6 cách để tiết kiệm thời gian trong các chuyến thăm và kiểm tra địa điểm

Không có gì bí mật khi lượt truy cập trang web cực kỳ quan trọng đối với hoạt động bán lẻ của bạn. Kiểm tra và thanh tra cửa hàng cho phép bạn đánh giá các chương trình và sáng kiến, đảm bảo tuân thủ và thậm chí kết nối với các nhóm trên mặt đất. 

Tuy nhiên, họ cũng có thể mất thời gian. Giữa việc chuẩn bị kiểm tra, thời gian đi lại, kiểm tra cửa hàng và theo dõi, các chuyến thăm trang web có thể mất từ vài giờ đến cả ngày, có thể lâu hơn. Chưa kể khi tiến hành không hiệu quả, các thủ tục thăm quan địa điểm lại càng bị lôi ra gây lãng phí thời gian và công sức. 

Đây là điều cuối cùng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn, đó là lý do tại sao bạn nên liên tục cố gắng để có những lượt truy cập trang web hiệu quả hơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. 

1. Có một mục tiêu rõ ràng trước khi chuyến thăm diễn ra

Như với hầu hết các nhiệm vụ quan trọng khác, cần phải có một mục tiêu rõ ràng. Trước khi tiến hành thăm trang, trước tiên hãy xác định mục đích và mục tiêu của bạn. Đặc biệt:

Bạn đang tiến hành loại kiểm toán hoặc thanh tra nào? Một số cuộc kiểm toán tập trung vào buôn bán, trong khi những người khác tập trung xung quanh Bảo vệ, hoặc sưc khỏe va sự an toan. Trong một số trường hợp nhất định, việc kiểm tra tập trung vào một chiến dịch hoặc sáng kiến cụ thể. 

Kết quả bạn muốn thấy là gì? Xác định các kết quả chính mà bạn muốn cuộc đánh giá đạt được. Nó chỉ đơn giản là để xem cách một chiến dịch được thực hiện? Bạn đang tìm cách cải thiện điểm tuân thủ của học khu? Dù là trường hợp nào, hãy đảm bảo rằng bạn biết “thành công” trông như thế nào trước khi tiến hành kiểm tra. 

Sử dụng câu trả lời cho các câu hỏi trên để hướng dẫn kiểm tra của bạn. Xác định các mục tiêu của bạn sẽ giúp bạn xác định những mục nào cần đưa vào danh sách kiểm tra, những câu hỏi để hỏi và những gì để ưu tiên. Bạn ít có khả năng bị chệch hướng, có nghĩa là các cuộc kiểm tra được tiến hành hiệu quả hơn. 

2. Hãy có hệ thống và vạch ra chuyến thăm của bạn trước thời hạn

Các nhà quản lý cấp huyện thường phải đến nhiều cửa hàng và việc di chuyển từ cuộc hẹn này đến cuộc hẹn tiếp theo thường mất khoảng 45 phút (lâu hơn nếu người quản lý bao phủ một khu vực địa lý rộng lớn). 

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian kiểm tra, bạn nên tối ưu hóa lịch trình của mình. Một số lập kế hoạch trước về việc ghé thăm các cửa hàng và theo thứ tự có thể đi một chặng đường dài. Vì vậy, hãy vạch ra trước chuyến thăm của bạn. 

Sử dụng một bản đồ thực tế có thể hữu ích ở đây. Đánh dấu các điểm trên bản đồ mà bạn cần đến, sau đó xác định các tuyến đường sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian nhất. Tính đến các yếu tố như thời gian trong ngày và lưu lượng truy cập. 

Google Maps có một tính năng hữu ích có thể ước tính thời gian của một chuyến đi dựa trên điều kiện giao thông thông thường cho một thời điểm cụ thể trong ngày. Chỉ cần nhập địa chỉ xuất phát và điểm đến của bạn, sau đó cho biết ngày và giờ của chuyến đi. Sau đó, Google sẽ hiển thị ước tính thời gian di chuyển, bạn có thể sử dụng ước tính này để lập kế hoạch cho các cuộc hẹn của mình. 

Các công cụ như Bindy cung cấp một bản đồ tích hợp với tính năng tuyến đường giữa các cửa hàng của bạn để làm cho việc đó trở nên dễ dàng hơn.

Nó cũng có thể hữu ích để vạch ra tuyến đường của bạn khi bạn đang ở trong cửa hàng. Bạn sẽ kiểm tra những bộ phận hoặc phòng ban nào trước? Chúng nằm ở đâu trong cửa hàng? Biết trước những điều này sẽ cho phép bạn thành công khi chạy trên trang web.

3. Tránh Excel và Email

Bảng tính Excel là một bước tiến so với bảng tính giấy nhưng chúng cũng có thể không hiệu quả. Mặc dù bảng tính hoạt động tốt trong việc ghi và lập bảng dữ liệu, chúng không được xây dựng để quản lý tác vụ và cộng tác - hai nhiệm vụ quan trọng khi thực hiện các chuyến thăm trang web. 

