Som återförsäljare har du mycket att hantera. Det är lätt att fokusera på dina kundinriktade initiativ (merchandising, erfarenhet, försäljningstaktik, butiksverksamhet). Det är också viktigt att hålla ett öga på din backend-verksamhet. Eftersom dina lager och distributionscenter (bokstavligen) håller alla varor, måste du proaktivt hantera lager med regelbundna lagerinspektioner.

Dina lager och distributionscenter är hjärtat i din försörjningskedja och en nyckeldel i att hjälpa dig att uppfylla dina KPI:er för tillväxt och kundservice. Här är fem lagerinspektioner du bör genomföra regelbundet för att hålla dina anställda säkra, dina kunder nöjda och att din lagerverksamhet fungerar smidigt. 

Grundläggande hälso- och sanitetsinspektion 

DAGLIGT/PER DAGDEL

Konsekventa standarder för att hålla ditt lager rent och utrustning sanerad hjälper till att minska spridningen av virus och skyddar alla anställdas hälsa. Här är några saker att överväga att lägga på din dagliga checklista för lagersanering:

• Alla anställda bör öva på grundläggande hygien och tvätta händerna innan arbetet påbörjas, efter raster och måltider och vid slutet av varje skift. 
• Riktlinjer för efterhandtvätt framför alla handfat.
• Se till att anställdas badrum och diskbänkar i lager är tillräckligt försedda med tvål, rena handdukar och desinfektionsmedel.
• Lägg upp utrustningssaneringsprotokoll och se till att anställda får rätt utbildning för att använda kemikalier. Förse anställda med handskar och annan skyddsutrustning vid behov.
• Rengör delade verktyg vid varje skiftbyte.
• För motoriserad utrustning, torka av säkerhetsbälten, rattar, handtag, växlingar etc. före och efter användning.
• Desinficera regelbundet alla plana ytor, datorer, arbetsbänkar, dörrhandtag, skenor etc. 
• Utse en punktperson för att fylla på med sanitetsförnödenheter för varje skift.
• Tilldela städansvar per skift.
• Se till att badrummen städas minst en gång per skift med alla ytor avtorkade och förnödenheter påfyllda.
• Se till att raster städas regelbundet. Sanera ytor och matförvaringsutrymmen.

Gör höga krav på hygien och sanitet till en del av din kultur. Detta hjälper anställda att hålla sig friska och lager förbli säkra. 

Kom ihåg att sanitetsstandarder inte är "en och klar", följ med nya protokoll och justera dina krav därefter. Den här listan är bara en början. Kolla med Världshälsoorganisationen, Center för sjukdomskontroll, eller regeringen regelbundet för att hålla dina policyer och rutiner uppdaterade. Sist, låt alltid en expert granska din checklista för att se till att den är heltäckande. 

https://bindy.com/products/retail-audit/

Lagring och kassering av farligt avfall 

VARJE VECKA

Om ditt företag genererar någon form av farligt avfall är det en bra idé att inspektera lagrings- och kasseringsmetoderna varje vecka. Medan United States Environmental Protection Agency (EPA) utför sina egna inspektioner, vill du hålla koll på det själv för att undvika citat eller andra potentiella problem från bristande efterlevnad. 

EPA och Resource Conservation and Recovery Act (RCRA) underrubrik C kräver att företag hanterar farligt avfall "på ett sätt som skyddar människors hälsa och miljön." 

De EPA genomför följande inspektioner för att identifiera farligt avfall och företag som genererar, transporterar, behandlar, lagrar och gör sig av med det: 

• Efterlevnadsutvärdering Inspektion: utvärdering på plats av hur du hanterar farligt avfall, inklusive granskning av rapporter och dokumentation, hanteringsaktiviteter och identifiera var och hur farligt avfall produceras och hanteras
• Kontroll av överensstämmelseprovtagning: provtagning för laboratorieanalys
• Omfattande grundvattenövervakningsutvärdering (CME): utvärdera hydrogeologin som ligger till grund för hanteringsenheterna för farligt avfall, såväl som placering, djup, avstånd och design
• Case Development Inspection (CDI): när EPA misstänker en överträdelse i avfallshanteringen genomför de denna inspektion för att ytterligare undersöka fallet
• Drift- och underhållsinspektion (OMI): kontroller av grundvattenövervakningssystemet, med fokus på tillståndet hos brunnar och provtagningsanordningar

Återförsäljare faller främst i kategorin generatorer av farligt avfall. Som sådan överväger EPA följande - liksom du bör, i dina egna inspektioner: 

• Bestämning av farligt avfall
• EPA-identifikationsnummer
• Manifesterar
• Krav före transport
• Journalföring och rapportering
• Export

Återförsäljare kommer också att vilja lägga till följande till sina oberoende inspektioner av lagring och avfallshantering av farligt avfall: 

• Lämpliga förvaringsbehållare
• Etiketter på allt
• Datum för ackumulering
• Inneslutningssystemets tillstånd
• Antal totala stängda och öppna behållare – notera: skadade behållare måste rapporteras och avlägsnas omedelbart
• Nödutrustning
• Akutrutiner
• Tillräckligt förvaringsutrymme och avstånd mellan behållarna
• Utrymmet är fritt från skräp, brännbara material, farliga material, batterier och andra potentiellt skadliga avfallsmaterial
• Dokumentation och logg för farligt avfall (även om det inte krävs av din lokala jurisdiktion, är det en bra idé att ha detta)
• Incidenter och tillhörande rapporter

Du bör också regelbundet kontrollera din beredskapsplan och se till att den är uppdaterad, samt se till att alla anställda har uppdaterad utbildning för hantering av farligt avfall.

OSHA erbjuder också gratis information om hantering av farligt avfall. 

För att göra din veckovisa lagring av farligt avfall och inspektioner av farligt avfall mer effektiva och ändamålsenliga, använd ett verktyg som Bindy. En återförsäljare av heminredning använder Bindy för att utföra sina veckovisa inspektioner av farligt avfall. De använder klagomål IA för att skicka uppgifter och handlingsplaner med rekommendationer om hur man säkerställer efterlevnad och korrekt hanterar material om det skulle inträffa ett spill.

Lagermottagningsprocesser

EN GÅNG I MÅNADEN

Varje månad bör återförsäljare också inspektera sina lagermottagnings- och leveransprocesser. Du kan göra detta som en del av din större genomgång av distriktschefen. En möbelhandlare använder Bindy för att effektivisera denna revisions- och inspektionsprocess. De inspekterar lagerleveransprocesser för sina franchisetagare, spåra returfrekvenser, returbearbetning, flottans varumärke, anställda i uniform och slutförande av cykler.

Men det är inte en uttömmande lista när det gäller att ta emot besiktningar. Du bör också titta på följande:

• Lageransvar
• Inkomst
• Utgifter
• Beställningsnoggrannhet
• Hur lång tid det tar att slutföra en leverans
• Lastbrygga område
• Produkt- och försändelsemärkning
• Och mer

Tanken bakom lagermottagningsinspektioner är att ta reda på vilka områden som fungerar bäst, vilka områden som behöver mest förbättring och hur du kan optimera din backend-operationer går vidare. 

En återförsäljare använde till exempel Bindy för att flytta och konsolidera sina distributionscenter. De använde checklistor för att övervaka framstegen och göra frekventa uppdateringar, och dra nytta av framför allt fotoinsamlingsfunktioner. Alternativet, en manuell checklista i ett kalkylblad, skulle ha varit en mardröm för att säkerställa att alla arbetade utifrån samma och mest uppdaterade information.

Livsmedelssäkerhet

KVARTALS

Livsmedelssäkerhet bör vara en ständigt närvarande övervägande för alla livsmedelsbaserade företag. Förutom att upprätthålla de standarder som fastställts av ditt styrande organ, vill du också genomföra oberoende livsmedelssäkerhetsinspektioner kvartalsvis.

Kvartalsvis livsmedelssäkerhetsinspektioner hjälper företag att ligga steget före potentiella problem som anspråk, stämningar och annan juridisk huvudvärk. Detta håller också personalen ansvariga och håller dem på tårna.

"Revisionsprocessen i sig blir en drivkraft för människor att inte bara följa, utan att faktiskt ha rätt beteenden och kunna arbeta säkert och svara på saker på rätt sätt." sa Gary Johnson, seniorkonsult på Förebyggande rådgivare. "Det stöder operationell excellens och utbildning, vilket i sin tur leder till rätt beteenden."

Notera: Om ditt företag har unika omständigheter, såsom farliga material, farlig utrustning, höga hyllor etc., kanske du vill göra en livsmedelssäkerhetskontroll oftare. 

Bekanta dig med kraven i din platsjurisdiktion, samt OSHA:s egna riktlinjer: 

Allmän industri (29 CFR 1910)

• 1910 kapitel J, Allmänna miljökontroller
  • 1910.141, Sanitet
    • 1910.141(b), Vattentillgång
    • 1910.141(h), Livsmedelshantering
  • 1910.142, Tillfälliga arbetsläger
    • 1910.142(i), Byggande och drift av kök, matsal och matningsanläggningar

Byggbranschen (29 CFR 1926)

• 1926 kapitel D, Arbetsmiljö- och miljökontroller
  • 1926.51, Sanitet
    • 1926.51(a), Dricksvatten
    • 1926.51(d), Livsmedelshantering

Vi har också förberett en omfattande checklista för mat och säkerhet att referera under dina inspektioner om du är en QSR eller restaurang. 

Foodservice återförsäljare kan också använda lagra sensorer över flera platser för att automatiskt logga temperaturer i förberedelseområden, kylar, frysar och annan utrustning.

Med dessa sensorer kan du ställa in temperaturtrösklar och få en varning varje gång en tröskel har nåtts. Detta hjälper till att skydda mot livsmedelsburna sjukdomar genom att säkerställa korrekt hålltemperatur. Det hjälper också till att skydda inventarier genom att säkerställa att matförvaringsutrymmen förblir temperaturkompatibla. 

Förlustförebyggande

KVARTALS

Du kanske tänker på butikssnattare när du tänker på förlustförebyggande, men det finns många som bidrar till krympningen. Ibland måste du se bortom försäljningsgolvet för att identifiera det största avloppet på din vinst. Krympning sker också i lagret. 

Relaterat: Förlustförebyggande utmaningar i detaljhandeln >

Låt oss först bryta ner några vanliga orsaker till krympning, när det avser operationer bakom huset: 

• Intern stöld: orsaken till drygt en tredjedel av krympningen, intern stöld är både enkel stöld av varor, såväl som falska returer, falska presentkort, att lämna varor utanför en beställning eller till och med ta kontanter från kassan
• Leverantörsbedrägeri: nästan 6% av lagerförlust kommer från leverantörsbedrägerier
• Felaktiga uppgifter: administrativa fel, eller papperskrympning, bidrar till 21% av en återförsäljares krympning
• Felaktigt organiserat lager
• Dåligt utformade arbetsflöden

När du regelbundet inspekterar dina förlustförebyggande metoder kan du minska risken, öka produktiviteten och identifiera och åtgärda förlustförebyggande problem innan de påverkar ditt resultat.

Några kategorier att inspektera inkluderar: 

• Säkerhetsrutiner och policyer
• Kameror
• Säkerhet för lastbrygga
• Streckkodsläsare
• Ta emot dokumentation

Du kan också referera till vår omfattande checklista för förebyggande av förluster. 

Gör dina förlustförebyggande inspektioner enklare med ett verktyg som Bindy. Bindy har checklistor, uppgifter och säker kommunikation för att hjälpa dig skydda ditt varumärke, minska fel och göra webbplatser ansvariga. Team kan utföra inspektioner på vilken enhet som helst, online eller offline. Se webbplatsdata i realtid för att spåra trender och verifiera exekvering. Viktigast, identifiera bakomliggande orsaker och vägleda dessa svagheter.

Går vidare med dina lagerinspektioner

Lämna inte lagerinspektioner i enlighet med branschföreskrifter. Proaktiva återförsäljare genomför lagerinspektioner för att mildra problem innan de hotar slutresultatet eller, ännu värre, hela verksamheten. 

Bindy erbjuder följande funktioner för att hjälpa till med lagerinspektioner och revisioner: 

• Anpassningsbara formulär
• Möjlighet att uppdatera och skicka formulär ut till fältet i realtid
• Obligatorisk fotografering
• Handlingsplansrekommendationer
• Enkelt att använda gränssnitt för alla anställda

Om författaren:

Alexandra Sheehan arbetar med B2B-företag inom detaljhandeln, e-handeln och resesektorerna för att skapa strategier och experter på långformat, webbplats- och blogginnehåll. Du kan se hennes arbete på sajter som Shopify, Vend, Stitch Labs, Money Under 30 och mer. thealexsheehan.com.