7 Quy trình thủ công Mọi nhà bán lẻ nên từ bỏ thực hiện

Các nhà bán lẻ - thực ra là tất cả các doanh nhân - bận rộn hơn bao giờ hết, với hầu hết các chủ doanh nghiệp cảm thấy như họ không có đủ thời gian. Nghiên cứu của công ty tư vấn quản lý The Alternative Board cho thấy 72% của các nhà quản lý doanh nghiệp cảm thấy bị choáng ngợp bởi vai trò và trách nhiệm của họ.

Bạn có thể liên hệ? Nếu vậy, bạn nên ưu tiên dành nhiều thời gian hơn cho công việc kinh doanh của mình. Làm như vậy sẽ tránh kiệt sức và giúp bạn luôn dẫn đầu trò chơi của mình.

Khi nói đến việc tiết kiệm thời gian, một trong những điều đầu tiên bạn nên làm là đánh giá các quy trình hiện tại của mình và tìm cách tự động hóa các tác vụ thủ công và rườm rà. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ xác định các quy trình thủ công phổ biến nhất đang làm chậm các nhà bán lẻ và đưa ra các đề xuất về cách hợp lý hóa chúng.

1. Số lượng khoảng không quảng cáo

Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả là một trụ cột quan trọng của thành công trong lĩnh vực bán lẻ, vì vậy điều quan trọng là bạn phải luôn nắm vững việc quản lý hàng tồn kho. Một phần quan trọng của công việc đó là đếm sản phẩm của bạn để đảm bảo rằng hồ sơ hàng tồn kho của bạn khớp với các mặt hàng thực tế trong cửa hàng.

Mặc dù rất khó để tự động hóa hành động nhập kho vật lý (trừ khi bạn có rô bốt để giúp bạn), bạn có thể hợp lý hóa quy trình bằng cách sử dụng các ứng dụng máy quét mã vạch và các công cụ kỹ thuật số khác thay cho bút và giấy truyền thống.

Nếu bạn đã sử dụng POS hoặc hệ thống quản lý hàng tồn kho, hãy hỏi nhà cung cấp về các tính năng lấy hàng của họ và xem liệu bạn có thể sử dụng chúng trong cửa hàng của mình hay không.

Bạn cũng có thể tự động hóa quy trình đối chiếu hàng tồn kho của mình bằng cách đồng bộ hóa hệ thống quản lý hàng tồn kho với giải pháp kiểm kê hàng tồn kho của mình. Làm như vậy loại bỏ công việc thủ công kiểm tra các mục khỏi khay nhớ tạm, do đó, tăng tốc quá trình đối chiếu và giảm lỗi do con người gây ra.

2. Quản lý khách hàng

Người tiêu dùng ngày nay đang đòi hỏi sự cá nhân hóa nhiều hơn từ các thương hiệu. Các nghiên cứu khác nhau chỉ ra rằng 62% của người tiêu dùng đang mong đợi các thương hiệu gửi các chương trình khuyến mãi phù hợp và 54% của người mua sắm mong đợi các khoản giảm giá được cá nhân hóa trong vòng một ngày kể từ khi chia sẻ thông tin chi tiết của họ với nhà bán lẻ.

Rõ ràng, mọi người muốn các nhà bán lẻ cung cấp trải nghiệm tùy chỉnh và để giành chiến thắng trong bối cảnh ngày nay, bạn cần có khả năng cá nhân hóa cách bạn tương tác với các khách hàng khác nhau.

Làm điều đó hầu như không thể nếu không có tự động hóa. Việc thu thập thông tin chi tiết về khách hàng theo cách thủ công hoặc cố gắng tạo các chiến dịch tiếp thị mà không có công nghệ không chỉ mất thời gian mà còn là một hoạt động cực kỳ khó mở rộng quy mô.

Vì lý do này, điều quan trọng là phải trang bị cho mình một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hiệu quả có thể tự động hóa cách bạn tương tác với khách hàng và quản lý thông tin chi tiết của họ.

CRM phù hợp cho phép bạn thu thập thông tin người mua hàng và phân khúc cơ sở khách hàng của mình một cách dễ dàng, vì vậy bạn có thể xây dựng và chạy các chiến dịch được cá nhân hóa một cách dễ dàng. Để có kết quả tốt nhất, hãy tích hợp CRM của bạn với hệ thống điểm bán hàng và nền tảng thương mại điện tử để dữ liệu bán hàng và lịch sử mua hàng có thể trôi chảy từ hệ thống này sang hệ thống tiếp theo.

3. Báo cáo

Chỉ số bán lẻ và KPI chẳng hạn như vòng quay hàng tồn kho, doanh thu bán hàng và tỷ suất lợi nhuận là điều cần thiết khi đưa ra quyết định trong kinh doanh của bạn. Các chỉ số này sẽ giúp bạn xác định mọi thứ, từ những mặt hàng cần đặt đến những loại khuyến mại sẽ chạy.

Và mặc dù chắc chắn bạn có thể tự mình tính toán các số liệu này, nhưng quá trình này ngốn thời gian của bạn và mở ra chỗ cho lỗi của con người.

Đó là lý do tại sao, nếu bạn vẫn đang xử lý các con số trong doanh nghiệp của mình theo cách thủ công, thì đã đến lúc tự động hóa thành phần báo cáo của hoạt động của bạn. Hãy sở hữu cho mình một giải pháp phân tích bán lẻ có thể tự động hiển thị các chỉ số bán hàng, khoảng không quảng cáo và khách hàng mà bạn cần.

Bằng cách đó, bạn có thể dành ít thời gian hơn để làm phép toán và nhiều thời gian hơn để đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng.

4. Sổ sách kế toán

Theo dõi thu nhập và chi phí kinh doanh của bạn theo cách thủ công (không kể đến việc lưu giữ biên lai) không chỉ tốn thời gian mà còn có thể khiến bạn đau đầu khi mùa thuế đến.

Ngăn chặn điều đó bằng cách sử dụng phần mềm kế toán và sổ sách kế toán tiện dụng (chẳng hạn như Sách nhanh hoặc Xero). Kết nối ứng dụng với tài khoản ngân hàng của bạn và chỉ cần phân loại các giao dịch của bạn khi chúng đến. So với việc sử dụng Excel - hoặc tệ hơn là bút và giấy - việc sử dụng ứng dụng để xử lý sổ sách của bạn khiến công việc dễ dàng hơn nhiều và giúp duy trì sự tỉnh táo của bạn khi đến lúc nộp hồ sơ thuế của bạn.

Vì vậy, nếu bạn chưa làm như vậy, hãy bắt đầu tự động hóa việc ghi sổ kế toán của doanh nghiệp. Bản thân và kế toán tương lai của bạn sẽ cảm ơn bạn vì điều đó.

5. Điều chỉnh POS cuối ngày

Nói về tài chính, điều chỉnh POS cuối ngày là một nhiệm vụ quan trọng khác hoạt động tốt nhất khi được tự động hóa. Theo truyền thống, quy trình này liên quan đến việc đảm bảo rằng các khoản thanh toán thực tế mà bạn nhận được khớp với các khoản thanh toán được ghi lại trong hệ thống điểm bán hàng của bạn. Nó cũng giúp bạn theo dõi doanh thu của mình theo hình thức thanh toán (ví dụ: tiền mặt so với thanh toán bằng thẻ tín dụng).

Các chuyên gia khuyên bạn nên tiến hành đối chiếu POS ít nhất một lần mỗi ngày hoặc thậm chí sau mỗi ca làm việc trong khi các giao dịch vẫn còn mới.

Việc đối chiếu thanh toán có thể khá khó khăn, ngay cả khi bạn đã có một hệ thống điểm bán hàng tuyệt vời. Nếu bạn đang muốn thực hiện dễ dàng hơn nhiều, hãy xem xét triển khai các khoản thanh toán tích hợp.

Có một hệ thống thanh toán tích hợp nghĩa là kết nối POS của bạn với bộ xử lý thẻ tín dụng của bạn, do đó, dữ liệu thanh toán sẽ tự động được ghi lại và khớp. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu ghi số tiền thanh toán vào máy POS của bạn theo cách thủ công, do đó làm cho quá trình nhanh hơn và ít bị lỗi hơn.

6. Kiểm toán bán lẻ

Cách tiến hành truyền thống kiểm tra cửa hàng bán lẻ có thể cồng kềnh, chủ yếu là do có một số nhiệm vụ và bước liên quan đến quy trình này.

Các cuộc đánh giá cần được lên lịch và phối hợp trước, và các nhà quản lý cấp huyện được yêu cầu đến các cửa hàng bán lẻ để họ có thể kiểm tra các vấn đề tuân thủ. Sau đó, có nhiệm vụ chia sẻ kết quả đánh giá với các bên liên quan và đảm bảo rằng các bước hành động được chỉ định và thực hiện đúng cách.

Bạn có thể thấy, kiểm toán bán lẻ có nhiều bộ phận chuyển động và quản lý mọi thứ có thể mất rất nhiều thời gian và nhân lực. Vì lý do này, tốt nhất nên tự động hóa các phần của quy trình bằng cách sử dụng một phần mềm mạnh mẽ. giải pháp kiểm toán bán lẻ.

Bindychẳng hạn, có một số chức năng hữu ích có thể hợp lý hóa quy trình kiểm tra. Danh sách kiểm tra cửa hàng thông minh, quản lý tác vụ, xác minh ảnh, lịch cộng tác và khả năng theo dõi vé, Bindyloạt tính năng của nó cho phép bạn luôn cập nhật mọi giai đoạn của quá trình thực hiện và giao tiếp tại cửa hàng.

7. Thông tin liên lạc cửa hàng

Quản lý thông tin liên lạc của nhóm là rất quan trọng trong bán lẻ. Mọi người tại văn phòng công ty, cùng với các nhà quản lý và nhân viên tuyến đầu, tất cả đều cần phải ở trên cùng một trang khi nói đến những thứ như:

• cập nhật chính sách cửa hàng
• truy cập vào sổ tay hướng dẫn sử dụng cửa hàng
• thông tin thu hồi sản phẩm
• giao nhiệm vụ và theo dõi

Đó là rất nhiều thông tin cần cập nhật và các kênh truyền thống như email, cuộc gọi điện thoại và tin nhắn văn bản không có khả năng đồng bộ hóa mọi người. Khi giao tiếp diễn ra trên nhiều nền tảng, tất cả các chi tiết và thông điệp đều quá dễ dàng để lọt qua các lỗ hổng.

Các kênh như email, SMS và cuộc gọi thoại cũng gây khó khăn cho việc theo dõi việc hoàn thành nhiệm vụ. Nhân viên mới đã xem và đọc các chính sách của cửa hàng công ty chưa? Việc thu hồi có được thực hiện ở mọi cửa hàng không? Bạn không thể nhận được câu trả lời nhanh cho những câu hỏi này nếu kênh của bạn bị phân mảnh.

Đó là lý do tại sao bạn nên trang bị cho doanh nghiệp của mình một nền tảng giữ tất cả thông tin liên lạc, tài liệu và việc cần làm của bạn ở một nơi. Có một số giải pháp đám mây cho phép bạn làm điều này và một số nhà cung cấp nhất định (chẳng hạn như Bindy) cung cấp giải pháp bán lẻ tất cả trong một để xử lý tất cả các giao tiếp và quản lý tác vụ cửa hàng của bạn.

Một từ về tích hợp ứng dụng

Bài đăng này đề cập đến tích hợp ứng dụng khá nhiều và vì lý do chính đáng. Việc kết nối các ứng dụng và giải pháp kinh doanh của bạn (ví dụ: POS, CRM, kế toán, giao tiếp cửa hàng, v.v.) cho phép bạn tự động hóa các quy trình khác nhau trong doanh nghiệp của mình, do đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Đó là lý do tại sao bất cứ khi nào bạn có cơ hội kết nối các ứng dụng khác nhau trong hoạt động kinh doanh bán lẻ của mình, hãy nhớ làm như vậy. Tích hợp gốc hoạt động tốt nhất, vì vậy nếu bạn đã có sẵn các ứng dụng, hãy xem liệu chúng có tiện ích bổ sung hoặc quan hệ đối tác với các giải pháp khác mà bạn có thể sử dụng trong doanh nghiệp của mình hay không.

Nếu đó không phải là một tùy chọn, hãy xem xét sử dụng một công cụ như Zapier, cho phép bạn kết nối các ứng dụng khác nhau để tự động hóa quy trình công việc của mình. Bạn cũng có thể nhận trợ giúp từ các nhà tích hợp đám mây. Đây là những chuyên gia công nghệ có thể đề xuất và thiết lập các ứng dụng và quy trình làm việc tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn.

Dù bạn quyết định làm gì, tự động hóa và tích hợp có thể là một món quà trời cho cho doanh nghiệp của bạn. Khi được sử dụng đúng cách, chúng có thể làm giảm căng thẳng, kéo dài thời gian trong ngày của bạn và giúp bạn điều hành hoạt động bán lẻ hiệu quả hơn.  

Lượt của bạn

Bạn đang tự động hóa những nhiệm vụ hoặc quy trình công việc nào trong doanh nghiệp của mình? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận.

Thông tin về các Tác giả: