Att genomföra butiksrevisioner bör finnas på att-göra-listan för varje återförsäljare, och av goda skäl - detaljhandelsrevisioner hjälpa dig att upprätthålla företagets standarder, förbättra verksamheten och främja en säker upplevelse i butik. Men exakt vilka typer av butiksrevisioner bör du genomföra och hur ofta bör du göra dem? Ännu viktigare, hur kan du säkerställa att dessa revisioner utförs på rätt sätt?

För att besvara dessa frågor, träffade vi ett par detaljhandelsexperter och frågade dem om bästa praxis för butiksrevision. Ta en titt på vad de hade att säga nedan.

Typ 1: Varuhandelsrevisioner

Varuhandelsrevisioner utförs för att säkerställa att produktplacering, hyllutrymme, displayer, priser och kampanjer utförs enligt överenskommelse mellan CPG-företag (Consumer Packaged Good) och återförsäljare.

Enligt Aaron Chio, Senior Manager på Clarkston Consulting, genomförs varuhandelsrevisioner antingen av återförsäljarna själva eller av CPG:er som vill säkerställa att deras produkter finns i lager och visas korrekt i butik. Om de görs på rätt sätt kan merchandisingrevisioner – som historiskt sett har setts som bordsaktiviteter – hjälpa till att driva differentierade tillvägagångssätt på en snabbt föränderlig och allt mer konkurrenskraftig detaljhandelsmarknad.

När återförsäljare genomför revisionerna kommer de vanligtvis att tilldela anställda på varje avdelning i hela butiken, säger Chio.

"Du kan hitta avdelningschefer, t.ex. någon i mitten av butiken, eller runt omkretsen av butiken, som ansvarar för att se till att deras butikssektioner överensstämmer. Dessa avdelningschefer är ansvariga för att se till att butiken håller standarder, att produkterna finns i lager, att de underhålls med korrekt skyltning och att de följer planogrammen.” – Aaron Chio, Senior Manager på Clarkston Consulting

CPG:er, å andra sidan, lägger vanligtvis ut revisioner på entreprenad och kontrakterar tredjepartssäljare att komma in i butikerna och kontrollera om produkterna visas som de ska.

Dessutom, säger Chio, hittar ledande återförsäljare och varumärken sätt att driva denna frontlinjeinformation för merchandisingrevision och använda den som viktiga handlingsbara insikter för organisationen.

Ledande praxis för att genomföra varuhandelsrevisioner

På frågan om bästa praxis beskrev Chio följande steg för butikssäljare för att säkerställa att deras granskning går smidigt:

Gör en perimetervandring –

"Det första steget, ur ett handelsperspektiv, är att göra en perimeterpromenad", säger han. Detta är uppgiften att göra en snabb genomgång för att kontrollera om produkter och kampanjer visas korrekt.

Bedöm lagernivåer –

När köpmän genomför perimetervandringen utvärderar de lagernivåerna, fortsätter Chio. Vid denna tidpunkt bör säljare visuellt bedöma butikshyllorna och displayerna för att avgöra om de är tillräckligt lager.

Se till att produkterna lagras och säljs korrekt –

”Det tredje steget är att bege sig till bakrummet och dra de produkter som ska på golvet. Merchandisers kommer sedan att gå till försäljningsgolvet, placera föremål på hyllorna och se till att kampanjerna och visningarna är korrekta, baserat på riktlinjerna från CPG:er som i många fall är avtalsförpliktelser mellan varumärket och återförsäljaren."

Svara på ytterligare frågor om det behövs –

Enligt Chio kan säljare lägga till ett fjärde steg där de fyller i en undersökning på uppdrag av CPG:er. De kommer att svara på frågor som "Var den här skärmen inställd på rätt sätt?" eller "Har vi en närvaro på det här ändlocket?"

Anledningen, säger Chio, är "det kan finnas en avtalsenlig skyldighet å återförsäljarens vägnar med tillverkaren när de deltar i en kampanj. Undersökningen säkerställer att produkterna marknadsförs enligt varumärkets standarder och ger ytterligare feedback och insikt tillbaka till tillverkarna.”