Tốt hơn hết bạn nên số hóa các cuộc kiểm tra và thanh tra của mình sử dụng một công cụ như Bindy, cho phép bạn xây dựng danh sách kiểm tra, lên lịch kiểm tra và quản lý các tác vụ bằng cách sử dụng nền tảng đám mây trực quan.  

Bindy sắp xếp hợp lý các chuyến thăm và kiểm tra trang web bằng cách loại bỏ công việc thủ công và nhập hai lần. Điều này có nghĩa là bạn có thể tập trung ít hơn vào các công việc hành chính tẻ nhạt và dành nhiều năng lượng hơn cho việc ghé thăm các cửa hàng và cải thiện hiệu suất của nhóm.

4. Đưa các thành viên khác trong nhóm vào cùng một nền tảng

Đã sử dụng một giải pháp kiểm toán? Bước tiếp theo là đưa các thành viên khác trong nhóm vào nền tảng. Điều này sẽ làm cho việc giao tiếp và cộng tác trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Có tất cả mọi người trên một nền tảng duy nhất giữ các thành viên trong nhóm trên cùng một trang. Thông tin được chuyển tiếp nhanh chóng và chính xác, và các nhiệm vụ được hoàn thành nhanh hơn.

Ví dụ, nếu hành động sửa chữa là bắt buộc sau khi đánh giá, bạn có thể giao tiếp với nhân viên bằng cách sử dụng công cụ tích hợp sẵn kế hoạch hành động thay vì phải thực hiện qua email hoặc tin nhắn. Lợi ích này càng trở nên rõ rệt hơn khi có nhiều thành viên trong nhóm tham gia. Thay vì theo dõi các chuỗi email khó hiểu hoặc gửi nhiều tin nhắn văn bản, tất cả giao tiếp diễn ra trên một nền tảng duy nhất để các bên liên quan luôn đồng bộ. 

5. Sử dụng lại thông tin và tài liệu từ các lần kiểm tra trước 

Đừng bắt đầu danh sách kiểm tra hoặc kiểm tra của bạn từ đầu. Có một mẫu mà bạn có thể sử dụng lại để tăng tốc độ chuẩn bị kiểm tra. Ví dụ: nếu bạn thường tiến hành kiểm tra sức khỏe và an toàn, hãy tạo một mẫu hoặc biểu mẫu được điền sẵn với các mục thường được kiểm tra. Sau đó, đến lúc chuẩn bị cho lần kiểm tra tiếp theo, bạn có thể kéo mẫu lên và tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của từng cửa hàng. 

Sử dụng cách tiếp cận tương tự cho những thứ như giao tiếp nhóm. Thay vì nhập thủ công các thông báo giống nhau cho những thứ như hành động sửa chữa, hãy sử dụng biểu mẫu hoặc mẫu để tiết kiệm thời gian.

6. Tự động hóa các tác vụ rườm rà 

Tự động hóa các công việc tẻ nhạt như nắm bắt ngày và giờ, thông báo cho các thành viên trong nhóm hoặc thêm ảnh. Tất cả điều này có thể được thực hiện với một nền tảng kiểm toán tốt. Bindy, chẳng hạn, có thể tự động hóa các hành động khắc phục và điền ngày giờ thích hợp để lưu trữ hồ sơ. Hệ thống cũng có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi nhiệm vụ thông qua các thông báo tự động.

Bạn có thể hợp lý hóa hơn nữa các quy trình của mình bằng cách tích hợp nền tảng kiểm toán với các giải pháp kinh doanh khác. Giả sử bạn muốn loại bỏ các mục nhập lịch thủ công khi lập lịch kiểm tra. Nếu nền tảng kiểm tra của bạn tích hợp với ứng dụng lịch của bạn, bạn có thể lập trình nó để tự động tạo mục lịch bất cứ khi nào bạn lên lịch kiểm tra mới. 

Từ cuối cùng

Việc truy cập trang web có thể mất thời gian, nhưng chúng không nhất thiết phải kém hiệu quả hoặc không mang lại hiệu quả. Với việc lập kế hoạch phù hợp và các công cụ phù hợp, bạn có thể hợp lý hóa việc thanh tra và kiểm tra cửa hàng, trao quyền cho nhóm của bạn và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. 

CÁC NGUỒN Kiểm tra và Kiểm tra BÁN LẺ KHÁC

Tham khảo đến Hạng mục Kiểm tra và Kiểm tra Bán lẻ để biết cách thực hiện và các phương pháp hay nhất cho việc kiểm tra và thanh tra bán lẻ.

Thông tin về các Tác giả:

Francesca Nicasio là chuyên gia bán lẻ, chiến lược gia nội dung B2B và LinkedIn TopVoice. Cô ấy viết về các xu hướng, mẹo và phương pháp hay nhất giúp các nhà bán lẻ tăng doanh thu và phục vụ khách hàng tốt hơn. Cô ấy cũng là tác giả của Sự sống còn trong bán lẻ của Fittest, một sách điện tử miễn phí để giúp các nhà bán lẻ chứng minh cho các cửa hàng của họ trong tương lai.