بصفتك بائع تجزئة ، لديك الكثير لتديره. من السهل التركيز على مبادراتك التي تواجه العملاء (تجارة, خبرة, تكتيكات البيع, عمليات تخزين). من المهم أيضًا مراقبة عمليات الواجهة الخلفية. نظرًا لأن المستودعات ومراكز التوزيع الخاصة بك (حرفيًا) تحتوي على جميع البضائع ، فأنت بحاجة إلى إدارة المستودعات بشكل استباقي من خلال عمليات فحص المستودعات المنتظمة.

تمثل المستودعات ومراكز التوزيع الخاصة بك قلب سلسلة التوريد الخاصة بك وجزءًا رئيسيًا في مساعدتك على تلبية مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك للنمو وخدمة العملاء. فيما يلي خمس عمليات تفتيش للمستودعات يجب عليك إجراؤها بانتظام للحفاظ على سلامة موظفيك وإسعاد عملائك وتشغيل عمليات المستودعات الخاصة بك بسلاسة. 

التفتيش على الصحة الأساسية والصرف الصحي 

يوميا / يوميا

تساعد المعايير المتسقة للحفاظ على نظافة المستودع الخاص بك وتعقيم المعدات على تقليل انتشار الفيروسات وحماية صحة جميع العمال. فيما يلي بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار في قائمة المراجعة اليومية لصحة المستودعات:

• يجب على جميع الموظفين ممارسة النظافة الأساسية وغسل أيديهم قبل بدء العمل وبعد فترات الراحة وتناول الوجبات وفي نهاية كل نوبة عمل. 
• ضع إرشادات لغسل اليدين فوق كل الأحواض.
• تأكد من أن حمامات الموظفين وأحواض المستودعات مزودة بشكل كافٍ بالصابون والمناشف النظيفة والمطهرات.
• انشر بروتوكولات تعقيم المعدات وتأكد من حصول الموظفين على التدريب المناسب لاستخدام أي مواد كيميائية. إمداد الموظفين بالقفازات ومعدات الحماية الأخرى حسب الحاجة.
• تعقيم الأدوات المشتركة في كل تغيير وردية.
• بالنسبة للمعدات المزودة بمحركات ، امسح أحزمة المقاعد وعجلات القيادة والمقابض ونوبات التروس وما إلى ذلك قبل الاستخدام وبعده.
• عقم بانتظام جميع الأسطح المسطحة ، وأجهزة الكمبيوتر ، وطاولات العمل ، ومقابض الأبواب ، والقضبان ، وما إلى ذلك. 
• عيّن شخصًا معيّنًا لإعادة تخزين مستلزمات التعقيم في كل وردية.
• تعيين مسؤوليات التنظيف في كل وردية.
• تأكد من تنظيف الحمامات مرة واحدة على الأقل في كل وردية مع مسح جميع الأسطح وإعادة تخزين المستلزمات.
• تأكد من تنظيف غرف الاستراحة بانتظام. عقم الأسطح ومناطق تخزين الطعام.

اجعل معايير عالية للنظافة والصرف الصحي جزءًا من ثقافتك. هذا يساعد الموظفين على البقاء بصحة جيدة والحفاظ على المستودعات آمنة. 

تذكر أن معايير الصرف الصحي ليست "واحدة وقد تم إنجازها" ، فواكب البروتوكولات الجديدة واضبط متطلباتك وفقًا لذلك. هذه القائمة مجرد بداية. تحقق مع منظمة الصحة العالمية, مركز السيطرة على الأمراض، أو الحكومة بانتظام لتحديث سياساتك وإجراءاتك باستمرار. أخيرًا ، قم دائمًا بمراجعة الخبراء لقائمتك المرجعية للتأكد من أنها شاملة. 

تخزين النفايات الخطرة والتخلص منها 

أسبوعي

إذا كان عملك ينتج أي نوع من النفايات الخطرة ، فمن الجيد فحص ممارسات التخزين والتخلص أسبوعيًا. بينما تجري وكالة حماية البيئة الأمريكية (EPA) عمليات التفتيش الخاصة بها ، ستحتاج إلى البقاء على رأسها بنفسك لتجنب أي استشهادات أو مشكلات أخرى محتملة من عدم الامتثال. 

تتطلب وكالة حماية البيئة وقانون الحفاظ على الموارد واستعادتها (RCRA) العنوان الفرعي ج من الشركات التعامل مع النفايات الخطرة "بطريقة تحمي صحة الإنسان والبيئة." 

ال تجري وكالة حماية البيئة عمليات التفتيش التالية لتحديد النفايات الخطرة والأعمال التجارية التي تولدها وتنقلها وتعالجها وتخزنها وتتخلص منها: 

• فحص تقييم الامتثال: التقييم في الموقع لكيفية التعامل مع النفايات الخطرة ، بما في ذلك مراجعة التقارير والوثائق ، وأنشطة المناولة ، وتحديد مكان وكيفية إنتاج النفايات الخطرة وإدارتها
• فحص أخذ العينات الامتثال: جمع العينات لتحليلها معمليًا
• التقييم الشامل لرصد المياه الجوفية (CME): تقييم الهيدروجيولوجيا الكامنة وراء وحدات إدارة النفايات الخطرة ، وكذلك التنسيب والعمق والتباعد والتصميم
• فحص تطوير الحالة (CDI): عندما تشتبه وكالة حماية البيئة في حدوث انتهاك في إدارة النفايات ، فإنها تجري هذا التفتيش لمزيد من التحقيق في القضية
• فحص التشغيل والصيانة (OMI): فحص نظام مراقبة المياه الجوفية مع التركيز على حالة الآبار وأجهزة أخذ العينات

بشكل أساسي ، يقع تجار التجزئة في فئة مولدات النفايات الخطرة. على هذا النحو ، فإن وكالة حماية البيئة تأخذ في الاعتبار ما يلي - كما ينبغي لك ، في عمليات التفتيش الخاصة بك: 

• تحديد المخلفات الخطرة
• أرقام تعريف وكالة حماية البيئة
• تتجلى
• متطلبات ما قبل النقل
• حفظ السجلات وإعداد التقارير
• صادرات

سيرغب تجار التجزئة أيضًا في إضافة ما يلي إلى عمليات التفتيش المستقلة على تخزين النفايات الخطرة والتخلص منها: 

• حاويات التخزين المناسبة
• تسميات على كل شيء
• تاريخ التراكم
• حالة نظام الاحتواء
• إجمالي عدد الحاويات المغلقة والمفتوحة - ملاحظة: يجب الإبلاغ عن الحاويات التالفة وإزالتها على الفور
• معدات الطوارئ
• إجراءات الطوارئ
• مساحة تخزين كافية ومسافة بين الحاويات
• المساحة خالية من القمامة والمواد القابلة للاحتراق والمواد الخطرة والبطاريات وغيرها من مواد النفايات التي قد تكون ضارة
• التوثيق وسجل النفايات الخطرة (حتى لو لم يكن ذلك مطلوبًا من قبل السلطة القضائية المحلية ، فمن الجيد أن يكون لديك هذا)
• الحوادث والتقارير المرتبطة بها

ستحتاج أيضًا إلى التحقق بشكل دوري من خطة الطوارئ الخاصة بك والتأكد من تحديثها ، بالإضافة إلى التأكد من تحديث جميع الموظفين للتدريب على إدارة النفايات الخطرة.

تقدم OSHA أيضًا معلومات مجانية بشأن إدارة النفايات الخطرة. 

لجعل عمليات التفتيش الأسبوعية لتخزين النفايات الخطرة والتخلص منها أكثر فعالية وكفاءة ، استخدم أداة مثل بيندي. يستخدم أحد بائعي التجزئة لتحسين المنزل Bindy لإجراء عمليات تفتيش أسبوعية للنفايات الخطرة. يستخدمون الشكوى IA لإرسالها مهام وخطط عمل مع توصيات حول كيفية ضمان الامتثال والتعامل الصحيح مع المواد في حالة حدوث انسكاب.

عمليات استلام المستودعات

شهريا

كل شهر ، يجب على تجار التجزئة أيضًا فحص عمليات الاستلام والتسليم في المستودعات الخاصة بهم. يمكنك القيام بذلك كجزء من الإرشادات التفصيلية لمدير المنطقة الأكبر. يستخدم أحد بائعي الأثاث بالتجزئة Bindy لتبسيط عملية التدقيق والتفتيش هذه. يقومون بفحص عمليات تسليم المستودعات الخاصة بهم أصحاب الامتياز، وتتبع معدلات الإرجاع ، ومعالجة المرتجعات ، والعلامات التجارية للأسطول ، والموظفين الذين يرتدون الزي العسكري ، وإكمال العد الدوري.

لكن هذه ليست قائمة شاملة عندما يتعلق الأمر باستلام عمليات التفتيش. ستحتاج أيضًا إلى إلقاء نظرة على ما يلي:

• المساءلة عن الجرد
• دخل
• نفقات
• دقة الطلب
• كم من الوقت يستغرق لإكمال التسليم
• منطقة رصيف التحميل
• وسم المنتج والشحن
• و اكثر

تتمثل الفكرة وراء تلقي عمليات الفحص في المستودعات في العثور على المناطق التي تعمل بشكل أفضل ، والمجالات التي تحتاج إلى أكبر قدر من التحسين ، وكيفية تحسين عمليات الخلفية تحرك للأمام. 

على سبيل المثال ، استخدم أحد بائعي التجزئة Bindy لنقل مراكز التوزيع الخاصة بهم ودمجها. استخدموا قوائم التحقق لرصد التقدم وإجراء تحديثات متكررة ، والاستفادة من ميزات التقاط الصور على وجه الخصوص. البديل ، قائمة مرجعية يدوية في جدول بيانات ، كان سيشكل كابوسًا لضمان عمل الجميع من نفس المعلومات وأكثرها حداثة.

سلامة الغذاء

ربعي

يجب أن تكون سلامة الأغذية اعتبارًا دائمًا لأي عمل قائم على الغذاء. بالإضافة إلى دعم المعايير التي وضعها مجلس إدارتك ، ستحتاج أيضًا إلى إجراء عمليات تفتيش مستقلة عن سلامة الأغذية على أساس ربع سنوي.

تساعد عمليات التفتيش الفصلية لسلامة الأغذية الشركات على البقاء في صدارة المشكلات المحتملة مثل المطالبات والدعاوى القضائية وغيرها من المشاكل القانونية. هذا أيضًا يحمّل الموظفين المسؤولية ويبقيهم على أصابع قدمهم.

"تصبح عملية التدقيق نفسها دافعًا للناس ليس فقط للامتثال ، ولكن أيضًا للحصول على السلوكيات الصحيحة والقدرة على العمل بأمان والاستجابة للأشياء بشكل صحيح ،" قال غاري جونسون، مستشار أول في مستشارو الوقاية. "إنه يدعم التميز التشغيلي والتدريب ، والذي يؤدي بدوره إلى السلوكيات الصحيحة."

ملحوظة: إذا كان عملك في ظروف فريدة ، مثل المواد الخطرة ، والمعدات الخطرة ، والأرفف العالية ، وما إلى ذلك ، فقد ترغب في إجراء فحص سلامة الأغذية بشكل متكرر. 

تعرف على المتطلبات في الولاية القضائية لموقعك ، وكذلك إرشادات OSHA الخاصة: 

الصناعة العامة (29 CFR 1910)

• 1910 الجزء الفرعي ي، الضوابط البيئية العامة
  • 1910.141، الصرف الصحي
    • 1910.141 (ب)، إمدادات المياه
    • 1910.141 (ح)، تسليم طعام
  • 1910.142، معسكرات العمل المؤقتة
    • 1910.142 (ط)وإنشاء وتشغيل المطابخ وصالات الطعام ومرافق التغذية

صناعة البناء والتشييد (29 CFR 1926)

• 1926 الجزء الفرعي دوالصحة المهنية والضوابط البيئية
  • 1926.51، الصرف الصحي
    • 1926.51 (أ)، مياه صالحة للشرب
    • 1926.51 (د)، تسليم طعام

لقد أعددنا أيضًا ملف قائمة التحقق من الغذاء والسلامة للإشارة أثناء عمليات التفتيش الخاصة بك إذا كنت من QSR أو مطعم. 

يمكن أيضًا لتجار التجزئة للخدمات الغذائية استخدام مستشعرات المتجر عبر مواقع متعددة لتسجيل درجات حرارة مناطق الإعداد والثلاجات والمجمدات وغيرها من المعدات تلقائيًا.

باستخدام هذه المستشعرات ، يمكنك تعيين عتبات درجة الحرارة وتلقي تنبيه في كل مرة يتم فيها الوصول إلى الحد الأدنى. يساعد هذا في الحماية من الأمراض التي تنتقل عن طريق الأغذية من خلال ضمان درجات حرارة مناسبة. كما أنه يساعد في حماية المخزون من خلال ضمان بقاء مناطق تخزين الطعام متوافقة مع درجة الحرارة. 

منع فقدان

ربعي

قد تفكر في سارقي المتاجر عندما تفكر في منع الخسارة ، ولكن هناك العديد من المساهمين في الانكماش. في بعض الأحيان ، تحتاج إلى النظر إلى ما وراء أرضية المبيعات لتحديد أكبر استنزاف في صافي أرباحك. يحدث الانكماش في المستودع أيضًا. 

الموضوعات ذات الصلة: تحديات منع الخسارة في البيع بالتجزئة>

دعنا أولاً نفصل القليل الأسباب الشائعة للتقلص، من حيث صلتها بالعمليات التي تتم خارج المنزل: 

• السرقة الداخلية: سبب ما يزيد قليلاً عن ثلث الانكماش ، السرقة الداخلية هي سرقة مباشرة للبضائع ، بالإضافة إلى المرتجعات المزيفة ، أو بطاقات الهدايا المزيفة ، أو ترك العناصر في الطلب ، أو حتى أخذ النقود من حتى
• احتيال البائع: ما يقرب من 6% من فقدان المخزون ناتج عن احتيال المورد
• سجلات غير دقيقة: الأخطاء الإدارية ، أو تقلص الورق ، تساهم في 21% من انكماش بائع التجزئة
• مستودع منظم بشكل غير صحيح
• تدفقات العمل المصممة بشكل سيء

عندما تقوم بفحص ممارسات منع الخسارة بانتظام ، يمكنك تقليل المخاطر وزيادة الإنتاجية وتحديد مشكلات منع الخسارة وإصلاحها قبل أن تؤثر على أرباحك النهائية.

تتضمن بعض الفئات التي يجب فحصها ما يلي: 

• الإجراءات والسياسات الأمنية
• الكاميرات
• تحميل رصيف الأمن
• ماسح الباركود
• استلام الوثائق

يمكنك أيضًا الرجوع إلى ملفات قائمة مراجعة شاملة لمنع الخسارة. 

اجعل عمليات فحص منع الخسارة أسهل باستخدام أداة مثل بيندي. لدى Bindy قوائم مراجعة ومهام واتصالات آمنة لمساعدتك على حماية علامتك التجارية وتقليل الأخطاء وجعل المواقع خاضعة للمساءلة. يمكن للفرق إجراء عمليات التفتيش على أي جهاز ، سواء أكان متصلًا أم غير متصل بالإنترنت. شاهد بيانات الموقع في الوقت الفعلي لتتبع الاتجاهات والتحقق من التنفيذ. والأهم من ذلك تحديد الأسباب الجذرية ونقاط الضعف هذه.

المضي قدما في عمليات تفتيش المستودعات الخاصة بك

لا تترك عمليات تفتيش المستودعات حتى اللوائح الصناعية. يقوم تجار التجزئة الاستباقيون بإجراء عمليات تفتيش للمستودعات للتخفيف من المشكلات قبل أن يهددوا المحصلة النهائية أو ، الأسوأ ، العمل بأكمله. 

يقدم Bindy الميزات التالية للمساعدة في عمليات فحص وتدقيق المستودعات: 

• أشكال قابلة للتخصيص
• القدرة على تحديث النماذج ودفعها إلى الميدان في الوقت الفعلي
• التقاط الصور الإلزامي
• توصيات خطة العمل
• واجهة سهلة الاستخدام لجميع الموظفين

عن المؤلف:

تعمل ألكسندرا شيهان مع شركات B2B في قطاعات البيع بالتجزئة والتجارة الإلكترونية والسفر لإنشاء استراتيجيات ومحتوى خبير طويل وموقع ويب ومدونات. يمكنك مشاهدة عملها على مواقع مثل Shopify و Vend و Stitch Labs و Money Under 30 والمزيد. thealexsheehan.com.

فئات