För storskaliga återförsäljare med tusentals butiker är inriktning avgörande –

Hur ofta ska du göra dina revisioner? Och hur väljer du vilka platser du ska utvärdera och på vilken detaljnivå? Chio säger att svaret på dessa frågor beror på många faktorer. Men hans råd, särskilt för storskaliga återförsäljare, är att vara strategiska och objektiva när de väljer marknader för noggranna butiksrevisioner.

"Det kan vara din största marknad eller en mindre marknad. Eller så kanske du kan titta på din analys och se var du är under indexering mot ett visst konsumentsegment, eller få lägre marknadsandelar. Det är bäst att peka ut möjligheter och göra en fokuserad ansträngning för att göra revisioner och ta reda på problemen.

Vissa återförsäljare kan till och med lägga till ett andra lager av analys till sina ansträngningar, och försöka förstå effekten som omni-channel spelar för att få ut lager i butik, vilket lägger till ett extra lager av komplexitet till analysen.” -Aaron Chio, Senior Manager på Clarkston Consulting

Styrka människor på golvet-  

"Ett nyckelmandat för ledande återförsäljare är att svara på en enkel fråga: 'hur kan du ge dina frontlinjeanställda möjlighet att vara organisationens röst och ögon?'"

”Ledande organisationer kontrollerar inte bara om produkterna finns i lager och uppfyller kraven. De ger också dessa ögon och fötter på marken för att återföra insikter till företag så att företaget kan vidta åtgärder. Frontlineanställda är en kritisk konkurrensfördel som ledande återförsäljare utnyttjar på rätt sätt. Att behandla anställda som en kritisk, differentierad tillgång är det som skiljer bra från stora återförsäljare”

"Istället för att bara kryssa i en ruta på en checklista, kommer ledande återförsäljare och varumärken på hur de kan utnyttja den frontlinjeinformationen för att driva innovation, produktutveckling och kundrelationer." – Aaron Chio, Senior Manager på Clarkston Consulting

Typ 2: Hälso- och säkerhetsrevisioner

Dirigent hälso- och säkerhetsrevisioner inte bara håller dig kompatibel och skyddar dig från anspråk, stämningar och annan huvudvärk, utan som Gary Johnson, Senior Consultant på Förebyggande rådgivare, noterar, det uppmuntrar också din personal att agera på rätt sätt.

En hälso- och säkerhetsrevision "kan verkligen förändra anställdas beteende. Alla vet vad som förväntas. Det stöder operationell excellens och utbildning, vilket i sin tur leder till rätt beteenden.”

"Revisionsprocessen i sig blir en drivkraft för människor att inte bara följa, utan att faktiskt ha rätt beteenden och kunna arbeta säkert och svara på saker korrekt." – Gary Johnson, seniorkonsult på Förebyggande rådgivare

Bästa praxis för att utföra hälso- och säkerhetsrevisioner

Johnson gav flera tips när han genomförde hälso- och säkerhetsrevisioner. De inkluderar:

Utför hälso- och säkerhetsrevisioner minst en gång per kvartal –

Hälso- och säkerhetsrevisioner bör genomföras varje kvartal, säger Johnson. Du bör till och med överväga att göra dem oftare om ditt företag har komplexa säkerhets- och hälsoproblem, som att ha farliga material, farlig utrustning eller höga hyllor i dina butiker.

Var ärlig med dina granskningar –

"Revisioner bör utropa efterlevnad kontra bristande efterlevnad, och om något fungerar eller inte," tillägger han. "Detta är en tid att vara ärlig och låta revisionen återspegla vad som verkligen händer så att du kan fixa det."

Överväg att bilda en säkerhetskommitté – 

"Ha en säkerhetskommitté som är ansvarig för att granska säkerhetsprogrammet och varna ledningen", nämner Johnson. Denna kommitté bör bestå av personer med olika roller i verksamheten. Du kan till exempel inkludera någon i ledningen, någon som jobbar i ryggen, etc.

Han tillägger att bildandet av en säkerhetskommitté kommunicerar budskapet att hälsa och säkerhet är ett delat ansvar och inte bara ett ledningsansvar. "Det håller alla involverade ur grupptryckssynpunkt. När de ser en arbetskamrat uppvisa dåligt beteende kan de själva bevaka det."

Typ 3: Skadeförebyggande revisioner

Skadeförebyggande revisioner kan hjälpa till att minimera stöld, bedrägerier och administrativa problem som leder till krympning. Här är några av Johnsons rekommendationer för att genomföra framgångsrika revisioner för att förebygga förluster.

Bästa praxis för att genomföra revisioner för att förebygga förluster

Var transparent – "Framgångsrika återförsäljare flyttar revisionerna ut i det fria och gör processen transparent", säger Johnson.

"Målet är inte att fånga någon som gör något fel, utan snarare se till att butikspersonalen utför procedurerna, är utbildade och driver butikseffektivitet." – Gary Johnson, seniorkonsult på Förebyggande rådgivare

Skapa ett resurscenter –

Återförsäljare måste "ha en centraliserad plats där anställda kan hitta svar på sina frågor och få referenser för utbildning", säger han. "Idag är en onlinereferensportal extremt värdefull för att skapa konsekvens, effektivisera utbildningen och minska kostnaderna."

Se till att din revision fokuserar på de viktigaste förlustförebyggande faktorerna – 

"Bygg din revisionsprocess utifrån dina befintliga procedurer och var eftertänksam," råder Johnson. "Fokusera på det viktigaste. Vilka kontroller är väsentliga för verksamheten? Vilka åtgärder förhindrar förlust? Vilka beteenden stärker ditt varumärke och kundupplevelsen? Det här är inte rätt tillfälle att knacka på detaljerna.”

Se revisionen ur din kunds perspektiv –

Johnson rekommenderar också att återförsäljare "använder granskningen för att se butiken "som en kund gör" och granska alla aspekter av kundens kontaktpunkter."

Med det i åtanke kan du påbörja revisionen utanför butiken för att bedöma parkeringsplats, belysning, skyltning och fönstervisning. Sedan – precis som hur en kund skulle – arbeta dig in och utvärdera hushållning, varuexponering och kundservice (dvs. hälsning, service, kassahastighet, noggrannhet).

Fokusera inte på revisionsresultatet, utan på nästa steg –

Har du fått dina granskningsresultat? Kom ihåg att "det måste handla mer än om "poängen" eller att dokumentera bristande efterlevnad, säger Johnson.

"Tipppunkten är faktiskt att använda resultaten för att identifiera exekveringsbrister och arbeta snabbt med det fixa dem och sätta en kurs för att driva konsekvens.” – Gary Johnson, seniorkonsult på Förebyggande rådgivare

Vad kommer härnäst?

Beroende på var du befinner dig med ditt företag bör du utvärdera din revisionsprocess för att se om det finns några brister. Kanske kan ditt företag dra nytta av att inrätta en hälso- och säkerhetskommitté. Eller så kanske det handlar om att ge din personal möjlighet att vara mer proaktiv med att få insikter från försäljningsgolvet.

Hur som helst, var ärlig och transparent med dina resultat och använd informationen för att förbättra din butiksrevision och din verksamhet överlag.

ÖVRIGA RESURSER

Referera till Varuhandelskategori för checklistor, instruktioner och bästa praxis för merchandising.

ANDRA HÄLSA- OCH SÄKERHETSRESURSER

Referera till Hälsa och säkerhet kategori för checklistor, instruktioner och bästa praxis för hälsa och säkerhet.

ANDRA FÖRLUSTFÖREBYGGANDE RESURSER

Referera till Förlustförebyggande kategori för checklistor, instruktioner och bästa praxis för att förebygga förluster.

ÖVRIGA REVISIONS- OCH INSPEKTIONSRESURSER

Referera till Revisioner och inspektioner för detaljhandeln för instruktioner och bästa praxis för detaljhandelsrevisioner och inspektioner.

Om författaren: