूचना ईमेल करने के लिए प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, Bindy स्वचालित रूप से परिणामों को तुरंत देखने के लिए एक लिंक के साथ ऑडिट पूरा होने पर ग्राहकों को ईमेल करता है।

श्रेणियाँ

संयुक्त राज्य अमेरिका में शीर्ष ब्रांड अपने खुदरा और आतिथ्य नेटवर्क में ऑडिट, कार्यों और संचार के लिए बिंदी का उपयोग करते हैं।