Retail Task Management, omfattande guide

Att utföra uppgifter på platsnivå är en utmaning för de flesta detaljhandels- och hotellgrupper. Ett effektivt uppgiftshanteringssystem driver butiksutförande, platsdeltagande och engagemang till nya höjder.

Ett vanligt misstag som återförsäljare gör är att försöka hantera uppgifter via e-post. Det är näst intill omöjligt att hålla koll på komplexa program och många rörliga delar via e-post – vem har och inte har gjort vad, var och när.

Det är därför vi har sammanställt den här omfattande guiden till uppgiftshantering för detaljhandel och besöksnäring.

Låt oss dyka in.

INNEHÅLL

Vad är Retail Task Management?

Vad är en uppgift?

Varför uppgiftsexekvering misslyckas

Hur man förbättrar uppgiftshanteringen

Tilldela en uppgift eller genomför en inspektion

Vad är Retail Task Management?

Hantering av detaljhandel är processen att hantera uppgifter inklusive prioritet, förfallodatum, granulär distribution till utvalda mottagare, verifieringsfoton, spårning och realtidsrapportering. Task management hjälper detaljhandels- och hotellvarumärken att uppnå specifika mål genom distribution av handlingsbara och spårbara förfrågningar.

Två typer av uppgifter

I detaljhandeln finns det i allmänhet två typer av uppgifter: återkommande operativa uppgifter och ad-hoc uppgifter.

Återkommande uppgifter

Återkommande uppgifter är de uppgifter som håller detaljhandeln igång smidigt. Detta inkluderar regelbundna lagerräkningar, verksamhetsgranskning och säkerhetsrevisioner. Den här typen av uppgifter omfattar också dagliga ansvarsområden såsom fyllning av lager, städning etc. Det vill säga de typer av uppgifter som vanligtvis representeras av en checklista.

Ad hoc uppgifter

En ad-hoc-uppgifter är en engångsuppmaning. Till exempel att sätta upp en specialiserad produktdisplay, implementera en policyförändring, tilldela ytterligare utbildning, eller återkalla en produkt. Dessa uppgifter kan vara brådskande och, om de inte slutförs i tid, kan de stoppa viktiga affärsprocesser eller skada ett varumärkes rykte.

Både återkommande och ad hoc-uppgifter kan också delas upp i en- och fleråtgärdsuppgifter.

Enkla uppgifter

Enkla uppgifter är enkla uppgifter som vanligtvis utförs i ett enda steg. Till exempel att placera uppdaterade reaskyltar, byta ut brända glödlampor på en butiksskylt eller uppdatera smörgåstavlan med dagens specialerbjudanden. Dessa typer av uppgifter kan förbises eller helt enkelt glömmas bort i den hektiska dagliga världen av detaljhandel och gästfrihet.

Flerfunktionsuppgifter

Fleråtgärdsuppgifter är mer komplexa och består av flera åtgärdssteg och deluppgifter. Stegen kan behöva slutföras i en angiven ordning. Den här typen av uppgifter kan inkludera nattstädning av komplex köksutrustning, bearbetning av nya produktleveranser eller introduktion av en ny anställd.

När det kommer till dessa uppgifter kan det vara lätt att hoppa över steg eller delvis slutföra uppgiften. Det är till exempel därför butiksanställda bara kör visningar som planerat 37% av tiden.

Varför uppgiftsexekvering misslyckas

Innan vi diskuterar implementering av verktyg för att förbättra uppgiftshanteringen i butiker, är det bra att överväga grundorsakerna till undermåliga uppgiftsslutförande i detaljhandeln.

Distraktion

Det är inte ovanligt att detaljhandelsanställda känner att de dras åt ett dussin olika riktningar varje dag. Ibland är de uppgifter som får uppmärksamhet inte de viktigaste eller väsentliga för verksamheten, utan de som är mest störande eller märkbara. Till exempel, de oändliga mejlen som ständigt plingar från en butikschefs telefon.

Butikschefer och distriktschefer utsätts ofta för extrem distraktion. Mellan kunder som behöver uppmärksamhet, medarbetarfrågor, utbildning är det alltför lätt att tappa koll på viktiga uppgifter.

Förvirring om prioriteringar

Lag kan ha olika böjelser och prioriteringar baserat på sina egna erfarenheter och känslor. Även om det inte är något fel med det, måste varumärken se till att kärnuppgifter och program som utgör ryggraden i deras strategi utförs fullt ut och i tid.

Utan att sätta prioriteringar för uppgifter kan anställda också uppvisa vad Harvard Business Review benämner "task completion bias". En studie av Harvard Business School hävdar att när antalet uppgifter ökar för en anställd kan den anställde välja att utföra enklare uppgifter först som ett sätt att bocka av sin lista, känna en känsla av prestation och underlätta sin arbetsbörda.

Även om detta ökar prestandan på kort sikt, har slutförandet av uppgifter en negativ effekt på de anställdas lärande och negativt påverkar organisationens långsiktiga prestation, eftersom svårare och tidskrävande uppgifter fortsätter att skjutas upp.

Informationsluckor

Enligt en nyligen genomförd Gallup-undersökning, bara halv av 2,2 miljoner tillfrågade anställda säger att de förstår vad som förväntas av dem på jobbet. Samma studie fann att så få som 12% anställda är överens om att deras chef hjälper dem att sätta arbetsprioriteringar.

Viktiga organisatoriska uppgifter kan hamna på vägen helt enkelt för att anställda inte vet att de är ansvariga för uppgiften eller inte förstår uppgiftens förväntningar.

Hur man förbättrar uppgiftshanteringen

Framgång inom detaljhandeln handlar om avrättning.

"Det finns en direkt koppling mellan din lönsamhet och din personals produktivitet; om du vill öka dina intäkter måste du börja med dina anställda”, hävdar detaljhandelsexperten Francesca Nicasio.

Hon fortsätter: "Ge dem verktyg för att göra sitt jobb bättre för att maximera personalens produktivitet." Om du vill förbättra utförandet av uppgifter i butiker, börja med rätt verktyg.

Använd rätt verktyg

Rätt verktyg för uppgiftshantering för detaljhandeln gör hela skillnaden. Många tycker en Excel-checklista och e-post eller program som Google Keeps eller Apple Notes räcker för att öka exekveringen i butik. Men inget av dessa alternativ ger återförsäljare en centraliserad plats för alla uppgifter. De tillåter inte heller spårning av slutförandet av uppgifter i alla butiker. För att vara framgångsrik och pålitlig måste en uppgiftshanteringsplattform vara en centraliserad auktoritetsregistrering.

"Teknik kan göra eller bryta din förmåga att driva en smidig detaljhandelsverksamhet," säger tankeledare inom detaljhandeln Jasmine Glasheen. Hon noterar att att försöka hålla reda på alla rörliga delar manuellt "kan leda till ett antal mänskliga fel som kostar ditt resultat."

Välj istället en lösning där du kan tilldela uppgifter till specifika mottagare för alla butiksbehov. Viktigast av allt, hitta en lösning som hjälper ditt team att göra sitt jobb och samlar all information de behöver på ett ställe för att utföra snabbare: direktiv, foton och stödjande dokument.

Eftersom återförsäljarteam är på resande fot bör din lösning kunna köras på alla enheter så oavsett var dina anställda är kan de fortfarande engagera sig. Sist, det är ingen idé att tilldela en uppgift om du inte kan spåra slutförandefrekvensen enkelt och i realtid. Genom att göra det säkerställer du att problem inte faller mellan stolarna.

Implementering av nya verktyg

Det kan vara skrämmande att tänka på att integrera ny teknik i dina butiker. Hur lång tid tar det att utbilda anställda? Kommer anställda att använda det nya verktyget?

Tänk på verktyg som förbättrar effektiviteten och organisationen engagerar medarbetarna. Faktiskt, 80% av detaljanställda tror att deras arbetstillfredsställelse skulle förbättras om deras butik fungerade mer effektivt.

Välj en plattform som är intuitiv och gjord för din bransch, som Bindy. Med en minimal investering i utbildning i förväg kommer du helt enkelt att eliminera den tid som går åt till att spåra problem via e-post och manuell uppföljning. Dessutom dra nytta av leverantören erbjuds utbildning till spara på kostnader och gratis provperioder så att du kan se plattformen på jobbet i dina butiker.

Om du är osäker på hur du ska integrera ny teknik i dina butiker, se vår blogg: Hur man implementerar ny teknik i din detaljhandel.

Ställ in förfallodatum

Förfallodatum hjälper anställda att prioritera. Det här handlar om mer än att slutföra en uppgift för att få en deadline; förfallodatum hjälper också anställda att veta vad som inte är en omedelbar prioritet.

Utan förfallodatum kan det kännas som att allt ska betalas direkt. Detta kan leda till att personalen känner sig överväldigad och kan utlösa den process som leder till den "uppgiftsavslutande bias" som nämns ovan.

Ställ in avgiftsdatum baserat på vikt och i linje med ditt företags unika kalender. Det är till exempel inte en bra idé för ett blomsterföretag att ge anställda lagerräkning eller utbildning under de hektiska månaderna december, februari och maj. Det är dock lämpligt att tilldela en uppgift för att vända POS-skärmar med semesterlämpliga varor.

Förfallodatum är en riktig del av detaljhandeln. Tänk på att en korrekt utförd POP-skärm kan leverera så mycket som en 45.5% försäljningslyft när det sätts upp på rätt sätt och i tid.

Att göra deadlines, fylla i lager och genomföra marknadsföringsplaner kan öka försäljningen i samma butik med 3.7%. Att inte utföra detaljhandelsuppgifter i tid betyder att tusentals dollar finns kvar på bordet.

Var tydlig

Butiker klarar sig bäst med tydliga, detaljerade direktiv. Uppgiften ska vara enkel och otvetydig.

Säg inte bara, "Kom ihåg all romainesallat." Ge instruktioner om hur du på ett säkert sätt tar bort och kasserar salladen. Om du använder en lösning som Bindy, kan du bifoga litteratur som informerar anställda om produktåterkallelsen och hur de kan svara på kundfrågor. Ge ett planogram och foton så att anställda vet exakt hur de ska fylla det nu tomma salladsutrymmet.

Du kanske vill överväga att dela upp projekt med flera steg i mindre enskilda uppgifter för tydlighetens skull. Med Bindy kan du länka uppgifter till varandra så att anställda kan slutföra dem i den ordning som krävs för att säkerställa att inga steg missas.

Uppföljning

Se till att du kan spåra slutförandefrekvenser och enkelt följa upp försenade uppgifter. Med Bindy kan du köra rapporter eller övervaka slutförandet med färgkodning från uppgiftens sida.

När de har schemalagts skickas uppgiftsmeddelanden automatiskt, placeras på medarbetarens instrumentpanel och i deras kalender. Alla inkluderar klickbara länkar så att anställda enkelt kan navigera till uppgiften. Anställda kan kommentera uppgiften eller låta uppgiftsskaparen veta om eventuella problem. De kan visa att de är färdiga genom att bifoga bilder.

Som detaljhandelsantropologer Kizer & Bender observera, "Det som mäts tenderar att bli gjort." Att hålla koll på slutförandet kan också hjälpa dig att identifiera mönster av försening och bättre förstå var coaching krävs.

Tilldela en uppgift eller använda en checklista?

Det kan finnas viss förvirring i detaljhandeln över termen "uppgift". Vissa återförsäljare tänker på en anställds uppgifter som "vad de behöver åstadkomma under sitt skift." Tekniskt sett kan alla uppdrag du ger till en gruppmedlem kallas en "uppgift", inklusive dagliga öppnings- eller stängningsuppgifter, genomföra en förlustförebyggande revision eller uppdatera deras säkerhetsutbildning.

Det kan vara en utmaning att ta reda på vilket verktyg som är bäst lämpat att tilldela och följa upp alla dessa "uppgifter". Här är våra rekommendationer för funktioner och verktyg för att utföra återkommande, ad-hoc-, enkel- och fleråtgärdsuppgifter.

Återkommande uppgifter

Återkommande uppgifter sköts i allmänhet bäst av en checklista. Använd en plattform som låter dig skapa så många typer av checklistor som du behöver för det dagliga ansvaret, förlustförebyggande revisioner, eller hälsa och säkerhet inspektioner. Använd ett tydligt och kortfattat språk för varje punkt på checklistan.

Som med alla uppgifter är illustrationer användbara så inkludera bästa praxis-foton. Optimera arbetsflödet genom att bifoga stöddokument direkt till objektet eller frågorna. På så sätt behöver anställda inte gå ifrån uppgiften för att söka information; den är redan där.

Behöver du vara säker på att anställda fyller i en viss checklista? Använd Bindy för att "Begär en inspektion" eller schemalägg inspektionen i användarens kalender. Kör en enkel rapport för att se när användare har slutfört inspektionen och vilka platser som saknar en inspektion.

Ad hoc uppgifter

Ad-hoc-uppgifter är vanligtvis tidskänsliga (produktåterkallelser, POP-skärmar, etc.). Du kan använda Bindys uppgiftsmodul för att tilldela dessa uppgifter på några sekunder, bifoga foton och dokumentation och till och med kräva obligatoriska foton för att utföra uppgiften.

Det är inte ovanligt att problem upptäcks medan anställda genomför en inspektion eller revision. När detta händer kan användare använda uppgiftsmodulen för att tilldela ett problem i realtid. Dessutom kan inspektören tilldela en handlingsplan, det vill säga en korrigerande åtgärd med ett förfallodatum. Handlingsplaner kan tilldelas medan inspektioner pågår eller när de är klara.

Med lättkörda rapporter kan huvudkontoret verifiera slutförandet av uppgifter och handlingsplaner var som helst. Användare får uppföljningspåminnelser när uppgifter eller handlingsplaner är försenade så inget faller mellan stolarna eller riskerar varumärkets rykte.

Enkla uppgifter

Enkla uppgifter kan kombineras för att skapa en checklista. Som att fylla på olika hyllor genom butiken. Använder Bindy's uppgiftshantering modul, kan du även tilldela enstaka uppgifter i bulk efter roll efter behov eller till specifika användare.

Flerfunktionsuppgifter

Flerfunktionsuppgifter kan kombineras för att skapa en numrerad steg-för-steg-checklista. Det är också möjligt att skapa en serie länkade uppgifter med Bindy, vilket kräver att den första uppgiften är klar innan nästa är tillgänglig.

Gå vidare med Task Management

Uppgiftshantering kan se olika ut beroende på din detaljhandelsvertikal. Att implementera ett uppgiftshanteringsprogram handlar om att ta reda på vad dina produktivitetssmärta är och att implementera ett tillvägagångssätt uppifrån och ner för att lindra dessa smärtpunkter. Det uppskattas att kostnaden för bristande efterlevnad är 3.5 gånger högre än kostnaden för att investera i program som främjar organisatorisk efterlevnad och slutförande av uppgifter.

Det enda sättet att veta om butiker verkligen utför varuhandel, drift eller förlustförebyggande uppgifter är att ha ett verktyg på plats som möjliggör enkel uppföljning i realtid. Att använda rätt verktyg hjälper till att hålla alla, på alla nivåer, på samma sida och fokuserade.