Quản lý Nhiệm vụ Bán lẻ, Hướng dẫn Toàn diện

Việc thực hiện nhiệm vụ ở cấp cơ sở là một thách thức đối với hầu hết các nhóm bán lẻ và khách sạn. Một hệ thống quản lý tác vụ hiệu quả thúc đẩy cửa hàng thực hiện, sự tham gia và tương tác của trang web lên những tầm cao mới.

Một sai lầm phổ biến mà các nhà bán lẻ mắc phải là cố gắng quản lý công việc qua email. Tiếp theo là không thể cập nhật các chương trình phức tạp và nhiều phần chuyển động thông qua email - ai đã và chưa làm những gì, ở đâu và khi nào.

Đó là lý do tại sao chúng tôi biên soạn hướng dẫn toàn diện này về quản lý công việc trong ngành bán lẻ và khách sạn.

Hãy đi sâu vào.

NỘI DUNG

Quản lý nhiệm vụ bán lẻ là gì?

Nhiệm vụ là gì?

Tại sao thực thi tác vụ không thành công

Cách cải thiện quản lý tác vụ

Giao nhiệm vụ hoặc tiến hành kiểm tra

Quản lý nhiệm vụ bán lẻ là gì?

Quản lý nhiệm vụ bán lẻ là quá trình quản lý các nhiệm vụ bao gồm mức độ ưu tiên, ngày đến hạn, phân phối chi tiết đến những người nhận được chọn, ảnh xác minh, theo dõi và báo cáo theo thời gian thực. Quản lý tác vụ giúp các thương hiệu bán lẻ và khách sạn đạt được các mục tiêu cụ thể thông qua việc phân phối các yêu cầu có thể thực hiện được và có thể theo dõi được.

Hai loại nhiệm vụ

Trong bán lẻ thường có hai loại nhiệm vụ: nhiệm vụ vận hành định kỳ và nhiệm vụ đặc biệt.

Nhiệm vụ định kỳ

Nhiệm vụ định kỳ là những nhiệm vụ giúp hoạt động kinh doanh bán lẻ diễn ra suôn sẻ. Điều này bao gồm số lượng hàng tồn kho thường xuyên, đánh giá hoạt động và kiểm tra bảo mật. Loại nhiệm vụ này cũng bao gồm các trách nhiệm hàng ngày như nhập kho, dọn dẹp, v.v. Nghĩa là, các loại nhiệm vụ thường được biểu thị bằng một danh mục.

Nhiệm vụ đặc biệt

Nhiệm vụ đặc biệt là lời kêu gọi hành động một lần. Ví dụ: thiết lập một khu trưng bày hàng hóa chuyên biệt, thực hiện một thay đổi chính sách, chỉ định đào tạo bổ sung, hoặc nhớ lại một sản phẩm. Những nhiệm vụ này có thể khẩn cấp và nếu không được hoàn thành đúng hạn có thể khiến các quy trình kinh doanh thiết yếu bị đình trệ hoặc gây tổn hại đến danh tiếng của thương hiệu.

Cả nhiệm vụ định kỳ và đặc biệt cũng có thể được chia thành các tác vụ đơn và nhiều tác vụ.

Các tác vụ một hành động

Nhiệm vụ hành động đơn lẻ là những nhiệm vụ đơn giản thường được hoàn thành trong một bước duy nhất. Ví dụ: đặt các bảng hiệu giảm giá được cập nhật, thay bóng đèn bị cháy trên bảng hiệu cửa hàng hoặc cập nhật bảng bánh sandwich bằng các sản phẩm đặc biệt trong ngày. Những loại nhiệm vụ này có thể bị bỏ qua hoặc đơn giản là bị lãng quên trong thế giới bán lẻ và khách sạn bận rộn hàng ngày.

Tác vụ đa tác vụ

Các nhiệm vụ nhiều hành động phức tạp hơn và bao gồm nhiều bước hành động và các nhiệm vụ phụ. Các bước có thể cần được hoàn thành theo một thứ tự được chỉ định. Loại công việc này có thể bao gồm việc dọn dẹp hàng đêm các thiết bị nhà bếp phức tạp, xử lý việc giao sản phẩm mới hoặc giới thiệu một nhân viên mới.

Khi nói đến các nhiệm vụ này, có thể dễ dàng bỏ qua các bước hoặc hoàn thành một phần nhiệm vụ. Ví dụ: đây là lý do tại sao nhân viên cửa hàng chỉ thực hiện hiển thị theo kế hoạch 37% của thời gian.

Tại sao thực thi tác vụ không thành công

Trước khi thảo luận về việc triển khai các công cụ nhằm cải thiện việc quản lý công việc tại cửa hàng, việc xem xét nguyên nhân gốc rễ của việc hoàn thành công việc không đạt tiêu chuẩn trong ngành bán lẻ là rất hữu ích.

Mất tập trung

Không có gì lạ khi các nhân viên bán lẻ cảm thấy như họ bị kéo theo hàng chục hướng khác nhau mỗi ngày. Đôi khi những nhiệm vụ thu hút sự chú ý không phải là nhiệm vụ quan trọng nhất hoặc thiết yếu đối với hoạt động, mà là những nhiệm vụ gây rối hoặc đáng chú ý nhất. Ví dụ, vô số email liên tục gửi đến từ điện thoại của người quản lý cửa hàng.

Quản lý cửa hàng và quản lý khu vực thường bị phân tâm cực độ. Giữa những khách hàng cần được quan tâm, những câu hỏi của nhân viên, những buổi đào tạo, bạn rất dễ quên mất những nhiệm vụ thiết yếu.

Lẫn lộn về các ưu tiên

Các nhóm có thể có những khuynh hướng và ưu tiên khác nhau dựa trên kinh nghiệm và sự nhạy cảm của chính họ. Mặc dù điều đó không có gì sai, nhưng các thương hiệu cần đảm bảo rằng các nhiệm vụ và chương trình cốt lõi tạo nên xương sống cho chiến lược của họ được thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn.

Không cần đặt mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ, nhân viên cũng có thể thể hiện điều mà Harvard Business Review gọi là “thiên hướng hoàn thành nhiệm vụ”. Một nghiên cứu của Trường kinh doanh Harvard lập luận rằng khi số lượng nhiệm vụ tăng lên đối với một nhân viên, nhân viên đó có thể chọn hoàn thành các nhiệm vụ dễ dàng hơn trước như một cách để kiểm tra danh sách của họ, cảm thấy hoàn thành và giảm bớt khối lượng công việc của họ.

Mặc dù điều này thúc đẩy hiệu suất trong thời gian ngắn, nhưng xu hướng hoàn thành nhiệm vụ cuối cùng có ảnh hưởng tiêu cực đến việc học tập của nhân viên và tác động tiêu cực đến hiệu suất dài hạn của tổ chức khi nhiệm vụ khó khăn hơn và tốn thời gian hơn tiếp tục được thực hiện.

Khoảng trống thông tin

Theo một cuộc thăm dò gần đây của Gallup, chỉ một nửa trong số 2,2 triệu nhân viên được khảo sát nói rằng họ hiểu những gì được mong đợi ở họ trong công việc. Nghiên cứu tương tự cho thấy rằng có tới 12% nhân viên đồng ý mạnh mẽ rằng người quản lý của họ giúp họ đặt ra các ưu tiên công việc.

Các nhiệm vụ quan trọng của tổ chức có thể rơi vào ngõ cụt đơn giản vì nhân viên không biết họ có trách nhiệm với nhiệm vụ hoặc không hiểu các kỳ vọng của nhiệm vụ.

Cách cải thiện quản lý tác vụ

Thành công trong lĩnh vực bán lẻ phụ thuộc vào chấp hành.

“Có một mối liên hệ trực tiếp giữa điểm mấu chốt của bạn và năng suất của nhân viên; nếu bạn đang tìm cách tăng doanh thu của mình, bạn cần bắt đầu với nhân viên của mình ", chuyên gia bán lẻ lập luận Francesca Nicasio.

Cô tiếp tục: “Cung cấp cho họ các công cụ để thực hiện công việc tốt hơn nhằm tối đa hóa năng suất của nhân viên”. Nếu bạn muốn cải thiện việc thực hiện nhiệm vụ trong các cửa hàng bán lẻ, hãy bắt đầu với những công cụ phù hợp.

Sử dụng đúng công cụ

Công cụ quản lý tác vụ bán lẻ phù hợp sẽ tạo nên sự khác biệt. Nhiều người nghĩ một Danh sách kiểm tra Excel và email hoặc các chương trình như Google Keeps hoặc Apple Notes là đủ để tăng cường hiệu suất tại cửa hàng. Nhưng không có lựa chọn nào trong số đó cung cấp cho các nhà bán lẻ một nơi tập trung cho tất cả các nhiệm vụ. Họ cũng không cho phép theo dõi việc hoàn thành nhiệm vụ trên tất cả các cửa hàng. Để thành công và đáng tin cậy, một nền tảng quản lý tác vụ cần phải là một cơ quan quản lý tập trung.

“Công nghệ có thể tạo ra hoặc phá vỡ khả năng điều hành một hoạt động bán lẻ suôn sẻ của bạn” nói lãnh đạo tư tưởng bán lẻ Hoa nhài Glasheen. Cô ấy lưu ý rằng việc cố gắng theo dõi tất cả các bộ phận chuyển động theo cách thủ công “có thể dẫn đến một số lỗi do con người gây ra khiến bạn phải trả giá cuối cùng”.

Thay vào đó, hãy chọn một dung dịch trong đó bạn có thể giao nhiệm vụ cho những người nhận cụ thể cho bất kỳ nhu cầu nào của cửa hàng. Quan trọng nhất, hãy tìm một giải pháp giúp nhóm của bạn thực hiện công việc của họ và đặt tất cả thông tin họ cần vào một nơi để thực thi nhanh hơn: chỉ thị, ảnh và tài liệu hỗ trợ.

Bởi vì các nhóm bán lẻ đang di chuyển, giải pháp của bạn phải có thể chạy trên tất cả các thiết bị, do đó, bất kể nhân viên của bạn ở đâu, họ vẫn có thể tương tác. Cuối cùng, chẳng ích gì khi giao nhiệm vụ nếu bạn không thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành một cách dễ dàng và theo thời gian thực. Làm như vậy đảm bảo các vấn đề không rơi qua các vết nứt.

Triển khai các công cụ mới

Có thể khiến bạn nản lòng khi nghĩ đến việc tích hợp công nghệ mới vào các cửa hàng bán lẻ của bạn. Sẽ mất bao lâu để đào tạo nhân viên? Liệu nhân viên có áp dụng công cụ mới này không?

Hãy ghi nhớ các công cụ cải thiện hiệu quả và tổ chức thu hút nhân viên. Trong thực tế, 80% của nhân viên bán lẻ tin rằng sự hài lòng trong công việc của họ sẽ cải thiện nếu cửa hàng của họ hoạt động hiệu quả hơn.

Chọn một nền tảng trực quan và được thiết kế cho ngành của bạn, như Bindy. Với khoản đầu tư tối thiểu vào việc đào tạo trước, bạn sẽ đơn giản loại bỏ thời gian dành cho việc truy tìm các vấn đề thông qua email và theo dõi thủ công. Ngoài ra, hãy tận dụng chương trình đào tạo do nhà cung cấp cung cấp để tiết kiệm chi phí và dùng thử miễn phí để bạn có thể thấy nền tảng đang hoạt động tại cửa hàng của mình.

Nếu bạn không chắc chắn về cách tích hợp công nghệ mới vào cửa hàng của mình, hãy xem blog của chúng tôi: Cách triển khai công nghệ mới trong kinh doanh bán lẻ của bạn.

Đặt ngày đến hạn

Ngày đến hạn giúp nhân viên sắp xếp thứ tự ưu tiên. Điều này không chỉ là hoàn thành một nhiệm vụ để đưa ra thời hạn; ngày đáo hạn cũng giúp nhân viên biết điều gì không phải là ưu tiên ngay lập tức.

Nếu không có ngày đến hạn, có thể cảm thấy như mọi thứ đều đến hạn ngay lập tức. Điều này có thể khiến nhân viên cảm thấy quá tải và có thể kích hoạt quá trình dẫn đến “thiên vị hoàn thành nhiệm vụ” đã đề cập ở trên.

Đặt ngày tính phí dựa trên mức độ quan trọng và phù hợp với lịch độc đáo của công ty bạn. Ví dụ: không phải là ý kiến hay đối với một công ty bán hoa khi giao cho nhân viên về số lượng hàng tồn kho hoặc đào tạo trong những tháng bận rộn như tháng 12, tháng 2 và tháng 5. Tuy nhiên, chỉ định một nhiệm vụ chuyển các quầy trưng bày POS với hàng hóa phù hợp với ngày lễ là thích hợp.

Ngày đến hạn là một phần thực sự của bán lẻ. Hãy xem xét rằng một màn hình POP được thực thi đúng cách có thể cung cấp nhiều 45.5% doanh số bán hàng tăng khi được thiết lập đúng cách và đúng thời hạn.

Đưa ra thời hạn, hoàn thành việc bổ sung và thực hiện các kế hoạch tiếp thị có thể tăng doanh số bán hàng của cùng một cửa hàng bằng cách 3.7%. Không thực hiện các nhiệm vụ bán lẻ đúng hạn có nghĩa là hàng ngàn đô la còn lại trên bàn.

Rõ ràng

Các cửa hàng làm tốt nhất với các chỉ thị rõ ràng, chi tiết. Nhiệm vụ phải đơn giản và rõ ràng.

Đừng chỉ nói, "Nhớ lại tất cả rau diếp romaine." Hướng dẫn cách loại bỏ và vứt bỏ rau diếp cá một cách an toàn. Nếu bạn đang sử dụng một giải pháp như Bindy, bạn có thể đính kèm tài liệu thông báo cho nhân viên về việc thu hồi sản phẩm và cách họ có thể trả lời các câu hỏi của khách hàng. Cung cấp một biểu đồ và ảnh để nhân viên biết chính xác cách lấp đầy không gian rau diếp hiện đang trống.

Bạn có thể muốn xem xét chia nhỏ các dự án có nhiều bước thành các nhiệm vụ đơn lẻ nhỏ hơn để rõ ràng hơn. Với Bindy, bạn có thể liên kết các nhiệm vụ với nhau để nhân viên có thể hoàn thành chúng theo thứ tự được yêu cầu để đảm bảo không bỏ sót bước nào.

Theo sát

Đảm bảo rằng bạn có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành và dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ quá hạn. Với Bindy, bạn có thể chạy báo cáo hoặc theo dõi tỷ lệ hoàn thành bằng mã màu từ trang của nhiệm vụ.

Sau khi được lên lịch, các thông báo về nhiệm vụ sẽ được gửi tự động, đặt trên bảng điều khiển của nhân viên và trong lịch của họ. Tất cả đều bao gồm các liên kết có thể nhấp để nhân viên có thể dễ dàng điều hướng đến nhiệm vụ. Nhân viên có thể nhận xét về nhiệm vụ hoặc cho người tạo nhiệm vụ biết về bất kỳ vấn đề nào. Họ có thể chứng minh sự hoàn thành bằng cách đính kèm ảnh.

Là nhà nhân học bán lẻ Kizer & Bender quan sát, "Những gì được đo lường có xu hướng được hoàn thành." Luôn cập nhật về tỷ lệ hoàn thành cũng có thể giúp bạn xác định các kiểu đi trễ và hiểu rõ hơn về nơi cần huấn luyện.

Giao nhiệm vụ hay sử dụng danh sách kiểm tra?

Có thể có một số nhầm lẫn trong ngành bán lẻ về thuật ngữ “nhiệm vụ”. Một số nhà bán lẻ coi nhiệm vụ của nhân viên là “những gì họ cần hoàn thành trong ca làm việc”. Về mặt kỹ thuật, bất kỳ nhiệm vụ nào bạn giao cho một thành viên trong nhóm có thể được gọi là “nhiệm vụ”, bao gồm nhiệm vụ mở hoặc đóng hàng ngày, thực hiện kiểm tra ngăn ngừa tổn thất hoặc cập nhật khóa đào tạo an toàn của họ.

Có thể là một thách thức để tìm ra công cụ nào phù hợp nhất để giao và theo dõi tất cả các “nhiệm vụ” này. Dưới đây là các đề xuất của chúng tôi về các tính năng và công cụ để giúp thực hiện các tác vụ định kỳ, đặc biệt, một tác vụ và nhiều tác vụ.

Nhiệm vụ định kỳ

Các tác vụ định kỳ thường được xử lý tốt nhất bởi danh mục. Sử dụng một nền tảng cho phép bạn tạo nhiều loại danh sách kiểm tra mà bạn cần cho các trách nhiệm hàng ngày, phòng chống mất mát kiểm toán, hoặc sưc khỏe va sự an toan thanh tra. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn cho từng mục trong danh sách kiểm tra.

Như với bất kỳ nhiệm vụ nào, hình ảnh minh họa rất hữu ích, vì vậy hãy bao gồm các bức ảnh thực hành tốt nhất. Tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách đính kèm tài liệu hỗ trợ trực tiếp vào mục hoặc câu hỏi. Bằng cách này, nhân viên không phải rời bỏ nhiệm vụ để tra cứu thông tin; nó đã ở đó.

Cần phải có một số nhân viên điền vào một danh sách kiểm tra cụ thể? Sử dụng Bindy để "Yêu cầu kiểm tra" hoặc lên lịch kiểm tra trong lịch người dùng. Chạy một báo cáo đơn giản để xem khi nào người dùng đã hoàn thành việc kiểm tra và các vị trí nào bị thiếu kiểm tra.

Nhiệm vụ đặc biệt

Các nhiệm vụ đặc biệt thường nhạy cảm về thời gian (thu hồi sản phẩm, hiển thị POP, v.v.). Bạn có thể sử dụng mô-đun nhiệm vụ của Bindy để chỉ định các nhiệm vụ này trong vài giây, đính kèm ảnh và tài liệu, thậm chí yêu cầu ảnh bắt buộc để hoàn thành nhiệm vụ.

Không có gì lạ khi các vấn đề được phát hiện trong khi nhân viên đang tiến hành thanh tra hoặc kiểm toán. Khi điều này xảy ra, người dùng có thể sử dụng mô-đun tác vụ để gán sự cố trong thời gian thực. Ngoài ra, người kiểm tra có thể chỉ định một kế hoạch hành động, nghĩa là, một hành động khắc phục với một ngày đến hạn. Các kế hoạch hành động có thể được chỉ định khi đang tiến hành thanh tra hoặc sau khi hoàn thành.

Với các báo cáo dễ chạy, trụ sở chính có thể xác minh việc hoàn thành nhiệm vụ và kế hoạch hành động từ bất cứ đâu. Người dùng nhận được lời nhắc tiếp theo khi các nhiệm vụ hoặc kế hoạch hành động đã quá hạn để không có gì vượt qua được các vết nứt hoặc rủi ro cho danh tiếng của thương hiệu.

Các tác vụ một hành động

Các công việc đơn lẻ có thể được kết hợp để tạo danh sách kiểm tra. Chẳng hạn như cung cấp lại các kệ khác nhau thông qua cửa hàng. Sử dụng Bindy's quản lý nhiệm vụ , bạn cũng có thể chỉ định hàng loạt nhiệm vụ hành động đơn lẻ theo vai trò khi cần thiết hoặc cho người dùng cụ thể.

Tác vụ đa tác vụ

Các tác vụ nhiều hành động có thể được kết hợp để tạo danh sách kiểm tra từng bước được đánh số. Cũng có thể tạo một loạt các nhiệm vụ được liên kết với Bindy, yêu cầu nhiệm vụ đầu tiên phải hoàn thành trước khi có nhiệm vụ tiếp theo.

Tiến lên phía trước với Quản lý Tác vụ

Quản lý tác vụ có thể trông khác nhau tùy thuộc vào ngành bán lẻ của bạn. Thực hiện một chương trình quản lý công việc nhằm tìm ra những điểm khó khăn về năng suất của bạn và thực hiện một cách tiếp cận từ trên xuống để giảm thiểu những điểm khó khăn đó. Người ta ước tính rằng chi phí của việc không tuân thủ là 3.5 cao hơn gấp nhiều lần so với chi phí để đầu tư vào các chương trình thúc đẩy sự tuân thủ của tổ chức và hoàn thành nhiệm vụ.

Cách duy nhất để biết liệu các cửa hàng có thực sự thực hiện các nhiệm vụ mua bán, vận hành hoặc ngăn ngừa thất thoát hay không là có một công cụ cho phép theo dõi dễ dàng, theo thời gian thực. Sử dụng đúng công cụ sẽ giúp giữ cho mọi người, ở mọi cấp độ, trên cùng một trang và tập trung.