Là một nhà bán lẻ, bạn có rất nhiều thứ để quản lý. Thật dễ dàng để tập trung vào các sáng kiến hướng tới khách hàng của bạn (buôn bán, trải qua, chiến thuật bán hàng, điều hành cửa hiệu). Điều quan trọng là phải theo dõi các hoạt động phụ trợ của bạn. Bởi vì kho hàng và trung tâm phân phối của bạn (theo nghĩa đen) chứa tất cả hàng hóa, bạn cần chủ động quản lý kho hàng với việc kiểm tra kho hàng thường xuyên.

Các kho hàng và trung tâm phân phối của bạn là trung tâm của chuỗi cung ứng và là một phần quan trọng trong việc giúp bạn đáp ứng các KPI để phát triển và phục vụ khách hàng. Dưới đây là năm cuộc kiểm tra kho hàng bạn nên tiến hành thường xuyên để giữ an toàn cho nhân viên, khách hàng của bạn hài lòng và các hoạt động kho hàng của bạn hoạt động trơn tru. 

Kiểm tra sức khỏe và vệ sinh cơ bản 

HÀNG NGÀY / THEO NGÀY

Các tiêu chuẩn nhất quán để giữ cho nhà kho của bạn sạch sẽ và vệ sinh thiết bị giúp giảm sự lây lan của vi rút và bảo vệ sức khỏe của tất cả công nhân. Dưới đây là một số điều cần xem xét đưa vào danh sách kiểm tra vệ sinh nhà kho hàng ngày của bạn:

• Tất cả nhân viên phải thực hành vệ sinh cơ bản và rửa tay trước khi bắt đầu làm việc, sau khi nghỉ giải lao và ăn, và khi kết thúc mỗi ca làm việc. 
• Đăng hướng dẫn rửa tay trên tất cả các bồn rửa.
• Đảm bảo phòng tắm của nhân viên và bồn rửa trong nhà kho được cung cấp đầy đủ xà phòng, khăn sạch và chất khử trùng.
• Đăng các quy trình vệ sinh thiết bị và đảm bảo nhân viên được đào tạo thích hợp để sử dụng bất kỳ hóa chất nào. Cung cấp cho nhân viên găng tay và các thiết bị bảo hộ khác theo yêu cầu.
• Vệ sinh các công cụ dùng chung vào mỗi lần thay đổi ca làm việc.
• Đối với thiết bị có động cơ, hãy lau sạch dây an toàn, vô lăng, tay cầm, lẫy chuyển số, v.v. trước và sau khi sử dụng.
• Thường xuyên vệ sinh tất cả các bề mặt phẳng, máy tính, bàn làm việc, tay nắm cửa, đường ray, v.v. 
• Chỉ định một người chỉ định để bổ sung nguồn cung cấp vệ sinh cho mỗi ca làm việc.
• Phân công trách nhiệm vệ sinh mỗi ca.
• Đảm bảo phòng tắm được làm sạch ít nhất một lần mỗi ca với tất cả các bề mặt được lau sạch và nguồn cung cấp được bổ sung.
• Thấy rằng các phòng nghỉ được dọn dẹp thường xuyên. Vệ sinh bề mặt và khu vực bảo quản thực phẩm.

Làm cho các tiêu chuẩn cao về vệ sinh và vệ sinh là một phần của nền văn hóa của bạn. Điều này giúp nhân viên khỏe mạnh và kho hàng luôn an toàn. 

Hãy nhớ rằng, các tiêu chuẩn vệ sinh không phải là “một là xong”, hãy cập nhật các quy trình mới và điều chỉnh các yêu cầu của bạn cho phù hợp. Danh sách này chỉ là một sự khởi đầu. Kiểm tra với Tổ chức Y tế Thế giới, Trung tâm Kiểm soát dịch bệnh, hoặc chính phủ thường xuyên để cập nhật các chính sách và thủ tục của bạn. Cuối cùng, hãy luôn nhờ một chuyên gia xem xét danh sách kiểm tra của bạn để đảm bảo rằng danh sách đó là toàn diện. 

https://bindy.com/products/retail-audit/

Lưu trữ và xử lý chất thải nguy hại 

HÀNG TUẦN

Nếu doanh nghiệp của bạn tạo ra bất kỳ loại chất thải nguy hại nào, bạn nên kiểm tra các quy trình lưu trữ và tiêu hủy hàng tuần. Trong khi Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ (EPA) tự tiến hành kiểm tra, bạn sẽ muốn tự mình kiểm tra để tránh bất kỳ trích dẫn nào hoặc các vấn đề tiềm ẩn khác do không tuân thủ. 

Phụ đề C của EPA và Đạo luật Bảo tồn và Phục hồi Tài nguyên (RCRA) yêu cầu các doanh nghiệp xử lý chất thải nguy hại “theo cách bảo vệ sức khỏe con người và môi trường.” 

Các EPA tiến hành các cuộc kiểm tra sau để xác định chất thải nguy hại và các doanh nghiệp tạo ra, vận chuyển, xử lý, lưu giữ và tiêu hủy chúng: 

• Kiểm tra Đánh giá Tuân thủ: đánh giá tại chỗ về cách bạn xử lý chất thải nguy hại, bao gồm xem xét các báo cáo và tài liệu, các hoạt động xử lý và xác định nơi sản xuất và quản lý chất thải nguy hại
• Kiểm tra lấy mẫu tuân thủ: thu thập mẫu để phân tích trong phòng thí nghiệm
• Đánh giá giám sát toàn diện nước ngầm (CME): đánh giá địa chất thủy văn bên dưới các đơn vị quản lý chất thải nguy hại, cũng như vị trí, độ sâu, khoảng cách và thiết kế
• Kiểm tra phát triển tình huống (CDI): khi EPA nghi ngờ có vi phạm trong quản lý chất thải, họ tiến hành thanh tra này để điều tra thêm vụ việc
• Kiểm tra vận hành và bảo trì (OMI): kiểm tra hệ thống quan trắc nước ngầm, tập trung vào tình trạng của giếng và các thiết bị lấy mẫu

Chủ yếu, các nhà bán lẻ thuộc nhóm người tạo ra chất thải nguy hại. Do đó, EPA sẽ xem xét những điều sau - cũng như bạn, trong các cuộc thanh tra của chính mình: 

• Xác định chất thải nguy hại
• Số nhận dạng EPA
• Biểu hiện
• Yêu cầu trước khi vận chuyển
• Lưu trữ hồ sơ và báo cáo
• Xuất khẩu

Các nhà bán lẻ cũng sẽ muốn bổ sung những điều sau vào việc kiểm tra lưu trữ và xử lý chất thải nguy hại độc lập của họ: 

• Các thùng chứa thích hợp
• Dán nhãn trên mọi thứ
• Ngày tích lũy
• Tình trạng của hệ thống ngăn chặn
• Tổng số container đóng và mở - lưu ý: các container bị hư hỏng phải được báo cáo và loại bỏ ngay lập tức
• Thiết bị cấp cứu
• Quy trình khẩn cấp
• Có đủ không gian lưu trữ và khoảng cách giữa các thùng chứa
• Không gian không có rác, vật liệu dễ cháy, vật liệu nguy hiểm, pin và các vật liệu phế thải có khả năng gây hại khác
• Tài liệu và nhật ký chất thải nguy hại (ngay cả khi cơ quan tài phán địa phương của bạn không yêu cầu, bạn nên có tài liệu này)
• Sự cố và các báo cáo liên quan

Bạn cũng sẽ muốn kiểm tra định kỳ kế hoạch dự phòng của mình và đảm bảo rằng nó được cập nhật, cũng như đảm bảo tất cả nhân viên đã được đào tạo cập nhật về quản lý chất thải nguy hại.

OSHA cũng cung cấp thông tin miễn phí về quản lý chất thải nguy hại. 

Để làm cho việc kiểm tra lưu trữ và xử lý chất thải nguy hại hàng tuần của bạn hiệu quả và hiệu quả hơn, hãy sử dụng một công cụ như Bindy. Một nhà bán lẻ đồ cải thiện nhà sử dụng Bindy để tiến hành kiểm tra chất thải nguy hại hàng tuần của họ. Họ sử dụng Khiếu nại IA để gửi nhiệm vụ và các kế hoạch hành động với các khuyến nghị về cách đảm bảo tuân thủ và xử lý đúng cách các vật liệu nếu có sự cố tràn.

Quy trình nhận kho

HÀNG THÁNG

Hàng tháng, các nhà bán lẻ cũng nên kiểm tra quy trình nhận và giao hàng tại kho của họ. Bạn có thể làm điều này như là một phần của hướng dẫn quản lý khu vực lớn hơn của bạn. Một nhà bán lẻ đồ nội thất sử dụng Bindy để hợp lý hóa quy trình kiểm tra và kiểm tra này. Họ kiểm tra quy trình giao hàng tại kho để người nhận quyền, theo dõi tỷ lệ trả hàng, xử lý trả hàng, xây dựng thương hiệu đội xe, nhân viên mặc đồng phục và hoàn thành số lượng chu kỳ.

Nhưng đó không phải là một danh sách đầy đủ khi nói đến việc nhận thanh tra. Bạn cũng sẽ muốn xem những điều sau:

• Trách nhiệm giải trình hàng tồn kho
• Thu nhập = earnings
• Chi phí
• Độ chính xác của đơn hàng
• Mất bao lâu để hoàn thành một giao hàng
• Khu vực bến tàu
• Ghi nhãn sản phẩm và lô hàng
• Và nhiều hơn nữa

Ý tưởng đằng sau việc kiểm tra tiếp nhận kho hàng là tìm ra khu vực nào đang hoạt động tốt nhất, khu vực nào cần cải tiến nhất và cách tối ưu hóa hoạt động phụ trợ tiến về phía trước. 

Ví dụ, một nhà bán lẻ đã sử dụng Bindy để di dời và củng cố các trung tâm phân phối của họ. Họ đã sử dụng danh sách kiểm tra để theo dõi tiến trình và cập nhật thường xuyên, đặc biệt hưởng lợi từ các tính năng chụp ảnh. Giải pháp thay thế, một danh sách kiểm tra thủ công trong một bảng tính, sẽ là một cơn ác mộng để đảm bảo rằng mọi người đều đang sử dụng cùng một thông tin cập nhật và giống nhau.

An toàn thực phẩm

HÀNG QUÝ

An toàn thực phẩm nên được xem xét hàng đầu đối với bất kỳ cơ sở kinh doanh thực phẩm nào. Ngoài việc tuân thủ các tiêu chuẩn do cơ quan quản lý của bạn đặt ra, bạn cũng sẽ muốn tiến hành kiểm tra an toàn thực phẩm độc lập hàng quý.

Việc kiểm tra an toàn thực phẩm hàng quý giúp các doanh nghiệp tránh khỏi các vấn đề tiềm ẩn như khiếu nại, kiện tụng và các vấn đề pháp lý khác. Điều này cũng quy trách nhiệm cho nhân viên và giữ họ luôn cố gắng.

“Bản thân quá trình đánh giá trở thành động lực để mọi người không chỉ tuân thủ mà còn thực sự có những hành vi đúng đắn và có thể làm việc an toàn và phản ứng với mọi thứ một cách chính xác,” Gary Johnson nói, Chuyên gia tư vấn cấp cao tại Cố vấn Phòng ngừa. "Nó hỗ trợ sự xuất sắc trong hoạt động và đào tạo, từ đó dẫn đến những hành vi đúng đắn."

Ghi chú: Nếu doanh nghiệp của bạn có những trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như vật liệu độc hại, thiết bị nguy hiểm, kệ cao, v.v., bạn có thể muốn kiểm tra an toàn thực phẩm thường xuyên hơn. 

Tự làm quen với các yêu cầu trong khu vực tài phán vị trí của bạn, cũng như Hướng dẫn riêng của OSHA: 

Ngành tổng hợp (29 CFR 1910)

• 1910 Phần phụ J, Kiểm soát môi trường chung
  • 1910.141, Vệ sinh
    • 1910.141 (b), Cung cấp nước
    • 1910.141 (h), Xử lý thực phẩm
  • 1910.142, Trại lao động tạm thời
    • 1910.142 (i), Xây dựng và vận hành nhà bếp, nhà ăn và cơ sở cho ăn

Ngành công nghiệp xây dựng (29 CFR 1926)

• 1926 Phần phụ D, Kiểm soát sức khỏe nghề nghiệp và môi trường
  • 1926.51, Vệ sinh
    • 1926,51 (a), Nước sạch
    • 1926,51 (d), Xử lý thực phẩm

Chúng tôi cũng đã chuẩn bị toàn diện danh sách kiểm tra thực phẩm và an toàn để tham khảo trong quá trình kiểm tra của bạn nếu bạn là QSR hoặc nhà hàng. 

Các nhà bán lẻ dịch vụ ăn uống cũng có thể sử dụng lưu trữ cảm biến qua nhiều vị trí để tự động ghi lại nhiệt độ của khu vực chuẩn bị, tủ lạnh, tủ đông và các thiết bị khác.

