Hiện đã có các hệ thống hoàn thiện, hiệu quả cao, phần lớn tự động để tiến hành kiểm toán bán lẻ.
Một số tổ chức thiết lập hệ thống của riêng họ, một hoặc nhiều “danh sách kiểm tra“, Thường là với Excel và email. Cách tiếp cận này có thực tế và tiết kiệm chi phí không?
Trong bài đăng này, chúng tôi so sánh chi phí kiểm toán bán lẻ có và không có phần mềm kiểm toán bán lẻ.
Bắt đầu nào.
Kiểm tra Excel và Giấy
Chuẩn bị đánh giá
Việc chuẩn bị đánh giá bao gồm việc lên lịch đánh giá và thông báo cho chủ sở hữu / người quản lý cửa hàng (tất nhiên là trừ khi cuộc đánh giá không được báo trước, trong trường hợp đó, cuộc đánh giá sẽ được lên lịch trong lịch của người quản lý cấp huyện và hiển thị cho cấp trên nhưng không hiển thị cho cửa hàng). Chuẩn bị đánh giá thường bao gồm việc tra cứu các cuộc đánh giá trước đây và chuẩn bị các ghi chú cho cuộc đánh giá sắp tới. Điều này cần 15 phút.
Vận chuyển
Việc đưa một người quản lý cấp huyện đến một cửa hàng cần nhiều thời gian. Trong những trường hợp tốt nhất (lái xe ngắn, không bay), cần 45 phút để đưa một Quản lý khu vực đến một cửa hàng và một người khác 45 phút để đưa cô ấy đến cuộc hẹn tiếp theo. Các nhà quản lý cấp huyện bao phủ một khu vực địa lý rộng lớn tất nhiên sẽ mất nhiều thời gian hơn nhưng quan điểm của bài tập này là thận trọng với các giả định và con số của chúng tôi.
Kiểm tra, Kế hoạch hành động và Theo dõi
Một cuộc đánh giá thường xuyên được cho là sẽ thực hiện 2 giờ. Nữa giờ được dùng để tính điểm, lập kế hoạch hành động và in và ký các bản sao. Sau chuyến thăm, người quản lý quận dự kiến sẽ theo dõi kế hoạch hành động. Với các quy trình dựa trên giấy và Excel, điều này thường yêu cầu các cuộc gọi điện thoại và email theo dõi. Điều này cần một giờ. Excel hoặc biểu mẫu giấy thường được gửi điện tử hoặc gửi qua đường bưu điện đến trụ sở chính nơi nó có thể được nhập vào kho lưu trữ trung tâm và được lưu trữ. Điều này cần 30 phút.
Với những giả định này, một cuộc kiểm toán bán lẻ dựa trên Excel hoặc trên giấy sẽ mất 380 phút thời gian. Sử dụng mức lương trung bình trong ngành cho một quản lý cấp huyện là $68,781 (bao gồm cả các lợi ích, xem mức lương), điều này được chuyển thành chi phí $222,25 cho tổ chức. Như bất kỳ Phó Chủ tịch hoặc Giám đốc Hoạt động nào cũng biết, đây là khoản tiền được chi tiêu rất tốt. Trong bất kỳ môi trường đa đơn vị nào, việc đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn dịch vụ và hàng hóa là yếu tố đảm bảo chính cho sự thành công và giảm thiểu rủi ro.
Mà không có nghĩa là bạn không thể làm tốt hơn! So sánh chi phí trên Excel và chi phí trên giấy với chi phí của giải pháp dựa trên đám mây như Bindy.
Phần mềm Kiểm toán Bán lẻ
Chuẩn bị đánh giá
Việc chuẩn bị kiểm toán phần lớn được tự động hóa và đơn giản hóa rất nhiều với Bindy. Hệ thống cung cấp lịch (tích hợp với Outlook) để lên lịch cho cả các chuyến thăm đã thông báo và không báo trước. Email thông báo và nhắc nhở sẽ tự động được gửi.
Tra cứu các lần truy cập trước đây rất nhanh chóng và dễ dàng. Các chuyến thăm trước đây hiển thị các xu hướng, các khu vực có vấn đề lặp lại và các mục kế hoạch hành động nổi bật, nếu có. Người quản lý học khu có thể nhập ghi chú của cô ấy vào chuyến thăm đã lên lịch trước thời hạn. Điều này có nghĩa là việc chuẩn bị đánh giá chỉ mất 5 phút, thay vì 15.
Vận chuyển
Một lần nữa, phải mất 45 phút để đưa người quản lý khu vực đến cửa hàng và thêm 45 phút nữa để đưa cô ấy đến cuộc hẹn tiếp theo.
Kiểm tra, Kế hoạch hành động và Theo dõi
Bindy xử lý vị trí địa lý (“tìm vị trí gần nhất của tôi”) và tiết kiệm thời gian để xác định một cửa hàng và biểu mẫu áp dụng để bắt đầu chuyến thăm. Đó là 10 phút được tiết kiệm từ một chuyến thăm 2 giờ.
Bindy tự động chấm điểm bài kiểm tra và hoàn toàn bằng điện tử, không yêu cầu dấu vết trên giấy (dấu vết trên giấy điện tử được tạo tự động). Đó là 20 phút được tiết kiệm.
Kế hoạch Hành động Bindy được tự động xây dựng từ tất cả các mục không tuân thủ được tìm thấy trong chuyến thăm. Việc tạo kế hoạch hành động chỉ đơn giản là việc chỉ định các mục không tuân thủ cho các cá nhân, riêng lẻ hoặc hàng loạt. Vì lý do này, thay vì mất 45 phút, bạn chỉ mất 15.
Việc theo dõi phần lớn cũng được tự động hóa. Bất kỳ lúc nào, DM có thể đăng nhập vào ứng dụng để xem bất kỳ chuyến thăm nào có ít nhất một mục kế hoạch hành động nổi bật. DM có thể theo dõi điện tử và phân công nhiệm vụ. Không còn cuộc gọi điện thoại và email khó theo dõi. Vì lý do này, thời gian theo dõi được cắt giảm từ 60 phút xuống còn 15 phút.
Cuối cùng, là điện tử và thời gian thực, không cần phải gửi thư hoặc khóa lại dữ liệu với Bindy. Đó là 30 phút nữa được tiết kiệm.
Từ đầu đến cuối, một cuộc kiểm tra thực địa Bindy mất 235 phút thời gian. Sử dụng cùng mức lương trung bình trong ngành cho một quản lý cấp huyện, điều này chuyển thành chi phí cho tổ chức là $137,45.
Excel / Paper so với Phần mềm Kiểm toán Bán lẻ
Sự kết hợp giữa tự động hóa và tiết kiệm lao động có nghĩa là tổ chức tiết kiệm được 145 phút và $84.81 cho mỗi cuộc đánh giá thực địa được thực hiện bằng Bindy.
Để biết thêm thông tin về chi phí và ROI của kiểm toán bán lẻ, vui lòng tham khảo Chi phí của việc không tuân thủ.
NGUỒN KIỂM TOÁN VÀ KIỂM TRA BÁN LẺ KHÁC
Tham khảo đến Hạng mục Kiểm tra và Kiểm tra Bán lẻ để biết cách thực hiện và các phương pháp hay nhất cho việc kiểm tra và thanh tra bán lẻ.
