5 Quy trình thủ công Người quản lý cấp quận nên tự động hóa

Làm việc với tư cách là người quản lý khu bán lẻ đòi hỏi bạn phải trở thành một người giỏi tất cả các ngành nghề. Bạn giám sát nhiều cửa hàng trong khu vực của mình, xử lý các vấn đề cụ thể của cửa hàng của họ hàng ngày. Đồng thời, bạn được giao nhiệm vụ đảm bảo rằng mỗi cửa hàng đều phù hợp với các nguyên tắc hoạt động và mục tiêu chiến lược dài hạn của công ty. 

Để phát triển mạnh trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh này, bạn cần phải vận hành trơn tru và hiệu quả nhất có thể. Nói cách khác, bạn cần loại bỏ các quy trình thủ công lãng phí thời gian mà không phục vụ tốt cho bất kỳ ai. 

Để đạt được điều đó, đây là 5 phương thức kinh doanh cổ xưa cần được nâng cấp.

Lịch giấy

Bạn quen thuộc với những con chó ăn bài tập về nhà, phải không? Trong thế giới bán lẻ, không thể đổ lỗi cho những chiếc răng nanh đói là nguyên nhân khiến các dự án giấy tờ và kế hoạch thay đổi bị cắt giảm. Tuy nhiên, những tài liệu sơ sài này có thể bị hỏng do cà phê hoặc nước ngọt bị đổ. Giấy tờ cũng có thể bị mất một cách vô vọng dưới đống giấy tờ khác trên bàn làm việc của bạn (hoặc người quản lý cửa hàng của bạn).

Việc lập kế hoạch các dự án sử dụng lịch trình trên giấy cũng rất tốn công sức, đòi hỏi phải viết lại và viết lại hoàn chỉnh khi có thay đổi (mà họ sẽ làm). Ví dụ: nếu các thành viên trong nhóm cần hoán đổi trách nhiệm hoặc thay đổi vào phút cuối, họ sẽ cần cập nhật lịch trình theo cách thủ công, điều này có thể gây ra nhầm lẫn. 

Lập kế hoạch dự án và ca làm việc trên giấy cũng khiến cho việc cộng tác trong thời gian thực không thể thực hiện được - trừ khi bạn dự định ở cùng phòng với nhân viên của mình mọi lúc. Việc sử dụng các công cụ lập lịch kỹ thuật số cung cấp giao tiếp trong ứng dụng dễ dàng hơn rất nhiều, do đó, các bản cập nhật và thông báo có thể được gửi qua một nền tảng và mọi người luôn đồng bộ hóa. 

Vì vậy, hãy loại bỏ lịch trình giấy mãi mãi và chuyển sang các giải pháp lập lịch và dự án trực tuyến cho nhóm, bộ phận hoặc toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Để có kết quả tốt nhất, hãy sử dụng giải pháp dựa trên đám mây để nhân viên lưu trữ từ mọi nơi, ngay cả trên thiết bị di động của họ có thể truy cập được.

Báo cáo và phân tích

Là một phần công việc của bạn, bạn phải theo dõi chặt chẽ dự đoán doanh số bán hàng của cửa hàng, doanh thu hàng tồn kho, số lãi và lỗ, và các chỉ số hiệu suất chính, trong số các chỉ số khác. 

Mặc dù về mặt kỹ thuật, bạn có thể tự tìm kiếm dữ liệu, nhưng việc trích xuất dữ liệu theo cách thủ công và thực hiện các phép tính có thể cực kỳ tốn thời gian, đặc biệt nếu bạn đang trông coi nhiều cửa hàng. Và, luôn có khả năng bạn mắc sai lầm hoặc để những thành kiến của bạn cản trở, vô tình làm sai lệch kết quả. 

Nhập số liệu phân tích bán lẻ. 

Tùy thuộc vào các cửa hàng bán lẻ của mình, bạn có thể chọn phần mềm có thể đo lường các thành phần cụ thể của doanh nghiệp - bao gồm doanh số bán hàng, hàng tồn kho, hiệu suất của nhân viên hoặc tất cả các yếu tố trên. 

Phần mềm phân tích bán lẻ được thiết kế tốt có các tính năng hoạt động POS, báo cáo bán hàng, quản lý hàng tồn kho và các chức năng khác. Thậm chí tốt hơn, các hệ thống hiện đại có thể tự động hóa việc thu thập và lưu trữ dữ liệu, vì vậy bạn sẽ không phải lo lắng về việc đưa ra dữ liệu mình cần theo cách thủ công. 

Các giải pháp nâng cao cung cấp các chức năng phân tích dự đoán và trang tổng quan đồ họa phong phú giúp hợp lý hóa các hoạt động của bạn và giúp bạn dễ dàng nhận được thông tin bạn cần - nhanh chóng.

Kiểm toán bán lẻ 

Kiểm toán bán lẻ thủ công từ lâu đã chín muồi để hợp lý hóa và tự động hóa. Dưới đây là cách chúng hoạt động thường xuyên: Theo truyền thống, các đánh giá viên nội bộ (thường là quản lý bán hàng hoặc khu vực của khu vực) đã tiến hành các cuộc đánh giá dựa trên giấy tờ được lên lịch thường xuyên này. 

Để bắt đầu quy trình, kiểm toán viên viết vội các ghi chú vào các biểu mẫu kiểm toán in sẵn. Tiếp theo, kiểm toán viên nhập chi tiết vào bảng tính Excel trong khi cố gắng tránh các lỗi nhập dữ liệu ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Sau khi tổng hợp dữ liệu kiểm toán và đưa ra các đề xuất liên quan, ông đã gửi báo cáo cho các đối tác nội bộ qua email. Và hy vọng, người nhận có thể sớm dành ra vài phút để đọc nó. 

Đây mất thời gian trình tự làm chậm quá trình quyết định và thể hiện việc sử dụng thời gian của mọi người ít hơn mức tối ưu.

Nếu quy trình trên vẫn được thực hiện trong doanh nghiệp bán lẻ của bạn, thì đã đến lúc phải hiện đại hóa các phương pháp kiểm toán bán lẻ của bạn. 

Làm cho bản thân (và toàn bộ tổ chức của bạn) một sự ủng hộ và chuyển sang phần mềm kiểm tra bán lẻ có thể số hóa và hợp lý hóa việc kiểm tra và kiểm tra cửa hàng của bạn. 

Bindy, chẳng hạn, cho phép bạn tùy chỉnh biểu mẫu và danh sách kiểm tra của mình, vì vậy bạn có thể dễ dàng đánh giá các cửa hàng và chương trình của mình. Các giải pháp kiểm toán bán lẻ hiện đại cũng có thể đẩy nhanh quá trình bằng cách loại bỏ các biểu mẫu trên giấy. Các giải pháp này cho phép người quản lý nhanh chóng điền vào các biểu mẫu cần thiết và ngay lập tức gửi chúng đến đúng người, vì vậy không ai phải chơi trò chơi chờ đợi. 

Hơn nữa, một chương trình phần mềm kiểm toán bán lẻ chất lượng có thể được mở rộng cho nhiều địa điểm cửa hàng. Bạn có thể chỉ định (các) cửa hàng và trung tâm phân phối được đánh giá và thay đổi các tiêu chí đánh giá nếu cần. Bạn có thể xem lại kết quả trong thời gian thực và quyết định cửa hàng nào sẽ được lợi nhất từ sự hướng dẫn trực tiếp của bạn.

Các chương trình kiểm toán bán lẻ hiện đại cũng có thể đảm bảo rằng nhiệm vụ và các thay đổi được thực hiện thành công. Ví dụ: nếu bạn sử dụng Bindy, bạn có thể cập nhật thông tin theo dõi bằng cách tự động hóa tần suất ghé thăm cửa hàng, nhiệm vụ và thông báo hành động khắc phục. Bạn cũng có thể tạo báo cáo tùy chỉnh và xem các vị trí hoạt động hàng đầu của mình và xác định ngay các khu vực cần cải thiện. 

Đào tạo bán lẻ

Được đào tạo bài bản, khách hàng thân thiện nhân viên là mạch máu của một doanh nghiệp bán lẻ thành công. Với tư cách là người quản lý khu vực, bạn phải đảm bảo rằng các cộng sự của cửa hàng hiểu biết về các sản phẩm và dịch vụ mà công ty bạn cung cấp. Ngoài ra, nhân viên nên biết cách cung cấp cho khách hàng dịch vụ hàng đầu mà họ xứng đáng được hưởng.

Mặc dù bạn đã có nhiều kỹ năng đào tạo nhân viên, nhưng bạn không phải là chuyên gia trong mọi khía cạnh của hoạt động bán hàng và bán lẻ. Và, bạn chỉ đơn giản là không có đủ băng thông để đáp ứng một cách nhất quán tất cả các nhu cầu đào tạo trong khu vực nhiều cửa hàng của bạn.

Để khắc phục tình trạng này, hãy cung cấp thêm các nguồn lực giúp bạn có thể cung cấp các khóa đào tạo mà các nhân viên của cửa hàng cần trong khi bạn sắp xếp lịch trình cho công việc khác. Nhờ người khác đào tạo nhóm của bạn là điều tuyệt vời, nhưng bạn nên trang bị cho họ những công cụ phù hợp. 