Với các cảm biến này, bạn có thể đặt ngưỡng nhiệt độ và nhận cảnh báo mỗi khi đạt đến ngưỡng. Điều này giúp bảo vệ khỏi các bệnh do thực phẩm gây ra bằng cách đảm bảo nhiệt độ giữ thích hợp. Nó cũng giúp bảo vệ hàng tồn kho bằng cách đảm bảo các khu vực lưu trữ thực phẩm luôn tuân thủ nhiệt độ. 

Phòng chống mất mát

HÀNG QUÝ

Bạn có thể nghĩ đến những người bán hàng khi bạn nghĩ về việc ngăn ngừa tổn thất, nhưng có rất nhiều yếu tố góp phần vào việc thu hẹp. Đôi khi, bạn cần phải nhìn xa hơn sàn bán hàng để xác định điểm hạn chế lớn nhất trong lợi nhuận của bạn. Sự co lại cũng xảy ra trong nhà kho. 

Liên quan: Những thách thức về Phòng ngừa tổn thất trong Bán lẻ>

Đầu tiên chúng ta hãy chia nhỏ một vài nguyên nhân phổ biến của co rút, vì nó liên quan đến các hoạt động hậu mãi: 

• Trộm cắp nội bộ: nguyên nhân của chỉ hơn một phần ba sự co ngót, trộm cắp nội bộ là cả việc đánh cắp hàng hóa đơn giản, cũng như trả lại hàng giả, thẻ quà tặng giả, để lại hàng trong đơn đặt hàng hoặc thậm chí lấy tiền mặt từ người đến
• Gian lận của nhà cung cấp: gần 6% mất hàng tồn kho là do gian lận của nhà cung cấp
• Hồ sơ không chính xác: lỗi hành chính, hoặc giấy co rút, góp phần tạo ra 21% cho sự co rút của nhà bán lẻ
• Kho hàng được tổ chức không đúng cách
• Quy trình làm việc được thiết kế kém

Khi bạn thường xuyên kiểm tra các phương pháp phòng ngừa tổn thất, bạn có thể giảm thiểu rủi ro, tăng năng suất, đồng thời xác định và khắc phục các vấn đề ngăn ngừa tổn thất trước khi chúng ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn.

Một số hạng mục cần kiểm tra bao gồm: 

• Các thủ tục và chính sách bảo mật
• Máy ảnh
• Đang tải bảo mật bến tàu
• Máy quét mã vạch
• Nhận tài liệu

Bạn cũng có thể tham khảo danh sách kiểm tra phòng ngừa tổn thất toàn diện. 

Làm cho việc kiểm tra ngăn ngừa tổn thất của bạn dễ dàng hơn với một công cụ như Bindy. Bindy có danh sách kiểm tra, nhiệm vụ và thông tin liên lạc an toàn để giúp bạn bảo vệ thương hiệu của mình, giảm lỗi và khiến các trang web có trách nhiệm. Các đội có thể tiến hành kiểm tra trên mọi thiết bị, trực tuyến hoặc ngoại tuyến. Xem dữ liệu trang web theo thời gian thực để theo dõi xu hướng và xác minh việc thực hiện. Quan trọng nhất, xác định nguyên nhân gốc rễ và huấn luyện cho những điểm yếu đó.

Tiếp tục với việc kiểm tra kho hàng của bạn

Đừng để việc kiểm tra kho theo quy định của ngành. Các nhà bán lẻ chủ động tiến hành kiểm tra kho hàng để giảm thiểu các vấn đề trước khi chúng đe dọa lợi nhuận cuối cùng hoặc tệ hơn là toàn bộ hoạt động kinh doanh. 

Bindy cung cấp các tính năng sau để hỗ trợ việc kiểm tra và đánh giá kho hàng: 

• Các biểu mẫu có thể tùy chỉnh
• Khả năng cập nhật và đẩy biểu mẫu ra hiện trường trong thời gian thực
• Chụp ảnh bắt buộc
• Đề xuất kế hoạch hành động
• Giao diện dễ sử dụng cho tất cả nhân viên

Thông tin về các Tác giả:

Alexandra Sheehan làm việc với các công ty B2B trong lĩnh vực bán lẻ, thương mại điện tử và du lịch để tạo ra các chiến lược và nội dung blog, trang web và blog chuyên nghiệp. Bạn có thể thấy cô ấy làm việc trên các trang web như Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30, v.v. thealexsheehan.com.