Các quỹ đầu tư bất động sản có quy mô vừa đến lớn dễ bị gian lận trong hoạt động đậu xe hơn các công ty bất động sản nhỏ hơn và tác động có thể tàn phá hơn đối với lợi nhuận.
Các hình thức gian lận mà chủ sở hữu và người quản lý tài sản cần lưu ý thường chia thành bốn loại: trộm tiền mặt, trộm xác thực (phiếu giảm giá), gian lận báo cáo tài chính và lạm dụng quyền truy cập parker hàng tháng. Hành vi trộm cắp tiền mặt hoặc biển thủ số tiền thu được chiếm phần lớn trong các hoạt động gian lận, tuy nhiên gian lận báo cáo tài chính đang ngày càng gia tăng trên thị trường.
Những hoạt động bất hợp pháp này, bằng cách trực tiếp ăn cắp tiền mặt, bán phiếu giảm giá xác thực để lấy tiền mặt hoặc quản lý sai thẻ ra vào đậu xe hàng tháng, thường được thực hiện trực tiếp bởi những người giữ xe. Đây là một thực tế khó khăn đối với nhiều REIT thương mại, những người thường xây dựng mối quan hệ tin cậy lâu dài với các nhà điều hành bãi đậu xe của họ trong nhiều năm.
Loại gian lận chính khác liên quan đến việc báo cáo báo cáo tài chính, chẳng hạn như khoản hoàn trả / hoàn vốn cho người tiếp xúc phụ đỗ xe (ví dụ như để rửa điện, dọn dẹp, v.v.) hoặc thổi phồng chi phí hoạt động. Trong trường hợp này, quản lý cấp cao trong một công ty đậu xe được hưởng lợi cá nhân, mặc dù vi phạm trách nhiệm đạo đức và pháp lý của họ đối với khách hàng REIT của họ.
Lý do REIT thương mại quy mô vừa và lớn đối mặt với rủi ro lớn hơn là do một số yếu tố. Thiếu sự đào tạo, giám sát trực tiếp của nhân viên tài sản hoặc quản trị viên thực hiện nhiều nhiệm vụ trên các danh mục đầu tư lớn trong thời hạn nghiêm ngặt. Ngoài ra, mối quan hệ thân thiết thường được xây dựng giữa nhân viên tiếp viên và khách hàng thường xuyên có thể dẫn đến các trường hợp trộm cắp dưới hình thức gửi xe miễn phí hàng tháng.
Cũng có thể có một thiếu sót trong quy trình giám sát chính thức của REITs khi liên quan đến bãi đậu xe, cùng với việc thiếu chuyên môn trong việc hiểu các báo cáo doanh thu bãi đậu xe. Tất cả các yếu tố này đóng một vai trò quan trọng trong sức khỏe tài chính tổng thể của tài sản REIT.
Phải nói rằng, điều quan trọng là REIT thương mại phải thực hiện các bước cần thiết để xác định tất cả các loại gian lận trong các bãi đậu xe của họ và để ngăn chặn nó càng sớm càng tốt. Dưới đây là 7 bước để giúp bạn.
1. Chỉ định một quản trị viên chuyên dụng
Do quy mô lớn, nhiều REIT thương mại có nhiều cá nhân đảm nhận các chức năng ghi sổ như phải thu, xử lý thanh toán, thanh toán hóa đơn, v.v. và ghi lại các chức năng này trong một hệ thống kế toán. Điều này có thể làm cho các trường hợp gian lận của người điều hành bãi đậu xe dễ dàng bị chú ý hơn nhiều. REITs nên có ít nhất một cá nhân được đào tạo để giám sát tất cả các chức năng liên quan đến bãi đậu xe và tham gia vào các cuộc họp báo cáo doanh thu hàng tháng với người điều hành bãi đậu xe.
2. Biết người điều hành bãi đậu xe của bạn
Mặc dù mọi doanh nghiệp đều cố gắng thuê những nhà cung cấp trung thực, nhưng có một RFP / RFQ quá trình đậu xe có thể giúp ngăn chặn gian lận. Việc kiểm tra lý lịch, thư giới thiệu và đánh giá các địa điểm khác được quản lý bởi một nhà điều hành bãi đậu xe tiềm năng sẽ cung cấp thông tin chi tiết không dễ dàng xác định được trong cuộc họp trực tiếp.
Các RFP / RFQ quy trình đánh giá cung cấp cho REITs khả năng yêu cầu các chi tiết cụ thể liên quan đến phương pháp lập báo cáo tài chính, tính minh bạch và các kiểm soát kiểm toán nội bộ.
Mặc dù điều này có vẻ phản trực giác, nhưng những người điều hành bãi đậu xe có hành vi gian lận thường được khách hàng cho là đáng tin cậy nhất vì họ sẽ hết lòng giúp đỡ và lấy lòng tin. Một nhà cung cấp bãi đậu xe hoạt động với quyền tự chủ gần như hoàn toàn và không có sự giám sát trực tiếp của REIT có thể làm tăng khả năng gian lận theo cấp số nhân.
3. Thực hiện Kiểm soát nội bộ
REITs thương mại cần tạo và duy trì các kiểm soát nội bộ để ngăn ngừa và phát hiện gian lận trong danh mục đầu tư của họ. Chúng phải bao gồm việc xem xét dữ liệu tài khoản tài chính so với báo cáo thiết bị đỗ xe, hoạt động tài khoản ngân hàng, thiết lập hệ thống đăng nhập nhiều người để hoàn trả cho nhà cung cấp và các chức năng kế toán khác. Bằng cách thực hiện kiểm tra thường xuyên hoạt động tài chính của các nhà điều hành bãi đậu xe, REITs có thể giảm đáng kể khả năng gian lận.
4. Gửi tiền trực tiếp
Với sự sẵn có của ngân hàng trực tuyến, thật dễ dàng để nhanh chóng xem lại hoạt động và bảng sao kê của tài khoản. Bằng cách yêu cầu người điều hành bãi đậu xe gửi cả hai luồng doanh thu (tiền mặt / tín dụng tạm thời và tín dụng đậu xe hàng tháng) trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của REIT, rủi ro thanh toán sai hoặc thanh toán ngắn của người điều hành sẽ giảm đáng kể.
Điều này cung cấp cho REIT khả năng hiển thị rõ ràng hơn về tài chính của bãi đậu xe, cũng như nắm quyền kiểm soát và loại bỏ mọi sự chậm trễ thanh toán từ người điều hành bãi đậu xe. Việc gửi tiền trực tiếp cũng mang lại cho REIT một cơ hội bổ sung để thực hiện kiểm tra và đánh giá số dư các khoản thu đã thu để xác minh tính hợp pháp của các chi phí hoạt động sẽ được hoàn trả cho người điều hành bãi đậu xe.
5. Kiểm tra sổ sách thường xuyên
REITs nên thường xuyên kiểm tra các bãi đậu xe của họ trong các lĩnh vực thanh toán bằng tiền mặt và việc sử dụng vé xác nhận. Ngoài ra, “kiểm tra tại chỗ” không thường xuyên không báo trước đối với việc thu thập doanh thu hàng ngày và bổ sung Pay on Foot float hàng tháng có thể giúp phát hiện gian lận trong các tình huống rủi ro cao.
So sánh báo cáo giao dịch thiết bị đỗ xe với doanh thu thu được sẽ làm giảm khả năng gian lận không xác định. Các công ty bên thứ ba như AuditPark cung cấp các dịch vụ kiểm toán cũng như Danh sách Kiểm tra Phòng ngừa Gian lận để giúp REITs xác định rủi ro và phát triển các kiểm soát nội bộ để ngăn ngừa tổn thất.6. Không khoan dung
Nếu bạn đã thiết lập REIT của mình với các biện pháp ngăn chặn gian lận và quy trình báo cáo, bạn vẫn phải theo dõi bằng cách xem xét các báo cáo doanh thu và chi phí của người điều hành bãi đậu xe của bạn một cách thường xuyên. Để củng cố việc loại bỏ gian lận, cần có không khoan nhượng đối với các trường hợp bị nhân viên công trường đánh cắp hoặc báo cáo phi đạo đức của người điều hành bãi đậu xe.
Vào cuối ngày, REIT sẽ trả tiền cho người điều hành bãi đậu xe cho các dịch vụ quản lý của họ. Nếu nhân viên trang web không thể tin cậy được bằng tiền mặt hoặc vé xác nhận, thì người điều hành bãi đậu xe đã thực sự đầu tư bao nhiêu vào sự an toàn và chính xác của doanh thu của khách hàng?
Không có "quy tắc ba lần tấn công" cho cái này. Những người điều hành bãi đậu xe nên biết rằng đó là “một và một” khi nói đến hành vi trộm cắp. Bằng cách thực hiện quy tắc này, các nhà điều hành bãi đậu xe sẽ nỗ lực phối hợp hơn nữa để đảm bảo cả doanh thu bãi đậu xe và việc sử dụng vé xác nhận đều an toàn và chính xác.
7. Lấy ý kiến của chuyên gia
Nếu REIT đã thực hiện các biện pháp ngăn chặn gian lận và các con số vẫn không tăng lên hoặc nếu có thể có liên quan đến pháp lý, thì có thể thận trọng thuê một nhà tư vấn bãi đậu xe và kế toán chuyên nghiệp đến và thực hiện đánh giá rộng rãi hơn về bãi đậu xe doanh thu báo cáo của nhà điều hành. AuditPark Services Inc. làm việc với CPA và Người kiểm tra gian lận được chứng nhận và có thể cung cấp trợ giúp rộng rãi trong việc ngăn chặn, phát hiện gian lận doanh thu đậu xe và, nếu cần, truy tố.
CÁC NGUỒN LỰC Ô TÔ VÀ XE ĐẠP KHÁC
Tham khảo đến Danh mục Ô tô và Bãi đậu xe để biết danh sách kiểm tra, hướng dẫn và các phương pháp hay nhất cho ngành công nghiệp ô tô và bãi đậu xe.
CÁC NGUỒN PHÒNG NGỪA MẤT MÁT KHÁC
Tham khảo đến Hạng mục Phòng ngừa tổn thất để biết danh sách kiểm tra, cách thực hiện và các phương pháp hay nhất để ngăn ngừa tổn thất.
Thông tin về các Tác giả:
Ross Frangos là Chủ tịch và Người sáng lập của AuditPark Services Inc., một công ty tư vấn đậu xe có trụ sở tại Toronto ON. Ông chuyên về Yêu cầu Đề xuất, tài liệu đậu xe và hỗ trợ khách hàng của mình trong việc mua sắm các dịch vụ quản lý bãi đậu xe.
VI 
EN 
AR 
CS 
DA 
NL 
FR 
DE 
EL 
HE 
HI 
ID 
IT 
JA 
KO 
PL 
PT 
RO 
ES 
SV 
TH 
TR