Phạm vi của bài đăng này là thảo luận về những gì sẽ xảy ra trước, suốt trong và sau một cuộc kiểm toán cho việc bán hàng trong một cửa hàng. Dưới đây là cách thực hiện kiểm tra hàng hóa trong 10 bước trên khắp các cửa hàng của bạn.
Với mục đích chia sẻ các phương pháp hay nhất về thực thi tại cửa hàng, thu thập dữ liệu lưu trữ và kiểm toán bán lẻ, Bindy cũng đã tạo các hướng dẫn này cho bạn:
- Cách chọn nhà cung cấp phần mềm kiểm toán bán lẻ trong sáu bước
- Mục đích, phạm vi và các phương pháp thực hiện tốt nhất của cửa hàng
- Cách xây dựng danh sách kiểm tra đánh giá bán lẻ
- Cách thực hiện quy trình kiểm toán bán lẻ
Bước 1: Lên lịch kiểm tra
Sử dụng lịch doanh nghiệp hoặc lịch tích hợp Bindy của bạn, lên lịch kiểm tra. Một số cuộc kiểm tra được thông báo cho quản lý của cửa hàng.
Công bố - Điều này thường xảy ra với các cuộc kiểm tra hàng hóa, đặc biệt là những cuộc kiểm tra trước chiến dịch bán hàng tại cửa hàng hoặc chương trình theo mùa. Mục đích là để chuẩn bị cho những ngày quan trọng sắp tới và thực hiện các khía cạnh của chương trình thời vụ do trụ sở chính đặt ra.
Không báo trước - Người quản lý cấp huyện xuất hiện mà không cần cảnh báo trước để tiến hành đánh giá tại chỗ. Điều này thường xảy ra với dịch vụ và tuân thủ sức khỏe & an toàn. Các cuộc đánh giá không báo trước đánh giá mức độ tuân thủ các tiêu chuẩn của cửa hàng vào một ngày điển hình mà không cần chuẩn bị hoặc đào tạo thêm trước khi đánh giá.
Mẹo dành cho người dùng Bindy: Bạn có thể chọn đặt lượt truy cập của mình là “Đã thông báo” hoặc “Không thông báo” khi lên lịch kiểm tra trong Lịch tích hợp. Khi bạn “thông báo” và kiểm tra, Bindy sẽ gửi email đến ban quản lý cửa hàng. Ngoài ra, Bindy lên lịch kiểm tra trong lịch riêng của cửa hàng.
Ngược lại, nếu chuyến thăm không báo trước, cuộc kiểm tra sẽ chỉ xuất hiện trong lịch của người quản lý cấp huyện mà không xuất hiện trong lịch của cửa hàng. Không có email nào được gửi.
Bước 2: Chuẩn bị cho cuộc đánh giá
Làm quen với quyền sở hữu và quản lý hiện tại. Tra cứu, so sánh và phân tích các cuộc kiểm toán trước đây để bạn có thể đưa thông tin mới nhất vào quan điểm. Xác định các xu hướng, lặp lại các điều không thể chấp nhận và vị trí đối với mức trung bình của khu vực. Nếu bạn có bất kỳ ghi chú hoặc câu hỏi nào, hãy biên dịch chúng trước thời hạn.
Mẹo dành cho người dùng Bindy: Từ trang tổng quan của bạn, hãy tìm kiếm cửa hàng đã chọn để xem các chi tiết cụ thể bao gồm quyền sở hữu và quản lý hiện tại.
Khi ở trên trang cửa hàng, hãy nhấp vào “Lượt ghé thăm cửa hàng” để xem tất cả lượt ghé thăm trước đây. Bạn cũng có thể sử dụng báo cáo "Xu hướng" để xem lịch sử các vấn đề được mã hóa bằng màu sắc tại cửa hàng đó.
Cuối cùng, hãy sử dụng báo cáo “Vị trí so với mức trung bình” để so sánh hiệu suất của cửa hàng này với các cửa hàng khác trong quận hoặc mức trung bình trên toàn quốc. Nếu muốn, bạn có thể thêm ghi chú vào cuộc kiểm tra đã lên lịch; ghi chú khi chuyến thăm bắt đầu.
Bước 3: Tiến hành đánh giá
Hầu hết các cuộc đánh giá đều tiến hành từ bên ngoài vào trong. Bất cứ khi nào có thể, hãy bố trí các phần để phù hợp với lộ trình tự nhiên của chuyến thăm của các Quản lý Học khu. Bắt đầu với bên ngoài (bãi đậu xe nếu có) các cửa sổ chính và hoặc mặt tiền của tòa nhà, sau đó đi vào trong. Di chuyển xung quanh các lối đi và vào phía sau cửa hàng.
Mặc dù bạn có thể chuyển đổi giữa các phần trong hoặc sau chuyến thăm, việc thiết lập các câu hỏi kiểm tra của bạn theo quy trình tự nhiên của chuyến thăm sẽ tiết kiệm thời gian và trực quan hơn.
Thủ tục thanh toán Cách xây dựng danh sách kiểm tra đánh giá bán lẻ để biết thêm các phương pháp hay nhất.
Mẹo dành cho người dùng Bindy: Tạo biểu mẫu trực tuyến bằng cách sử dụng “Trình tạo biểu mẫu” tích hợp sẵn hoặc tạo biểu mẫu trong Excel và nhập biểu mẫu (cũng sử dụng Trình tạo biểu mẫu).
Bước 4: Sử dụng thiết bị hoạt động tốt nhất, chuyển đổi nếu cần thiết
Một số người dùng thích thực hiện toàn bộ cuộc kiểm tra trên điện thoại thông minh của họ. Những người khác thích máy tính bảng hơn. Vẫn có những người khác thích thực hiện lần đầu tiên trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, sau đó khởi động máy tính xách tay của họ và tăng cường kiểm tra bằng các ghi chú bổ sung.
Mẹo dành cho người dùng Bindy: Bindy là người không biết về thiết bị. Bắt đầu kiểm tra với thiết bị bạn chọn và chuyển đổi nếu cần.
Bước 5: Chụp ảnh và thêm chúng vào cuộc đánh giá để minh họa những điểm chính
65% của con người là những người học trực quan. FastCompany cho biết một trong những cách tốt nhất để đưa thông điệp về nhà là thông qua nội dung trực quan. Chụp ảnh và thêm chúng vào cuộc kiểm tra vừa nhanh chóng vừa dễ dàng. Nó giúp đánh giá viên minh họa kết quả hoạt động đặc biệt trông như thế nào và đưa ra ví dụ rõ ràng về bất kỳ vấn đề hoặc mối quan tâm nào.
Mẹo dành cho người dùng Bindy: Thêm ảnh vào một mục thật dễ dàng. Chọn mục, nhấp vào biểu tượng máy ảnh và chụp ảnh bằng điện thoại di động hoặc máy tính bảng của bạn hoặc tải lên từ thư viện ảnh của bạn.
Bước 6: Đừng chỉ báo cáo vấn đề, hãy chỉ định và khắc phục chúng bằng kế hoạch hành động
Kế hoạch hành động là cơ hội để áp dụng các hành động khắc phục đối với các khu vực có vấn đề. Nó nâng cao quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình ở cấp cửa hàng bằng cách chỉ định một cá nhân chịu trách nhiệm khắc phục từng vấn đề (bất kỳ vấn đề nào được quản lý cấp quận cho là không đạt tiêu chuẩn hoặc không tuân thủ trong quá trình kiểm tra) và một ngày mục tiêu để giải quyết. Để biết thêm các chiến lược, Đọc thêm về kế hoạch hành động.
Mẹo dành cho người dùng Bindy: Các vấn đề có thể được chỉ định cho từng người một hoặc hàng loạt. Bạn kiểm soát mức độ chi tiết và liệu không / một số / tất cả các vấn đề được chỉ định và cho ai và ngày mục tiêu của họ để giải quyết. Và tất nhiên, Bindy cho phép bạn theo dõi tất cả bằng cách sử dụng báo cáo điểm và nhấp.
Bước 7: Mua hàng tại cửa hàng, xác nhận kiểm tra
Khi quá trình kiểm tra hoàn tất, bạn có thể yêu cầu cửa hàng “xác nhận” chuyến thăm. Điều này tương tự như một chữ ký điện tử và cho phép cửa hàng chấp nhận trách nhiệm giải trình về kết quả kiểm toán. Nó đảm bảo chuyến thăm đã diễn ra trên thực tế tại cửa hàng, ngày và giờ được chỉ định.
Việc xác nhận đảm bảo luồng thông tin liên lạc từ dưới lên cũng như từ trên xuống bằng cách cho phép cửa hàng để lại nhận xét về cuộc đánh giá.
Mẹo dành cho người dùng Bindy: Sử dụng trình tạo biểu mẫu, chỉ định người được ủy quyền xác nhận và ký tên vào cuộc kiểm tra.
Bước 8: Chia sẻ kết quả với cửa hàng và trụ sở chính
Việc đánh giá đã hoàn thành thường sẽ được chia sẻ với ban quản lý cửa hàng cũng như trụ sở chính nhằm mục đích giải quyết và báo cáo việc không tuân thủ. Việc gửi liên kết đến báo cáo qua email, xem báo cáo trực tuyến và / hoặc xuất báo cáo sang Excel hoặc PDF phải dễ thực hiện.
Mẹo dành cho người dùng Bindy: Sử dụng trình tạo biểu mẫu, đặt hoặc hạn chế khả năng hiển thị của biểu mẫu theo vai trò và bộ phận nếu cần.
Bước 9: Theo dõi kế hoạch hành động
Theo dõi một cuộc kiểm tra có thể tốn nhiều thời gian và có khả năng liên quan đến nhiều email hoặc cuộc gọi điện thoại qua lại. Rất may, phần mềm kiểm toán bán lẻ chuyên dụng làm cho việc này dễ dàng hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn đáng kể bằng cách tự động hóa việc giao tiếp và theo dõi các trách nhiệm kế hoạch hành động còn tồn đọng.
Mẹo dành cho người dùng Bindy: Sử dụng báo cáo "Trách nhiệm của kế hoạch hành động" để tìm hiểu chính xác những mục nào trong kế hoạch hành động đã được khắc phục, bởi ai và khi nào và những mục nào vẫn còn tồn đọng.
Bước 10: Lập kế hoạch kiểm tra tiếp theo của bạn
Bán lẻ không bao giờ đứng yên, kiểm toán cũng vậy. Lặp lại chu kỳ bằng cách lên lịch kiểm tra tiếp theo của bạn và xem sự tuân thủ của cửa hàng và doanh số bán hàng tăng vọt!
CÁC NGUỒN LƯU TRỮ KHÁC
Tham khảo đến Danh mục buôn bán để biết danh sách kiểm tra, hướng dẫn và các phương pháp hay nhất để bán hàng.
