7 ขั้นตอนง่ายๆ ในการช่วยระบุการฉ้อโกงในการดำเนินการที่จอดรถของกองทรัสต์

ทรัสต์เพื่อการลงทุนในอสังหาริมทรัพย์ขนาดกลางถึงขนาดใหญ่มีความเสี่ยงที่จะถูกฉ้อโกงในการดำเนินการจอดรถมากกว่าบริษัทอสังหาริมทรัพย์ขนาดเล็ก และผลกระทบอาจส่งผลกระทบร้ายแรงต่อกำไรสุทธิ

ประเภทของการฉ้อโกงที่เจ้าของทรัพย์สินและผู้จัดการต้องตระหนักถึงโดยทั่วไปแบ่งออกเป็นสี่ประเภท: การโจรกรรมเงินสด การขโมยการตรวจสอบความถูกต้อง (คูปองส่วนลด) การฉ้อโกงงบการเงิน และการละเมิดการเข้าถึง parker ทุกเดือน. การโจรกรรมเงินสดหรือการใช้เงินสดในทางที่ผิด ประกอบขึ้นเป็นกิจกรรมการฉ้อโกงส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม การฉ้อโกงด้านงบการเงินมีการเติบโตในตลาด

กิจกรรมที่ผิดกฎหมายเหล่านี้ ไม่ว่าจะโดยการขโมยเงินสดโดยตรง การขายคูปองส่วนลดสำหรับการตรวจสอบเป็นเงินสด หรือการจัดการบัตร Parker รายเดือนที่ผิดพลาด มักจะทำโดยพนักงานจอดรถโดยตรง นี่เป็นความจริงที่ยากสำหรับ REIT เชิงพาณิชย์จำนวนมาก ซึ่งมักจะสร้างความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจได้ยาวนานกับผู้ให้บริการที่จอดรถตลอดหลายปีที่ผ่านมา

การฉ้อโกงประเภทหลักอื่น ๆ เกี่ยวข้องกับการรายงานงบการเงิน เช่น การจ่ายเงินใต้โต๊ะคอนแทคย่อยที่จอดรถ (เช่น การล้างไฟ การทำความสะอาด ฯลฯ) หรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่สูงเกินจริง ในกรณีนี้ ผู้บริหารระดับสูงในบริษัทที่จอดรถจะได้รับประโยชน์เป็นการส่วนตัว แม้ว่าจะละเมิดความรับผิดชอบทางจริยธรรมและทางกฎหมายต่อลูกค้าของกองทรัสต์ก็ตาม

เหตุผลที่ REIT เชิงพาณิชย์ขนาดกลางและขนาดใหญ่มีความเสี่ยงมากขึ้นเนื่องจากปัจจัยหลายประการ ขาดการฝึกอบรม การกำกับดูแลโดยตรงจากเจ้าหน้าที่ของสถานที่ให้บริการ หรือผู้บริหารที่ปฏิบัติหน้าที่หลายอย่างในพอร์ตการลงทุนขนาดใหญ่ภายในระยะเวลาที่เข้มงวด นอกจากนี้ ความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดมักถูกสร้างขึ้นระหว่างพนักงานเสิร์ฟและลูกค้าประจำ ซึ่งอาจนำไปสู่การโจรกรรมในรูปแบบของที่จอดรถรายเดือนฟรี

อาจมีข้อบกพร่องของกระบวนการกำกับดูแลอย่างเป็นทางการของ REIT เมื่อพูดถึงที่จอดรถ ควบคู่ไปกับการขาดความเชี่ยวชาญในการทำความเข้าใจรายงานรายได้ที่จอดรถ ปัจจัยทั้งหมดเหล่านี้มีบทบาทสำคัญในฐานะการเงินโดยรวมของทรัพย์สิน REIT

ต้องบอกว่าเป็นเรื่องสำคัญที่ REIT เชิงพาณิชย์จะต้องดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อระบุการฉ้อโกงทุกประเภทในที่จอดรถของพวกเขาและเพื่อยับยั้งโดยเร็วที่สุด นี่คือ 7 ขั้นตอนที่จะช่วยคุณ

1. แต่งตั้งผู้ดูแลระบบเฉพาะ

เนื่องจากมีขนาดใหญ่ REIT เชิงพาณิชย์จำนวนมากจึงมีบุคคลหลายรายที่จัดการฟังก์ชั่นการทำบัญชี เช่น ลูกหนี้ การประมวลผลการชำระเงิน การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ ฯลฯ และบันทึกฟังก์ชันเหล่านี้ในระบบบัญชี สิ่งนี้สามารถช่วยให้กรณีการฉ้อโกงผู้ให้บริการที่จอดรถง่ายขึ้นมากโดยไม่มีใครสังเกตเห็น REIT ควรมีบุคคลอย่างน้อยหนึ่งคนที่ได้รับการฝึกอบรมเพื่อดูแลงานที่เกี่ยวข้องกับการจอดรถทั้งหมดและเพื่อมีส่วนร่วมในการประชุมรายงานรายได้ประจำเดือนกับผู้ให้บริการที่จอดรถ

2. รู้จักผู้ให้บริการที่จอดรถของคุณ 

ในขณะที่ทุกธุรกิจพยายามจ้างผู้ขายที่ซื่อสัตย์โดยมีรายละเอียด RFP/RFQ ขั้นตอนการจอดรถสามารถช่วยป้องกันการฉ้อโกง การตรวจสอบประวัติ จดหมายอ้างอิง และการประเมินสถานที่อื่นๆ ที่จัดการโดยผู้ให้บริการที่จอดรถที่มีศักยภาพ จะให้รายละเอียดที่ไม่สามารถระบุได้ง่ายในระหว่างการประชุมแบบเห็นหน้ากัน

ดิ RFP/RFQ กระบวนการประเมินผลช่วยให้กอง REIT สามารถขอข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับวิธีการรายงานทางการเงิน ความโปร่งใส และการควบคุมการตรวจสอบภายใน

แม้ว่าอาจดูเหมือนขัดกับสัญชาตญาณ แต่ผู้ให้บริการที่จอดรถที่ฉ้อโกงมักถูกมองว่าเป็นลูกค้าที่น่าเชื่อถือที่สุดเพราะพวกเขาจะพยายามช่วยเหลือและรับความไว้วางใจ ผู้จำหน่ายที่จอดรถที่ดำเนินงานด้วยความเป็นอิสระเกือบเต็มจำนวน และไม่มีการกำกับดูแลโดยตรงจากกองทรัสต์ สามารถเพิ่มโอกาสในการฉ้อโกงเมื่อเวลาผ่านไปอย่างทวีคูณ

3. ใช้การควบคุมภายใน

REIT เชิงพาณิชย์จำเป็นต้องสร้างและรักษาการควบคุมภายในเพื่อป้องกันและตรวจจับการฉ้อโกงในพอร์ตการลงทุน สิ่งเหล่านี้ควรรวมถึงการตรวจสอบข้อมูลบัญชีการเงินกับรายงานอุปกรณ์จอดรถ กิจกรรมในบัญชีธนาคาร การสร้างระบบการลงชื่อออกแบบหลายคนสำหรับการชำระเงินคืนของผู้ขาย และหน้าที่ด้านบัญชีอื่นๆ ด้วยการดำเนินการตรวจสอบกิจกรรมทางการเงินของผู้ดำเนินการที่จอดรถเป็นประจำ REIT สามารถลดโอกาสการฉ้อโกงได้อย่างมาก

4. เงินฝากโดยตรง

ด้วยความพร้อมให้บริการของธนาคารออนไลน์ ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบกิจกรรมในบัญชีและใบแจ้งยอดอย่างรวดเร็ว การขอให้ผู้ให้บริการที่จอดรถฝากเงินทั้งสองช่องทาง (เงินสด/เครดิต parker ชั่วคราว & เครดิต parker รายเดือน) เข้าบัญชีธนาคารของกองทรัสต์โดยตรง ความเสี่ยงของการชำระเงินที่ไม่ถูกต้องหรือการชำระเงินสั้นโดยผู้ประกอบการลดลงอย่างมาก

ซึ่งจะทำให้กอง REIT มีทัศนวิสัยมากขึ้นเกี่ยวกับการเงินของสถานที่จอดรถ ตลอดจนควบคุมและขจัดความล่าช้าในการชำระเงินจากผู้ให้บริการที่จอดรถ การฝากโดยตรงยังทำให้กองทรัสต์มีโอกาสเพิ่มเติมในการตรวจสอบยอดรายได้ที่เก็บมาเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่จะชดใช้คืนให้กับผู้ดำเนินการที่จอดรถ

5. ตรวจสอบหนังสืออย่างสม่ำเสมอ 

REIT ควรตรวจสอบสถานที่จอดรถของตนเป็นประจำในส่วนของการจ่ายเงินสดและการใช้บัตรตรวจสอบความถูกต้อง นอกจากนี้ "การตรวจสอบเฉพาะจุด" ที่ไม่ได้แจ้งให้ทราบเป็นครั้งคราวในการรวบรวมรายได้รายวันและการเติมเงินแบบรายเดือน Pay on Foot สามารถช่วยตรวจจับการฉ้อโกงในสถานการณ์ที่มีความเสี่ยงสูง

การเปรียบเทียบรายงานธุรกรรมอุปกรณ์จอดรถกับรายได้ที่รวบรวมได้จะช่วยลดโอกาสในการฉ้อโกงที่ไม่สามารถระบุได้ บริษัทบุคคลที่สาม เช่น AuditPark เสนอบริการตรวจสอบและรายการตรวจสอบป้องกันการทุจริตเพื่อช่วยให้กองทรัสต์ระบุความเสี่ยงและพัฒนาการควบคุมภายในเพื่อป้องกันการสูญเสีย6. ความอดทนเป็นศูนย์

หากคุณได้ตั้งค่า REIT ของคุณด้วยมาตรการป้องกันการฉ้อโกงและขั้นตอนการรายงาน คุณยังต้องติดตามผลโดยตรวจสอบรายงานรายได้และค่าใช้จ่ายของผู้ให้บริการที่จอดรถของคุณเป็นประจำ เพื่อเสริมสร้างการขจัดการฉ้อโกง ควรมี ความอดทนเป็นศูนย์ สำหรับกรณีการโจรกรรมโดยเจ้าหน้าที่ไซต์หรือการรายงานที่ผิดจรรยาบรรณโดยผู้ดำเนินการที่จอดรถ

ในตอนท้ายของวันกองทรัสต์จะจ่ายเงินให้ผู้ดำเนินการที่จอดรถสำหรับบริการการจัดการของพวกเขา หากเจ้าหน้าที่ของสถานที่ไม่สามารถไว้วางใจด้วยเงินสดหรือตั๋วตรวจสอบได้ ผู้ประกอบการที่จอดรถได้ทุ่มเทความพยายามอย่างมากเพียงใดในการรักษาความปลอดภัยและความถูกต้องของรายได้ของลูกค้า?

ไม่มี "กฎการประท้วงสามครั้ง" ในข้อนี้ ผู้ประกอบการที่จอดรถควรรู้ว่ามันเป็น "หนึ่งเดียว" เมื่อพูดถึงการโจรกรรม ด้วยการใช้กฎนี้ ผู้ให้บริการที่จอดรถจะใช้ความพยายามร่วมกันมากขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าทั้งรายได้จากที่จอดรถและการใช้ตั๋วตรวจสอบมีความปลอดภัยและแม่นยำ

7. รับความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ  

หากกอง REIT ดำเนินมาตรการป้องกันการฉ้อโกงและตัวเลขยังไม่เพิ่มขึ้น หรือหากมีนัยทางกฎหมาย ก็ควรจ้างที่ปรึกษาด้านที่จอดรถและนักบัญชีมืออาชีพเข้ามาตรวจสอบที่จอดรถให้ละเอียดยิ่งขึ้น รายได้ที่รายงานของผู้ดำเนินการ AuditPark Services Inc. ทำงานร่วมกับ CPA และผู้ตรวจสอบการฉ้อโกงที่ผ่านการรับรอง และสามารถให้ความช่วยเหลืออย่างกว้างขวางในการยับยั้งการฉ้อโกงรายได้จากที่จอดรถ การตรวจจับ และการดำเนินคดีหากจำเป็น

ทรัพยากรยานยนต์และที่จอดรถอื่นๆ

อ้างถึง หมวดหมู่ยานยนต์และที่จอดรถ สำหรับรายการตรวจสอบ วิธีการ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับอุตสาหกรรมยานยนต์และที่จอดรถ

ทรัพยากรป้องกันการสูญเสียอื่น ๆ

อ้างถึง หมวดหมู่การป้องกันการสูญเสีย สำหรับรายการตรวจสอบ วิธีการ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการป้องกันการสูญเสีย

เกี่ยวกับผู้เขียน:

Ross Frangos เป็นประธานและผู้ก่อตั้ง AuditPark Services Inc., บริษัทที่ปรึกษาด้านที่จอดรถในโตรอนโต ON เขาเชี่ยวชาญด้านการขอข้อเสนอ เอกสารการจอดรถ และการช่วยเหลือลูกค้าของเขาในการจัดหาบริการจัดการที่จอดรถ

แบรนด์ค้าปลีกและการบริการชั้นนำในสหรัฐอเมริกาใช้ Bindy เพื่อดำเนินโครงการและมาตรฐานของไซต์