Detaljhandeln går alltid snabbt, men med utbrottet av covid-19 måste företag anpassa sin verksamhet och sina hälso- och säkerhetspolicyer dagligen (ibland varje timme). Ledningen har ett ansvar att snabbt kommunicera policyändringar och bästa praxis i sina butiker.
Det är avgörande att anställda arbetar med den mest uppdaterade informationen för att hålla sig själva och kunderna säkra. Så här genomförde en närbutikskedja en uppdatering av policyer och bästa praxis på över 700 platser.
Fallstudie: Kommunicera policyändringar
De Världshälsoorganisationen, Center för sjukdomskontroll, eller styrande organ utfärdar en ny hälsopolicy och/eller saneringsförfarande. Återförsäljare måste utföra uppdateringen på olika avdelningar, på alla platser och olika stater.
Kund
En närbutikskedja med över 700 platser.
UTMANING
Närbutikskedjan behövde implementera de senaste uppdateringarna av statliga regler. Uppdateringar inkluderade nya policyer för hygien, sanitet och sociala distansåtgärder för viktiga återförsäljare. Närbutiken var också tvungen att placera skyltar, dekaler, installera skyddsglas och implementera nya självbetjäningsprocedurer för mat och dryck.
Att informera anställda om policyändringar måste vara snabbt, dokumenterat och verifierat med foton. Huvudkontoret krävde också ett verifierbart register över när anställda underrättades, datum/tid för slutförande och eventuella ytterligare steg som behövs för att följa nya policyer och procedurer.
E-postkedjor och/eller papperschecklistor är inte tillräckligt snabba. De ger inte heller tillräckliga garantier. Det är viktigt att verifiera samordningen av policydistribution och antagande i realtid på flera platser.
Utför policyuppdateringar i butik
Med hjälp av en Bindy skapade närbutikskedjan skräddarsydda inspektionsformulär för att säkerställa att skyltar, dekaler för social distansering och skyddsglas finns på plats. De bifogade bilder med bästa praxis. På så sätt visste medarbetarna exakt var och hur skyltar och glas skulle placeras. Obligatoriska bilder verifierade implementering och placering.
Huvudkontoret anpassade rutiner för självbetjäning av mat. Regionala chefer inspekterade för att säkerställa att all oförpackad, självbetjänad mat togs bort från hyllorna. Istället använde butikerna färdigförpackade alternativ.
Flera nya policyer tillämpades på dryckestationer. Engångshandskar tillhandahålls nu för kaffe- och dryckesstationer. Engångslock tas bort. Kontorister delar nu ut lock vid köp. Kunden kan inte längre använda påfyllningsbara behållare för drycker.
Huvudkontoret kan begära dagliga inspektioner med obligatoriska bilder för att säkerställa att handskar finns tillgängliga och dryckespolicyer antas. De kan också bifoga policyförklaringar och FQA direkt till formulär så att anställda kan svara på kundfrågor.
Kom ihåg att policyn förändras. Till exempel har styrande organ justerat det högsta tillåtna antalet personer i en butik. Genom att använda en app för detaljhandelskommunikation kan huvudkontoret distribuera uppdaterade formulär till alla butiker. Dessutom kan huvudkontoret begära inspektioner för att verifiera uppdaterad policyimplementering.
Implementera policyuppdateringar med programvara
När de står inför en kris behöver anställda uppdaterad information för att skydda kunderna, sig själva och varumärket. Här är några sätt Bindy kan hjälpa huvudkontoret att implementera policy- och proceduruppdateringar och säkerställa implementering.
implementera med Task Management
Tilldela uppgifter för att genomföra nya hälso- och säkerhetspolicyer och procedurer för detaljhandeln. Till exempel tar många närbutiker bort mat/drycker med självbetjäning och ersätter dem med färdigförpackade alternativ. Dessutom förser butiker mat- och dryckesstationer med engångsskyddsutrustning som sköldar, handskar och tång. För att implementera nya matservicepolicyer kan huvudkontoret skapa uppgifter.
Att använda ett uppgiftshanteringssystem byggt för detaljhandeln för att distribuera policyer och procedurer hjälper varumärken att reagera snabbt och säkerställa antagandet.
Huvudkontoret kan skapa enstaka eller flera uppgifter på mindre än några minuter. De kan tilldela ett förfallodatum och skicka uppgiften till relevanta medarbetare. Bifoga bästa praxisfoton och stödjande policydokument direkt till uppgiften. Uppgifter är tillgängliga på alla enheter.
Därefter kan anställda bifoga sina egna foton för att bevisa genomförandet och policyimplementeringen, lämna anteckningar och markera uppgiften som slutförd. Bindy spårar automatiskt användaren, plats, datum och tid.
implementera med innehållshantering
Intern kommunikation är avgörande under en kris, och experter är överens om att det är bäst att kommunicera tidigt och ofta. Att hålla den kommunikationen på en enda plattform gör det mer sannolikt att anställda kommer att engagera sig. Med Bindy's innehållsansvarig, kan huvudkontoret dela organisationsnyheter och policyuppdateringar. Handlingsbar information kan tilldelas som en uppgift.
Till exempel uppdaterar många närbutiker policyerna för handtvätt och städning. Huvudkontoret kan skapa uppdateringar och inkludera träningsvideor och filer för handtvätt. Innehållsansvarig tillhandahåller läskvitton, så huvudkontoret vet när medarbetarna har engagerat sig.
genomföra med korrigerande åtgärder
När implementeringen misslyckas, tilldela en korrigerande åtgärd. Bifoga bilder för att illustrera bristande efterlevnad. När det är löst kan slutanvändare också bifoga foton för att visa upplösningen.
Kör snabbt rapporter var som helst, på vilken enhet som helst för att övervaka upprepade förseelser eller spårupplösning i realtid.
Det finns många saker utanför återförsäljarnas kontroll för tillfället. När det gäller att ta sig igenom en kris är det viktigt att fokusera på vad man kan göra. Återförsäljare kan hålla butikerna informerade och fungera säkert. Bindy kan hjälpa.
För mer covid-19 resurser och rekommendationer om bästa praxis, se Bindy blogg.
- Checklista för anställdas välmående
- Coronavirus (COVID-19) Checklista för detaljhandel och hotell
- 5 sätt att stödja anställda och kunder under covid-19
- COVID-19: Resursguide för återöppning av butik
ÖVRIGA RESURSER för hantering av detaljhandel
Referera till Retail Task Management kategori för instruktioner och bästa praxis för uppgiftshantering inom detaljhandeln och hotellbranschen.
