Phòng ngừa tổn thất: Hướng dẫn toàn diện cho các nhà bán lẻ

Phòng ngừa tổn thất này: Hướng dẫn toàn diện cho các nhà bán lẻ nhận ra rằng việc ngăn ngừa tổn thất là một thách thức rất thực tế đối với các nhà bán lẻ. Co ngót là một vấn đề khiến các nhà bán lẻ phải trả giá hàng tỷ đô la mỗi năm. Tuy nhiên, các doanh nghiệp đang sử dụng các công cụ và công nghệ để ngăn chặn ngày càng ít.

Sự mất mát liên quan đến việc thu hẹp có hai lần: Bạn mất số vốn bạn đã đầu tư để đạt được sản phẩm đó và bạn đang bỏ lỡ doanh thu tiềm năng mà sản phẩm có thể tạo ra khi bán hàng. Chưa kể những ảnh hưởng gián tiếp đến việc dự trữ hàng hóa đối với doanh nghiệp của bạn, làm ảnh hưởng đến nhận thức của khách hàng về thương hiệu của bạn và có khả năng đẩy người mua hàng sang đối thủ cạnh tranh của bạn.

Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp hướng dẫn phòng ngừa tổn thất toàn diện này cho các nhà bán lẻ, bao gồm các nguyên nhân chính của việc thu hẹp và bạn có thể làm gì để khắc phục.

NỘI DUNG

Bắt đầu từ đâu với việc ngăn ngừa lỗ trong bán lẻ

- Trộm cắp bên ngoài

- Trộm cắp nội bộ

- Lỗi quản trị

- Gian lận của nhà cung cấp

Ngăn ngừa tổn thất cho cửa hàng bán lẻ của bạn

Tiến lên phía trước với Ngăn ngừa tổn thất

Bắt đầu từ đâu với việc ngăn ngừa tổn thất bán lẻ

Khi xây dựng kế hoạch ngăn ngừa tổn thất, bạn nên xem xét các nguyên nhân gây ra tình trạng thu hẹp. Những người góp phần lớn nhất vào việc mất vốn này phải là lĩnh vực trọng tâm chính của bạn.

Co rút là do một số nguyên nhân chính:

Trộm cắp bên ngoài

Tài khoản mua sắm cho gần 36% trong tổng mức thu hẹp bán lẻ. Điều này bao gồm kẻ gian lấy trộm đồ và những âm mưu phức tạp hơn như trả lại đồ bị đánh cắp để lấy tín dụng cửa hàng hoặc thậm chí là tiền mặt. Điều này cũng có thể bao gồm việc sử dụng tiền giả để mua hàng hóa.

Trộm cắp nội bộ

Hành vi trộm cắp của nhân viên cạnh tranh với hành vi trộm cắp, chỉ gây ra hơn một phần ba diện tích co ngót. Đây cũng có thể là một hành vi trộm cắp đơn giản, chỉ đơn giản là lấy một món đồ chưa được trả tiền. Hành vi trộm cắp nội bộ cũng bao gồm xử lý việc trả hàng giả, đưa ra thẻ quà tặng giả, để lại các mặt hàng trong đơn đặt hàng hoặc thậm chí lấy tiền mặt từ người đến.

Lỗi quản trị

Sai lầm xảy ra, và điều đó không khác gì khi nói đến việc ngăn ngừa tổn thất. Trên thực tế, các lỗi hành chính, hoặc co rút giấy, đóng góp vào gần 21% cho sự co rút của một nhà bán lẻ. Các doanh nghiệp dựa vào các quy trình và hệ thống thủ công dễ bị loại hình thu hẹp này hơn.

Gian lận nhà cung cấp

Yếu tố đóng góp nhỏ nhất cho sự co ngót, gian lận của nhà cung cấp vẫn là điều cần được xem xét. Đó là nguyên nhân dẫn đến gần 6% bị mất hàng tồn kho. Bởi vì nó là thủ phạm ít có khả năng xảy ra nhất, nhiều chiến lược ngăn ngừa mất mát tập trung vào cả hai hình thức trộm cắp. Nếu nỗ lực LP của bạn không có kết quả, đó có thể là dấu hiệu cho thấy đã đến lúc điều tra các nhà sản xuất và các đối tác cung cấp khác của bạn.

Phòng ngừa tổn thất cho cửa hàng bán lẻ của bạn

Với mục đích của bài viết này, chúng tôi đang xem xét LP theo bốn loại sau:

Bảo mật vật lý
Xử lý tiền mặt
Sản phẩm
Nhân Viên

Bảo mật vật lý

Hãy bắt đầu với điều hiển nhiên: camera an ninh. Đây là một trong những công cụ ngăn ngừa tổn thất phổ biến và hiệu quả nhất mà bạn có thể sử dụng.

Elie Y. Katz, Giám đốc điều hành kiêm Chủ tịch, cho biết: “Chúng tôi khuyên bạn nên thiết lập các camera có thể nhìn thấy trong toàn bộ cửa hàng để bạn luôn có thể nhìn thấy những gì đang diễn ra từ phía sau quầy” Giải pháp bán lẻ quốc gia. “Nó ngăn những kẻ trộm lấy bất cứ thứ gì chúng muốn vì chúng biết rằng chúng đang bị theo dõi và nhân viên cũng vậy”.

Máy ảnh phải ở mọi thiết bị đầu cuối POS và lối vào cửa hàng, cũng như bất kỳ khu vực tải hàng hoặc giao hàng nào. Bạn có thể sử dụng các máy ảnh cơ bản chỉ đơn giản là ghi lại cảnh hoặc sử dụng công nghệ tiên tiến hơn. Ví dụ: American Apparel đã sử dụng các bản ghi video để phân tích lưu lượng người ghé qua và cách khách hàng di chuyển qua cửa hàng. Nhờ những thông tin chi tiết này, họ giảm trộm 16%.

Gương là công cụ hữu ích và tương đối rẻ tiền để tăng khả năng hiển thị, cũng như cho khách hàng biết rằng bạn đang làm rất tốt mọi thứ.

Để có sự tiếp xúc với con người hơn, hãy cân nhắc việc thuê nhân viên an ninh. Đây có thể là một người bảo vệ duy nhất đứng ở lối vào hoặc một công ty bảo vệ bên thứ ba chuyên ngăn chặn hành vi trộm cắp bán lẻ. Bạn cũng có thể "thuê" một robot LP để làm công việc đó.

Không có ngân sách để thiết lập và hoạt động lực lượng LP của riêng bạn? Kết bạn với cơ quan thực thi pháp luật địa phương của bạn. Ghé thăm Bộ Tư pháp Hoa Kỳ Văn phòng Dịch vụ Lập chính sách Định hướng Cộng đồng để biết thêm thông tin và lời khuyên.

Bảo mật vật lý của bạn Danh sách kiểm tra LP

Ghi lại ngày kiểm tra LP cuối cùng của bạn
Luôn thay đổi ổ khóa nếu chìa khóa bị đánh cắp, mất hoặc thất lạc
Cài đặt hệ thống báo động và camera đang hoạt động
Chỉ định cho mỗi nhân viên một mã truy cập duy nhất cho tòa nhà, POS, v.v.
Giữ cửa hàng chỉ dành cho nhân viên ngoài giờ làm việc
Giữ khách hàng không ở trong khu vực dành cho nhân viên, như văn phòng hoặc kho hàng
Bảo mật tất cả các chìa khóa của máy tính tiền, hệ thống POS, v.v.
Cài đặt nhật ký kiểm soát khóa cho tất cả các khóa nghiệp vụ
Kiểm tra xem có máy ảnh nào ngoại tuyến hoặc không hoạt động không
Thường xuyên thay đổi mật mã

Xử lý tiền mặt

Trong khi điều này chồng chéo với an ninh vật lý và nhân viên theo nhiều cách, xử lý tiền mặt là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của LP. Vào cuối ngày, chúng ta làm công việc kinh doanh này để kiếm tiền - không phải để lấy đi.

Đầu tiên, điều đầu tiên là: Chọn một thiết bị đầu cuối POS có thể cung cấp các tính năng bảo mật bổ sung. Katz nói: “[Find a] POS [có giao diện quản lý người dùng cho nhân viên đăng nhập và đăng xuất, vì vậy chủ cửa hàng có thể biết ai đã có mặt tại quầy đăng ký vào bất kỳ thời điểm cụ thể nào trong ngày hay đêm”. Trong trường hợp có hành vi trộm cắp xảy ra, bạn có thể xác định người phụ trách sổ đăng ký tại thời điểm đó.

Nhiều tùy chọn POS sẽ cho phép bạn tạo những người dùng khác nhau với các mức quyền và quyền truy cập khác nhau, điều này cũng hữu ích trong LP.

Bạn cũng sẽ muốn giám sát chặt chẽ tổng số tiền mặt của mình - đặc biệt lưu ý đến tình trạng thiếu hụt và mức trung bình thường xuyên. Đánh giá và kiểm tra thường xuyên, theo định kỳ và liên kết, có thể giúp bạn và ban quản lý luôn nắm bắt được sự khác biệt.

Về mặt vật lý, điều quan trọng là nhân viên phải luôn theo dõi sổ đăng ký ngoài bất kỳ camera hoặc thiết bị giám sát nào. Việc bỏ mặc cho đến khi không được giám sát sẽ khiến bạn gặp nhiều rủi ro hơn và những người mua sắm cơ hội có thể lợi dụng tình huống này.

Xử lý tiền mặt của bạn Danh sách kiểm tra LP

Giới thiệu nhật ký thiếu / dư cho mỗi đăng ký
Đào tạo người quản lý địa điểm để thực hiện kiểm tra thủ tục giấy tờ thường xuyên
Lắp đặt camera tại mọi thiết bị đầu cuối POS
Hạn chế sử dụng điện thoại tại POS và máy trạm
Thực hiện đánh giá hàng tháng cho hoạt động POS của từng đối tác
Giám sát doanh số bán hàng theo ca của cộng sự
Thiết lập tài khoản người dùng POS với các quyền thích hợp
Biết ngày tháng và người tiến hành lần kiểm tra an toàn cuối cùng
Ghi lại số tiền trong danh mục tiền mặt vào đầu và cuối mỗi ngày
Tiến hành kiểm tra máy tính tiền ba lần mỗi ngày

Sản phẩm

Gần như quan trọng như tiền mặt, hàng hóa là thứ giúp bạn tiếp tục tạo ra lợi nhuận. Và nó dễ tiếp cận hơn với những tên trộm. Rốt cuộc, sản phẩm của bạn đang được trưng bày - không phải tiền mặt. Dưới đây là 4 cách để bảo vệ hàng hóa của bạn tốt hơn.

EAS

Giám sát bài báo điện tử (EAS) là một trong những cách tiếp cận phổ biến nhất, và đó là bởi vì nó rất hiệu quả. Chúng có thể không phải là cách đẹp nhất để mở lối vào cửa hàng của bạn, nhưng chúng khiến người mua hàng có ấn tượng ngay lập tức rằng bạn là một người thích mua sắm, hy vọng sẽ khiến họ không muốn thử nó trong cửa hàng của bạn. Nếu khách hàng cố gắng bước ra khỏi cửa hàng của bạn với một mặt hàng được gắn thẻ, EAS sẽ cảnh báo cho họ và nhân viên của bạn (cùng với những người còn lại trong cửa hàng).

Nhưng đó chỉ là một cách để bảo vệ sản phẩm của bạn. Máy ảnh và gương, như đã thảo luận trước đây, giúp ích cho bạn và chúng nên được đặt theo cách bố trí cửa hàng của bạn. Đáng ngạc nhiên đối với một số người, cách bạn thiết kế không gian vật lý của mình cũng ảnh hưởng đến hành vi trộm cắp.

Cách trình bày

Sử dụng các màn hình ngắn hơn để bất kỳ ai ở trên tầng đều có thể nhìn thấy chúng và có một cái nhìn toàn cảnh về những gì đang diễn ra trong toàn bộ cửa hàng. Đặt những món đồ nhỏ, dễ lấy cắp ở những nơi khó tiếp cận hơn.

Chris Guillot, người sáng lập, Phương thức người bán và nhà thiết kế hướng dẫn, Bản đồ người bán, đề xuất thiết lập không gian của bạn để bạn hoặc các cộng sự của bạn luôn có một tầm nhìn rõ ràng. Cô cũng khuyến khích nhân viên di chuyển trong không gian, làm cho sự hiện diện của họ không chỉ được biết đến từ quan điểm LP mà còn vì dịch vụ khách hàng.

“Rất ít người vào với ý định trộm cắp. Hầu hết các vụ trộm cắp xảy ra vì không ai để ý, ”cô nói. "Khi các cộng sự không lưu hành đủ, họ sẽ không thấy những gì có thể không phù hợp."

Bảng chỉ dẫn

Biển báo cũng là một công cụ LP hiệu quả. Chúng tôi không nói về biển báo có thương hiệu - thay vào đó, các biển báo nhắc lại chính sách của bạn về việc đối phó với những kẻ gian lận và các biện pháp LP mà bạn hiện đang áp dụng có thể ngăn cản những người mua sắm đang tìm kiếm chiết khấu bằng năm ngón tay. Một nghiên cứu nhận thấy rằng các biển báo chống trộm có chữ “BEWARE” bằng chữ in đậm, to là hiệu quả nhất trong việc ngăn chặn kẻ trộm.

Chính sách hoàn trả

Các thước đo LP về mặt sản phẩm không chỉ là vật lý. Chính sách hoàn trả của bạn đóng một vai trò quan trọng. Đưa ra chính sách giảm thiểu việc trả lại gian lận; yêu cầu biên lai gốc và ID khách hàng để xử lý và hoàn lại tiền. Đảm bảo rằng khách hàng được hướng dẫn về chính sách này trong mỗi lần mua hàng và in rõ ràng trên mỗi biên lai.

Nói đến việc đảm bảo các thủ tục giấy tờ khớp với nhau, bạn cũng sẽ muốn đảm bảo rằng bất kỳ chuyến hàng nào đến cửa hàng của bạn đều khớp với những gì bạn thực sự nhận được. Hãy nhớ rằng, co rút không chỉ xảy ra trong cửa hàng - nó cũng có thể xảy ra do lỗi của nhà cung cấp (cố ý hoặc không).

Sản phẩm của bạn Danh sách kiểm tra LP

Vận chuyển các mặt hàng có khả năng trộm cắp cao một cách thích hợp
Sử dụng thêm gương hoặc máy ảnh để tăng cường bảo vệ đối với các mặt hàng có khả năng trộm cắp cao
Chỉ cho phép người quản lý hoặc người giám sát thực hiện các giao dịch "rủi ro cao" trong POS
Đảm bảo tủ trưng bày hoạt động và an toàn
Giữ sản phẩm bị hỏng và bị lỗi ở một vị trí duy nhất
Đảm bảo tất cả sản phẩm được giao khớp với hóa đơn và phiếu đóng gói
Giám sát phòng vệ sinh hoặc treo biển báo hạn chế khách hàng mang hàng hóa vào phòng vệ sinh
Đặt thẻ treo / mã vạch trên mọi sản phẩm
Triển khai thẻ bảo mật trên hàng hóa
Tiến hành đếm khoảng không quảng cáo hàng tháng

Nhân Viên

Thuê mướn

Để có một kế hoạch LP thành công, bạn cần đưa nhân viên của mình tham gia. Và tất cả bắt đầu với quá trình tuyển dụng. Khi thẩm định các ứng cử viên, hãy tiến hành kiểm tra lý lịch tư pháp. Ngoài ra, hãy tìm kiếm những ứng viên đã thể hiện sự trung thực và khả năng ra quyết định ở cấp độ cao trong những tình huống khó khăn. Đây là những dấu hiệu tốt về cách họ có thể xử lý tình huống trộm cắp có thể xảy ra.

Nếu LP là một ưu tiên chính và ngân sách của bạn cho phép, bạn thậm chí có thể thuê một người quản lý phòng ngừa tổn thất để giám sát toàn bộ.

tập huấn

Đào tạo LP nên là một phần của quá trình giới thiệu của bạn, cũng như bắt buộc đối với tất cả nhân viên bán lẻ một cách thường xuyên.

Katz nói: “Các chương trình LP hiệu quả bắt đầu với những nhân viên được đào tạo tốt. “Đảm bảo rằng nhân viên của bạn được đào tạo và hiểu biết về tất cả các chính sách, thông lệ và quy trình của LP là chìa khóa để [ngăn] cửa hàng của bạn không bị thua lỗ.”

Các chính sách bằng văn bản về LP, trộm cắp, phải làm gì trong một số tình huống nhất định, trả hàng, sản phẩm bị lỗi, v.v. nên được phân phối và xem xét với các nhân viên. Hãy cho nhân viên của bạn cơ hội đặt câu hỏi để họ có thể cảm thấy tự tin và được trao quyền trong vai trò của mình - hãy nhớ rằng mọi nhân viên đều là nhân viên LP ở một mức độ nào đó.

Bạn cũng có thể xem xét một chương trình đào tạo chính thức. Các Học viện Phòng chống Mất mát, Tổ chức Phòng chống Mất mát, và Dịch vụ đào tạo nhà bán lẻ là ba lựa chọn tuyệt vời.

Bạn cũng sẽ muốn đảm bảo rằng mọi nhân viên cảm thấy thoải mái khi sử dụng máy POS và biết cách gọi chính xác các mặt hàng cần mua. Sách hướng dẫn in và các công ty POS với sự hỗ trợ khách hàng hữu ích có thể giúp giảm thiểu các lỗi văn thư được thực hiện trong quá trình giao dịch.

Để thực sự làm cho nhân viên thoải mái trong vai trò là người ủng hộ LP, Guillot khuyên bạn nên biến nó thành một phần hàng ngày của họ. “Nó có thể đơn giản như nhận thức và kiểm tra hàng ngày xung quanh POS, kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các cảm biến đã được loại bỏ hoặc nói về một điểm LP tại mỗi cuộc họp thay đổi,” cô nói.

Khuyến khích nhân viên tập trung vào dịch vụ khách hàng là một chiến thuật LP chủ động khác, mặc dù gián tiếp hơn. Guillot nói: “Dịch vụ khách hàng và phòng ngừa tổn thất đi đôi với nhau. “Để tăng doanh thu và duy trì lợi nhuận, rất nhiều phương pháp LP cũng mang lại lợi ích cho dịch vụ trên sàn bán hàng.”

Nhân viên của bạn Danh sách kiểm tra LP

Đăng đường dây lạm dụng kinh doanh, chính sách mở cửa, số điện thoại không khẩn cấp tại địa phương và thông tin quan trọng khác
Soạn thảo và phân phối các chính sách LP bằng văn bản, bao gồm quy tắc ứng xử được ban hành cho mỗi cộng sự
Giáo dục nhân viên về chính sách hoàn tiền của cửa hàng và cách xử lý tình huống khi khách hàng không có nguyên liệu cần thiết
Hạn chế nhân viên xử lý các giao dịch mua của họ hoặc của bạn bè và gia đình
Tạo chính sách để xử lý các sản phẩm bị hư hỏng hoặc lỗi

Tiến tới với việc ngăn ngừa tổn thất trong cửa hàng bán lẻ của bạn

LP là khác nhau đối với mỗi nhà bán lẻ. Những gì hiệu quả với bạn có thể không hiệu quả với doanh nghiệp tiếp theo. Tất cả đều tập trung vào việc tìm ra điểm yếu LP của bạn là gì, phương pháp tiếp cận nào có thể giảm thiểu những tổn thất đó và thực hiện điều đó từ trên xuống với quy trình làm việc hiệu quả và có trách nhiệm.

Như nó vốn có, sự co lại xảy ra. Nhưng nếu bạn thực hiện các bước thích hợp để thực hiện các chiến lược LP thông minh, bạn có thể giảm thiểu những tổn thất đó và tăng lợi nhuận cuối cùng của mình.

CÁC NGUỒN PHÒNG NGỪA MẤT MÁT KHÁC

Tham khảo đến Hạng mục Phòng ngừa tổn thất để biết danh sách kiểm tra, cách thực hiện và các phương pháp hay nhất để ngăn ngừa tổn thất.

Thông tin về các Tác giả:

Alexandra Sheehan

Alex là một người viết quảng cáo làm việc với các công ty B2B trong lĩnh vực bán lẻ, thương mại điện tử và du lịch để tạo ra các chiến lược và nội dung dài, trang web và blog chuyên nghiệp. Bạn có thể thấy cô ấy làm việc trên các trang web như Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30, v.v. thealexsheehan.com.

Các thương hiệu bán lẻ và khách sạn hàng đầu ở Hoa Kỳ sử dụng Bindy để thực hiện các chương trình và tiêu chuẩn của trang web.