Sử dụng các chương trình đào tạo trực tuyến và video để bạn có thể phổ biến thông tin đến đúng người một cách hiệu quả. Nếu có thể, hãy sắp xếp các hội thảo trên web tương tác với các chuyên gia về sản phẩm hoặc ngành. 

Điều tuyệt vời về các công cụ học tập kỹ thuật số là chúng cho phép bạn lưu các phiên và phát lại chúng bất cứ khi nào cần thiết. Điều này có thể hợp lý hóa hơn nữa quá trình đào tạo vì nó có nghĩa là bạn sẽ không phải tiếp tục lặp lại cùng một thông tin. 

Ngoài ra, các chương trình đào tạo hiện đại cho phép nhân viên sử dụng tài liệu theo thời gian của họ, vì vậy việc lên lịch các buổi học sẽ không phải là một quá trình khó khăn và tốn thời gian. 

Một mẹo khác? Yêu cầu các nhà cung cấp của bạn để được hỗ trợ đào tạo về sản phẩm. Giả sử các cửa hàng của bạn xử lý một thương hiệu lớn vừa tung ra một dòng sản phẩm mới. Bạn muốn cung cấp cho nhân viên của cửa hàng những kiến thức họ cần để bán thành công hàng hóa đó. Vì vậy, hãy sắp xếp để đại diện của nhà sản xuất đến từng cửa hàng để được đào tạo chuyên sâu về sản phẩm.

Làm tương tự cho các nhà cung cấp công nghệ của bạn. Hầu hết các công ty phần cứng và phần mềm đều cung cấp chương trình đào tạo trực tuyến và trực tiếp để giúp nhân viên của bạn bắt kịp tốc độ sử dụng các giải pháp của họ. Tận dụng các nguồn lực này bất cứ khi nào bạn có thể. Hãy để các nhà cung cấp của bạn xử lý việc đào tạo, vì vậy bạn không cần phải làm như vậy. 

Quản lý nhiều cửa hàng

Bên cạnh việc theo dõi phân tích bán lẻ của từng cửa hàng, bạn muốn có một bức tranh thời gian thực về cách tất cả các cửa hàng trong khu vực của bạn xếp chồng lên nhau. Ví dụ: bạn muốn biết liệu tất cả các cửa hàng của mình có hiển thị kết quả bán hàng tương tự cho một dòng sản phẩm chính hay không. Nếu không, những yếu tố nào có thể giải thích cho các kết quả khác nhau ở các cửa hàng đạt thành tích cao và thấp? 

Đây là lúc phần mềm quản lý nhiều cửa hàng ra đời. Mặc dù điều quan trọng là mỗi cửa hàng phải có công nghệ và hệ thống cần thiết để chạy đúng cách, nhưng bạn cũng cần một giải pháp gắn kết mọi thứ với nhau. 

Với tư cách là người quản lý cấp quận, hãy tự trang bị cho mình một hệ thống cung cấp cho bạn cái nhìn đầy đủ về hoạt động của các cửa hàng khác nhau, vì vậy bạn sẽ không phải so sánh và đánh giá các vị trí theo cách thủ công. 

Để đáp ứng tất cả các tiêu chí này, hãy tìm một giải pháp phần mềm quản lý nhiều cửa hàng được đánh giá cao. Với hàng trăm tùy chọn trên thị trường, bạn có thể tìm thấy một tùy chọn có sự kết hợp lý tưởng giữa các tính năng, khả năng mở rộng và giá cả. Mặc dù mỗi giải pháp là khác nhau, nhưng các tính năng chung bao gồm quản lý hàng hóa, quản lý đơn đặt hàng và quản lý quan hệ khách hàng. Một số gói cũng được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu hoạt động của các ngành cụ thể.

Thiết lập cửa hàng của bạn để thành công

Đạt được lợi thế cạnh tranh trong những năm tới không chỉ là về các chương trình khuyến mãi thông minh hay các chiến dịch lớn, táo bạo. Các thành phần không quá gợi cảm của bán lẻ - cụ thể là các quy trình và hoạt động nội bộ của bạn - có thể tạo nên hoặc phá vỡ sự thành công của các cửa hàng của bạn. 

Vì lý do này, bạn nên liên tục tìm các thành phần để tối ưu hóa và sắp xếp hợp lý, để bạn và nhóm của bạn có thể hoạt động hiệu quả nhất có thể. Và còn cách nào tốt hơn để làm điều đó ngoài việc số hóa các tác vụ thủ công và tốn thời gian?

Sử dụng các gợi ý ở trên để đánh giá các quy trình và hoạt động của cửa hàng của bạn. Và nếu bạn tìm thấy thứ gì đó cần được hiện đại hóa, hãy sử dụng nó càng sớm càng tốt. 

Thông tin về các Tác giả: