Att arbeta som detaljhandelsdistriktschef kräver att du blir en jack-of-all-trade. Du övervakar flera butiker i din region och hanterar deras butiksspecifika frågor dagligen. Samtidigt har du i uppdrag att se till att varje butik ligger i linje med företagets operativa riktlinjer och långsiktiga strategiska mål.
För att trivas i denna snabba affärsmiljö måste du arbeta så smidigt och effektivt som möjligt. Med andra ord måste du överge de tidsödande manuella processer som inte tjänar någon väl.
För detta ändamål, här är 5 föråldrade affärsmetoder som behöver en uppgradering.
Pappersscheman
Du är bekant med hundarna som äter läxor, eller hur? I detaljhandelsvärlden kan hungriga hundar inte klandras för att de äter på pappersprojekt och skiftplanering. Dessa skissartade dokument kan dock skadas av spilld kaffe eller läsk. Papper kan också bli hopplöst förlorade under högar av annat pappersarbete på ditt (eller din butikschefs) skrivbord.
Att planera projekt med pappersscheman är också mycket arbetskrävande, vilket kräver överkorsningar och fullständiga omskrivningar när ändringar dyker upp (vilket de kommer att göra). Om teammedlemmar till exempel behöver byta ansvar eller skift i sista minuten, skulle de behöva uppdatera schemat manuellt, vilket kan orsaka förvirring.
Pappersprojekt och skiftschemaläggning gör också samarbete i realtid omöjligt – om du inte planerar att vara i samma rum med din personal hela tiden. Det är mycket enklare att använda digitala schemaläggningsverktyg som erbjuder kommunikation i appen, så uppdateringar och aviseringar kan skickas via en plattform och alla förblir synkroniserade.
Så, förvisa pappersscheman för alltid och gå över till onlineprojekt- och schemaläggningslösningar för ditt team, din avdelning eller hela företaget. För bästa resultat, välj en lösning som är molnbaserad, så den är tillgänglig för att lagra anställda var som helst, även på deras mobila enheter.
Rapportering och analys
Som en del av ditt jobb måste du noga övervaka dina butikers försäljningsprognoser, lageromsättning, vinst- och förlustsiffror och nyckeltal, bland andra mätvärden.
Även om det är tekniskt möjligt att hitta data själv, kan extrahera data manuellt och utföra beräkningar vara extremt tidskrävande, särskilt om du letar efter flera butiker. Och det finns alltid en chans att du gör ett misstag eller låter dina fördomar komma i vägen, vilket oavsiktligt förvränger resultatet.
Ange detaljhandelsanalys.
Beroende på dina butiker kan du välja programvara som kan mäta specifika komponenter i ditt företag – inklusive försäljning, lager, personalens prestation eller allt ovanstående.
Väldesignad detaljhandelsanalysprogramvara innehåller POS-drift, försäljningsrapportering, lagerhantering och andra funktioner. Ännu bättre, moderna system kan automatisera datainsamling och lagring, så att du inte behöver oroa dig för att manuellt komma fram till den data du behöver.
Avancerade lösningar erbjuder prediktiva analysfunktioner och grafikrika instrumentpaneler som effektiviserar din verksamhet och gör det lättare att få den information du behöver – snabbt.
Revisioner av detaljhandeln
Manuella detaljhandelsrevisioner har länge varit mogna för effektivisering och automatisering. Så här fungerar de vanligtvis: Traditionellt har internrevisorer (ofta regionens distrikts- eller försäljningschef) genomfört dessa regelbundet schemalagda pappersbaserade revisioner.
För att påbörja processen klottrade revisorn anteckningar på utskrivna revisionsformulär. Därefter skrev revisorn in detaljerna i ett Excel-kalkylblad samtidigt som han försökte undvika datainmatningsfel som skulle äventyra slutresultatet. Efter att ha sammanställt revisionsdata och lämnat relevanta rekommendationer skickade han rapporten till interna partners via e-post. Och förhoppningsvis kan mottagarna snart ägna sig åt några minuter att läsa den.
Detta tidskrävande sekvensen saktade ner beslutsprocessen och representerade en mindre än optimal användning av allas tid.
Om ovanstående process fortfarande är implementerad i din detaljhandelsverksamhet är det hög tid att modernisera din detaljhandelsrevision.
Gör dig själv (och hela din organisation) en tjänst och byt till programvara för detaljhandelsrevision som kan digitalisera och effektivisera dina butiksrevisioner och inspektioner.
Bindy, till exempel, låter dig anpassa dina formulär och checklistor, så att du enkelt kan utvärdera dina butiker och program. Moderna revisionslösningar för detaljhandeln kan också påskynda processen genom att eliminera pappersformulär. Dessa lösningar gör det möjligt för chefer att snabbt fylla i de nödvändiga formulären och omedelbart skicka dem till rätt personer, så att ingen behöver spela det väntande spelet.
Dessutom kan ett kvalitetsrevisionsprogram för detaljhandeln skalas till flera butiksplatser. Du kan utse butik(er) och distributionscenter som ska granskas och ändra revisionskriterierna efter behov. Du kan granska resultaten i realtid och bestämma vilka butiker som skulle ha störst nytta av din personliga vägledning.
Moderna detaljhandelsrevisionsprogram kan också säkerställa det uppgifter och förändringar genomförs framgångsrikt. Om du till exempel använder Bindy kan du hålla koll på uppföljningarna genom att automatisera butiksbesöksfrekvens, uppgifter och meddelanden om korrigerande åtgärder. Du kan också skapa anpassade rapporter och se dina topppresterande platser och omedelbart upptäcka områden för förbättringar.
Utbildning för detaljhandel
Vältränad, kundvänlig anställda är livsnerven i en framgångsrik detaljhandelsverksamhet. Som distriktschef måste du se till att dina butikers medarbetare är kunniga om de produkter och tjänster ditt företag erbjuder. Dessutom bör anställda veta hur de ska ge kunderna den förstklassiga service de förtjänar.
Även om du har gott om kompetens för personalutbildning, är du inte expert på alla aspekter av försäljning och detaljhandel. Och du har helt enkelt inte tillräckligt med bandbredd för att konsekvent uppfylla alla utbildningsbehov i din region med flera butiker.
För att råda bot på situationen, ta in extra resurser som gör att du kan leverera den utbildning dina butikers medarbetare behöver samtidigt som du frigör ditt schema för annat arbete. Att låta andra träna ditt team är bra, men du bör beväpna dem med rätt verktyg.
Använd online- och videoutbildningsprogram så att du effektivt kan sprida information till rätt personer. Om möjligt, arrangera interaktiva webbseminarier med produkt- eller branschexperter.
Det fantastiska med digitala lärverktyg är att de låter dig spara sessioner och spela upp dem när det behövs. Detta kan ytterligare effektivisera träningsprocessen eftersom det betyder att du inte behöver upprepa samma information själv.
Dessutom tillåter moderna utbildningsprogram personal att konsumera materialet på sin egen tid, så att schemalägga sessioner kommer inte att vara en smärtsam och tidskrävande process.
Ett annat tips? Fråga dina leverantörer om produktutbildningshjälp. Låt oss säga att dina butiker hanterar ett stort varumärke som just har lanserat en ny produktlinje. Du vill ge dina butikers anställda den kunskap de behöver för att framgångsrikt sälja den varan. Så ordna så att en tillverkarens representant besöker varje butik för djupgående produktutbildning.
Gör samma sak för dina teknikleverantörer. De flesta hårdvaru- och mjukvaruföretag tillhandahåller utbildning online och personligen för att få din personal att uppdatera hur de ska använda sina lösningar. Utnyttja dessa resurser när du kan. Låt dina leverantörer sköta utbildningen så att du inte behöver göra det.
Hantering av flera butiker
Förutom att övervaka en enskild butiks detaljhandelsanalys, vill du ha en bild i realtid av hur alla din regions butiker står sig mot varandra. Du vill till exempel veta om alla dina butiker visar liknande försäljningsresultat för en större produktlinje. Om inte, vilka faktorer kan förklara olika resultat i hög- och lågpresterande butiker?
Det är här programvara för hantering av flera butiker kommer in. Även om det är viktigt att varje butik har den teknik och de system den behöver för att fungera korrekt, behöver du också en lösning som knyter ihop allt.
Som distriktschef, beväpna dig med ett system som ger dig en fullständig bild av hur olika butiker presterar, så att du inte behöver jämföra och bedöma platser manuellt.
För att uppfylla alla dessa kriterier, hitta en högt rankad programvara för hantering av flera butiker. Med hundratals alternativ på marknaden kommer du sannolikt att hitta en med den perfekta kombinationen av funktioner, skalbarhet och pris. Även om varje lösning är olika, inkluderar vanliga funktioner varuhantering, orderhantering och kundrelationshantering. Vissa paket är också skräddarsydda för specifika branschers operativa behov.
Skapa dina butiker för framgång
Att få en konkurrensfördel under de kommande åren handlar inte bara om smarta kampanjer eller stora, djärva kampanjer. De inte så sexiga komponenterna i detaljhandeln - specifikt din interna verksamhet och processer - kan göra eller bryta framgången för dina butiker.
Av denna anledning bör du hela tiden hitta komponenter för att optimera och effektivisera, så att du och ditt team kan vara så effektiva som möjligt. Och vilket bättre sätt att göra det än att digitalisera manuella och tidskrävande uppgifter?
Använd tipsen ovan för att utvärdera processerna och verksamheten i dina butiker. Och om du hittar något som behöver moderniseras, sätt igång det ASAP.
Om författaren:
Francesca Nicasio är detaljhandelsexpert, B2B-innehållsstrateg och LinkedIn TopVoice. Hon skriver om trender, tips och bästa praxis som gör det möjligt för återförsäljare att öka försäljningen och betjäna kunderna bättre. Hon är också författare till Retail Survival of the Fittest, en gratis e-bok för att hjälpa återförsäljare att framtidssäkra sina butiker.
