7 tips för att framgångsrikt hantera en detaljhandelskooperativ

Värderingar relaterade till hållbarhet, gemenskap och företagens sociala ansvar (CSR) har blivit centrum för konsumenter, vilket är anledningen till att många varumärken har ökat sitt CSR-arbete under de senaste åren. 

Det är dock värt att påpeka att vissa återförsäljare länge har prioriterat dessa värden. 

Vi syftar på co-op-butiker. Också kända som kooperativ, kooperativ är butiker som ägs och förvaltas av medlemmar i samhället. Till skillnad från traditionella vinstdrivande företag bestäms beslut som fattas av kooperativ av medlemmar och konsumenter snarare än tredje parts aktieägare och investerare.

Som sådan är andelslag mer benägna att uppvisa socialt ansvar. A 2020 rapport av National Co+op Grocers (NCG) fann att kooperativ är "ledande inom försäljning av ekologisk, rättvis handel, B Corp och kooperativt producerade produkter." Enligt rapporten kommer 47% av livsmedelsförsäljningen i co-ops från ekologiska produkter, jämfört med 3% på konventionella dagligvaror.

Dessutom tillhandahåller 3 av 4 livsmedelskooperativ behovsbaserade rabattprogram för sina samhällen, vilket bidrar till att minska hindren för hälsosam mat.

Co-ops är verkligen en speciell sort av butiker, och de är värda att driva. Om du planerar att starta en eller om du redan har en butik, hjälper följande co-op detaljhandelshanteringstips att få saker att fungera smidigt. 

Håll dina medlemmar engagerade 

Medlemmar är livsnerven i varje kooperativ. Som en detaljhandelskooperativ förlitar du dig på att de inte bara stödjer butiken utan också driver den. 

Det behöver inte sägas att det är viktigt att hålla medlemmarna engagerade. 

Att uppnå det börjar med att etablera en vision som överskrider ekonomisk vinst. Därifrån måste du hitta medlemmar som delar din vision och dina värderingar. 

"En sak att veta om andelsbutiker är att det inte är en prioritet att tjäna mycket vinst. Det är därför det kan vara svårt att hålla medlemmarna motiverade om de är mer vinstorienterade”, säger Perry Valentine, grundare på AtPerry's. 

”Att ha en stark vision när man startar en andelsbutik kan attrahera och rekrytera medlemmar som delar samma mål. Genom att ha denna vision, förutom att främja ömsesidig hjälp, kan du etablera en co-op-butik som inte är beroende av att ha stora vinster för att hålla medlemmarna motiverade.”

Observera att att ställa in din vision och dina värderingar inte är en engångsaktivitet. Sträva efter att ständigt förstärka dem i din medlemskommunikation såväl som dina kundinriktade tillgångar, inklusive e-post och din webbplats. 

Att erbjuda förmåner och erbjudanden till dina medlemmar kan också öka engagemanget. Fredericksburg Food Co-Op i Virginia, till exempel, ger medlemmarna tillgång till exklusiva erbjudanden, såsom en rabatt på 15% på ärendebeställningar och en extra rabatt på 10% på Co-op Deals.

Bygg starka relationer med lokala leverantörer

Tillgång till lokalt anskaffade produkter är ett av de största dragplåstren för co-op detaljhandel. Detta gäller särskilt idag, när konsumenter i allt högre grad föredrar att handla lokalt. 

Den goda nyheten är att de flesta co-ops är skickliga på att utnyttja lokala matkällor. Forskning från NGC fann att 2020 köptes den genomsnittliga co-op från 185 lokala bönder och producenter; dessa produkter fortsatte att stå för 22% av kooperativets försäljning. 

Sträva efter att möta och överträffa dessa siffror i ditt eget samarbete. Bygg och odla relationer med lokala bönder och prioritera deras produkter när du lagrar dina hyllor. Förutom att berika ditt samhälle kan du upptäcka att inköp lokalt kommer att gynna ditt företag i hög grad, särskilt eftersom problem med leveranskedjan fortsätter att bli värre. 

Som NGC påpekar klarade sig livsmedelskooperativen relativt bra jämfört med andra återförsäljare under pandemin, tack vare deras starka relationer med lokala producenter. 

"Under de första dagarna av covid-19-pandemin kunde många livsmedelsbutiker som främst förlitar sig på nationella leveranskedjor inte hålla sina hyllor på lager. Däremot kunde många matkooperativ hålla livsmedel som kött, råvaror, ägg och mjölk på hyllan på grund av starka relationer med lokala bönder. uppger NGC på sin hemsida. 

Hålla regelbundna möten

"Det finns några viktiga saker att tänka på när du driver en co-op-butik. Det viktigaste är att se till att andelsägarna känner att de äger butiken och är investerade i dess framgång”, förklarar Morshed Alam.

Enligt honom är regelbundna möten nyckeln till att hålla kontakten med medlemmarna. Dessa möten, tillägger Morshed, borde "diskutera butikens verksamhet och ge alla en röst i beslut som fattas om den."

Frekvensen av dina möten beror på ditt samarbete. Medan vissa kan välja att hålla styrelsemöten en gång i månaden eller varje kvartal, kan andra göra dem årligen. 

Hur det än är, se till att dina möten är väldokumenterade. Transparens är viktigt i alla företag, men dess betydelse är mer uttalad i kooperativ eftersom medlemmarna är mycket engagerade och investerade i dem. När medlemmarna hålls informerade har de bättre förutsättningar att fatta välgrundade beslut om hur de ska sköta kooperativet. 

Urban Greens Co-Op Market gör ett utmärkt jobb med att dokumentera och dela sina möten. Urban Greens har en sida på sin webbplats dedikerad till styrelsemötesprotokoll. Människor kan enkelt komma åt mötesagendor, ekonomiska sammanfattningar, bilder och mer. 

Dokumentera dina rutiner 

På tal om det måste du också se till att dina samarbetsprocedurer är väldokumenterade och tillgängliga för rätt personer. 

Identifiera alla processer du implementerar i kooperativet – t.ex. att hantera medlemmar, köpa produkter, ringa upp försäljning, etc. Notera varje inblandat steg och låt det skrivas in och lagras i en säker mapp (helst en som är molnbaserad ). 

Genom att göra det säkerställs att teammedlemmar har tillgång till den information som krävs för att genomföra processer. 

Digitalisera dina processer 

Du kan effektivisera dina processer ytterligare genom att digitalisera dem. Använd affärsappar och plattformar för att automatisera tråkiga uppgifter och minska mänskliga fel. 

Till exempel, istället för att manuellt ta medlemskapsansökningar, se om du kan implementera processen online, så att potentiella medlemmar kan gå med i ditt co-op genom en bekväm självbetjäningsportal. 

Det är vad Fredericksburg Food Co-Op gör. På sin hemsida, kan människor enkelt fylla i en ansökan och betala sina avgifter via ett kreditkort eller med ett PayPal-konto. 

Du kan också digitalisera dina rutiner i butik genom att integrera viss utrustning med platssensorer. Lösningsleverantörer som Bindy tillhandahåller kommersiella trådlösa sensorer som kan övervaka temperatur, luftfuktighet och CO-nivåer.  

Dessa sensorer kan upptäcka tillstånd som ligger utanför normala trösklar och Bindy meddelar co-op-teamet om något är fel. Till exempel, om din butiks kylare börjar värmas upp oväntat, Bindy skickar automatiskt en varning så att du kan vidta omedelbara åtgärder.

Var uppmärksam på din detaljhandelsdata och analys

Om du redan använder digitala verktyg för att driva din co-op, har du sannolikt tillgång till data och analyser som belyser din försäljning och produktprestanda. Gör det till en punkt att granska dessa rapporter ofta. 

Spåra dina nyckelprestandaindikatorer (KPI:er) övertid och sträva efter att identifiera trender och insikter som hjälper ditt beslutsfattande. 

Till exempel ger produktprestandarapporter information om dina bästa leverantörer, som sedan kan uppmana dig att öka dina orderbelopp. Å andra sidan kan försäljningsdata berätta om dina marknadsföringsinitiativ fungerar eller inte, så att du kan förfina dem därefter. 

Utvärdera och inspektera din butik regelbundet

Hur skulle du veta om dina co-op-förvaltningsmetoder fungerar? Enkelt: du behöver granska och inspektera din butik regelbundet. 

Inspektioner på plats gör det möjligt för dig att få en förstahandsblick av ditt kooperativs initiativ i praktiken, så att du kan avgöra om de uppfyller dina standarder. Visas produkterna korrekt? Uppvisar dina anställda de kvaliteter och värderingar som ditt kooperativ har? Det bästa sättet att svara på dessa frågor är att besöka din plats. 

För bästa resultat, använd en inspektions- och revisionsprogram som Bindy, som digitaliserar dina checklistor, scheman och åtgärder för att effektivisera sidbesök. Bindy gör det enkelt att genomföra inspektioner, dokumentera dina fynd och se till att korrigerande åtgärder utförs i tid. 

Komma i kontakt eller prova Bindy gratis för att upptäcka varför fler och fler co-ops väljer Bindy för att inspektera och granska sina butiker.  

Om författaren:

Francesca Nicasio är detaljhandelsexpert, B2B-innehållsstrateg och LinkedIn TopVoice. Hon skriver om trender, tips och bästa praxis som gör det möjligt för återförsäljare att öka försäljningen och betjäna kunderna bättre. Hon är också författare till Retail Survival of the Fittest, en gratis e-bok för att hjälpa återförsäljare att framtidssäkra sina butiker.