7 عمليات يدوية يجب على كل بائع تجزئة التوقف عن القيام بها

أصبح تجار التجزئة - بل جميع رواد الأعمال - أكثر انشغالًا من أي وقت مضى، حيث يشعر معظم أصحاب الأعمال بضيق الوقت. وقد وجدت دراسة أجرتها مايكروسوفت أن أكثر من 50% يشعر عدد كبير من المديرين بالإرهاق في العمل.

هل تستطيع أن تجد الصلة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فيجب أن تجعل من أولوياتك توفير المزيد من الوقت في عملك. سيؤدي القيام بذلك إلى منع الإرهاق وإبقائك في قمة اللعبة.

عندما يتعلق الأمر بتوفير الوقت ، فإن أحد أول الأشياء التي يجب عليك القيام بها هو تقييم عملياتك الحالية وإيجاد طرق لأتمتة المهام اليدوية والمرهقة. في هذا المنشور ، سنحدد العمليات اليدوية الأكثر شيوعًا التي تعمل على إبطاء تجار التجزئة ونقدم توصيات حول كيفية تبسيطها.

1. الجرد التهم

تعد المراقبة الفعالة للمخزون ركيزة مهمة لنجاح البيع بالتجزئة ، لذلك من الضروري البقاء على رأس إدارة المخزون. يتضمن جزء كبير من القيام بذلك حساب منتجاتك للتأكد من أن سجلات المخزون الخاصة بك تتطابق مع العناصر الفعلية في المتجر.

في حين أنه من الصعب أتمتة فعل الجرد المادي (ما لم يكن لديك الروبوتات لمساعدتك) ، يمكنك تبسيط العملية باستخدام تطبيقات ماسح الباركود والأدوات الرقمية الأخرى بدلاً من القلم والورق التقليديين.

إذا كنت تستخدم بالفعل نظام POS أو نظام إدارة المخزون ، فاسأل البائعين لديك عن ميزات الجرد الخاصة بهم ومعرفة ما إذا كان يمكنك استخدامها في متجرك.

يمكنك أيضًا أتمتة عملية تسوية المخزون الخاص بك عن طريق مزامنة نظام إدارة المخزون الخاص بك مع حل جرد المخزون الخاص بك. يؤدي القيام بذلك إلى التخلص من المهمة اليدوية المتمثلة في فحص العناصر من الحافظة ، مما يؤدي بدوره إلى تسريع عملية التسوية وتقليل الخطأ البشري.

2. إدارة العملاء

يطالب المستهلكون اليوم بمزيد من التخصيص من العلامات التجارية. دراسة أجرتها بيمينتس من المستهلكين مهتمون بالعروض الترويجية والخصومات المخصصة ولكن 44% فقط قالوا إنهم يتلقون العروض المناسبة لهم.

من الواضح أن الناس يريدون من تجار التجزئة تقديم تجارب مخصصة ، ومن أجل الفوز في مشهد اليوم ، يجب أن تكون قادرًا على تخصيص طريقة تفاعلك مع العملاء المختلفين.

إن القيام بذلك يكاد يكون مستحيلاً بدون الأتمتة. إن جمع تفاصيل العملاء يدويًا أو محاولة إنشاء حملات تسويقية بدون تقنية لا يستغرق وقتًا فحسب ، بل إنه أيضًا ممارسة يصعب قياسها بشكل لا يصدق.

لهذا السبب ، من المهم تسليح نفسك بنظام فعال لإدارة علاقات العملاء (CRM) يمكنه أتمتة كيفية تفاعلك مع العملاء وإدارة تفاصيلهم.

يتيح لك نظام إدارة علاقات العملاء المناسب جمع معلومات المتسوقين وتقسيم قاعدة عملائك بسهولة، حتى تتمكن من إنشاء حملات مخصصة وتشغيلها بسهولة. للحصول على أفضل النتائج، قم بدمج نظام إدارة علاقات العملاء الخاص بك مع نظام نقاط البيع ومنصة التجارة الإلكترونية، حتى تتمكن بيانات المبيعات وسجلات الشراء من التدفق بسلاسة من نظام إلى آخر.

3. تقديم التقارير

مقاييس البيع بالتجزئة ومؤشرات الأداء الرئيسية مثل معدل دوران المخزون وعائدات المبيعات والهوامش ضرورية عند اتخاذ القرارات في عملك. ستساعدك المقاييس في تحديد كل شيء بدءًا من العناصر المطلوب طلبها إلى أنواع العروض الترويجية التي سيتم تشغيلها.

ورغم أنه من الممكن بالتأكيد حساب هذه المقاييس بنفسك، إلا أن العملية تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ البشري.

لهذا السبب ، إذا كنت لا تزال تطحن الأرقام يدويًا في عملك ، فقد حان الوقت لأتمتة عنصر إعداد التقارير في عملياتك. احصل على حل لتحليلات البيع بالتجزئة يمكنه تلقائيًا إظهار المبيعات والمخزون ومقاييس العملاء التي تحتاجها.

بهذه الطريقة ، يمكنك قضاء وقت أقل في إجراء العمليات الحسابية والمزيد من الوقت في اتخاذ قرارات العمل المهمة.

4. مسك الدفاتر

لا يعد تتبع دخل ومصروفات عملك يدويًا (ناهيك عن الاحتفاظ بالإيصالات) مضيعة للوقت فحسب ، بل يمكن أن يسبب لك أيضًا صداعًا كبيرًا عندما يستمر موسم الضرائب.

منع ذلك عن طريق استخدام برامج محاسبة ومسك الدفاتر سهلة الاستخدام (مثل كويكبووكس أو زيرو). قم بتوصيل التطبيق بحساباتك المصرفية وقم ببساطة بتصنيف معاملاتك فور ورودها. وبالمقارنة باستخدام Excel - أو الأسوأ من ذلك ، القلم والورق - فإن استخدام التطبيقات للتعامل مع كتبك يجعل المهمة أسهل بكثير ويساعد في الحفاظ على سلامة عقلك عندما يحين وقت الملف ضرائبك.

لذا ، إذا لم تكن قد فعلت ذلك بعد ، فابدأ في أتمتة مسك دفاتر عملك. سوف يشكرك نفسك ومحاسبك المستقبلي على ذلك.

5. تسويات نقاط البيع في نهاية اليوم

عند الحديث عن الأمور المالية ، تعد تسويات نقاط البيع في نهاية اليوم مهمة أخرى حاسمة تعمل بشكل أفضل عند التشغيل الآلي. تقليديا ، تتضمن العملية التأكد من أن المدفوعات الفعلية التي تلقيتها تتطابق مع المدفوعات المسجلة في نظام نقاط البيع الخاص بك. يساعدك أيضًا على تتبع إيراداتك حسب نوع الدفع (على سبيل المثال ، الدفع النقدي مقابل مدفوعات بطاقات الائتمان).

يوصي الخبراء بإجراء تسويات نقاط البيع مرة واحدة على الأقل يوميًا أو حتى بعد كل وردية بينما لا تزال المعاملات جديدة.

يمكن أن تكون تسويات الدفع مهمة للغاية ، حتى لو كان لديك بالفعل نظام نقاط بيع رائع. إذا كنت تتطلع إلى جعل هذه الممارسة أسهل بكثير ، ففكر في تنفيذ المدفوعات المتكاملة.

وجود نظام دفع متكامل يعني توصيل نقاط البيع الخاصة بك بمعالج بطاقة الائتمان الخاصة بك ، بحيث يتم تسجيل بيانات الدفع تلقائيًا ومطابقتها. هذا يلغي الحاجة إلى تسجيل مبالغ المدفوعات يدويًا في نقاط البيع الخاصة بك ، مما يجعل العملية أسرع وأقل عرضة للأخطاء.

6. تدقيقات التجزئة

الطريقة التقليدية في التصرف تدقيقات متجر البيع بالتجزئة يمكن أن تكون مرهقة، ويرجع ذلك أساسًا إلى وجود عدد من المهام والخطوات المتضمنة في العملية.

يجب جدولة عمليات التدقيق وتنسيقها مسبقًا، ويُطلب من مديري المناطق زيارة متاجر التجزئة حتى يتمكنوا من التحقق من مشكلات الامتثال. ثم هناك مهمة مشاركة نتائج التدقيق مع الأطراف ذات الصلة والتأكد من تعيين خطط العمل وتنفيذها بشكل صحيح.

كما ترون، تحتوي عمليات تدقيق البيع بالتجزئة على الكثير من الأجزاء المتحركة وإدارة كل شيء يمكن أن تستغرق الكثير من الوقت والقوى العاملة. لهذا السبب، من الأفضل أتمتة أجزاء من العملية باستخدام أداة قوية حل تدقيق التجزئة.

بينديعلى سبيل المثال، يحتوي تطبيق "المتجر الذكي" على عدد من الوظائف المفيدة التي تُسهّل عملية التدقيق. قوائم تحقق ذكية للمتاجر، وإدارة المهام، والتحقق من الفيديو والصور، والتذكيرات الآلية، والتقارير الفورية، والتقويمات التعاونية، وإمكانية تتبع التذاكر. بينديتتيح لك مجموعة الميزات التي يقدمها لك البقاء على اطلاع دائم بكل ما هو جديد كل مرحلة من مراحل تنفيذ المتجر وعملية الاتصال.

7. مخزن الاتصالات

تعد إدارة اتصالات الفريق أمرًا بالغ الأهمية في مجال البيع بالتجزئة. يجب أن يكون الأشخاص في مكتب الشركة ، جنبًا إلى جنب مع المديرين وموظفي الخطوط الأمامية ، على نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بأشياء مثل:

• تحديثات سياسات المتجر
• الوصول إلى كتيبات المتجر
• برامج موسمية جديدة
• معلومات استدعاء المنتج
• تكليفات المهام والمتابعات

هناك الكثير من المعلومات التي يجب مواكبةها ، ولا تتمتع القنوات التقليدية مثل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل النصية بالقدرات اللازمة لإبقاء الجميع في حالة تزامن. عندما يحدث الاتصال عبر منصات متعددة ، فمن السهل جدًا أن تتسلل التفاصيل والرسائل عبر الثغرات.

كما أن قنوات التواصل، مثل البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة والمكالمات الصوتية، تُصعّب تتبع إنجاز المهام. هل اطلع الموظف الجديد على سياسات متاجر الشركة وقرأها؟ هل برنامج التسويق الجديد مُطبّق في جميع المتاجر، وهل هو صحيح؟ لن تتمكن من الحصول على إجابات سريعة لهذه الأسئلة إذا كانت قنوات التواصل لديك مُجزّأة.

لهذا السبب يجب عليك تسليح عملك بمنصة تحافظ على جميع الاتصالات والمستندات والمهام في مكان واحد. هناك العديد من الحلول السحابية التي تمكنك من القيام بذلك ، ويقدم بعض موفري الخدمة (مثل Bindy) ملف حل شامل للبيع بالتجزئة للتعامل مع جميع اتصالات متجرك وإدارة المهام.

كلمة عن تكامل التطبيقات

يذكر هذا المنشور تكامل التطبيق قليلاً ، ولسبب وجيه. يمكّنك ربط تطبيقات وحلول عملك (على سبيل المثال ، POS ، CRM ، المحاسبة ، اتصالات المتجر ، إلخ) من أتمتة العمليات المختلفة في عملك ، وبالتالي توفير الوقت وتقليل الأخطاء.

لهذا السبب كلما سنحت لك الفرصة لتوصيل تطبيقات مختلفة في أعمال البيع بالتجزئة الخاصة بك ، تأكد من القيام بذلك. تعمل عمليات الدمج الأصلية بشكل أفضل ، لذا إذا كان لديك بالفعل تطبيقات مطبقة ، فتأكد من وجود وظائف إضافية أو شراكات مع حلول أخرى يمكنك استخدامها في عملك.

إذا لم يكن هذا خيارًا ، ففكر في استخدام أداة مثل زابير، والتي تمكنك من توصيل التطبيقات المختلفة لأتمتة سير العمل الخاص بك. يمكنك أيضًا الحصول على مساعدة من جهات تكامل السحابة. هؤلاء هم خبراء التكنولوجيا الذين يمكنهم التوصية بإعداد التطبيقات ومهام سير العمل وإعدادها وفقًا لاحتياجات عملك.

مهما كان ما تقرر القيام به ، يمكن أن تكون الأتمتة والتكامل هبة من السماء لعملك. عند استخدامها بشكل صحيح ، يمكن أن تقلل من التوتر ، وتعيد ساعات من يومك ، وتساعدك على تشغيل عملية بيع بالتجزئة أكثر كفاءة.  

دورك

ما المهام أو سير العمل في عملك الذي تقوم بأتمتة؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات.

عن المؤلف: