Cum să preveniți erorile umane în comerțul cu amănuntul

Expresia clasică „diavolul este în detalii” sună foarte adevărată în lumea comerțului cu amănuntul. Un magazin cu amănuntul poate părea simplu și ușor de administrat în exterior. Cu toate acestea, managerii de magazine și asociații jonglează în mod constant cu mai multe părți mobile. De la monitorizarea nivelurilor de inventar până la introducerea datelor despre clienți, există o mulțime de detalii de gestionat și o mulțime de oportunități pentru ca erorile umane să se strecoare. 

În timp ce angajarea de membri competenți ai echipei va merge cu siguranță un drum lung, chiar și cei mai buni angajați au nevoie de ajutor pentru a se asigura că totul este fără erori. Toată lumea face greșeli, iar în comerțul cu amănuntul, acele erori pot fi costisitoare.

Potrivit NRF, erorile de administrare și de documente reprezintă 18,8% de scădere a stocurilor în Statele Unite. Deoarece reducerea costurilor retailerilor de miliarde pe an, erorile de administrare se adaugă la pierderi semnificative. 

Din acest motiv, trebuie să faceți tot ce puteți pentru a preveni și a prinde erorile umane. Vestea bună este că există instrumente și pași pe care îi puteți lua pentru a face exact asta.

Aruncă o privire mai jos. 

Aflați care sunt zonele predispuse la greșeli

Nu poți preveni eroarea umană dacă nu știi ce greșeli se întâmplă și unde. Așadar, fă-ți timp pentru a ajunge la fundul problemelor care îți afectează afacerea.

În comerțul cu amănuntul, eroarea umană se manifestă adesea sub formă de micșorare și mărfuri lipsă. În unele cazuri, experiența clienților poate fi afectată. De exemplu, dacă cumpărătorii nu găsesc produse la locul potrivit sau dacă primesc întotdeauna articole greșite, ar putea fi un semn că ceva nu se întâmplă în culise. 

Cel mai bun mod de a rămâne la curent cu aceste probleme este să vă evaluați periodic operațiunile. În ceea ce privește gestionarea stocurilor, asigurați-vă că efectuați o contorizare fizică regulată a stocurilor pentru a verifica dacă nivelurile de inventar pe care le aveți în sistemul dvs. se potrivesc cu numărul de produse pe care le aveți de fapt în magazin. Dacă vă confruntați mereu cu discrepanțe misterioase și ați exclus furtul și frauda, atunci poate fi necesar să vă înăspriți procedurile pentru a preveni greșelile de administrator. 

De asemenea, este important să efectuează periodic audituri de retail. Audituri sunt incredibil de utile pentru asigurarea conformității și prinderea greșelilor. Vă oferă posibilitatea de a vă evalua magazinul pentru conformitate. În acest fel, poți fi liniștit știind că programele și inițiativele tale sunt realizate corect. 

Auditurile de retail pot, de asemenea, să dezvăluie greșeli în execuție – nu neapărat pentru a „prinde” membrii echipei, ci pentru a-i educa. Auditurile vă permit să corectați cursul și să preveniți apariția erorilor în viitor. 

Creați un mediu pentru succes

Una dintre cele mai bune modalități de a preveni erorile umane este crearea unui mediu care să cultive eficiența. Spațiile de lucru și magazinele dezorganizate sunt un teren propice pentru greșeli. Prin simpla creare a unui mediu ordonat și ordonat, se va promova un lucru fără erori. 

În acest scop, echipați-vă și angajații cu instrumentele și echipamentele organizatorice necesare. Chiar și lucrurile mici, cum ar fi amenajarea de rafturi, etichetarea materialelor și consumabilele potrivite, pot deschide calea pentru o muncă lină și productivă. 

De exemplu, avand dulapuri sau rafturi etichetate corespunzator nu numai ca le face mai usor pentru oameni sa gaseasca ceea ce au nevoie, ci ii incurajeaza si sa ramana organizati. Un spațiu de lucru aranjat corespunzător înseamnă, de asemenea, că membrii echipei pot găsi mult mai rapid informațiile și materialele de care au nevoie.

Una peste alta, aceste lucruri reduc foarte mult greșelile, iar tu și angajații tăi te poți concentra pe a face lucrurile în mod corespunzător. 

Simplificați-vă procedurile

Fie că este vorba despre comanda de mărfuri, livrarea produselor sau organizarea unui afișaj de vânzare cu amănuntul, fiecare magazin de vânzare cu amănuntul are un set de proceduri pentru cum ar trebui făcute lucrurile. Procesele sunt obligatorii, dar lucrurile devin tulburi atunci când procedurile dumneavoastră sunt depășite sau complicate inutil. 

Dacă afacerea dvs. este plină de erori umane, poate doriți să evaluați procedurile pe care le aveți în vigoare. În primul rând, luați în considerare lungimea și complexitatea proceselor dvs. Sunt prea mulți pași sau oameni implicați? Un proces chiar trebuie să fie atât de elaborat?

Aruncă o privire sinceră asupra modului în care faci lucrurile în afacerea ta și găsește modalități de a simplifica procedurile. Dacă este posibil să condensați anumiți pași sau să limitați numărul de persoane implicate, încercați și vedeți cum funcționează.  

De asemenea, este înțelept să obțineți feedback de la angajații dvs. O promoție recentă nu a reușit să producă creșterea vânzărilor pe care o sperați? Conduita a post-mortem pentru a vedea unde angajații s-au blocat sau au fost confuzi cu privire la execuție. Luați feedback-ul și aplicați-l următorului dvs. proiect pentru a ajuta la reducerea erorilor.

Automatizați oricând puteți

Apropo de asta, unul dintre lucrurile pe care le puteți face pentru a simplifica procesele și pentru a elimina oamenii din ecuație este să adoptați soluții care pot automatiza sarcinile obositoare și consumatoare de timp. 

Tim Koster, fondator la CleverCreations, explică, „un element cheie în reducerea erorii umane în comerțul cu amănuntul este utilizarea sistemelor informatice automate cât mai mult posibil.”

Calculatoarele și algoritmii lor, spre deosebire de oameni, nu obosesc în timp și sunt semnificativ mai puțin predispuse la erori. Sistemele pentru aceasta au un cost inițial de instalare, dar după aceea sunt relativ ieftin de întreținut. Oamenii pot fi instruiți să reducă greșelile, dar sunt capabili de atât. 

În comerțul cu amănuntul, câteva exemple de sarcini pe care le-ați putea automatiza includ:

Transferarea informațiilor dintr-un loc în altul

Mulți oameni fac greșeli cu introducerea datelor, așa că ar trebui să fie unul dintre primele lucruri pe care ar trebui să le automatizați. De exemplu, reintroduceți datele clienților din POS-ul dvs. în CRM? Găsiți o modalitate de a integra cele două sisteme, astfel încât transferul de date să aibă loc automat. 

Același lucru este valabil și pentru software-ul dvs. de contabilitate sau procesorul de plăți. În loc să rulați două soluții separat, conectați-vă tehnologiile împreună, astfel încât informațiile să circule fără probleme prin sistemele dvs. 

Numărarea produselor

În timp ce efectuarea numărărilor de inventar fizic, va implica întotdeauna o formă de muncă manuală. Puteți simplifica anumite părți ale lucrării renunțând la clipboard-uri sau pix și hârtie. Discrepanțele apar atunci când angajații actualizează manual nivelurile stocurilor după numărare. O alternativă mult mai eficientă este utilizarea unei aplicații de scanare a codurilor de bare. Încercați o soluție care vă poate actualiza automat nivelurile de inventar odată ce tu și echipa ta ai terminat de numărat mărfurile. 

Urmăriți manual sau trimiteți mementouri

Fie că este vorba despre reamintirea membrilor echipei să facă ceva sau contactarea unui furnizor cu privire la starea comenzii dvs., urmărirea este un pas important în comunicare. Dar este, de asemenea, predispus la accidente umane. Oamenii pot uita să urmărească sau să o facă la momentul nepotrivit. Preveniți toate acestea având un sistem care poate fi programat să trimită urmăriri în anumite perioade. 

Bindy, de exemplu, eficientizează faza de urmărire a auditurilor de retail prin automatizare notificări de inspecție, sarcini și acțiuni corective, astfel încât managerii nu trebuie să o facă singuri.

Comunicarea cu grupuri de clienți

Există multă valoare în comunicarea unu-la-unu, dar asta nu înseamnă că trebuie să tastați aceleași mesaje în mod repetat. Există o mulțime de soluții de comunicare cu clienții pe piață care vă pot ajuta să trimiteți mesaje personalizate fără a fi nevoie de lucru manual. 

Echipați-vă afacerea cu un CRM robust și un instrument de comunicare de marketing, astfel încât să puteți rula cu ușurință campanii personalizate. 

Încurajează oamenii să fie deschiși cu privire la greșeli

Cel mai bun mod de a corecta greșelile este să înveți din ele. Nu poți face asta dacă membrii echipei tale își acoperă mereu erorile. 

Luați în considerare modificarea modului în care sunt văzute greșelile în organizația dvs. În loc să descurajezi sau să restrângi erorile umane, încurajează-ți membrii echipei să fie deschisi cu privire la orice problemă sau accident. Fă-i să se simtă confortabil să pună întrebări sau să spună lucruri care nu par corecte. 

Și când o problemă iese la iveală, priviți-o ca o oportunitate de învățare, mai degrabă decât o șansă de a vă mustra echipa. Acest lucru va duce la o comunicare deschisă, relații armonioase și, în cele din urmă, mai puține erori. 

Amintiți-vă că rezolvarea problemelor, în special atunci când vine vorba de eroarea umană, este un efort de echipă - motiv pentru care este atât de important să obțineți contribuția oamenilor. Ca Stewart Dunlop, CEO la PPCGenius, spune, „cel mai bun mod de a preveni eroarea umană în retail este să-ți faci angajații parte a soluției”.

„Rezolvarea pe cont propriu a erorii este doar o soluție pe termen scurt la obstacolul din magazinul dumneavoastră cu amănuntul”, continuă Dunlop. „Acest lucru este valabil mai ales pentru erorile care apar în mod persistent. Pentru a face mai puține greșeli la locul de muncă și pentru a aborda preocupările care stau la baza problemei, trebuie să vă implicați angajații atunci când încercați și executați soluția.”

Investește în formarea personalului

Oamenii cunoscători și pricepuți sunt mai puțin probabil să facă greșeli. De aceea este important să investești în pregătirea echipei tale. Antrenamentul adecvat îmbunătățește, de asemenea, cunoștințele și abilitățile echipei dvs. atunci când navigați în situații dificile.

Ca Tal Shelef, co-fondatorul CondoWizard notează, instruirea periodică a personalului „întărește abilitățile angajaților de rezolvare a problemelor și îi ajută să fie mai bine pregătiți pentru a gestiona probleme neașteptate care pot apărea brusc”.

Asigurați-vă că oamenii înțeleg cum trebuie îndeplinite sarcinile în afacerea dvs. Dacă utilizați instrumente și aplicații, asigurați-vă că membrii echipei dvs. au cunoștințele necesare pentru a putea folosi aceste tehnologii. 

Indiferent de ceea ce instruiți oamenii, este întotdeauna util să folosiți o varietate de tehnici de învățare — inclusiv instruire față în față, programe practice, videoclipuri, text și multe altele. Amintiți-vă că angajații au stiluri diferite de învățare, așa că selectați metoda de predare care funcționează cel mai bine pentru ei. 

Este nevoie de mai mult efort, dar cu cât îți poți antrena echipa mai eficient, cu atât este mai puțin probabil ca acestea să comită erori umane. 

Îmbinați-vă angajații

Două capete sunt mai bune decât unul când vine vorba de prevenirea erorilor, spune baronul Christopher Hanson, consultant principal și proprietar al RedBaronUSA.

„Cea mai bună modalitate de a preveni erorile umane în toate operațiunile de vânzare cu amănuntul și procedurile administrative este de a folosi sistemul de prieteni a doi sau mai mulți oameni, în orice moment sau în timpul fiecărei etape critice la locul de muncă”, spune el. Această strategie include formarea încrucișată a angajaților din retail în grupuri de două sau mai multe, în mod ideal după orele de lucru sau chiar de la distanță sau online. 

Hanson continuă: „Navy SEALs (și majoritatea echipelor militare) folosesc mantra *doi este unul și unul este niciunul* în toate misiunile operaționale și sesiunile de antrenament pentru a avea întotdeauna o rezervă. În comerțul cu amănuntul, un al doilea set de globi oculari va îmbunătăți foarte mult rezultatele operaționale și administrative. Ori de câte ori angajații din retail lucrează în întregime singuri, potențialul de eroare umană crește dramatic.

Ethan Taub, CEO la Gol, oferă sfaturi similare. „Dacă te confrunți cu erorile umane în depozitele tale, aș sugera întotdeauna ca mai mult de o persoană să lucreze într-o zonă în același timp. Când oferiți unei persoane posibilitatea de a verifica totul în stoc, poate fi mult de gestionat. Descoperiți secțiuni și puneți câțiva oameni să lucreze la ele, astfel încât să se poată verifica reciproc. Procesul va deveni mai rapid pe măsură ce trece timpul și va lăsa din nou foarte puțin spațiu de eroare.”

Evitați utilizarea prea multor platforme de comunicare

Comunicarea greșită conduce la erori, astfel încât să puteți minimiza greșelile în afacerea dvs. prin eficientizarea modului în care membrii echipei dvs. comunică între ei. 

Una dintre cele mai bune moduri de a face acest lucru este rămâneți la un singur sistem de comunicații fiabil (și sigur).. În loc să jonglați cu mai multe canale și metode (de exemplu, e-mail, SMS, chat web etc.), selectați o singură platformă pe care să comunicați. Acest lucru asigură că angajații dvs. pot avea toate informațiile de care au nevoie într-un singur loc, astfel încât să își poată îndeplini sarcinile mai eficient. 

Cuvinte finale

Lăsată neverificată, eroarea în comerțul cu amănuntul poate duce la scădere, la diminuarea experienței clienților și la scăderea profiturilor. Vestea bună este că majoritatea greșelilor pot fi prevenite. Cu instrumentele și procesele potrivite, vă puteți împuternici echipa să lucreze cu încredere și să vă mențină afacerea să funcționeze ca un ceas.

Despre autor:

Francesca Nicasio este expert în retail, strateg de conținut B2B și LinkedIn TopVoice. Ea scrie despre tendințe, sfaturi și cele mai bune practici care le permit comercianților să crească vânzările și să servească mai bine clienții. Ea este, de asemenea, autoarea Supraviețuirea cu amănuntul a celui mai potrivit, o carte electronică gratuită pentru a-i ajuta pe retaileri să-și asigure magazinele pe viitor.