Mellanstora till stora fastighetsinvesteringar är mer sårbara för bedrägerier i sin parkeringsverksamhet än mindre fastighetsbolag och effekterna kan bli mer förödande för slutresultatet.
De typer av bedrägerier som fastighetsägare och förvaltare måste vara medvetna om delas i allmänhet in i fyra kategorier: kontantstöld, valideringsstöld (rabattkuponger), bokslutsbedrägeri och månatlig missbruk av parkertillträde. Kontantstöld eller förskingring av de insamlade kontanterna utgör majoriteten av bedrägliga aktiviteter, men bokslutsbedrägeri växer på marknaden.
Dessa illegala aktiviteter, antingen genom att direkt stjäla kontanter, sälja valideringsrabattkuponger för kontanter eller missköta månatliga parkeringskort, utförs vanligtvis direkt av parkeringsvakter. Detta är en tuff verklighet för många kommersiella REITs, som ofta bygger en lång förtroendefull relation med sina parkeringsoperatörer under många år.
Den andra primära typen av bedrägeri inbegriper rapportering av bokslut som t.ex. parkeringsunderkontaktor kickbacks/utbetalningar (t.ex. för eltvätt, städning etc.) eller uppblåsning av driftskostnader. I det här fallet gynnas ledande befattningshavare inom ett parkeringsbolag personligen, även om de bryter mot deras etiska och juridiska ansvar gentemot sin REIT-klient.
Anledningen till att medelstora och stora kommersiella REIT står inför större risk beror på flera faktorer. Brist på utbildning, direkt tillsyn av fastighetspersonal eller administratörer som utför flera uppgifter över stora portföljer inom strikta tidslinjer. Dessutom byggs ofta nära relationer mellan skötare och stamkunder vilket kan leda till fall av stöld i form av gratis månatlig parkering.
Det kan också finnas en brist i REIT:s formella tillsynsprocedurer när det gäller parkering, tillsammans med en brist på expertis när det gäller att förstå parkeringsinkomstrapporter. Alla dessa faktorer spelar en betydande roll i den övergripande skattemässiga hälsan för en REIT-tillgång.
Med detta sagt är det viktigt att kommersiella REITs vidtar nödvändiga åtgärder för att identifiera alla typer av bedrägerier i sina parkeringsanläggningar och för att avskräcka det så snart som möjligt. Här är 7 steg som hjälper dig.
1. Utse en dedikerad administratör
På grund av sin enorma storlek har många kommersiella REITs flera individer som hanterar bokföringsfunktioner såsom fordringar, betalningshantering, fakturabetalning etc. och registrerar dessa funktioner i ett redovisningssystem. Detta kan göra det mycket lättare för fall av parkeringsoperatörsbedrägerier att gå obemärkt förbi. REITs bör ha minst en person som är utbildad för att övervaka alla parkeringsrelaterade funktioner och att vara involverad i de månatliga intäktsrapportmötena med parkeringsoperatören.
2. Lär känna din parkeringsoperatör
Medan varje företag strävar efter att anställa ärliga leverantörer, har en detaljerad Anbud/anbudsförfrågan parkeringsprocessen kan hjälpa till att förhindra bedrägerier. Bakgrundskontroller, referensbrev och utvärdering av andra platser som hanteras av en potentiell parkeringsoperatör kommer att ge detaljer som inte är lätta att identifiera under ett ansikte mot ansikte.
De Anbud/anbudsförfrågan utvärderingsprocessen ger REITs möjlighet att begära detaljer gällande finansiell rapporteringsmetoder, transparens och internrevisionskontroller.
Även om det kan verka kontraintuitivt, uppfattas parkeringsoperatörer som begår bedrägerier ofta vara de mest pålitliga av sina kunder eftersom de kommer att göra allt för att hjälpa och vinna förtroende. En parkeringsleverantör som arbetar med nästan full autonomi och ingen direkt tillsyn av REIT kan exponentiellt öka risken för bedrägerier över tid.
3. Implementera interna kontroller
Kommersiella REITs måste skapa och underhålla interna kontroller för att förhindra och upptäcka bedrägerier i hela sin portfölj. Dessa bör inkludera granskning av finansiella kontodata jämfört med parkeringsutrustningsrapporter, bankkontoaktivitet, upprättande av ett multi-person sign-off system för återbetalningar från leverantörer och andra redovisningsfunktioner. Genom att utföra en regelbunden granskning av parkeringsoperatörens finansiella verksamhet kan REITs avsevärt minska risken för bedrägerier.
4. Direkta insättningar
Med tillgången till internetbank är det enkelt att snabbt granska kontoaktivitet och kontoutdrag. Genom att begära att parkeringsoperatören sätter in båda intäktsströmmarna (transient parker kontanter/kredit & månatlig parker credit) direkt till REIT:s bankkonto, minskas risken för felaktig betalning eller kort betalning av operatören avsevärt.
Detta ger REIT mer insyn över parkeringsanläggningens ekonomi, samt tar kontroll och eliminerar eventuella betalningsförseningar från parkeringsoperatören. Direktinsättning ger också REIT en ytterligare möjlighet att göra en check-and-balance-granskning av insamlade intäkter för att verifiera legitimiteten av driftskostnader som ska ersättas till parkeringsoperatören.
5. Granska böckerna regelbundet
REITs bör rutinmässigt granska sina parkeringsanläggningar i områden med kontantbetalningar och användning av valideringsbiljetter. Dessutom kan enstaka oanmälda "punktrevisioner" av dagliga inkomstinsamlingar och månatliga Pay on Foot-påfyllningar hjälpa till att upptäcka bedrägerier i högriskscenarier.
Att jämföra transaktionsrapporter för parkeringsutrustning mot insamlade intäkter kommer att minska sannolikheten för oidentifierade bedrägerier. Tredjepartsföretag som t.ex AuditPark erbjuder revisionstjänster samt en checklista för förebyggande av bedrägeri för att hjälpa REIT att identifiera risker och utveckla interna kontroller för att förhindra förluster.6. Nolltolerans
Om du har ställt in din REIT med bedrägeriförebyggande åtgärder och rapporteringsprocedurer måste du fortfarande följa upp genom att regelbundet granska din parkeringsoperatörs intäktsrapporter och utgifter. För att stärka undanröjandet av bedrägerier bör det finnas nolltolerans för fall av stöld av platspersonal eller oetisk rapportering från parkeringsoperatören.
I slutet av dagen betalar REIT parkeringsoperatören för deras förvaltningstjänster. Om platspersonalen inte kan lita på kontanter eller valideringsbiljetter, hur mycket ansträngning har parkeringsoperatören verkligen investerat i säkerheten och noggrannheten av kundens intäkter?
Ingen "tre strejkregel" på denna. Parkeringsoperatörer bör veta att det är "en och ut" när det kommer till stöld. Genom att implementera denna regel kommer parkeringsoperatörerna att göra en mer samlad ansträngning för att säkerställa att både parkeringsintäkter och användning av valideringsbiljetter är säkra och korrekta.
7. Få en expertutlåtande
Om en REIT har implementerat bedrägeriförebyggande åtgärder och siffrorna fortfarande inte stämmer, eller om det kan finnas juridiska konsekvenser, kan det vara klokt att anlita en parkeringskonsult och en professionell revisor för att komma in och utföra en mer omfattande granskning av parkeringen operatörens redovisade intäkter. AuditPark Services Inc. arbetar med CPA:er och certifierade bedrägerigranskare och kan ge omfattande hjälp med att avskräcka, upptäcka och, vid behov, lagföra bedrägerier med parkeringsintäkter.
ANDRA BIL- OCH PARKERINGSRESURSER
Referera till Bil- och parkeringskategori för checklistor, instruktioner och bästa praxis för bil- och parkeringsindustrin.
ANDRA FÖRLUSTFÖREBYGGANDE RESURSER
Referera till Förlustförebyggande kategori för checklistor, instruktioner och bästa praxis för att förebygga förluster.
Om författaren:
Ross Frangos är ordförande och grundare av AuditPark Services Inc., ett parkeringskonsultföretag baserat i Toronto ON. Han är specialiserad på förfrågningar om förslag, parkeringsdokument och att hjälpa sina kunder med upphandling av parkeringshanteringstjänster.
