6 sätt att spara tid under platsbesök och inspektioner

Det är ingen hemlighet att webbplatsbesök är otroligt viktiga för din detaljhandelsverksamhet. Butiksrevisioner och inspektioner gör att du kan utvärdera program och initiativ, säkerställa efterlevnad och till och med få kontakt med team på plats. 

I alla fall, de kan också ta tid. Mellan revisionsförberedelser, restid, inspektion av butiker och uppföljning kan platsbesök ta allt från ett par timmar till en hel dag, eventuellt längre. För att inte nämna att när de utförs ineffektivt, dras förfarandena för platsbesök ännu mer ut, vilket resulterar i slöseri med tid och ansträngning. 

Detta är det sista något företag vill ha, och därför bör du ständigt sträva efter att ha mer produktiva webbplatsbesök som sparar tid och pengar. 

1. Ha ett tydligt mål i god tid innan platsbesöket äger rum

Som med i stort sett alla viktiga uppgifter är det ett måste att ha ett tydligt mål. Innan du gör ett besök på webbplatsen, identifiera först ditt syfte och dina mål. Specifikt:

Vilken typ av revision eller inspektion genomför du? Vissa revisioner fokuserar på merchandising, medan andra är centrerade kring säkerhet, eller hälsa och säkerhet. I vissa fall är en inspektion inriktad på en specifik kampanj eller satsning. 

Vad är resultatet du vill se? Identifiera de nyckelresultat som du vill att revisionen ska uppnå. Är det bara för att se hur en kampanj genomförs? Vill du förbättra ett distrikts efterlevnadspoäng? Hur det än är, se till att du vet hur "framgång" ser ut innan du genomför dina inspektioner. 

Använd svaren på ovanstående frågor för att vägleda dina inspektioner. Att identifiera dina mål hjälper dig att avgöra vilka objekt som ska inkluderas i ditt checklistor, vilka frågor man ska ställa och vad man ska göra prioritera. Du är mindre benägen att hamna på sidospår, vilket innebär att revisioner utförs mer effektivt. 

2. Var systematisk och kartlägg ditt besök i förväg

Distriktschefer måste ofta besöka flera butiker och att resa från ett möte till ett annat tar vanligtvis cirka 45 minuter (längre om chefen täcker ett stort geografiskt område). 

Om du vill spara tid på besiktningar kan det vara värt att optimera ditt schema. En del förplanering kring vilka butiker som besöker och i vilken ordning kan räcka långt. Så kartlägg ditt besök i förväg. 

Att använda en riktig karta kan vara till hjälp här. Markera de punkter på kartan som du behöver besöka och identifiera sedan vilka rutter som sparar dig mest tid. Ta hänsyn till faktorer som tid på dygnet och trafik. 

Google Maps har en användbar funktion som kan uppskatta hur lång tid en resa kommer att ta baserat på de vanliga trafikförhållandena för en viss tid på dagen. Ange bara din startadress och destination och ange sedan datum och tid för resan. Google kommer då att visa en restidsuppskattning som du kan använda för att planera dina möten. 

Verktyg som Bindy erbjuda en inbyggd karta med en ruttfunktion mellan dina butiker för att göra det ännu enklare.

Det kan också hjälpa att kartlägga din rutt när du är i butiken. Vilka sektioner eller avdelningar kommer du att inspektera först? Var i butiken finns de? Att veta dessa saker i förväg gör att du kan komma igång när du väl är på plats.

3. Undvik Excel och e-post

Excel-kalkylblad är ett steg upp från papper, men de kan också vara ineffektiva. Även om kalkylblad fungerar bra för att spela in och tabellera data, de är inte byggda för uppgiftshantering och samarbete — två uppgifter som är kritiska vid platsbesök. 

Du är mycket bättre av att digitalisera dina revisioner och inspektioner med hjälp av ett verktyg som Bindy, som låter dig bygga checklistor, schemalägga inspektioner och hantera uppgifter med hjälp av en intuitiv molnbaserad plattform.  

Bindy effektiviserar platsbesök och inspektioner genom att eliminera manuellt arbete och dubbelinmatning. Detta innebär att du kan fokusera mindre på de tråkiga administrativa uppgifterna och ägna mer energi åt att besöka butiker och förbättra teamets prestation.

4. Ta med andra teammedlemmar till samma plattform

Använder du redan en revisionslösning? Nästa steg är att ta med andra teammedlemmar till plattformen. Detta kommer att göra kommunikation och samarbete mycket enklare. Att ha alla på en enda plattform håller teammedlemmarna på samma sida. Informationen förmedlas snabbt och korrekt och uppgifterna slutförs snabbare.

Till exempel om korrigerande åtgärder krävs efter en revision kan du kommunicera med anställda med hjälp av verktygets inbyggda handlingsplan istället för att behöva göra det via e-post eller sms. Denna fördel blir ännu mer uttalad när flera gruppmedlemmar är inblandade. Istället för att spåra förvirrande e-posttrådar eller skicka flera textmeddelanden, sker all kommunikation på en enda plattform så att intressenterna alltid är synkroniserade. 

5. Återanvänd information och material från tidigare inspektioner 

Börja inte dina checklistor eller inspektioner från början. Ha en mall som du kan använda för att påskynda revisionsförberedelserna. Om du till exempel ofta utför hälso- och säkerhetsrevisioner, skapa en mall eller ett formulär som är förfyllt med föremål som ofta inspekteras. När det sedan är dags att förbereda för din nästa inspektion kan du dra upp mallen och anpassa den utifrån varje butiks behov. 

Använd ett liknande tillvägagångssätt för saker som teamkommunikation. Istället för att manuellt skriva samma meddelanden för saker som korrigerande åtgärder, använd ett formulär eller mall för att spara tid.

6. Automatisera besvärliga uppgifter 

Automatisera tråkiga uppgifter som att fånga datum och tider, meddela teammedlemmar eller lägga till foton. Allt detta kan göras med en bra revisionsplattform. Bindy kan till exempel automatisera korrigerande åtgärder och fyll i rätt datum och tid för journalföring. Systemet kan också underlätta uppgiftsuppföljning genom automatiserade aviseringar.

Du kan effektivisera dina processer ytterligare genom att integrera din revisionsplattform med andra affärslösningar. Låt oss säga att du vill eliminera manuella kalenderposter när du schemalägger granskningar. Om din revisionsplattform integreras med din kalenderapplikation kan du programmera den så att den automatiskt skapar en kalenderpost när du schemalägger en ny inspektion. 

Slutord

Webbplatsbesök kan ta tid, men de behöver inte vara ineffektiva eller improduktiva. Med rätt planering och rätt verktyg kan du effektivisera dina butiksinspektioner och revisioner, stärka ditt team och få mer gjort på kortare tid. 

ÖVRIGA REVISIONS- och inspektionsRESURSER

Referera till Revisioner och inspektioner för detaljhandeln för instruktioner och bästa praxis för detaljhandelsrevisioner och inspektioner.

Om författaren:

Francesca Nicasio är detaljhandelsexpert, B2B-innehållsstrateg och LinkedIn TopVoice. Hon skriver om trender, tips och bästa praxis som gör det möjligt för återförsäljare att öka försäljningen och betjäna kunderna bättre. Hon är också författare till Retail Survival of the Fittest, en gratis e-bok för att hjälpa återförsäljare att framtidssäkra sina butiker.