Cách chọn phần mềm kiểm tra kho

Công nghệ đã khiến hoạt động bán lẻ trở nên năng động hơn bao giờ hết — và điều đó bao gồm cả việc quản lý kho hàng. Chúng tôi có thể tối ưu hóa kho hàng và đảm bảo tuân thủ hiệu quả hơn. Bằng cách triển khai các công cụ phù hợp, việc kiểm tra tuân thủ kho hàng có thể mất một khoảng thời gian ngắn trong khi dữ liệu trở nên chính xác và hữu dụng hơn. Nhưng ngành bán lẻ đang bão hòa với công nghệ và công cụ. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp danh sách các tính năng và những điều cần cân nhắc để chọn phần mềm kiểm tra kho hàng của bạn. 

Biết các tính năng bạn cần

Mặc dù nhu cầu của mọi nhà bán lẻ là khác nhau, nhưng có một số tính năng chính bạn sẽ muốn xem xét khi đánh giá các giải pháp kiểm tra kho hàng. Dưới đây là một số gợi ý về các tính năng cần tìm khi xem xét phần mềm kiểm tra kho hàng: 

Các biểu mẫu và danh sách kiểm tra có thể tùy chỉnh

Mặc dù có các quy trình kiểm tra kho tiêu chuẩn nhưng mỗi doanh nghiệp bán lẻ đều có những nhu cầu tuân thủ riêng theo ngành dọc của mình. Trên thực tế, mỗi vị trí kho đều có những nhu cầu riêng. Đó là nơi biểu mẫu và danh sách kiểm tra có thể tùy chỉnh có ích. 

Ví dụ: bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra có thể tùy chỉnh để xác minh các quy trình nhận có tuân thủ các quy định và thực tiễn tốt nhất hay không. Hoặc, tạo danh sách kiểm tra để đảm bảo nhân viên kho tuân theo các hướng dẫn an toàn đối với máy móc hạng nặng và mức năng suất đạt yêu cầu.

Khi khủng hoảng xảy ra, như COVID-19, có khả năng tải lên và triển khai tài liệu kiểm tra chuyên ngành trong thời gian thực giúp bạn phản ứng nhanh hơn và giữ an toàn cho nhân viên trong khi bảo vệ hoạt động của bạn.

Với một công cụ như Bindy, bạn có thể tiến hành kiểm tra và đánh giá kho hàng với danh sách kiểm tra có thể định cấu hình bằng nhiều ngôn ngữ.

Chụp ảnh bắt buộc

Đôi khi mọi người cần nhìn thấy mọi thứ để hiểu các khái niệm rõ ràng hơn. Điều này cũng đúng đối với việc kiểm tra kho hàng - đặc biệt là khi đề cập đến việc chẩn đoán và giải quyết một vấn đề. Tìm kiếm giải pháp có khả năng chụp ảnh và tải chúng lên phần mềm kiểm tra kho để làm tài liệu và cộng tác. 

Chụp ảnh cũng giúp trụ sở chính và các nhóm biết những gì đang xảy ra trên tất cả các nhà kho ngay cả khi họ không thể có mặt tại chỗ. Đây là điều cần thiết để theo dõi tiến độ của các dự án đặc biệt.

Ví dụ: sau khi hoàn tất việc mua lại gần đây, một nhà bán lẻ đã sử dụng Bindy để hợp nhất và di dời 80+ Trung tâm phân phối. Các danh sách kiểm tra đã được hoàn thành cho đến thời điểm dự án đã tiến triển với nhiều bức ảnh đính kèm trên tiêu đề tài liệu. Thay vì tự tìm kiếm một bảng tính bằng cách sử dụng các từ chỉ theo cách thủ công, họ có thể tạo các báo cáo động với tài liệu ảnh trong một vài cú nhấp chuột. Quy trình làm việc này giúp trụ sở chính dễ dàng xem lại lịch sử tiến độ của từng trung tâm phân phối.

Kế hoạch hành động

Việc kiểm tra kho hàng chỉ có giá trị khi bạn thực hiện chúng. Nếu bạn phát hiện ra các vấn đề không tuân thủ nhưng không giao cho chúng giải pháp, bạn sẽ khiến nhà kho và doanh nghiệp của mình gặp phải rủi ro nghiêm trọng. Lựa chọn phần mềm kiểm tra kho tự động tạo kế hoạch hành động để bạn có thể chủ động giải quyết vấn đề. 

Một nhà bán lẻ đồ cải thiện nhà sử dụng Bindy để tiến hành kiểm tra chất thải nguy hại hàng tuần của họ. Phần mềm gửi các khuyến nghị và liên kết nhiệm vụ Để đảm bảo tuân thủ. Nhà bán lẻ cũng đính kèm các hướng dẫn để xử lý đúng cách vật liệu trong trường hợp bị tràn.

Sưc khỏe va sự an toan

Sưc khỏe va sự an toan đặc biệt quan trọng trong môi trường bán lẻ hiện tại và phần mềm kiểm tra kho hàng của bạn phải có các tính năng dành riêng cho danh mục này. Nhà kho tiềm ẩn rất nhiều mối nguy hiểm cho người lao động. Điều quan trọng là phải thực hiện các biện pháp để giảm thiểu té ngã, đảm bảo đào tạo cập nhật cho nhân viên xử lý hóa chất và giữ cho thiết bị được bảo trì để sử dụng an toàn, cùng những việc khác.

Và bây giờ, các nhà kho cần được làm vệ sinh đầy đủ và dự trữ các vật liệu làm vệ sinh và bất kỳ thiết bị bảo hộ cần thiết nào. Ngoài ra, với các giao thức phân bổ vật lý được áp dụng và thay đổi thường xuyên, bạn cần có khả năng tạo, phân phối và thực thi các bản cập nhật chính sách.

Bindy có đầy đủ các tính năng an toàn và sức khỏe để kiểm tra kho hàng. Với nó, bạn có thể tạo số lượng danh sách kiểm tra không giới hạn và chỉ định các hành động khắc phục, cho phép bạn giải quyết các vấn đề ngay từ đầu - trước khi chúng trở thành nợ phải trả. 

Các tính năng an toàn và sức khỏe khác cần tìm trong phần mềm kiểm tra kho bao gồm chia sẻ các quy trình và tiêu chuẩn tới nhiều địa điểm, báo cáo tuân thủ sức khỏe và an toàn, và phân công nhiệm vụ để đảm bảo các hành động bắt buộc được thực hiện để giải quyết mọi vấn đề.

Quản lý người dùng và cộng tác

Các đơn vị nhượng quyền có nhiều cửa hàng, kho hàng và đội ngũ (thực hiện và vận hành, hậu cần, thu mua, v.v.) cần sử dụng và truy cập các công cụ kiểm tra kho, cả từ xa và tại chỗ. Bạn sẽ muốn ghi chú quy mô và nhu cầu của nhóm của mình cả hiện tại và trong tương lai, đồng thời đảm bảo phần mềm kiểm tra kho đáp ứng được những nhu cầu đó và có thể mở rộng quy mô theo tốc độ phát triển của bạn.

Bindy cung cấp người dùng và trang web không giới hạn, cũng như các mức quyền phân cấp để bạn có thể điều chỉnh ai có quyền truy cập vào các đợt kiểm tra nào. “Trước khi sử dụng Bindy, chúng tôi đã thiếu sự theo dõi từ các chuyến thăm cửa hàng cùng nhóm của chúng tôi,” một quản lý cấp cao về hoạt động của cửa hàng và dịch vụ khách hàng tại BevMo cho biết. “Bằng cách sử dụng Bindy, chúng tôi hiện đã tích hợp sẵn các vòng phản hồi”. Trên thực tế, 88% của các nhà bán lẻ sử dụng Bindy nói rằng nó cải thiện cửa hàng liên lạc và thực hiện. 

Hỗ trợ khách hàng và kỹ thuật

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp đa địa điểm trên nhiều múi giờ khác nhau (và thậm chí cả quốc gia), điều quan trọng là phải tìm một phần mềm kiểm tra kho hàng với hỗ trợ kỹ thuật có thể truy cập để giúp bạn suốt ngày đêm. Tìm kiếm 24/7 hỗ trợ có sẵn qua điện thoại, trò chuyện trực tiếp và email. Một số tùy chọn phần mềm kiểm tra kho cũng có nhóm cộng đồng riêng và nội dung hỗ trợ nơi bạn có thể tự phục vụ. 

Khả năng tương thích và dễ sử dụng

Nếu bạn có kế hoạch triển khai phần mềm kiểm tra kho trên tất cả các địa điểm, nó cần phải thân thiện với người dùng. Chương trình càng khó sử dụng, bạn càng có ít cơ hội được áp dụng rộng rãi. Chưa kể, bạn sẽ đầu tư ít tài nguyên hơn vào đào tạo và giới thiệu. Lập danh sách những cá nhân quan trọng sẽ sử dụng phần mềm kiểm tra kho, cả ở mặt trước và mặt sau, và nhận mua hàng từ một người nào đó trong mỗi bộ phận đó. 

Ngoài ra, bạn cũng cần phần mềm kiểm tra kho hàng để hoạt động với phần còn lại của ngăn xếp công nghệ hiện có của bạn, cũng như bất kỳ công nghệ nào bạn dự định triển khai trong tương lai. Xem xét xem phần mềm kiểm tra kho có hoạt động trên Mac, Windows, Linux, Android, iOS và các thiết bị khác mà nhóm của bạn có thể có hoặc không có quyền truy cập. 

Phần mềm kiểm tra kho với API mở cho phép các doanh nghiệp xây dựng và tùy chỉnh các tích hợp của riêng họ. Bindy sử dụng API mở để xuất dữ liệu theo chương trình, cũng như đăng nhập một lần vào Microsoft Azure (SSO) để tích hợp với hệ thống quản lý người dùng. Điều này cho phép các nhà bán lẻ tự động hóa các quy trình vận hành để giảm bớt công việc lặp đi lặp lại và tăng năng suất. 

Tìm hiểu thêm về khả năng tương thích SSO và API của Bindy> 

Tiến tới với phần mềm kiểm tra kho hàng của bạn

Tóm lại, khi tìm kiếm một phần mềm kiểm tra kho hàng, hãy tìm: 

• Các biểu mẫu và danh sách kiểm tra có thể tùy chỉnh
• Chụp ảnh bắt buộc
• Kế hoạch hành động
• Sưc khỏe va sự an toan
• Quản lý người dùng và cộng tác
• Hỗ trợ khách hàng và kỹ thuật
• Khả năng tương thích và dễ sử dụng.

Thông tin về các Tác giả:

Alexandra Sheehan làm việc với các công ty B2B trong lĩnh vực bán lẻ, thương mại điện tử và du lịch để tạo ra các chiến lược và nội dung blog, trang web và blog chuyên nghiệp. Bạn có thể thấy cô ấy làm việc trên các trang web như Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30, v.v. thealexsheehan.com.